قیمت ERP تیم‌یار ابری (فضای کار) 
مجوز کاربری، شناخت، استقرار، پشتیبانی و آموزش

یکی از سوال‌های رایجی که مشتریان در زمان خرید و استقرار نرم افزار ERP می‌پرسند نحوه قیمت‌گذاری آن است. حقیقت این است که قیمت نرم‌افزار ERP بستگی به متغیرهای زیادی دارد. متغیرهایی که اصلی‌ترین آن‌ها مربوط به تعداد کاربران و ماژول‌ها و سیستم‌هایی است که کسب‌وکار شما به آن نیاز دارد. عامل‌های اثرگذار بر قیمت‌ نرم‌افزار ERP تیم‌یار شامل این موارد است:

• قیمت لایسنس؛
• گزارش شناخت؛
• استقرار آزمایشی و واقعی؛
• آموزش و پشتیبانی.

این عامل‌ها و جزئیات هرکدام را بررسی کنیم.

قیمت لایسنس (مجوز کاربری)

قیمت لایسنس نرم‌افزارهای ERP به‌‌طورکلی بر اساس دو عامل تعیین می‌شوند: تعداد ماژول‌ها و سیستم‌ها و تعداد کاربران مورد نیاز. قیمت نرم‌افزار ERP تیم‌یار برای دو حوزه تولیدی و بازرگانی ارایه می‌شود. قیمت این لایسنس با درنظر گرفتن بیش از 35 ماژول و 100 سیستم و زیرسیستم و 50 راهکار کاربردی و مورد نیاز کسب‌وکارها محاسبه شده است. همچنین در قیمت‌گذاری لایسنس برای کسب‌وکارهای تولیدی 50 کاربر و کسب‌وکارهای بازرگانی 20 کاربر فعال درنظر گرفته شده است. البته تعداد کاربران با توجه به نیازهای کسب‌وکار می‌تواند بیشتر یا کم‌تر باشد.

گزارش شناخت

گزارش شناخت، یکی‌دیگر از عوامل اثرگذار بر قیمت نرم‌افزار ERP است. گزارش شناخت شامل شناسایی مشکلات موجود در فرایندها و نیازهای کسب‌وکار از سیستم نرم‌افزاری جدید است. از گزارش شناخت برای استقرار به‌روش‌های (Best Practice) نرم‌افزار ERP تیم‌یار در کسب‌وکار شما استفاده می‌شود. در این فرایند ابتدا نیاز است سند نیازهای کسب‌وکار تحت عنوان گزارش شناخت تهیه شود. برای تهیه گزارش شناخت ابتدا نیاز است متخصصان استقرار تیم‌یار با شما جلسه‌های متعددی داشته باشند تا به‌درستی از نیازها و انتظارهای شما از نرم‌افزار جدید مطلع شوند. متخصصان ما با بررسی مشکلات فعلی شما و نیازهایی که دارید یک گزارش شناخت از کسب‌وکارتان ارایه می‌کنند. گزارشی که باعث می‌شود کسب‌وکار شما یک نرم‌افزار جامع و کامل را در اختیار داشته باشد. در گزارش شناخت به‌طور عمده این مواد پوشش داده می‌شود:

• چکیده اجرایی؛
• طراحی فرایندهای موجود؛
• بهینه سازی فرایندها؛
• تهیه فهرست نیازسنجی عملیاتی؛
• راهکارهای تیم‌یار برای هریک از نیازهای عملیاتی؛
• تحلیل شکاف‌های (Gap Analysis) عملیاتی و ارائه استقرار سفارشی برای Gapهای شناسایی شد؛
• برنامه‌ریزی پروژه استقرار.

نبود گزارش شناخت باعث می‌شود استقرار ERP با آزمون و خطا پیش رود، موضوعی که هزینه مالی و زمانی زیادی را به شما تحمیل می‌‌کند. پس صرف هزینه برای تهیه گزارش شناخت را باید به چشم یک سرمایه‌گذاری ببینید که از بروز هزینه‌های گزاف در مسیر استقرار جلوگیری می‌کند. در زمان تهیه گزارش شناخت، ابتدا نیازهای اصلی کسب‌وکارتان را به‌درستی بشناسید و به سوال‌های طرح شده از سوی متخصصان استقرار، شفاف و دقیق پاسخ دهید. تهیه گزارش شناخت برای قیمت نرم‌افزار ERP دو مرحله اصلی دارد:

• فرایندهای کسب‌وکار؛
• طراحی UI و UX.

بررسی فرایندهای کسب‌وکار توسط متخصصان تیم‌یار در جلسه‌های مختلف با شما و اعضای تصمیم‌گیر کسب‌وکار شما انجام می‌شود. در این مرحله تمام فرایندهای موجود شناسایی و فرایندهای مورد نیاز طراحی می‌شوند. پس از شناسایی فرایندها نیاز است آن‌ها را در قالبی که مورد نیاز و پسند کاربر است پیاده‌سازی کنیم. این فرایند با نام طراحی UI و UX شناخته می‌شود و فرایندی بسیار دقیق است. طراحی UI و UX با توجه به پیچیدگی‌های فرایندهای شناسایی شده و مورد نیاز گاه ممکن است تا بیش از یک‌سال طول بکشد. طراحی UI و UX بخش مهم و عمده فرایند تهیه گزارش شناخت است و نقش مهمی در قیمت نرم‌افزار ERP دارد.

استقرار

بخش مهم دیگری که در قیمت‌ نرم‌افزار ERP تیم‌یار اثرگذار است، استقرار آن است. متدولوژی استقرار ERP تیم‌یار دو مرحله دارد: فاز آزمایشی و فاز اصلی. استقرار آزمایشی تیم‌یار شامل ۸ مرحله است. مراحلی که هرکدام زیر نظر متخصصان تیم‌یار پیاده‌سازی و مدیریت می‌شوند. در فاز آزمایشی، عمکلرد نرم‌افزار با داده‌های تستی بررسی می‌شود و خطاهای احتمالی شناسایی و رفع می‌شوند. استقرار آزمایشی تیم‌یار مراحل زیر را دارد:

• دریافت گزارش شناخت و زیرسیستم‌های مشتری؛
• تعیین اولویت پیاده‌سازی سیستم‌ها و Road map اولیه؛
• درک فرایند‌های شناخته شده کسب‌وکار مشتری و جمع‌آوری اطلاعات اولیه؛
• شبیه‌سازی و پیاده‌سازی آزمایشی فرایند‌های درک شده با سیستم‌های موجود در ERP تیم‌یار؛
• شناسایی و تهیه گزارش Gap analyze، مشخص کردن عوامل بازدارنده، طرح با مشتری، ارائه راه‌حل جایگزین موقت و دائمی؛
• قطعی کردن اولویت پیاده‌سازی سیستم‌ها و Road map نهایی؛
• آماده‌سازی داده‌های زیر‌ساختی Master data و شناسایی اولیه تتنظیمات؛
• امضاء صورت‌جلسه تحویل آزمایشی از مشتری جهت شروع مرحله پیاده‌سازی واقعی سیستم‌های منتخب.

پس از تایید مشتری و اطمینان از عمکلرد صحیح فرایندهای پیاده‌سازی شده در نرم‌افزار ERP تیم‌یار، فاز استقرار واقعی آن آغاز می‌شود. این فاز ۵ مرحله دارد و طی آن، داده‌های واقعی به نرم‌افزار کسب‌وکار شما وارد می‌شود. مراحل استقرار واقعی از این قرار است:

• پیاده‌سازی داده‌های زیر‌ساختی Master data و انجام همزمان تنظیمات و پیکر‌بندی سیستم‌ها؛
• آغاز ورود اطلاعات واقعی سیستم‌های منتخب؛
• تطبیق سیستم‌های منتخب پیاده‌سازی شده با صورت‌جلسه تحویل آزمایشی؛
• تست یکپارچگی سیستم پیاده‌سازی شده؛
• امضاء صورت‌جلسه دائمی سیستم‌های منتخب.

هزینه‌های هردو فاز آزمایشی و واقعی، بخش مهم دیگری از فرایند تعیین قیمت‌ نرم‌افزار ERP تیم‌یار است.

پشتیبانی و آموزش

عامل مهم بعدی در تعیین قیمت نرم‌افزار ERP پشتیبانی و آموزش آن است. موردی که شاید خیلی به چشم نیاید یا از سوی کاربران و مشتریان خیلی مهم تلقی نشود. پشتیبانی و آموزش نرم‌افزار ERP در کنار این‌که بخش زیادی از نیازها و سوال‌های کاربران را برطرف می‌کند، زمان زیادی را از متخصصان سازمان می‌گیرد. آموزش‌های تیم‌یار تماما توسط متخصصان و کارشناسان فنی این نرم‌افزار ارایه شده. این آموزش‌ها نقش مهمی در درک و استفاده صحیح از سیستم‌ها و ماژول‌های پیاده‌سازی شده در ERP سازمان شما دارد. هزینه‌های آموزش که در محاسبه قیمت ERP تیم‌یار آمده برای تهیه دوره‌های آموزشی با بالاترین کیفیت و کاردبری‌ترین شکل ممکن لحاظ شده است. تمام این دوره‌ها، آموزش‌های سیستم‌های مختلف تیم‌یار را در محیط واقعی نرم‌افزار ارایه می‌کند و با رویکردی تهیه شده که تمام کاربران، چه تیم‌یاری و چه غیرتیم‌یاری قادرند از محتوای آن استفاده کنند.

هزینه‌های پشتیبانی بخش مهم دیگری از هزینه‌هایی است که برای خرید ERP تیم‌یار می‌پردازید. پشتیبانی تیم‌یار از زمان استقرار ERP آن در کسب‌وکار شما آغاز می‌شود. بخشی از پشتیبانی‌های تیم‌یار، ارایه آموزش‌های کاربردی به مدیران برای سیستم‌های منتخب پیاده‌سازی شده در سازمان است. بررسی، پیگیری و رفع مشکلات کاربران، ارایه آموزش‌های نکته‌ای و کاربردی، پاسخ به سوال‌های کاربران و غنی‌تر کردن تجربه کاربری آن‌ها در سیستم‌های مختلف از جمله فعالیت‌های متخصصان پشتیبانی تیم‌یار است. هزینه‌های پشتیبانی مانند سرمایه‌گذاری در یک سیستم نجات است. سیستمی که در شرایط بحران و اضطرار به کمک کسب‌وکار شما می‌آید.

سایر هزینه‌ها

عوامل موثر در قیمت‌ نرم‌افزار ERP تیم‌یار علاوه‌بر مراحل اصلی گفته شده، چند متغیر دیگر نیز دارد. متغیرهایی که هرکدام نقش مهمی در تعیین قیمت‌ نهایی نرم‌افزار بازی می‌کنند:

• 1- تبدیل (Convert) و دورن‌ریزی داده‌ها (Import)؛ بخش دیگری از هزینه‌هایی که برای خرید نرم‌افزار ERP تیم‌یار می‌پردازید، برای فرایندهای تبدیل و درون‌ریزی داده‌‌ها است‌. تبدیل و درون‌ریزی داده‌ها هرکدام دارای یک فرایند جداگانه‌اند که به تناسب حجم داده‌ها و نیازهای کاربران، هزینه‌های مختلفی دارند. در ادامه هرکدام را جداگانه بررسی می‌کنیم:
  • فرایند تبدیل (Convert) داده‌ها؛ تبدیل داده‌ها یک فرایند کاملا تخصصی است که در فضای پایگاه داده اتفاق می‌افتد. نکته مهمی که در فرایند تبدیل داده‌ها باید به آن توجه داشت این است که معمولا این فرایند کامل انجام نمی‌شود. یعنی در بیشتر موارد، ۱۰۰٪ داده‌ها قابل تبدیل نیستند. این اتفاق دلایل مختلفی دارد؛ ممکن است داده‌های موجود در نرم‌افزار فعلی کسب‌وکار شما رمزگذاری شده و نیاز به کلید داشته باشد، در این شرایط امکان تبدیل داده‌ها وجود ندارد. همچنین ممکن است نرم‌افزاری که از آن استفاده می‌کنید چندین فیلد داشته باشد که این فیلد‌ها در ERP تیم‌یار تعریف نشده باشند. مثلا چند فیلد در سیستم CRM نرم‌افزار فعلی شما هست که در CRM تیم‌یار نیست. در این شرایط نیز امکان تبدیل کامل داده‌ها از نرم‌افزار قدیمی به ERP تیم‌یار وجود ندارد. پیشنهاد ما برای حل این موضوع استفاده از داشبورد گزارش‌ساز تیم‌یار است. با استفاده از این داشبورد می‌توانید تمام اطلاعات مورد نیازتان که در نرم‌افزار قبلی سازمان وجود دارد را به‌راحتی در ERP تیم‌یار ببینید. داشبورد گزارش‌ساز تیم‌یار با اتصال به پایگاه‌داده نرم‌افزار قدیمی شما، داده‌های مورد نظرتان را خوانده و در ERP تیم‌یار به شما نشان می‌دهد. راه‌اندازی این قابلیت هزینه جداگانه‌ای برای شما دارد و در حال حاضر فقط برای پایگاه‌داده My SQL فعال است. البته با درخواست کاربر، می‌توان آن را برای اتصال به سایر پایگاه‌های داده نیز توسعه داد.
  • فرایند درون‌ریزی (Import)؛ درون‌ریزی داده‌ها، به نسبت تبدیل آن‌ها، فرایندی ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر است. درون‌ریزی داده‌ها، برخلاف تبدیل آن‌ها، در پایگاه‌ داده اتفاق نمی‌افتد. محل آن در داخل ماژول‌های نرم‌افزار است. برای مثال در ماژول حسابداری، شما نیاز دارید تا سندهای‌تان درون‌ریزی شوند، فایل‌هایی معمولا با فرمت CSV، این اتفاق بدون نیاز به تغییر در پایگاه داده و در داخل خود نرم‌افزار رخ می‌دهد. فرایند درون‌ریزی داده در تیم‌یار هزینه جداگانه ندارد. اما برای آموزش آن باید دوره‌های آموزشی مخصوصش را خریداری کنید.
• 2- طراحی گزارش‌ها و BI هر کسب‌وکاری با توجه به فرایندهای خاص و جریان‌های کاری منحصربه‌فردش به گزارش‌های تخصصی و اختصاصی نیاز دارد. هزینه طراحی این گزارش‌ها و طراحی هوش تجاری (BI) کسب‌وکار شما قسمت دیگری از هزینه‌هایی است که برای قیمت نرم‌افزار ERP تیم‌یار می‌پردازید.

آن‌چه خواندید بخشی از متغیرها و فرایندهای اثرگذار در قیمت‌گذاری نرم‌افزار ERP تیم‌یار است. لازم به ذکر است این متغیرها با توجه به فرایندهای سازمان، تعداد کاربران، میزان سفارشی‌سازی و عوامل دیگر تغییر می‌کند. اما آن‌چه چارچوب اصلی قیمت‌گذاری ERP را تشکیل می‌دهد مواردی است که بررسی کردیم.