سازما‌ن‌ها به جهت کسب و کار همیشگی و مؤثر، به برنامه ریزی مناسب و دقیق در فرایند تهیه مواد اولیه ، کالاها و درخواست‌های سازمانی خود، نیاز دارند. نرم افزار خرید و تدارکات یکی از مهمترین اصول ابتدایی و مهم هر کسب و کار بازرگانی، خدماتی، صنعتی و ... است. تهیه نیازمندی‌های سازمان، متناسب با معیارهای بازاریابی، فروش، تولید و منابع مالی کسب و کار با بهترین کیفیت و در زمان مناسب، از اصول پایه و اساسی مدیریت خرید است. به دلیل ارتباط مستمر خرید با سایر بخش‌های کسب و کار، رابطه مستقیم آن با کیفیت محصولات و خدمات عرضه شده نیز به طور کامل، قابل مشاهده است. برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار، سیستمی از ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار است که نیاز اصلی سازمان اعم از سفارش خرید، درخواست خرید، کنترل و ارزیابی کیفی، خرید کالا و خدمات، برگشت از خرید، مدیریت تامین کنندگان، ثبت سند حسابداری و ارتباط با سیستم انبار را برطرف می‌سازد.
نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات به عنوان یکی از بخش‌های مؤثر و حیاتی کسب وکار در ارتباط مستقیم و یکپارچه با دیگر سیستم‌های مالی، فرآیند خرید و کنترل هزینه‌های کسب و کار، قرار داشته و نیازمندی‌های مرتبط را به صورت بهینه مدیریت می‌کند. پیاده سازی و مدیریت مؤثر این فرآیند ترکیبی، مستلزم بکارگیری یک برنامه مدیریت خرید و تدارکات کارآمد و یکپارچه است.
سیستم مدیریت خرید و تدارکات یکپارچه تیم‌یار، این امکان را فراهم ساخته تا کسب و کارها با ثبت و کنترل دقیق و سیستماتیک فرآیند خرید به بهترین نحو ممکن و در کوتاه‌ترین زمان بتوانند نیازها و درخواست‌های سایر بخش‌های خود را با بهترین کیفیت تأمین سازند. در برنامه مدیریت خرید تیم‌یار، همزمان با صدور فاکتور خرید، عملیات تعدادی انبار (ثبت رسید کالا در انبار) و عملیات حسابداری (ثبت سند حسابداری) به صورت خودکار و سیستمی، انجام می‌شود. همچنین، این نرم افزار، با سیستم‌های سازمان، حسابداری و خزانه داری، مدیریت انبار و کنترل موجودی، ارتباط با مشتری (CRM) به صورت یکپارچه در ارتباط است.
زیرسیستم‌های خرید و تدارکات تیم‌یار
فرآیندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات‌های خودکار سیستم مدیریت خرید تیم‌یار
ویژگی‌های کلیدی ماژول مدیریت خرید و تدارکات نرم افزار ERP تیم‌یار
مدیریت خرید و تدارکات تیم یار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه تدارکات تیم یار، این امکان را ایجاد می نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. سیستم مدیریت خرید در تیم‌یار مانند دیگر سیستم های ERP تیم یار، یک ماژول یا زیرمجموعه از این مجموعه قوی بوده و از تحمیل ضرر و زیان های احتمالی جلوگیری نموده و به مدیریت بهینه امور عملیاتی خرید و تامین، کمک شایانی خواهد کرد. همچنین، استفاده از چنین سیستمی، سفارش خرید، درخواست خرید، کنترل و ارزیابی کیفی، خرید کالا و خدمات، برگشت از خرید، مدیریت تامین کنندگان، ثبت سند حسابداری و ارتباط با سیستم مدیریت انبار و کنترل موجودی را به خوبی هدایت و کنترل نموده و بسیاری از پیچیدگی‌ها در حوزه کسب و کار را کاهش می‌دهد. یکی از موارد بسیار مهم در انتخاب و استفاده از یک نرم افزار کارا، وجود یکپارچگی واقعی و استاندارد، میان بخش های مختلف و وابسته آن است. حیات واقعی و کنترل درست روند خرید و فروش یا به معنای اصلی هزینه و سود نهایی در گرو کارکرد صحیح بخش های مختلف سازمان در یک کسب و کار است و این امر زمانی مؤثر و مفید است که در کنار سیستم خرید و تدارکات، سیستم های حسابداری، فروش، مدیریت انبار و کنترل موجودی ، مدیریت اموال و دارایی ثابت، مدیریت تولید، خدمات پس از فروش، تعمیر و نگهداری، مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون اداری، مدیریت پروژه ، سایت و فروش آنلاین و حتی موارد مرتبط با اطلاع رسانی های درون و برون سازمانی حیات داشته و در کنار هم و بصورت یکپارچه همراه باشند. ERP یکپارچه و تحت وب تیم یار، علاوه بر وجود تمامی این سیستم ها در کنار هم، روند کامل حسابداری انبار، حسابداری فروش، مدیریت فروش، مدیریت خرید و تدارکات، مدیریت تولید، مدیریت سایت و فروش آنلاین را برای مدیرانی که به فکر پیشرفت و بهبود کسب و کار خود هستند، به ارمغان خواهد آورد.
در نرم افزار خرید و تدارکات تیم‌یار این امکان فراهم است که هر سازمان با توجه به سیاست راهبردی در حوزه بازرگانی و خرید، جریان خرید مورد نیاز خود را ایجاد کند.
در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار سیستم خرید شامل 4 قسمت مختلف از جمله: درخواست خرید، سفارش خرید، فاکتور خرید و برگشت از خرید می‌باشد که این امکان را فراهم می‌کند جریان خرید با سلسله مراتب دلخواه در کسب و کار ایجاد گردد.
در نرم افزار مدیریت خرید، خرید تیم‌یار با توجه به یکپارچگی موجود در سیستم زمانی‌که تراکنش فاکتور خرید صورت می‌گیرد ثبت تعدادی در سیستم انبار و پس از آن ثبت حسابداری در سیستم حسابداری به صورت خودکار انجام می‌شود.
| ثبت تعدادی در سیستم انبار |
| ثبت حسابداری در سیستم حسابداری |
در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار پس از ثبت سند حسابداری مربوط به فاکتور خرید قابلیت دسترسی به سند مالی لینک شده به فاکتور خرید وجود دارد.
در نرم افزار خرید و تدارکات تیم‌یار می‌توان به دو روش فاکتور خرید را ثبت نمود:
روش اول: مبنا قرار دادن عملیاتی همچون رسید انبار، درخواست خرید و سفارش خرید در فاکتور خرید
۱. امکان تبدیل چند رسید انبار به یک فاکتورخرید
۲. امکان تبدیل چند درخواست خرید به یک فاکتور خرید
۳. امکان تبدیل سطرهای یک درخواست خرید به چندین فاکتور
روش دوم: ثبت فاکتور خرید به صورت مستقل
| مبنا قرار دادن اسنادی همچون رسید انبار ، درخواست خرید و سفارش خرید |
در سیستم مدیریت خرید تیم‌یار با توجه به گزارشهای موجود می‌توان داشبوردی مدیریتی ایجاد نمود که گزارشات خرید به صورت لحظه‌ای قابل مشاهده و کنترل باشد. چیدمان و نوع گزارش به نیاز و سلیقه کاربر بستگی دارد.
| ایجاد داشبورد مدیریتی با گزارشهای پرکاربرد |
در نرم افزار مدیریت خرید تیم‌یار این امکان وجود دارد، کالاهایی که در هنگام خرید نیاز به کنترل کیفیت و ارزیابی دارند، قبل از تعدادی شدن در انبار ابتدا کنترل شده و درصورت بدست آوردن حد نصاب نمره تعیین شده، اجازه رسید در انبار و ثبت تعدادی فاکتور به آن‌ها داده شود.
در برنامه خرید و تدارکات تیم‌یار با توجه به نوسانات قیمت ارز این امکان به کاربر داده شده تا قبل از ثبت حسابداری فاکتور خرید، نرخ برابری در فاکتور را اصلاح کند.
در نرم افزار خرید و تدارکات تیم‌یار می‌توان برای خدمت هایی که منجر به هزینه هستند و روی بهای تمام شده کالا تاثیر می‌گذارند و در ماژول محصول به عنوان خدمت تعریف شده‌اند، فاکتور خرید خدمت ثبت کرد.
دربرنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار تمامی مراحل خرید شامل: درخواست خرید، سفارش خرید ، فاکتورخرید و برگشت از خرید در چهار مرحله (پیش نویس، بررسی، اجرا وکامل) ثبت می‌شود که هر مرحله با توجه به دسترسی تعیین شده تایید خواهد شد.
در سیستم مدیریت خرید تیم‌یار می‌توان هزینه‌ها یا فاکتورهای خدمت را به عنوان هزینه در فاکتور ثبت کرد که از طریق تسهیم سیستمی میزان درصد تاثیر هزینه برای هر کالا با توجه به ارز انتخابی به طور جداگانه محاسبه شود.
در سیستم مدیریت خرید تیم‌یار این امکان وجود دارد که تمامی موارد و گزینه‌های سیستم به طور تکی و یا گروهی دسترسی داده شود.
این امر به کنترل داده‌های ثبت شده و کالاهای ورودی به سازمان کمک شایانی می‌کند.
در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار پس از ثبت سند حسابداری، رکوردهای ثبت شده در حسابداری در قسمت پایین در فاکتورخرید، قابل مشاهده است.
| مشاهده رکوردهای حسابداری در فاکتور خرید |
در نرم افزار خرید و تدارکات تیم‌یار در قسمت پایین هر سند در سیستم خرید، تاریخچه‌ای برای تمامی تغییرات اعمال شده در اسناد قابل مشاهده است.
| مشاهده تاریخچه عملیات ها |
در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیم‌یار امکان ایجاد انواع گزارشهای سیستم خرید با بهره گیری از راهکار هوش تجاری وجود دارد. گزارشات علاوه بر داشبورد مدیریتی در سیستم خرید نیز در دسترس هستند. برنامه مدیریت خرید و تدارکات یکپارچه تیم‌یار امکان گزارش‌گیری سفارشی با استفاده از فیلدهای موجود در انبار و خرید را به کاربر می‌دهد. در سیستم خرید تیم‌یار گزارشاتی بر اساس تامین کنندگان، کالاو یا خدمات خریداری شده، وضعیت تسویه فاکتورها و گزارشات TTMS جهت ارائه به اداره مالیات وجود دارد که به مدیران کسب وکار اجازه می‌دهد از مدیریت صحیح و کارآمد فرآیند خرید، بهره‌مند شوند.
گزارشی جامع بر مبنای فاکتور که درآن تاریخ فاکتور، نام تامین کننده، نوع فاکتور( فاکتور کالا یا خدمات) و مبالغ فاکتور به طور مجزا نمایش می‌دهد.
| گزارش جامع خرید به تفکیک فاکتور |
گزارشی جامع بر مبنای تامین کننده که جمع فاکتورهای ثبت شده به تفکیک نوع فاکتور را نمایش می‌دهد.
| گزارش جامع خرید سر جمع تامین کننده |
گزارش فاکتورها با تمام جزئیات از جمله تاریخ فاکتور، تامین کننده، کالا یا خدمات و ...، نمایش داده می‌شود.
| گزارش ریز فاکتورهای خرید |
در این گزارش وضعیت فاکتورها از نظر تسویه یا عدم تسویه به تفکیک شماره فاکتور قابل مشاهده است.
گزارشات TTMS ، گزارشاتی هستند که خریدها، فروش‌ها و درآمدهای شرکت‌ها را به طور فصلی جمع آوری می‌کنند. مؤدیان مالیاتی موظفند این گزارش را به سازمان مالیات ارائه دهند. سیستم خرید تیم‌یار این امکان را به کاربران می‌دهد تا این گزارشات را به صورت فصلی دریافت کنند.
| TTMS فصلی خرید به تفکیک شخص و شناور |
| TTMS فصلی خرید به تفکیک شخص |
| TTMS فصلی خرید به تفکیک فاکتور |