چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟

اگر با روش کایزن آشنا باشید، حتما نام چرخه دمینگ را شنیده‌اید. شاید هم آن را با نام برنامه Plan-Do-Check-Act بشناسید. فرض کنید در کسب‌وکار تولیدی‌تان با کاهش درآمد و نارضایتی مشتری‌ها درباره محصولی خاص روبه‌رو شده‌اید. برای حل این مشکل، بخش کوچکی از فرایند را انتخاب می‌کنید و برخی اصلاحات را روی آن اعمال می‌کنید. با اعمال اصلاحات می‌بینید که رضایت از محصول دوباره بالا رفته و درآمد افزایش پیدا می‌کند. حالا آن اصلاحات را روی همه فرایند پیاده‌سازی می‌کنید. شاید خودتان ندانید، اما شما چرخه دمینگ را پیاده‌سازی کردید.
چرخه دمینگ به زبان ساده یعنی اجرای مستمر یک برنامه بهبود دایمی کنترل کیفیت؛ چه برای محصول چه برای فرایند. هدف از اجرای این چرخه بالابردن بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است. نکته مهم در این چرخه این است که بدانیم چرخه دمینگ ارتباط تنگاتنگی با تولید ناب و تولید به‌هنگام دارد. 
پس از این معرفی کوتاه، به سراغ تاریخچه، نحوه اجرا و مزایای این روش برویم. چرخه PDCA ابتدا توسط والتر شوهارت (Walter Shewhart) معرفی شد و بعدا توسط ویلیام دمینگ (William Deming) توسعه یافت. اگرچه فلسفه چرخه PDCA کمک به تولید ناب بود اما کاربردهای آن در تمام چارچوب‌های سازمانی، از تولیدی تا خدماتی، قابل بهره‌برداری است. 
چرخه PDCA یک روش چهارمرحله‌ای است که تیم‌های سازمانی را قادر می‌کند از خطاها دوری کنند و فرایندهای خود را به‌طور دایم بهبود دهند. در ادامه این چرخه را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.

چرخه PDCA به زبان ساده
چرخه PDCA یکی از ابزارهای اصلی تولید ناب است. این چرخه برای بهبود دایمی فرایندهای مختلف کاربرد دارد. تولید محصول، آموزش، توسعه خدمات و...، همگی از حوزه‌هایی است که این چرخه در آن کاربرد دارد. البته PDCA فقط شامل برنامه‌ریزی، انجام، بررسی و اجرا نیست. مواردی مثل آزمایش نتیجه‌ها، تحلیل‌ آن‌ها و بهبود دایم فرایند، بخشی دیگر از موارد آن است. 
برای مثال، فرض کنید مشتریان‌ شما از نحوه پشتیبانی محصول ناراضی‌اند. شما احتمالا برای این‌که این وضعیت را بهبود دهید و مشتریان را راضی کنید برنامه‌ای ترتیب می‌دهید. این برنامه به این شکل اجرا خواهد شد:

برنامه‌ریزی
در این مرحله، کارهایی که باید انجام شود مشخص می‌شود. بسته به اندازه پروژه، برنامه‌ریزی نقش مهمی در تلاش‌های تیمی دارد. داشتن برنامه مشخص به شما کمک می‌کند مسیر رسیدن به هدف را دقیق از پیش بدانید و جلوی شکست‌ها را بگیرید. در این مرحله و قبل از رفتن به مرحله بعدی باید به چند سوال اصلی پاسخ دهید:

• مشکل اصلی‌ای که باید حل شود چیست؟
• به چه منابعی نیاز داریم؟
• چه منابعی در اختیار داریم؟
• بهترین راه‌حل برای حل مشکلات با منابع در دسترس چیست؟
• هدف‌ها چیست؟ تحت چه شرایطی برنامه را موفق می‌دانیم؟

به‌خاطر داشته باشید که قبل از شروع فرایندهای برنامه‌ریزی‌شده، ممکن است بارها مجبور به تغییر برنامه شوید. به همین‌خاطر مهم است تا برنامه‌های اصلاحی و تغییرپذیری برنامه را همواره در نظر داشته باشید. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. ابزاری مثل ماتریس بازخورد هوشین کانری (Hoshin Kanri Matrix) شما را قادر می‌کند تا اطلاعات کافی را قبل از شروع فرایند دریافت کنید. 

اجرا
این‌جا هرچیزی که در مرحله برنامه‌ریزی روی آن توافق کرده‌اید را اجرا می‌کنید. در این مرحله قطعا با چالش‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای روبه‌رو خواهید شد. اصلی‌ترین کاری که باید درنظر داشته باشید این است که برنامه را ابتدا در مقیاسی کوچک و محیطی کنترل‌شده آغاز کنید.
در این مرحله، استانداردسازی به تیم‌ شما کمک می‌کند تا برنامه را بدون دردسر پیش ببرید. از این‌که همه اعضای پروژه از نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان باخبر باشند، مطمئن باشید. 

بررسی
این بخش مهم‌ترین مرحله چرخه PDCA است. برای دوری از خطاها، چالش‌ها و بهبود دایمی فرایندهای‌تان باید به شکل اجرای آن‌ها اهمیت بدهید. در کنار این موضوع دریافت بازخورد از اجرای برنامه هم بزرگ‌ترین منبع داده‌ای است که می‌توانید داشته باشید. 
در این‌جا باید از نحوه اجرای برنامه به‌خوبی آگاه باشید و قسمت‌هایی که ممکن است در آن به مشکل بخورید را مشخص کنید. اگر در زمان اجرای برنامه به مشکل خاصی برخوردید باید آن را تحلیل کنید تا به ریشه مشکل برسید. 

چرخه PDCA، کمی جزئی‌تر
تفکرات دمینگ باعث شکل‌گیری روشی شد که به ژاپنی‌ها کمک کرد به خوبی از پس بازسازی خرابی‌های بعد از جنگ‌جهانی دوم برآیند. روش کنترل کیفیتی که او معرفی کرد تبدیل به یکی از برترین چارچوب‌ها برای سازمان‌های صنعتی شد. به همین دلیل است که دمینگ را بیش از این‌که یک مهندس مکانیک بدانند، یک متفکر مدیریت معرفی می‌کنند. در ادامه می‌خواهیم چارچوب فکری روش دمینگ را کمی عمیق‌تر بررسی کنیم. در این بررسی مراحل جزئی‌تر روش PDCA را باهم می‌بینیم.

1. برای بهتر و بهتر شدن یک هدف همیشگی داشته باشید؛ 

• برای بالا بردن کیفیت در بلندمدت برنامه‌ریزی کنید؛
• در مقابل استفاده از راهکارهای کوتاه‌مدت مقاومت کنید؛
• کارهای تکراری را به روشی بهتر انجام ندهید، کارهای بهتری برای انجام دادن پیدا کنید؛
• برای چالش‌های پیش رو آماده باشید، هدف‌تان همیشه و همیشه باید بهتر شدن باشد؛

2. فلسفه جدید کار را به‌ خدمت بگیرید؛

• کیفیت را در همه‌جای سازمان پیاده‌سازی کنید؛
• به جای رقابت برای طراحی محصول و خدمات جدید، ببینید مشتری چه می‌خواهد؛
• برای یک تغییر بزرگ در کسب‌وکارتان آماده شوید، هدف چرخه PDCA رهبر شدن است نه صرفا مدیریت؛
• دیدگاه‌تان از کیفیت را ایجاد و سپس آن را پیاده‌سازی کنید؛

3. بازرسی‌ها را تمام کنید؛

• بازرسی‌های دروه‌ای کاری جز هدر دادن زمان و سرمایه ندارند. این بازرسی‌ها نه باعث بالا رفتن کیفیت می‌شوند و نبود آن را پیدا می‌کنند؛ 
• برای فرایندها از آغاز تا پایان یک رویه کنترل کیفیت بسازید؛
• پیدا کردن رویه‌های غلط کافی نیست، آن‌ها را به‌کلی نابود کنید؛
• اگر خیلی روی بهتر شدن فرایندها از طریق بازرسی تاکید دارید، روش‌های کنترل آماری را نیز در کنار آن اجرا کنید تا نتیجه بهتری بگیرید؛

4. برای هر قطعه یا مواد اولیه، فقط یک تامین‌کننده داشته باشید؛

• کیفیت با ثبات به ‌دست می‌آید. هرچقدر در ورودی‌ها انحراف کم‌تری داشته باشید، خروجی‌ها هم یک‌دست‌تر می‌شوند؛
• به تامین‌کنندگان‌تان به چشم شریک تجاری نگاه کنید. آن‌ها را تشویق کنید تا زمان بیش‌تری صرف بالا بردن کیفیت کنند. تنها رقابت آن‌ها باهم نباید بر سر قیمت باشد؛ 
• تمام هزینه‌ها را محاسبه کنید، نه فقط هزینه‌های اولیه یا فقط هزینه‌های تولید را؛
• یکی از تاکید‌های چرخه PDCA استفاده از داده‌های آماری برای سنجیدن کیفیت است؛ 

5. همیشه و همیشه به فکر بهبود؛

• با استفاده از چرخه برنامه‌ریزی، انجام، بررسی و اجرا، همیشه سیستم‌ها و فرایندها را به‌روز کنید و بهبود دهید؛
• به سراغ تحلیل فرایندها و بهبود آن‌ها بروید؛
• برای همه کارکنان دوره‌های آموزشی داشته باشید تا بتوانند کارشان را بهتر انجام دهند؛ 
• از مدل‌های کایزن برای کاهش ضایعات و بالا بردن بهره‌وری استفاده کنید؛

6. از آموزش حین انجام کار غافل نشوید؛

• برای کاهش انحرافات، آموزش دایمی داشته باشی؛
• یک مخزن دانش سازمانی ایجاد کنید تا همگان به آن دسترسی داشته باشند؛
• به همه کارکنان اجازه دهید نقششان را در «تصویر بزرگ» سازمان بدانند؛
• کارکنان را تشویق کنید تا از یک‌دیگر روش‌های جدید یاد بگیرند، فرهنگ کار تیمی را در سازمان بسازید؛

7. پیاده‌سازی رهبری

• از سرپرستان و مدیران‌تان انتظار داشته باشید شکل انجام کار و فرایندهایی که کارکنان از آن استفاده می‌کنند را بفهمند؛
• صرفا ناظر نباشید، منابع و حمایت‌های لازم را برای کارکنان‌تان فراهم کنید و به جای پلیس، مربی آن‌ها باشید؛
• ببینید هرکسی برای این‌که بهترین خودش باشد به چه چیز‌هایی نیاز دارد. آن‌ها را فراهم کنید؛
• بر اهمیت مدیریت مشارکتی و رهبری تفویضی تاکید کنید؛
• روی راه‌هایی که ظرفیت‌ها را به حداکثر برساند متمرکز شوید. رسیدن به هدف‌ها فقط آغاز راه است؛ 

8. چرخه PDCA به‌دنبال نابودی ترس است، آن را از بین ببرید؛

• به افراد اجازه دهید ایده‌ها و نظرهای‌شان را آن‌طورکه می‌خواهند بیان کنند. به این شکل آن‌ها بهترین خودشان را ارایه می‌کنند؛
• به کارکنان نشان دهید به دنبال سرزنش آن‌ها نیستید. بگذارید همه بدانند که هدف شما رسیدن به بالاترین کیفیت با انجام صحیح کارها است؛
• به کارکنان احساس ارزشمندی دهید. آن‌ها را تشویق کنید تا به دنبال راه‌های بهتری برای انجام کارها بروند؛
• از در دسترس بودن مدیران و بازیکن‌ تیمی‌ بودن آن‌ها مطمین شوید؛
• برای از بین بردن ترس در سازمان ارتباطات آزادانه و دوسویه را ترویج کنید؛

9. دیوارهای بین واحدی را از بین ببرید؛

• مفهوم مشتری درون سازمانی را در شرکت ایجاد کنید. این باور را به وجود آورید که خروجی کار هر واحد، کالایی است که خریدار آن واحد دیگری است، همواره به بهتر شدن این کالا بیندیشید؛
• یک دیدگاه مشترک از آینده سازمان بین واحدها بسازید؛
• چرخه PDCA روی کار تیمی و همکاری‌های بین‌واحدی تاکید دارد. از این کار برای ایجاد روابط محکم و از بین بردن دشمنی و رقابت مخرب استفاده کنید؛
• به جای درگیری، روی همکاری و رقابت سالم تاکید کنید؛

10. شعارهای گمراه‌کننده را دور بیندازید؛

• به کارکنان‌تان بگویید دقیقا چه می‌خواهید و به دنبال چه چیزی هستید. مثلا شعار «ما می‌خواهیم بهترین شویم»، انتزاعی است و معلوم نیست دقیقا چه می‌گوید. اما شعاری مثل «می‌خواهیم به فروش N میلیونی با بالا بردن کیفیت محصول A برسیم» دقیق و روشن به کارکنان‌تان می‌گوید به دنبال چه باشند؛
• رهبری را جایگزین کلمه‌ها و عبارت‌های زیبا نکنید. خواسته‌های‌تان را دقیق بگویید و از افراد بابت کار باکیفیتشان تشکر کنید؛

11. مدیریت هدف‌محور را فراموش کنید؛

• برای بالا بردن کیفیت روی فرایندها تاکید کنید و هدف‌ها را فراموش کنید. چرخه دمینگ می‌گوید تولید هدف‌های زیاد و گمراه‌کننده و بالابردن کمیت خروجی باعث کاهش کیفیت می‌شود؛ 
• حمایت‌ها و منابع را به‌گونه‌ای تنظیم کنید تا سطح تولید و کیفیت بالا رود؛
• به جای اندازه‌گیری کاربردی‌ بودن فرایندها، روی کسانی که فرایندها را اجرا می‌کنند متمرکز شوید و آن‌ها را توانمند کنید؛

12. موانع رسیدن به بالاترین سطح عمکلرد و بهترین کارکرد را از پیش رو بردارید؛

• کاری کنید تا همه کارکنان‌تان از حضور در تیم شما احساس غرور کنند؛ 
• با همه یک‌ شکل رفتار کنید. به دنبال رقابت کارکنان‌تان باهم نباشید و آن‌ها را باهم مقایسه نکنید. به مرور زمان، چرخه PDCA باعث می‌شود عمکلرد تک‌تک آن‌ها بهتر شود و بهره‌وری‌شان بالا رود؛

13. آموزش و توسعه فردی را در سازمان پیاده‌سازی کنید؛

• تخصص‌های فعلی کارکنان‌ را بهبود دهید؛
• افراد را به یادگیری تخصص جدید تشویق کنید تا برای تغییرات و چالش‌های پیش رو آماده باشند؛ 
• سبدی از تخصص‌ها بسازید تا کارکنان‌تان بتوانند با همه چالش‌ها و مشکل‌های پیش‌ رو کنار بیایند؛

14. تغییر را در شغل همه اعضای سازمان به وجود آورید؛

• با پیاده‌سازی چرخه PDCA در سازمان، سیستمی دارید که در آن همه اعضای سازمان، برای بالا بردن کیفیت تلاش می‌کنند؛
• تمام قدم‌هایی که به سوی کیفیت بالاتر برداشته می‌شود را تحلیل کنید و تاثیر آن را در «تصویر بزرگ» سازمان بسنجید؛
• از قواعد موثر مدیریت تغییر استفاده کنید تا فلسفه جدید مورد نظرتان را در سازمان پیاده‌سازی کنید؛

این موارد در کنار چرخه PDCA به ۱۴ نکته دمینگ معروف هستند. این ۱۴ نکته را باید در کنار این چرخه و بعد از اجرای آن همواره در سازمان پیاده‌سازی کرد. 

چرخه PDCA و چالش‌ها
چرخه PDCA یک روش ساده اما کاربردی برای حل مشکل‌ها و تعارض‌های داخل سازمان است. این روش می‌تواند بخشی از یک فرایند بزرگ‌تر مثل برنامه‌ریزی به سبک هوشین کانری (Hoshin Kanri) باشد. 
رویکرد تکرارشونده این روش می‌تواند به تیم‌های سازمان کمک کند راه‌حل‌های مناسب را به شکل دایمی پیاده‌سازی و تحلیل کنند. این روش یکی از بهترین ابزارها برای کاهش ضایعات در صنایع تولیدی است. 
اما روش PDCA با این‌که می‌تواند ابزاری کاربردی برای سازمان باشد. یک محدودیت‌ اصلی دارد. این روش برای اجرا به زمان نیاز دارد و برای پروژه‌هایی که در آن خط زمانی فشرده است و کارها باید سریع به نتیجه برسد مناسب نیست. 

شاید بتوان این محدودیت را اصلی‌ترین چالش استفاده از چرخه دمینگ در سازمان دانست. با توجه به تغییرات رادیکالی بازار استفاده از این روش شاید خیلی مناسب تولیدکنندگانی نباشد که باید به‌سرعت به نیازهای بازار پاسخ دهند.

چه نرم‌افزاری مناسب پیاده‌سازی چرخه دمینگ است؟

مانند هر روش برنامه‌ریزی و مدیریت سازمانی، چرخه دمینگ هم برای به‌کارگیری صحیح در کسب‌وکارها نیاز به ابزاری خاص دارد. این ابزار تا پیش از همه‌گیری نرم‌افزارها در سازمان‌ها تخته‌های کانبان و کارت‌های کایزن بودند. با ورود فناوری به قلب سازمان‌ها این روش دیجیتالی شد و در قالب برنامه‌های مختلف مدیریت پروژه یا کنترل کیفیت در اختیار کسب‌وکارها قرار گرفت. شاید نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را بتوان کامل‌ترین و جامع‌ترین ابزار اجرای چرخه دمینگ در کسب‌وکار دانست. این نرم‌افزار با داشتن سیستم‌های مختلف مدیریت پروژه و وظایف سازمانی، راهکاری راهگشا برای سازمان‌هایی است که به‌دنبال بهترکردن فرایندهایشان هستند. 

اما استفاده از ERP‌ در سازمان‌ها مانند تجویر نسخه یکسان برای بیمارهای مختلف است. این روزها طراحی توسعه‌پذیر نرم‌افزارها باعث شده تا سازمان‌های مختلف با محصولات و خدمات مختلف، نرم‌افزارهای اختصاصی و سفارشی‌شده خودشان را داشته باشند. برای کسب‌وکارهای تولیدی، یکی از این نرم‌افزارها که مبتنی بر ERP است اما برای تولید سفارشی‌سازی شده، «ثمر» نرم‌افزار هوشمند مدیریت تولید است. این نرم‌افزار به مدیران تولید و کارخانه امکان می‌دهد اطلاعات مرتبط با حوزه‌ خود را به‌شکلی دقیق و موثر جمع‌آوری، دسته‌بندی، تحلیل و در قالب گزارش‌های کاربردی و پیشنهادهای راهبردی به سازمان ارایه کنند.

آن‌چه ثمر را به‌عنوان نرم‌افزار مدیریت تولید هوشمند متمایز می‌کند، قدرت و انعطاف بسیار بالای این راهکار در استخراج و پردازش مداوم اطلاعات حوزه تولید از سراسر سازمان است؛ گزارشاتی ارزشمند که همواره تنها چند کلیک با شما فاصله دارند. نرم افزار مدیریت تولید و عملیات ثمر به شما امکان می‌دهد درلحظه و بدون هزینه شاخص‌های کلیدی عملکردی مانند حجم تولید، مدت توقف تولید، هزینه‌های تولید، توان عملیاتی، حجم به‌کارگیری ظرفیت تولید، تراکم نقص، نرخ بازگشت و... را استخراج و مدیریت کنید، و گزارشات مختلف را با مدیران و سایر کاربران سازمان به‌راحتی به اشتراک بگذارید. برخی از قابلیت‌های ثمر را در ادامه می‌خوانید:

• امکان تعریف BOM محصول؛
• امکان تعریف عملیات تولیدی و نمودار فرایند عملیات (OPC)؛
• امکان ایجاد نامحدود مرکز‌های کاری؛
• امکان تعریف ماشین‌آلات؛
• امکان تعریف شیفت کاری؛
• امکان تعریف مرکز و حساب هزینه؛
• امکان تعریف سرپرست و مسئول عملیات تولید؛
• امکان تعریف تنظیمات تولید سفارشی و غیرسفارشی؛
• امکان ایجاد الگوی کنترل کیفیت در برنامه‌ریزی تولید؛
• امکان تعریف انواع روش‌های قیمت‌گذاری تولید؛
• امکان ایجاد و مشاهده گزارش ثبت عملکرد؛
• امکان قابلیت تعریف نامحدود عملیات و زمان استاندارد انجام هر عملیات؛
• امکان تعریف مراکز کاری به تفکیک ماشین و نفر؛
• امکان تخصیص مراکز هزینه به هر مرکز کاری؛
• امکان تعریف ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان محاسبه ظرفیت مراکزی کاری؛
• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری و...)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارش‌های تولید؛
• مکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تأیید دستور تولید؛  
• امکان پیش‌بینی تقاضا بر اساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید (داخلی، پیمانکاری، حق‌العملکاری)؛
• امکان بالانس سفارش تولید بر اساس ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان نگهداری تغییرات BOM به همراه نسخه‌های هر دوره آن؛
• امکان بایگانی دلیل تغییرات در سیستم؛
• امکان فراخوانی کارمند از ماژول مدیر سیستم، ماژول پرسنلی و ماژول CRM؛
• امکان ثبت خودکار درخواست کنترل کیفیت مواد ورودی در زمان رسیدن کالا؛
• امکان تعریف اسناد فنی در سیستم و ضمیمه‌کردن فایل مربوطه؛
• و... .

قیمت نرم افزار تولید