بهترین نرم افزار حسابداری و یکپارچگی آن با ERP

بهترین نرم افزار حسابداری و نقش آن در کسب‌وکارها

بهترین نرم افزار حسابداری باید بتواند به بهترین شکل تمامی فرایندهای مالی سازمانتان را نگهداری، پشتیبانی و گزارش کند. امروزه راه‌کارهای فناورانه سازمانی توانسته‌اند بسیاری از مشکلات و تأخیرهای فرایندی را در امور مختلف کسب و کارها از میان بردارند. بهترین نرم افزارهای حسابداری طیف گسترده‌ای دارند، نرم افزار حسابداری خدماتی، نرم افزار حسابداری ارزان، نرم افزار بهای تمام شده شرکت تولیدی و نرم افزار حسابداری تولید بخش‌هایی از این طیف هستند. یکی از این راه‌کارهای جهانی، سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP است. اما چرا نرم افزار ERP تا این حد فراگیر شده است؟ آخرین تحولات حوزه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان به چه سمتی رفته‌اند؟ آیا بهترین نرم افزار حسابداری را باید مستقل از ERP در نظر بگیریم؟ در ادامه این مطلب می‌خواهیم به یکی از بهترین ابزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمان بپردازیم و در کنار برشمردن مزایا و کاربردهای ERP به‌طور ویژه نقش بخش مالی و حسابداری را در آن بررسی کنیم. بنابراین ما را تا انتها همراهی کنید تا:

  • از ERP و نقش آن در کسب و کارها بگوییم و مراحل استقرارش را در سازمان بدانیم
  • چگونگی ارزیابی سیستم ERP را بشناسیم
  • به ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری و ارتباطش با ERP بپردازیم و
  • سیر تحول سیستم‌های ERP را در ارتباط با بخش‌ها و خدمات مختلف سازمان بررسی کنیم.

 

بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

بهترین نرم افزار حسابداری با کاربری آسان و هماهنگ با تمام بخش‌های کسب و کار و پروژه‌هایتان عرضه می‌‌شود. در این نوع طراحی، نیاز به نگهداری سیستم‌های موازی از بین رفته است. این سیستم تمامی عملیات حسابداری را متناسب با فعالیت‌هایتان اعم از حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، دفتر کل و ماژول‌های مدیریت بانکی در بر می‌گیرد. در ادامه به مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری طراحی شده در قالب ERP اشاره می‌کنیم.

  • مدیریت حساب‌ها و عملیات مربوطه
  • نگهداری و گزارشگری تمامی عملیات مربوط به صورتحساب‌ها و شناسایی درآمد
  • گزارش‌ها، صورت‌های مالی و داشبورد خدمات حسابداری و مالی ERP
  • دسترسی نامحدود به داده‌های پیشین
  • ابزار اصلاح کد حساب دفتر کل
  • مدیریت بودجه
  • دسته‌های پرداخت و امکان انتخاب کردن معیارهای متعدد
  • امکان ردیابی کردن عملیات مرتبط با تراکنش‌های مالی، حساب‌ها و گزارش‌ها
  • استقرار، یادگیری و روزآمدسازی آسان
  • کاربرپسند و مبتنی بر تجارب گوناگون بودن

 

بهترین نرم افزار حسابداری

 

بهترین نرم افزار حسابداری در قالب ERP چه مزایایی می‌تواند برای حسابداران فراهم کند؟

بهترین نرم افزار حسابداری را در قالب مجموعه خدماتی تعریف می‌کنیم که می‌توانیم به‌صورت هماهنگ با سایر اجزای ERP به سازمان ارائه دهیم. در این راستا از راه‌اندازی چنین سیستمی مزایای زیر را برای مجموعه مالی و حسابداری سازمان جستجو می‌کنیم.

  • تمام نیازهای حسابداری‌تان را در سیستمی واحد مدیریت کنید: سیستم ERP کاملاً یکپارچه است و امکان می‌دهد تا کل عملیات سازمانتان از جمله بخش حسابداری و مالی را در یک سیستم واحد اجرا کنید. استفاده کردن از سیستمی واحد با حذف نیاز به ارجاع متقابل و وارد کردن مجدد همان داده‌ها در چندین سیستم و صفحات گسترده باعث صرفه‌جویی زیادی در زمان و هزینه می‌شود‌. وقتی صحبت از بهترین نرم افزار حسابداری می‌کنیم منظورمان سیستمی کاملاً یکپارچه است که با از بین بردن خطاهای احتمالی آپلود، ورود و زمان‌بندی، دقت گزارش‌های حسابداری و مالی را ارتقا دهد. استفاده از سیستم ERP کاملاً یکپارچه به کارکنان حسابداری امکان می‌دهد تا از داشبوردی قابل تنظیم استفاده کنند که تمام اطلاعات مورد نیازشان را در خودش دارد.
  • بهترین نرم افزار حسابداری به شما قدرت انتخاب می‌دهد:  یکی دیگر از مزایای سیستم ERP کاملاً یکپارچه، امکان انتخاب کردن سرویس یا گزارشی خاص در سیستم است. این قابلیت به‌ویژه در بخش حسابداری و مالی بسیار کاربردی است؛ چرا که لازم است با زمان‌بندی مشخصی گزارش‌هایی را به‌طور منظم از سیستم بگیرید. حتی به کمک کارشناسان سیستم می‌توانید سیستم حقوق و دستمزد فعلی‌تان را در بخش مالی سیستم ERP ادغام کنید. به این ترتیب، می‌توانید بهترین نرم افزار حسابداری را در قالب سیستمی داشته باشید که کاملاً متناسب با نحوه کار و نیازتان است. بدون امکان چنین انتخابی، تمام فرایندها باید به‌صورت خارجی توسط سیستم‌های متفاوت تکمیل شوند و توانایی ایجاد سیستم حسابداری یکپارچه کامل برای تیمتان از بین خواهد رفت.
  • با راه‌اندازی بهترین نرم افزار حسابداری در ERP  بهره‌وری و بهبود بینش درباره کسب و کارتان را محقق کنید: با بهره‌گیری از سیستم ERP، بسیاری از وظایف حسابداری و مالی‌تان را می‌توانید کاملاً خودکار کنید. این سیستم کاربرپسند:
    • حساب‌های دریافتنی و پرداختنی سازمانتان را ساده می‌کند
    • سربارتان را کاهش می‌دهد
    • مدیریت وجوه نقد و مسائل مربوط به جریان نقدی را بهبود می‌بخشد
    • به جای آن‌که کارکنانتان تقریباً نیمی از ساعات کاریشان را صرف ورود اطلاعات کنند، زمان و انرژی بیشتری برای تمرکز بر سایر وظایف نظیر ایجاد گزارش‌های مالی دقیق خواهند داشت.

ERP نه‌تنها بهره‌وری تیم حسابداری‌تان را افزایش می‌دهد، بلکه بینش بهتری نسبت به امور مالی شرکت در مدیران و کارکنان به وجود می‌آورد.

  • نرم‌افزار حسابداری دسترسی‌ها را در قالب ERP برایتان آسان می‌کند:  فناوری ERP دسترسی آسان به داده‌ها را برای بخش حسابداری سازمانتان فراهم می‌کند. سازمان‌هایی که از سیستم‌های جداگانه برای فعالیت‌های حسابداری و فروش استفاده می‌کنند، باید داده‌ها را به‌صورت دستی مدیریت کنند. اما با یک سیستم ERP یکپارچه و بهره‌گیری از بهترین نرم افزار حسابداری، انتقال سریع و خودکار داده‌ها فراهم می‌شود و مطمئن می‌شوید که داده‌ها دقیق و سازگار هستند. داشتن دسترسی آنی به داده‌های سراسر سازمان به تیم حسابداری‌تان امکان می‌دهد تا وضعیت مالی را بهتر از همیشه پیگیری کند. در این‌صورت، دید بهتری نسبت به امور مالی سازمانتان پیدا می‌کنید. بر پایه این اطلاعات می‌توانید ارزیابی کنید که کدام خطوط و پروژه‌های تجاری سودآور هستند و کدامیک باید بهبود یابند.
  • با به‌کارگیری بهترین نرم افزار حسابداری در ERP با دقت بیشتری هزینه‌یابی می‌کنید: هزینه‌یابی شغل یکی از بهترین روش‌های ارزش‌افزایی تیم حسابداری و مالی به سازمانتان است. هزینه‌یابی شغل از این جهت مهم است که بخش حسابداری بتواند صورت‌های درآمد را به‌درستی تهیه کند، اما برای سازمان و درآمد نیز ارزشمند است. هزینه‌یابی دقیق شغل نه‌تنها برای مدیران مشخص می‌کند که هر شغل واقعاً چقدر برای سازمان هزینه دارد، بلکه کمک می‌کند تا تشخیص دهید که سازمان در چه بخش‌هایی می‌تواند کارآمدتر شود و در هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. این ویژگی می‌تواند باعث بهبود حاشیه سود شود. با سیستم ERP کاملاً یکپارچه می‌توانید:
    • هزینه‌های شغلی را در طی فرایند تولید ردیابی کنید
    • اطلاعاتی درباره شاخص‌هایی نظیر تخصیص هزینه‌ها به ازای نرخ دستمزد کارکنان یا نرخ مرکز کار جمع‌آوری کنید.
    • با آگاهی از هزینه‌های دقیق شغلی تصمیمات سریع‌تر و آگاهانه‌تری را برای چگونگی کارآمدتر کردن کسب و کارتان و صرفه‌جویی در هزینه‌ها بگیرید.

 

ERP چیست؟

اما ببینیم سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise Resource Planning) چیست؟ این سیستم، نرم‌افزاری جامع است که سازمان‌ها به‌منظور مدیریت فعالیت‌های تجاری روزمره‌شان اعم از حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق و عملیات زنجیره تأمین از آن استفاده می‌کنند. از سایر بخش‌های سیستم ERP  می‌توانیم به کارکردهای مدیریت عملکرد سازمانی اعم از برنامه‌ریزی، بودجه، پیش‌بینی و گزارش نتایج مالی سازمان اشاره کنیم. سیستم‌های ERP بسیاری از فرایندهای تجاری را به هم متصل و جریان داده‌ها را بین آن‌ها ممکن می‌کنند. این سیستم‌ها با جمع‌آوری کردن داده‌های بخش‌های مختلف، فعالیت‌های سازمان را از منابع متعدد شناسایی می‌کنند و مانع تکثیر بی‌رویه داده‌ها در سازمان می‌شوند و آن‌ها را با نظامی منطقی  و در منبعی واحد نگه می‌دارند.

ERP چگونه شکل گرفت؟

  • ایده ابداع ERP به بیش از 100 سال پیش برمی‌گردد. دوره‌های مهم تاریخی پیدایش این سیستم را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم.
  • در سال 1913سیستم تولیدی مبتنی بر کاغذ موسوم به EOQ برای برنامه‌ریزی تولید به کار گرفته شد.
  • در سال 1964 راه‌کار برنامه‌ریزی نیازهای مواد (MRP) ابداع گردید که مفاهیم EOQ را با کامپیوتری مرکزی ترکیب می‌کرد.

این سیستم در سال 1983 به برنامه‌ریزی منابع تولید (موسوم به MRP II) ارتقا یافت که در زمان خودش به‌نوعی بهترین نرم افزار حسابداری نیز به حساب می‌آمد؛ چرا که «ماژول‌هایی» داشت که به‌عنوان جزء کلیدی معماری نرم‌افزار و اجزای اصلی تولید یکپارچه نظیر خرید، صورتحساب مواد، زمان‌بندی و مدیریت قراردادها بودند. در این زمان بود که برای اولین بار، وظایف مختلف تولید در سیستمی مشترک ادغام شدند.

  • این روند در سال 1990 و با تکامل یافتن فناوری اطلاعات به دسته جدیدی از نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار یعنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی منجر شد.

 

امروزه ERP نسبت به گذشته چه تغییری کرده است؟

در گذشته بخش مهمی از هزینه‌های راه‌اندازی سیستم ERP به سخت‌افزار لازم برای اجرای نرم‌افزار مربوط می‌شد که معمولاً با نصب ماشین‌های بزرگ در اتاق سرور و در محل شرکت همراه بود. اما نیاز به سفارشی‌سازی سیستم‌های ERP متناسب با نیازهای خاص سازمانی باعث شد تا از قابلیت‌های اینترنت در این زمینه کمک گرفته شود. وقتی نرم‌افزار ERP به‌عنوان سرویسی در فضای ابری تعریف شد، به جای داخل اتاق سرور یک شرکت، روی شبکه‌ای از سرورهای راه دور اجرا شد. در این‌صورت شرکت‌های نرم‌افزاری به جای ارتقای گران‌قیمت سیستم در هر 5 تا 10 سال،  ابر نرم‌افزار را چندین بار در سال اصلاح، مدیریت و به‌روزرسانی می‌کنند.

 

بهترین نرم افزار حسابداری در ERP

 

چرا سازمان‌ها باید بهترین نرم افزار حسابداری را در ERP جستجو کنند؟

امور مالی وظایف مربوط به واحدهایی نظیر حسابداری مالی، حسابداری فرعی، مرکز حسابداری، بدهی‌ها و حساب‌های دریافتنی، مدیریت درآمد، صورتحساب، کمک‌های مالی، مدیریت هزینه، مدیریت پروژه، مدیریت دارایی و حسابداری سرمایه‌گذاری مشترک را در بر می‌گیرد. بهترین نرم افزار حسابداری باید بتواند این خدمات را در قالب سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی و مرتبط با سایر بخش‌های سازمان عرضه کند. نرم‌افزار مالی با بهره‌گیری از جریان داده‌های معتبر سازمانی در ERP الزامات گزارشگری برای نهادهای حاکم را فراهم می‌کند. در کنار حسابداری و مرتبط با آن، نرم‌افزار ERP می‌تواند ماژول‌های زیر را نیز در یک سیستم فراهم کند.

  • تدارکات
  • مدیریت زنجیره تأمین
  • موجودی
  • تولید
  • نگهداری
  • مدیریت سفارش
  • مدیریت پروژه
  • تدارکات
  • مدیریت چرخه عمر محصول
  • مدیریت ریسک
  • مدیریت عملکرد سازمانی (EPM)
  • مدیریت منابع انسانی

 

برای راه‌اندازی ERP در سازمان چه مراحلی را باید طی کنید؟

با راه‌اندازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی و بهترین نرم افزار حسابداری گام مهمی را در جهت شفافیت و جریان روان اطلاعات در سازمانتان برمی‌دارید. اما برای این کار لازم است اقدامات مختلفی صورت گیرند تا این سیستم بتواند به بهترین شکل با عملیات، فرایندها و سیستم‌های فعلی سازمانتان سازگار شود. بخشی از این اقدامات مربوط به کارشناسان شرکت نرم‌افزاری است و بخشی دیگر به‌وسیله مدیران و کارکنان سازمان انجام می‌شوند. البته در تمامی این مراحل، تعهد مدیران ارشد و جاری‌سازی آن در سراسر سازمان برای موفقیت‌آمیز بودن راه‌اندازی سیستم مذکور، ضروری است. در ادامه این مراحل را مرور می‌کنیم.

  • تشکیل دادن تیم پروژه ERP در سازمان
  • برنامه‌ریزی کنید که چه کسی باید در تیم مسئولیت حصول اطمینان از اجرای یکنواخت کار در تمام بخش‌ها را داشته باشد. برای شروع کار، به اعضای اصلی زیر نیاز دارید.
  • مدیر پروژه
  • تحلیل‌گر برنامه که مسئول انتقال و پاکسازی داده‌ها است
  • توسعه‌دهنده برنامه با مسئولیت سفارشی‌سازی سیستم ERP
  • مهندس تست برای بررسی عملکرد سیستم

البته تعیین کردن نقش‌های فوق تا حد زیادی به این موضوع بستگی دارد که ذینفعان کلیدی سازمانتان چه کسانی هستند. سیستم مورد استفاده با توجه به ماهیت ERP، از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. برخی ذینفعان تأثیرگذار بر فرایند راه‌اندازی بهترین نرم افزار حسابداری عبارتند از:

  • حسابداری دفتر کل، حساب‌ها، دارایی‌ و مدیریت وجوه نقد
  • مهندسین و کارکنان فروشگاهی، برنامه‌ریزی تولید، مدیریت اسناد و طرح‌ها
  • کارگران بخش مدیریت اسناد، موجودی و طراحی
  • بخش پیش‌بینی فروش، توابع BI و مدیریت ارتباطات مشتریان (CRM)
  • موجودی انبار، WMS و SCM

 در صورت نداشتن متخصصی در این حوزه، در این مرحله حتی می‌توانید مشاوری را برای استقرار سیستم ERP به کار بگیرید تا به کمک تجربیات قبلی بتواند از بروز مشکلات قبل از وقوعشان جلوگیری کند. راه‌اندازی سیستم ERP  و بهترین نرم افزار حسابداری بسته به پیچیدگی پروژه به‌طور میانگین بین 4 تا 8 ماه طول می‌کشد.

 

مدیریت تغییر و گذار به سیستم ERP

ساز و کار پشتیبانی از تیمتان را برای گذار از سیستم‌های قدیمی به سیستم ERP مشخص کنید. برای این منظور لازم است برنامه مدیریت تغییری را برای راه‌اندازی ERP تدوین کنید. این کار دو بُعد مختلف دارد:

  • در یک بعد، لازم است استقرار سیستم ERP را در سازمانتان به‌صورت مرحله‌ای برنامه‌ریزی کنید و برنامه را جهت اجرا به به تیم راهبری و اجرایی مربوطه واگذار کنید. البته راه‌اندازی تمامی الزامات بهترین نرم افزار حسابداری مستلزم به‌کارگیری چک‌لیستی به شرح زیر است تا کار مهمی در فرایند استقرار سیستم از قلم نیفتد.
  • پیش‌بینی هزینه‌های اجرا و تهیه بودجه
  • تدوین برنامه زمان‌بندی راه‌اندازی ERP در سازمان
  • انتقال داده‌ها به سیستم جدید
  • آموزش دادن الزامات مختلف سیستم ERP و نحوه کار با آن به کاربران سازمانی
  • تست ERP و بازخوردگیری
  • انجام فعالیت‌های روزانه با سیستم
  • ارزیابی موفقیت پروژه استقرار ماژول‌های مختلف سیستم در سازمان

البته ابزارهایی مانند Trello، Google Sheets و Wrike برای کمک به استقرار پروژه‌هایی مانند سیستم ERP می‌توانند به کار بیایند؛ اما لازم است که بررسی کنید و ابزاری را برگزینید که با سبک مدیریت پروژه سازمانتان مطابقت داشته باشد.

  • در بعد دیگر لازم است راه‌کارهایی برای حفظ نظام منطقی فرایندهای سازمان اندیشیده شود. تغییر همواره درجاتی از اختلال را به همراه دارد، اما آن‌ها را می‌توانیم با اقدامات زیر به حداقل برسانیم.
  • بررسی شفاف هرگونه اختلال پیش‌بینی شده و یافتن راه‌کار مناسبی برای آن
  • در نظر گرفتن زمان کافی برای آموزش کاربران به‌ویژه برای حصول نتیجه‌ای مطلوب از ماژول بهترین نرم افزار حسابداری
  • در نظر گرفتن نیازهای ذینفعان کلیدی

 

بهترین نرم افزار حسابداری و ERP

 

برآورد کردن بودجه استقرار ERP

مسلماً وقتی در پی بهترین نرم افزار حسابداری باشیم باید بودجه مناسبی برای مراحل مختلف راه‌اندازی آن در قالب سیستم ERP نیز در نظر بگیریم. همچنین، لازم است هزینه‌های پنهانی را به حساب بیاوریم که ممکن است از قبل پیش‌بینی نکرده باشیم. برای آن‌که اهمیت تخصیص بودجه برای راه‌اندازی ماژول‌های سیستم ERP را در سازمانتان بهتر درک کنید، بهتر است نگاهی به  تحلیل اخیر ‏Softwarethinktank‏ بیندازید که نشان داده است:

  • ‏در 35 درصد سازمان‌ها بودجه واقعی مربوط به راه‌اندازی ‏ERP‏، صفر تا 25 درصد از بودجه پیش‌بینی شده برای آن بیشتر بود.
  • در 15 درصد آن‌ها چیزی بین 26 تا 50 درصد بیشتر از پیش‌بینی بود.
  • ‏بودجه واقعی 6 درصد سازمان‌ها برای راه‌اندازی سیستم ERP نیز با بودجه‌ای بیش از 50 درصد مبلغ پیش‌بینی شده محقق شد.

این وضعیت حاکی از آن است که به‌طور کلی، بیش از نیمی از اقدامات استقرار ‏ERP‏ در سازمان‌ها نهایتاً بیش از بودجه پیش‌بینی شده تکمیل می‌شوند. ‏لذا بودجه‌بندی مناسب برای استقرار سیستم مذکور بسیار مهم است.‏ با وجود این، سیستم ERP هزینه‌هایی دارد که قابل پیش‌بینی هستند. یک نقطه شروع خوب آن است که فرض ‏کنیم هزینه اجرای ‏ERP‏ دست‌کم یک درصد از درآمد ناخالص سالانه یک شرکت را لازم دارد. در ادامه، لازم است همه عوامل هزینه‌ای را در بودجه استقرار سیستم ERP یا بهترین نرم افزار حسابداری در نظر گرفته شده برای آن به حساب آورید تا از هزینه‌های پنهان آسیبی نبینید. مهم‌ترین عوامل مذکور را می‌توانیم در موارد زیر بدانیم.

  • ارتقای سخت‌افزار یا شبکه: اگر در حال تدارک سیستمی داخلی هستید، این گزینه بسیار جدی‌تر خواهد بود.
  • پرداخت اضافه‌کاری یا جبران خدمت به کارکنان: نکته مهمی که باید در هنگام پیش‌بینی بودجه استقرار سیستم ERP در نظر بگیرید، مبالغ جبرانی به کارکنان به‌عنوان ابزاری انگیزشی برای پذیرش ساز و کارهای ماژول‌های ERP در سازمان است.
  • هزینه‌های آموزش، سفارشی‌سازی و مشاوره: ممکن است این ‏موارد در قیمت اولیه سیستم گنجانده شده باشند اما در غیر این‌صورت، لازم است در بودجه پیش‌بینی شوند. این مهم را در نظر داشته باشید که 95 درصد شرکت‌هایی که اجرای ‏ERP‏ در آن‌ها ‏با شکست مواجه می‌شود، تنها 10 درصد بودجه این سیستم را به آموزش کاربران و مدیریت تغییر اختصاص می‌‏دهند.‏
  • پشتیبان‌گیری و ذخیره‌سازی داده‌ها: این موارد عمدتاً مربوط به هزینه‌های ‏ERP‏ ابری هستند؛ به‌ویژه اگر در سازمانتان به‌دنبال استقرار بهترین نرم افزار حسابداری هستید، باید به گزینه خدمات ابری جدی‌تر بیندیشید.

هزینه‌ای که می‌توانید برای استقرار سیستم ‏ERP‏ در سازمان بپردازید به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از اندازه کسب و کار گرفته تا الزامات و تعداد ‏کاربران. اما گزارشی مربوط به سال 2022 نشان داده است که شرکت‌های آمریکایی به‌طور ‏میانگین چیزی حدود 9000 دلار به ازای هر کاربر سیستم برای استقرار آن هزینه می‌کنند.

فرایند انتقال دادن داده‌ها

انتقال دادن داده‌های سازمان از سیستم‌های قدیمی به جدید حتی در بهترین نرم افزار حسابداری نیز امری ضروری است و نیاز به برنامه مشخصی دارد. در این مرحله لازم است که به روند واقعی انتقال سازمانتان ‏به ماژول‌های ‏ERP‏ جدید بپردازید.‏ انتقال داده‌ها اولین گام این کار است؛ چنانچه این مرحله را به‌درستی انجام دهید، پایه محکمی را برای ادامه تلاش‌های استقرار سیستم ‏بنا خواهید گذاشت. خطاها در این مرحله می‌توانند نتایج فاجعه‌باری را در پی آورند. معمولاً راهبری این مرحله مهم به‌وسیله تحلیل‌گر سیستم سازمانتان صورت می‌گیرد؛ زیرا تنها فردی است که در این زمینه تخصص کافی دارد. مهم‌ترین اقدامات مربوط به مرحله انتقال داده‌ها به سیستم ERP به شرح زیر هستند.

  • پالایش و تأیید کردن داده‌ها
  • راه‌اندازی پایگاه داده
  • نگاشت داده‌های قدیمی با فیلدهای پایگاه داده جدید
  • انتقال دادن اطلاعات به سیستم جدید
  • آزمون و تأیید داده‌های قدیمی
  • تست و تایید اطلاعات جدید یک ورودی
  • آموزش کاربران برای استفاده از ماژول‌های سیستم ERP

حتی اگر خرید و راه‌اندازی بهترین نرم افزار حسابداری سیستم ERP هم کارکنانتان را از دریافت آموزش کافی برای کار با آن بی‌نیاز نمی‌کند. در این مرحله باید تصمیم بگیرید که هر کاربر سیستم ERP به چه میزان آموزش احتیاج دارد. پذیرش کاربران کلید موفقیت پروژه استقرار سیستم ERP در سازمانتان است و برنامه آموزشی منسجم و مناسب برای آن‌ها در این زمینه بسیار راه‌گشا است. روش‌های مختلفی را می‌توانید جهت آموزش نیروی کار سازمان به کار بگیرید؛ اما عمده آموزش‌ها را می‌توانید در قالب روش‌های «حضوری» و «الکترونیک» ارائه دهید. با ارائه کردن آموزش حضوری، مطمئن می‌شوید که همه کارکنان در جلسات اجباری شرکت می‌کنند و هماهنگی بین نیروهای کار جمعی نظیر کارگران شیفتی دشوار خواهد بود. آموزش الکترونیک به‌راحتی برای نقش‌های خاص قابل ارائه است، هماهنگی‌اش آسان‌تر از نوع حضوری است اما تشویق کردن کارمندان به شرکت کردن در آن می‌تواند دشوار باشد.

فارغ از این‌که چه روش آموزشی را برای نیروی کار سازمانتان در نظر بگیرید، لازم است همه برنامه‌های آموزشی موفقیت‌آمیز چهار ویژگی زیر را داشته باشند.

  • آموزش مبتنی بر نقش برای تسهیل فرایندها و حفظ حداکثری کارکنان در موقعیت‌های شغلی سابق
  • دادن فرصت‌هایی برای کارآموزان برای ارائه بازخورد و البته برای تیم استقرار سیستم ERP به‌منظور اقدام بر اساس بازخوردهای دریافتی، این ویژگی یکی از الزامات استقرار بهترین نرم افزار حسابداری در سازمان است.
  • ترجیحاً قطع کردن کانال‌های ارتباطی کارکنان با تیم‌های پشتیبانی ارائه‌دهنده سیستم ERP.
  • شناسایی کردن کارکنان دارای انگیزه و آگاه به فناوری و آموزش دادن آن‌ها به‌عنوان ابَرکاربران ERP. آن‌ها با چنین اقدامی می‌توانند به مسائل کاربران سطح پایین‌تر رسیدگی کنند و در نتیجه، به شما امکان می‌دهند تا بر روی کار در حال انجامتان تمرکز کنید.
  • در نظر گرفتن امتیازات کوچک برای همه افرادی که وظایف آموزشی‌شان را به‌موقع انجام می‌دهند (مثل غذای رایگان یا مشوق‌های دیگر) و مزایای بزرگتر برای بهترین عملکردها که شرکت کردن در آموزش را برای کارمندان پرمشغله جذاب‌تر می‌کند.

 

بهره‌برداری از سیستم ERP

پس از تکمیل کردن مراحل فوق، اکنون می‌توانید از ماژول‌های سیستم ERP استفاده کنید. اما چگونه مطمئن می‌شوید که همه چیز به خوبی پیش می‌رود؟ برای این منظور لازم است اقداماتی را به شرح زیر برنامه‌ریزی کنید.

  • ‏تست سیستم قبل و پس از به‌کارگیری ماژول‌ها
  • برنامه‌ریزی کارکنان با در نظر گرفتن اضافه‌کاری لازم یا کارکنان موقت
  • شناسایی کردن معیارهای ارزیابی پروژه
  • ایجاد کردن راهبردی ارتباطی برای خرابی یا خطاهای سیستم ERP؛ توجه کنید که این گزینه برای بهترین نرم افزار حسابداری نیز صادق است چرا که هر خطایی را نمی‌توانیم ناقض بهترین بودن سیستم بدانیم.
  • بررسی کردن سرعت و قابلیت اطمینان شبکه
  • انجام دادن فرایندهای پشتیبان‌گیری از داده‌ها

در این مرحله ارتباط بسیار مهم است؛ هم با تیم سازمانتان و هم با سایر شرکای خارج از آن. باید دقیقاً مشخص کنید که قرار است چه ‏کسی چه کاری را انجام دهد، انتظار دارید چه زمانی انجام شود و چه نوع ساعات استراحت را باید پیش‌بینی کنید.

 

ارزیابی کردن عملکرد سیستم ERP در سازمان

برای ارزیابی کردن عملکرد سیستم ERP در سازمان می‌توانید به سؤالات زیر پاسخ دهید.

  • آیا خروجی سازمانتان پس از راه‌اندازی سیستم ERP افت کرده است و چقدر؟
  • آیا شکایتی از عرضه‌کننده سیستم ERP در خصوص نقض قرارداد فی ما بین دارید؟
  • آیا توانسته‌اید پروژه را نزدیک به بودجه در نظر گرفته شده نگه دارید؟

علاوه بر موارد فوق، برای ارزیابی سیستم ERP می‌توانید معیارهای زیر را نیز در نظر بگیرید.

  • بازگشت سرمایه: آیا بازدهی سرمایه‌ای که برای ERP سازمانتان صرف کرده‌اید مناسب است؟
  • کاهش خطای انسانی: بهترین نرم افزار حسابداری باید خطاهای داده را به دلیل اتوماسیون فرایند کاهش دهد.
  • افزایش میزان بهره‌وری: وضعیت بهره‌وری سازمان در زمینه‌هایی نظیر منابع انسانی و انرژی نشان می‌دهد که تا چه اندازه اهداف از پیش تعیین شده با سیستم ERP محقق شده‌اند.
  • افزایش رضایتمندی مشتریان: کافی است به این سؤالات پاسخ دهید: آیا بازدهی کار بهبود یافته است؟ آیا سفارش‌ها را سریع‌تر پردازش می‌کنید؟

 

مهم‌ترین ماژول‌های سیستم ERP کدامند؟

سیستم ERP به‌نوعی مجموعه‌ای از ماژول‌های مختلف است که بسته به نیاز سازمانتان می‌توانید از آن‌ها جهت انجام فرایندهای مختلف سازمانی بهره بگیرید. در ادامه به 6 ماژول اصلی سیستم ERP می‌پردازیم.

ماژول منابع انسانی ERP

مدیریت کارکنان سازمان همواره یکی از اولویت‌های آن است. مهم‌ترین قابلیتی که سازمان در ماژول منابع انسانی نیاز دارد، نرم‌افزار حقوق و دستمزد است. انجام دستی امور ‏حقوق و دستمزد بسیار زمان‌بر است اما سیستم ERP می‌تواند بسیاری از امور این حوزه از جمله کسر مالیات و محاسبات مزایا را به‌طور خودکار انجام دهد. با ‏ویژگی زمان‌سنجی یکپارچه و در تعامل با بهترین نرم افزار حسابداری مد نظرتان، حتی پرداخت‌هایکارگران ساعتی شما نیز می‌توانند خودکار شوند.

‏ماژول مدیریت ارتباط با مشتری

مدیریت مدیریت ارتباط با مشتری (‏CRM‏) معمولاً دومین اولویت سازمان است؛ زیرا بدون آن‌ها، کسب و کارتان نمی‌تواند دوام ‏داشته باشد. این ماژول به شما امکان می‌دهد تا ‏تمام داده‌های مشتری را در راه‌کار ‏ERP‏ سازمانتان پیگیری کنید. بینش‌هایی که می‌توانید به این شیوه از ‏CRM‏ به دست آورید، به بهینه‌سازی تلاش‌های بازاریابی و فروش سازمان کمک می‌کنند.‏ یکی از کاربردهای اصلی ‏این ماژول‏ ردیابی پیشینه فعالیت مشتریان است. با در دست داشتن این داده‌ها، ‏می‌توانید پیشنهادهایی را به‌وسیله فروش متقابل یا افزایش فروش پیشنهاد دهید، یا سعی کنید ‏محصولات یا خدمات مرتبط را به آن‌ها بفروشید.

‏هوش تجاری

بهترین نرم افزار حسابداری از هوش تجاری (‏BI‏) بهره می‌برد. با توجه به ‏این‌که بسیاری از کسب و کارها در پی ایجاد فرایندهای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده هستند، این ماژول به‌سرعت به یکی از اجزای استاندارد ‏ERP‏ تبدیل شده است. ماژول ‏BI‏ سیستم ‏ERP‏ داده‌ها را جمع‌آوری ‏و تحلیل می‌کند و بینش عملی مرتبط با فرایندهای کسب و کارتان را پیشنهاد می‌دهد. ارائه دادن گزارش خوب مهم‌ترین ‏ویژگی ‏BI‏ است. برخی ‏گزارش‌ها به صورت اعداد در جداول مختلف ارائه می‌شوند. اما بهترین گزارش‌ها انواع شماتیک هستند؛ چرا که امکان ‏می‌دهند تا روندها را با یک نگاه مشاهده کنید و بر اساس آن‌ها تصمیمات منطقی و اصولی بگیرید.

‏ماژول مدیریت زنجیره تأمین

ایجاد کردن زنجیره تأمینی کارآمد آسان نیست، حتی زمانی‌که از بهترین نرم افزار حسابداری کمک بگیرید. به همین دلیل ماژول مدیریت زنجیره تأمین (‏SCM‏) سیستم ‏ERP‏ یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های سازمان ‏است. سازمانتان به بهترین ویژگی‌های ‏SCM‏ نیاز دارد تا بتواند زنجیره تأمینش را بهینه کنید و این ویژگی با جمع‌آوری آنی داده‌ها محقق می‌شود. داده‌های آنی این امکان را فراهم می‌کنند تا اطلاعاتی کاربردی در زنجیره تأمین سازمان داشته باشید. در این‌صورت به جای منتظر شدن برای دریافت داده‌ها، می‌توانید ‏مشکلات را در صورت وقوع بیابید و برطرف کنید. ماژول ‏SCM‏ به ‏کمک داده‌های آنی می‌تواند به برنامه‌ریزی تقاضا کمک کند و بر پایه آن می‌توانید برنامه‌ای دقیق برای تولید سازمان تدوین کنید.

‏سیستم مدیریت موجودی

ماژول مدیریت موجودی یکی از مشارکتی‌ترین اجزای سیستم ‏ERP‏  و از بازوهای مهم برای بهترین نرم افزار حسابداری است. مدیریت موجودی با ماژول ‏SCM‏ در ارتباط است؛ اما با فرایندهای دیگری نظیر حسابداری، فروش و انبارداری نیز سر و کار دارد. هدف اصلی این ماژول‌ها در مجموع، مدیریت ‏سفارش‌ها و عملیات انبارداری است.‏ بهترین اجزای مدیریت موجودی دارای ویژگی‌های ردیابی هستند که سازمان را از کنترل کردن موجودی کالا به‌صورت دستی بی‌نیاز می‌کنند. این ویژگی‌ها ردیابی چندسطحی شماره سریال، ردیابی سطح تجدیدنظر و چندین واحد اندازه‌‏گیری در هر شناسه محصول یا ‏SKU‏ را در بر می‌گیرند.‏

‏ماژول مدیریت مالی

این ماژول با داده‌های سایر اجزای سیستم ‏ERP‏ ارتباط دارد. با توجه به این‌که هر فرایند کسب و کار به شکلی با پول سر و کار دارد، اعم از پرداخت به کارکنان یا پرداخت هزینه برای ‏ارسال کالا، ماژول مدیریت مالی با تمام اجزای دیگر در سیستم ‏ERP‏ مرتبط است. این جزء تمام داده‌های مالی سازمان از جمله حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، هزینه‌ها، بودجه‌ها ‏و پیش‌بینی‌ها را ذخیره و تجزیه و تحلیل می‌کند. این ویژگی کمک می‌کند تا بینش‌هایی درباره هزینه‌های ‏سازمان مشخص شوند. بنابراین با بهترین نرم افزار حسابداری می‌توانید روند سود و زمان هزینه‌های غیرمعمول را کشف و ثبت کنید.

نتیجه‌گیری

برای تهیه کردن بهترین نرم افزار حسابداری جهت سازمانتان باید به دنبال سیستم ERP باشید که به بهترین شکل می‌تواند منابع انسانی را در ارتباط با نیازمندی‌های مشتریان، الزامات تولید و راهبردهای سازمان، پاسخگو و مسئولیت‌پذیر نگه دارد. امروزه با سیستم‌های ERP مبتنی بر ابر بسیاری از محدودیت‌های آن‌ها از بین رفته است. لذا یکی از بارزترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری می‌تواند قابلیت کار کردن با آن در هر زمان و مکانی با سطوح دسترسی مناسب باشد. سیستم‌های ERP با قابلیت‌های هوش تجاری می‌توانند داشبوردهایی را برای تصمیم‌سازی مدیران ارشد فراهم کنند و در نتیجه در زمینه ارتقای بهره‌وری سازمانی و افزایش فروش و کیفیت محصولات و خدمات مؤثر واقع شوند.

{{ message_need_to_login }}
{{language.message_not_empty}}
{{count_of_comments}} 
{{massage_and_class_chat.message}}
{{massage_and_class_tariff.message}}