بهترین نرم افزار حسابداری باید بتواند به بهترین شکل تمامی فرایندهای مالی سازمانتان را نگهداری، پشتیبانی و گزارش کند. امروزه راهکارهای فناورانه سازمانی توانستهاند بسیاری از مشکلات و تأخیرهای فرایندی را در امور مختلف کسب و کارها از میان بردارند. بهترین نرم افزارهای حسابداری طیف گستردهای دارند، نرم افزار حسابداری خدماتی، نرم افزار حسابداری ارزان، نرم افزار بهای تمام شده شرکت تولیدی و نرم افزار حسابداری تولید بخشهایی از این طیف هستند. یکی از این راهکارهای جهانی، سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP است. اما چرا نرم افزار ERP تا این حد فراگیر شده است؟ آخرین تحولات حوزه سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان به چه سمتی رفتهاند؟ آیا بهترین نرم افزار حسابداری را باید مستقل از ERP در نظر بگیریم؟ در ادامه این مطلب میخواهیم به یکی از بهترین ابزارهای برنامهریزی منابع سازمان بپردازیم و در کنار برشمردن مزایا و کاربردهای ERP بهطور ویژه نقش بخش مالی و حسابداری را در آن بررسی کنیم. بنابراین ما را تا انتها همراهی کنید تا:
بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
بهترین نرم افزار حسابداری با کاربری آسان و هماهنگ با تمام بخشهای کسب و کار و پروژههایتان عرضه میشود. در این نوع طراحی، نیاز به نگهداری سیستمهای موازی از بین رفته است. این سیستم تمامی عملیات حسابداری را متناسب با فعالیتهایتان اعم از حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، دفتر کل و ماژولهای مدیریت بانکی در بر میگیرد. در ادامه به مهمترین ویژگیهای بهترین نرم افزار حسابداری طراحی شده در قالب ERP اشاره میکنیم.
بهترین نرم افزار حسابداری در قالب ERP چه مزایایی میتواند برای حسابداران فراهم کند؟
بهترین نرم افزار حسابداری را در قالب مجموعه خدماتی تعریف میکنیم که میتوانیم بهصورت هماهنگ با سایر اجزای ERP به سازمان ارائه دهیم. در این راستا از راهاندازی چنین سیستمی مزایای زیر را برای مجموعه مالی و حسابداری سازمان جستجو میکنیم.
ERP نهتنها بهرهوری تیم حسابداریتان را افزایش میدهد، بلکه بینش بهتری نسبت به امور مالی شرکت در مدیران و کارکنان به وجود میآورد.
ERP چیست؟
اما ببینیم سیستم برنامهریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise Resource Planning) چیست؟ این سیستم، نرمافزاری جامع است که سازمانها بهمنظور مدیریت فعالیتهای تجاری روزمرهشان اعم از حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق و عملیات زنجیره تأمین از آن استفاده میکنند. از سایر بخشهای سیستم ERP میتوانیم به کارکردهای مدیریت عملکرد سازمانی اعم از برنامهریزی، بودجه، پیشبینی و گزارش نتایج مالی سازمان اشاره کنیم. سیستمهای ERP بسیاری از فرایندهای تجاری را به هم متصل و جریان دادهها را بین آنها ممکن میکنند. این سیستمها با جمعآوری کردن دادههای بخشهای مختلف، فعالیتهای سازمان را از منابع متعدد شناسایی میکنند و مانع تکثیر بیرویه دادهها در سازمان میشوند و آنها را با نظامی منطقی و در منبعی واحد نگه میدارند.
ERP چگونه شکل گرفت؟
این سیستم در سال 1983 به برنامهریزی منابع تولید (موسوم به MRP II) ارتقا یافت که در زمان خودش بهنوعی بهترین نرم افزار حسابداری نیز به حساب میآمد؛ چرا که «ماژولهایی» داشت که بهعنوان جزء کلیدی معماری نرمافزار و اجزای اصلی تولید یکپارچه نظیر خرید، صورتحساب مواد، زمانبندی و مدیریت قراردادها بودند. در این زمان بود که برای اولین بار، وظایف مختلف تولید در سیستمی مشترک ادغام شدند.
امروزه ERP نسبت به گذشته چه تغییری کرده است؟
در گذشته بخش مهمی از هزینههای راهاندازی سیستم ERP به سختافزار لازم برای اجرای نرمافزار مربوط میشد که معمولاً با نصب ماشینهای بزرگ در اتاق سرور و در محل شرکت همراه بود. اما نیاز به سفارشیسازی سیستمهای ERP متناسب با نیازهای خاص سازمانی باعث شد تا از قابلیتهای اینترنت در این زمینه کمک گرفته شود. وقتی نرمافزار ERP بهعنوان سرویسی در فضای ابری تعریف شد، به جای داخل اتاق سرور یک شرکت، روی شبکهای از سرورهای راه دور اجرا شد. در اینصورت شرکتهای نرمافزاری به جای ارتقای گرانقیمت سیستم در هر 5 تا 10 سال، ابر نرمافزار را چندین بار در سال اصلاح، مدیریت و بهروزرسانی میکنند.
چرا سازمانها باید بهترین نرم افزار حسابداری را در ERP جستجو کنند؟
امور مالی وظایف مربوط به واحدهایی نظیر حسابداری مالی، حسابداری فرعی، مرکز حسابداری، بدهیها و حسابهای دریافتنی، مدیریت درآمد، صورتحساب، کمکهای مالی، مدیریت هزینه، مدیریت پروژه، مدیریت دارایی و حسابداری سرمایهگذاری مشترک را در بر میگیرد. بهترین نرم افزار حسابداری باید بتواند این خدمات را در قالب سیستم برنامهریزی منابع سازمانی و مرتبط با سایر بخشهای سازمان عرضه کند. نرمافزار مالی با بهرهگیری از جریان دادههای معتبر سازمانی در ERP الزامات گزارشگری برای نهادهای حاکم را فراهم میکند. در کنار حسابداری و مرتبط با آن، نرمافزار ERP میتواند ماژولهای زیر را نیز در یک سیستم فراهم کند.
برای راهاندازی ERP در سازمان چه مراحلی را باید طی کنید؟
با راهاندازی سیستم برنامهریزی منابع سازمانی و بهترین نرم افزار حسابداری گام مهمی را در جهت شفافیت و جریان روان اطلاعات در سازمانتان برمیدارید. اما برای این کار لازم است اقدامات مختلفی صورت گیرند تا این سیستم بتواند به بهترین شکل با عملیات، فرایندها و سیستمهای فعلی سازمانتان سازگار شود. بخشی از این اقدامات مربوط به کارشناسان شرکت نرمافزاری است و بخشی دیگر بهوسیله مدیران و کارکنان سازمان انجام میشوند. البته در تمامی این مراحل، تعهد مدیران ارشد و جاریسازی آن در سراسر سازمان برای موفقیتآمیز بودن راهاندازی سیستم مذکور، ضروری است. در ادامه این مراحل را مرور میکنیم.
البته تعیین کردن نقشهای فوق تا حد زیادی به این موضوع بستگی دارد که ذینفعان کلیدی سازمانتان چه کسانی هستند. سیستم مورد استفاده با توجه به ماهیت ERP، از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. برخی ذینفعان تأثیرگذار بر فرایند راهاندازی بهترین نرم افزار حسابداری عبارتند از:
در صورت نداشتن متخصصی در این حوزه، در این مرحله حتی میتوانید مشاوری را برای استقرار سیستم ERP به کار بگیرید تا به کمک تجربیات قبلی بتواند از بروز مشکلات قبل از وقوعشان جلوگیری کند. راهاندازی سیستم ERP و بهترین نرم افزار حسابداری بسته به پیچیدگی پروژه بهطور میانگین بین 4 تا 8 ماه طول میکشد.
مدیریت تغییر و گذار به سیستم ERP
ساز و کار پشتیبانی از تیمتان را برای گذار از سیستمهای قدیمی به سیستم ERP مشخص کنید. برای این منظور لازم است برنامه مدیریت تغییری را برای راهاندازی ERP تدوین کنید. این کار دو بُعد مختلف دارد:
البته ابزارهایی مانند Trello، Google Sheets و Wrike برای کمک به استقرار پروژههایی مانند سیستم ERP میتوانند به کار بیایند؛ اما لازم است که بررسی کنید و ابزاری را برگزینید که با سبک مدیریت پروژه سازمانتان مطابقت داشته باشد.
برآورد کردن بودجه استقرار ERP
مسلماً وقتی در پی بهترین نرم افزار حسابداری باشیم باید بودجه مناسبی برای مراحل مختلف راهاندازی آن در قالب سیستم ERP نیز در نظر بگیریم. همچنین، لازم است هزینههای پنهانی را به حساب بیاوریم که ممکن است از قبل پیشبینی نکرده باشیم. برای آنکه اهمیت تخصیص بودجه برای راهاندازی ماژولهای سیستم ERP را در سازمانتان بهتر درک کنید، بهتر است نگاهی به تحلیل اخیر Softwarethinktank بیندازید که نشان داده است:
این وضعیت حاکی از آن است که بهطور کلی، بیش از نیمی از اقدامات استقرار ERP در سازمانها نهایتاً بیش از بودجه پیشبینی شده تکمیل میشوند. لذا بودجهبندی مناسب برای استقرار سیستم مذکور بسیار مهم است. با وجود این، سیستم ERP هزینههایی دارد که قابل پیشبینی هستند. یک نقطه شروع خوب آن است که فرض کنیم هزینه اجرای ERP دستکم یک درصد از درآمد ناخالص سالانه یک شرکت را لازم دارد. در ادامه، لازم است همه عوامل هزینهای را در بودجه استقرار سیستم ERP یا بهترین نرم افزار حسابداری در نظر گرفته شده برای آن به حساب آورید تا از هزینههای پنهان آسیبی نبینید. مهمترین عوامل مذکور را میتوانیم در موارد زیر بدانیم.
هزینهای که میتوانید برای استقرار سیستم ERP در سازمان بپردازید به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از اندازه کسب و کار گرفته تا الزامات و تعداد کاربران. اما گزارشی مربوط به سال 2022 نشان داده است که شرکتهای آمریکایی بهطور میانگین چیزی حدود 9000 دلار به ازای هر کاربر سیستم برای استقرار آن هزینه میکنند.
فرایند انتقال دادن دادهها
انتقال دادن دادههای سازمان از سیستمهای قدیمی به جدید حتی در بهترین نرم افزار حسابداری نیز امری ضروری است و نیاز به برنامه مشخصی دارد. در این مرحله لازم است که به روند واقعی انتقال سازمانتان به ماژولهای ERP جدید بپردازید. انتقال دادهها اولین گام این کار است؛ چنانچه این مرحله را بهدرستی انجام دهید، پایه محکمی را برای ادامه تلاشهای استقرار سیستم بنا خواهید گذاشت. خطاها در این مرحله میتوانند نتایج فاجعهباری را در پی آورند. معمولاً راهبری این مرحله مهم بهوسیله تحلیلگر سیستم سازمانتان صورت میگیرد؛ زیرا تنها فردی است که در این زمینه تخصص کافی دارد. مهمترین اقدامات مربوط به مرحله انتقال دادهها به سیستم ERP به شرح زیر هستند.
حتی اگر خرید و راهاندازی بهترین نرم افزار حسابداری سیستم ERP هم کارکنانتان را از دریافت آموزش کافی برای کار با آن بینیاز نمیکند. در این مرحله باید تصمیم بگیرید که هر کاربر سیستم ERP به چه میزان آموزش احتیاج دارد. پذیرش کاربران کلید موفقیت پروژه استقرار سیستم ERP در سازمانتان است و برنامه آموزشی منسجم و مناسب برای آنها در این زمینه بسیار راهگشا است. روشهای مختلفی را میتوانید جهت آموزش نیروی کار سازمان به کار بگیرید؛ اما عمده آموزشها را میتوانید در قالب روشهای «حضوری» و «الکترونیک» ارائه دهید. با ارائه کردن آموزش حضوری، مطمئن میشوید که همه کارکنان در جلسات اجباری شرکت میکنند و هماهنگی بین نیروهای کار جمعی نظیر کارگران شیفتی دشوار خواهد بود. آموزش الکترونیک بهراحتی برای نقشهای خاص قابل ارائه است، هماهنگیاش آسانتر از نوع حضوری است اما تشویق کردن کارمندان به شرکت کردن در آن میتواند دشوار باشد.
فارغ از اینکه چه روش آموزشی را برای نیروی کار سازمانتان در نظر بگیرید، لازم است همه برنامههای آموزشی موفقیتآمیز چهار ویژگی زیر را داشته باشند.
بهرهبرداری از سیستم ERP
پس از تکمیل کردن مراحل فوق، اکنون میتوانید از ماژولهای سیستم ERP استفاده کنید. اما چگونه مطمئن میشوید که همه چیز به خوبی پیش میرود؟ برای این منظور لازم است اقداماتی را به شرح زیر برنامهریزی کنید.
در این مرحله ارتباط بسیار مهم است؛ هم با تیم سازمانتان و هم با سایر شرکای خارج از آن. باید دقیقاً مشخص کنید که قرار است چه کسی چه کاری را انجام دهد، انتظار دارید چه زمانی انجام شود و چه نوع ساعات استراحت را باید پیشبینی کنید.
ارزیابی کردن عملکرد سیستم ERP در سازمان
برای ارزیابی کردن عملکرد سیستم ERP در سازمان میتوانید به سؤالات زیر پاسخ دهید.
علاوه بر موارد فوق، برای ارزیابی سیستم ERP میتوانید معیارهای زیر را نیز در نظر بگیرید.
مهمترین ماژولهای سیستم ERP کدامند؟
سیستم ERP بهنوعی مجموعهای از ماژولهای مختلف است که بسته به نیاز سازمانتان میتوانید از آنها جهت انجام فرایندهای مختلف سازمانی بهره بگیرید. در ادامه به 6 ماژول اصلی سیستم ERP میپردازیم.
ماژول منابع انسانی ERP
مدیریت کارکنان سازمان همواره یکی از اولویتهای آن است. مهمترین قابلیتی که سازمان در ماژول منابع انسانی نیاز دارد، نرمافزار حقوق و دستمزد است. انجام دستی امور حقوق و دستمزد بسیار زمانبر است اما سیستم ERP میتواند بسیاری از امور این حوزه از جمله کسر مالیات و محاسبات مزایا را بهطور خودکار انجام دهد. با ویژگی زمانسنجی یکپارچه و در تعامل با بهترین نرم افزار حسابداری مد نظرتان، حتی پرداختهایکارگران ساعتی شما نیز میتوانند خودکار شوند.
ماژول مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) معمولاً دومین اولویت سازمان است؛ زیرا بدون آنها، کسب و کارتان نمیتواند دوام داشته باشد. این ماژول به شما امکان میدهد تا تمام دادههای مشتری را در راهکار ERP سازمانتان پیگیری کنید. بینشهایی که میتوانید به این شیوه از CRM به دست آورید، به بهینهسازی تلاشهای بازاریابی و فروش سازمان کمک میکنند. یکی از کاربردهای اصلی این ماژول ردیابی پیشینه فعالیت مشتریان است. با در دست داشتن این دادهها، میتوانید پیشنهادهایی را بهوسیله فروش متقابل یا افزایش فروش پیشنهاد دهید، یا سعی کنید محصولات یا خدمات مرتبط را به آنها بفروشید.
هوش تجاری
بهترین نرم افزار حسابداری از هوش تجاری (BI) بهره میبرد. با توجه به اینکه بسیاری از کسب و کارها در پی ایجاد فرایندهای تصمیمگیری مبتنی بر داده هستند، این ماژول بهسرعت به یکی از اجزای استاندارد ERP تبدیل شده است. ماژول BI سیستم ERP دادهها را جمعآوری و تحلیل میکند و بینش عملی مرتبط با فرایندهای کسب و کارتان را پیشنهاد میدهد. ارائه دادن گزارش خوب مهمترین ویژگی BI است. برخی گزارشها به صورت اعداد در جداول مختلف ارائه میشوند. اما بهترین گزارشها انواع شماتیک هستند؛ چرا که امکان میدهند تا روندها را با یک نگاه مشاهده کنید و بر اساس آنها تصمیمات منطقی و اصولی بگیرید.
ماژول مدیریت زنجیره تأمین
ایجاد کردن زنجیره تأمینی کارآمد آسان نیست، حتی زمانیکه از بهترین نرم افزار حسابداری کمک بگیرید. به همین دلیل ماژول مدیریت زنجیره تأمین (SCM) سیستم ERP یکی از حیاتیترین بخشهای سازمان است. سازمانتان به بهترین ویژگیهای SCM نیاز دارد تا بتواند زنجیره تأمینش را بهینه کنید و این ویژگی با جمعآوری آنی دادهها محقق میشود. دادههای آنی این امکان را فراهم میکنند تا اطلاعاتی کاربردی در زنجیره تأمین سازمان داشته باشید. در اینصورت به جای منتظر شدن برای دریافت دادهها، میتوانید مشکلات را در صورت وقوع بیابید و برطرف کنید. ماژول SCM به کمک دادههای آنی میتواند به برنامهریزی تقاضا کمک کند و بر پایه آن میتوانید برنامهای دقیق برای تولید سازمان تدوین کنید.
سیستم مدیریت موجودی
ماژول مدیریت موجودی یکی از مشارکتیترین اجزای سیستم ERP و از بازوهای مهم برای بهترین نرم افزار حسابداری است. مدیریت موجودی با ماژول SCM در ارتباط است؛ اما با فرایندهای دیگری نظیر حسابداری، فروش و انبارداری نیز سر و کار دارد. هدف اصلی این ماژولها در مجموع، مدیریت سفارشها و عملیات انبارداری است. بهترین اجزای مدیریت موجودی دارای ویژگیهای ردیابی هستند که سازمان را از کنترل کردن موجودی کالا بهصورت دستی بینیاز میکنند. این ویژگیها ردیابی چندسطحی شماره سریال، ردیابی سطح تجدیدنظر و چندین واحد اندازهگیری در هر شناسه محصول یا SKU را در بر میگیرند.
ماژول مدیریت مالی
این ماژول با دادههای سایر اجزای سیستم ERP ارتباط دارد. با توجه به اینکه هر فرایند کسب و کار به شکلی با پول سر و کار دارد، اعم از پرداخت به کارکنان یا پرداخت هزینه برای ارسال کالا، ماژول مدیریت مالی با تمام اجزای دیگر در سیستم ERP مرتبط است. این جزء تمام دادههای مالی سازمان از جمله حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، هزینهها، بودجهها و پیشبینیها را ذخیره و تجزیه و تحلیل میکند. این ویژگی کمک میکند تا بینشهایی درباره هزینههای سازمان مشخص شوند. بنابراین با بهترین نرم افزار حسابداری میتوانید روند سود و زمان هزینههای غیرمعمول را کشف و ثبت کنید.
نتیجهگیری
برای تهیه کردن بهترین نرم افزار حسابداری جهت سازمانتان باید به دنبال سیستم ERP باشید که به بهترین شکل میتواند منابع انسانی را در ارتباط با نیازمندیهای مشتریان، الزامات تولید و راهبردهای سازمان، پاسخگو و مسئولیتپذیر نگه دارد. امروزه با سیستمهای ERP مبتنی بر ابر بسیاری از محدودیتهای آنها از بین رفته است. لذا یکی از بارزترین ویژگیهای بهترین نرم افزار حسابداری میتواند قابلیت کار کردن با آن در هر زمان و مکانی با سطوح دسترسی مناسب باشد. سیستمهای ERP با قابلیتهای هوش تجاری میتوانند داشبوردهایی را برای تصمیمسازی مدیران ارشد فراهم کنند و در نتیجه در زمینه ارتقای بهرهوری سازمانی و افزایش فروش و کیفیت محصولات و خدمات مؤثر واقع شوند.