راهنمای جامع مراحل نصب ERP

مقدمه

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را می‌توان به عنوان ایستگاهی در نظر گرفت که تمام سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سازمان را مدیریت و نظارت می‌کند. به عبارت دیگر، نصب ERP اجازه می‌دهد تا داده‌ها در یک محل در سازمان در عین این که متمرکز می‌شوند، برای همه اعضا قابل دسترس باشند. اما برای این‌که به این مهم دست پیدا کنید و بتوانید از مزایای شناور بودن اطلاعات در سازمان و دسترسی سریع و آسان به آن بهره‌مند شوید نیاز دارید تا یک مرحله مهم را پشت‌سر بگذارید، استقرار.

استقرار نرم افزار ERP شامل مراحل نصب ERP، انتقال اطلاعات مالی به سیستم جدید، تعریف کاربران و فرایندهای سازمان و آموزش کارکنان برای کار با نرم‌افزار است. زمانی که صحبت از استقرار ERP به میان می‌آید، بیش‌تر سازمان‌ها به این سه حوزه توجه خاصی دارند:

• پیش‌بینی هزینه‌های استقرار
• توانمندی‌های اجرایی نرم‌افزار ERP انتخابی
• قابلیت‌هایی که پس از اتمام استقرار در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت

فرقی ندارد که یک سازمان بین‌المللی هستید یا شرکتی کوچک یا متوسط، با بالا رفتن سرعت پیشرفت تکنولوژی‌های مختلف بدون شک رقابت هر روز سخت‌تر و سخت‌تر می‌شود. پس برای مکانیزه‌ کردن فرایندها، سازمان‌دهی کسب‌وکارتان و افزایش رضایت مشتریان نیاز به بالا بردن سرعت و کیفیت ارائه خدمات و باقی ماندن در عرصه رقابت دارید. نصب نرم‌افزار ERP در سازمان‌تان بهترین سرمایه‌گذاری‌ای است که می‌توانید انجام دهید. اگر شما هم در کسب‌وکارتان به‌ دنبال استقرار یک نرم‌افزار ERP هستید و می‌خواهید برای انجام این کار روش‌های صحیح و دقیق را به خدمت بگیرید و استقرار موفقی را تجربه کنید با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.

نخست به سراغ دلایل اجتناب‌ناپذیری می‌رویم که دلایل شکست استقرار ERP در سازمان‌هاست. با دانستن این مسئله که چه عواملی باعث شکست عملیات استقرار ERP می‌شود و چگونه می‌توان از آن‌ها پیش‌گیری کرد، می‌توان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام داد و جلوی شکست عملیات استقرار را گرفت.

پنج دلیل عمده عدم موفقیت نصب ERP در سازمان‌ها

1. مدیریت تغییر ناکارآمد

2. عدم توانایی محصول نهایی در تامین خواسته‌ها

3. تغییر اهداف سازمان درحین اجرای عملیات استقرار

4. برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه ناکارآمد

5. عمل نکردن به جدول زمانی استقرار توسط ارائه‌دهنده آن

برخی ممکن است به این نکته اشاره کنند که انتخاب ارائه‌کننده و سیستم ERP خوب می‌تواند این مشکل را حل کند. اما باید بدانید که این موضوع حتی نیمی از مسئله را هم حل نمی‌کند.

هر پروژه ERP در نوع خود منحصر به فرد است و نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و جامع برای پیش‌برد آن. نکته جالب این‌جاست که شکست در استقرار ERP زمانی رخ می‌دهد که این دیدگاه قبل از اجرای عملیات استقرار وجود نداشته باشد و در میانه عملیات شکل بگیرد. یعنی سازمان متوجه شود که هدفش از نصب ERP چیست و برای کدام فرایندهایش به دنبال ERP است، نه قبل از اجرای استقرار، بلکه در حین آن!

در ادامه به سراغ راهنمای دوازد‌ه‌ مرحله‌ای می‌رویم که به شما کمک می‌کند منابع زمانی و مالی خود را روی استقرار موفق ERP سرمایه‌گذاری کنید.

فرایند دوازده قدمی نصب ERP

1. هدف خود از استقرار ERP را دقیقا شرح دهید، ابتدا اهداف پروژه را شرح دهید، سپس ریسک‌های احتمالی را مشخص کنید، در قدم آخر تیم‌های درگیر و نقش هرکدام را مشخص کنید.
2. یک سیستم ERP انتخاب کنید، توانایی سفارشی‌سازی، وجود راهکارهای ابری و... می‌تواند معیارهای مناسبی برای انتخاب سیستم ERP شما باشد. بررسی سیستم‌های مختلف زمان زیادی می‌برد، اما این بررسی به شما اجازه می‌دهد تا انتخاب درست‌تری داشته باشید.
3. برنامه پروژه را شرح دهید، برنامه‌ها و اهداف، ساخت ساختار زمانی مشخص برای رسیدن به‌ آن‌ها، تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت در زمان استقرار باید به دقت و با جزئیات شرح داده شود.
4. فازهای استقرار را تعریف کنید، فرایندهای سازمان‌ را مشخص کنید، ماژول‌های موردنیاز را به ‌دقت تعیین کنید و یک سند تحلیل جامع ایجاد کنید تا بتوانید در هر مرحله به آن‌چه در حال انجام است نظارت کنید.
5. برنامه زمانی چابک و در عین حال واقع‌بینانه‌ای تهیه کنید، برنامه زمانی شما باید در عین این‌که منعطف باشد، تمام جزئیات را پوشش دهد، برای طرح برنامه زمانی دقیق با کارکنان بخش IT خود مشورت کنید تا زمان دقیق هر عملیات در زمان نصب ERP مشخص شود.
6. برنامه ارتباطی دقیق تعریف کنید، جلسات منظم با بخش IT سازمان داشته باشید، در زمان استقرار باید این جلسات به‌طور مداوم برگزار شوند تا همه اعضا از آن‌چه در حال انجام است و در آینده انجام خواهد گرفت آگاه باشند، در عین حال در بیان نظرات آزاد باشند تا برنامه شما به دچار خطا و انحراف نشود.
7. مدیران میانی را در فرایندهای برنامه‌ریزی دخیل کنید، مدیران میانی پل ارتباطی شما و کارمندان هستند، در جریان بودن آن‌ها از فرایندهای در حال انجام و میزان پیشرفت آن‌ها می‌تواند فرایند استقرار را برای شما و سازمان‌تان راحت‌تر کند.
8. در هر مرحله از استقرار تست‌های نرم‌افزاری گوناگون داشته باشید، تست‌های عملکردی، فنی، آشنایی کاربران با محیط نرم‌افزار را برنامه‌ریزی و اجرا کنید، همچنین دموهای ویدیویی از بخش‌های مختلف نرم‌افزار تهیه کنید و در اختیار کارکنان بگذارید تا هم‌پای استقرار با ویژگی‌های سیستم آشنا شوند.
9. مهاجرت داده‌ها به سیستم جدید، داده‌های قدیمی و ناکارآمد را حذف کنید، داده‌های جدید برای تعریف در سیستم را با دقت جمع‌آوری کنید تا پس از نصب ERP در سازمان به مشکل برنخورید.
10. برای تغییرات کاملا آماده شوید، انتظار تغییرات گسترده را داشته باشید، به کارکنان برای پذیرش این تغییرات انگیزه دهید و برنامه‌های آموزش فنی برای آنان را طرح و بر اجرای دقیق آن نظارت کنید.
11. برنامه اجرایی (پس از استقرار) خود را به دقت آماده کنید، حوزه‌‌های محدودیت نرم‌افزار خود را مشخص کنید، مهاجرت داده‌ها را به‌دقت دنبال کنید تا داده‌های حساس دچار مشکل نشوند و داده‌های قدیمی و غیر مهم حذف شوند، مراحل آموزش کارکنان را به‌دقت دنبال کنید.
12. پشتیبانی را فراموش نکنید، پس از استقرار، رابطه خود با ارائه‌دهنده ERPتان را حفظ کنید تا از مزایای ارتباط و همکاری مشترک بهره‌مند شوید.

در زمان نصب ERP در سازمان، از انجام این کارها دوری کنید

در ارتباط با کارهایی که قبل و بعد و در حین عملیات استقرار باید انجام دهید، توضیحات ابتدایی داده شد، حال به سراغ کارهایی برویم که در زمان استقرار و برای اطمینان از اجرای موفق آن نباید به سراغشان بروید.

عدم انجام تحقیقات کافی، به دنبال ERPهایی باشید که راهکار منحصر به سازمان شما را ارائه می‌کنند، وجود ماژول‌های تخصصی و منحصر به صنعت شما برای موفقیت استقرار و ادامه کار با ERP بسیار مهم است. عدم انجام تحقیقات اولیه و پس از آن تحقیقات جامع می‌تواند در کوتاه‌مدت و بلند‌مدت برای شما ایجاد مشکل کند، چرا که ممکن است انتخاب نامناسبی انجام دهید که نتیجه‌ای جز هدر رفت منابع مالی و زمانی سازمان شما نخواهد داشت.

سفارشی‌سازی بیش‌از حد ماژول‌ها، در ابتدای امر، سفارشی‌سازی را در مقیاس کوچک آغاز کنید و مرحله به مرحله آن را رشد دهید. زمانی که سفارشی‌سازی‌ها را در مقیاس کلان پیش ببرید ممکن است به جزئیات بسیار کوچک اما مهم دقت نکنید و در بلندمدت دچار مشکل شوید.

عدم توجه به آموزش کافی پرسنل، آموزش رکن اصلی هماهنگ شدن کارکنان شما با ERP است. طرح برنامه آموزشی دقیق و جامع و عمل به آن را هم‌زمان با آغاز فرایند نصب ERP در سازمان‌تان پیش ببرید.

عدم توجه به نگهداری و پشتیبانی، پشتیبانی حداکثری و درخواست برای آن، حداقل در چند سال ابتدایی اجرای ERP در سازمان‌تان بسیار مهم است، آن را از قلم نیندازید.

راهنمای جامع برای استقرار ERP

پیش‌تر به صورت خلاصه دوزاده قدم ابتدایی برای اجرای برنامه استقرار ERP در سازمان را بررسی کردیم. حالا به سراغ جزئیات هرکدام می‌رویم تا یک نقشه راه دقیق و جامع برای استقرار ERP را در اختیار شما بگذاریم. همراه ما باشید.

قدم اول، هدف خود از نصب ERP را دقیقا شرح دهید

اگر به دنبال دستیابی به اهداف واقع‌بینانه و دقیق در پروسه استقرار هستید. تمام دلایل خود را برای استفاده از یک سیستم ERP، روشن و دقیق یادداشت کنید. سوالاتی از قبیل:

• چرا به ERP نیاز دارید؟
• می‌خواهید از طریق آن چه چیزی به‌دست آورید؟
• فرایندهای اصلی کسب‌وکارتان چیست؟
• ERP کدام یک از مشکلات اصلی شما را کرد خواهد کرد؟

اهداف پروژه را بنویسید

هدف از این کار ساخت یک مدل مطالعاتی دقیق و جامع از کسب‌وکار است. این موضوع باعث می‌شود تا گلوگاه‌های فرایندهای خود را شناسایی کنید و به سوی رفع آن‌ها گام بردارید. از این سوالات استفاده کنید:

• حوزه‌هایی که اکنون در آن‌ها چالش دارید کدامند؟
• کدام‌یک از این حوزه‌ها نیاز دارند تا بهبود پیدا کنند؟

پس وظیفه اصلی شما و تیم‌تان باید نوشتن اهدافی باشد که بر مزایای ایجاد شده توسط ERP در سازمان تمرکز دارند و راه‌های رسیدن به‌ آن را مشخص کند. تمام این موارد به‌خاطر این گفته شد تا بدانید مادامی که خودتان فرایندها و تغییرات موردنیازتان را نشناسید، امکان رسیدن به نتایج مطلوب پس از نصب ERP به صفر می‌رسد.

ریسک‌های احتمالی را پیش‌بینی کنید

یکی از اصلی‌ترین ریسک‌هایی که سازمان‌ها اغلب با آن روبرو می‌شوند، عدم اثرگذاری ERP بر تمام واحدهای سازمان است. مطمئن شوید اهداف سازمان از استقرار ERP پیش از شروع فرایند خرید آن برای اعضا روشن و مشخص است.

ریسک‌هایی مانند افزایش هزینه‌های استقرار معمولا اتفاقات شایعی هستند و باید آمادگی رویارویی با آن‌ها را داشته باشید. امکان بروز برخی از ریسک‌ها در سازمان بالا است، مانند همین افزایش هزینه‌ها از پیش‌بینی انجام شده و برخی نیز پنهان‌اند و نیاز به آگاهی و اطلاع از تمام جنبه‌های فرایندهای سازمان شما دارد.

تشکیل تیم دهید و نقش‌ها را مشخص کنید

یکی از اشتباهات سازمان‌ها در زمان انتخاب و تعریف تیم‌ها برای آغاز فرایند نصب ERP انتخاب کسانی است که بود و نبود آن‌ها تاثیری بر فرایندهای اصلی سازمان ندارد. اشتباه بعدی آن‌ها انتخاب نکردن کسانی است که در سازمان نقش مهم و کلیدی دارند.

اعضای تیم‌ را از بین کسانی انتخاب کنید که مهارت‌های کلیدی و اختیارات لازم را دارند، نقش‌های آنان را تعریف کنید. از آن‌ها بخواهید که فرایندهای موجود را تا جای ممکن قبل از آغاز فرایند استقرار ERP ساده‌سازی کنند.

قدم دوم، انتخاب یک سیستم ERP

انواع مختلفی از سیستم‌های ERP برای انتخاب وجود دارد. اگر کارکرد و نوع عملکرد آن‌ها و میزان تناسب آن‌ها با نوع و اندازه سازمان‌تان را ندانید ممکن است دست به انتخابی بزنید که پس از نصب ERP نتیجه‌ای جز شکست و تحمیل هزینه‌های گزاف چیز دیگری برایتان نداشته باشد. در ادامه انواع مختلف سیستم‌های ERP را بررسی می‌کنیم:

خرید یک سیستم ERP اختصاصی

ERP اختصاصی روشی است که شما با انتخاب یک شرکت ارائه‌کننده ERP از او می‌خواهید تا تمام فرایندها و سیستم‌های شما را از ابتدا طراحی و براساس صنعت و حوزه کاری شما و فرایندهای منحصر به آن، آن را سفارشی‌سازی و اقدام به نصب ERP در محل سازمان شما کند. مزایای این سیستم این است که به تمام جنبه‌های فرایند کارهای خود نظارت خواهید داشت و اطلاعات حساس شما بر روی سرورهای محلی خودتان ذخیره خواهد شد.

اما سر و کار داشتن با پیچیدگی‌های یک سیستم ERP و استقرار و مسائل مربوط به نگهداری و هزینه‌های آن معمولا باعث می‌شود این سیستم و استفاده از آن آخرین انتخاب سازمان‌ها باشد.

ERP ابری

این روش در مقایسه با روش قبلی بسیار بهتر و مقرون به صرفه‌تر است. ERP ابری در واقع یک SaaS است که برای صنوف و صنایع مختلف راهکارهای گوناگون دارد. از مزایای آن می‌توان به استقرار سریع‌تر و پایین بودن قیمت آن نسبت به ERP اختصاصی اشاره کرد. همچنین نصب ERP ابری برای سازمان شما هیچ هزینه تهیه زیرساخت و سرور ندارد.

تنها ایرادی که می‌توان به ERP ابری وارد کرد این است که شما اطلاعات کسب‌وکار خود را در اختیار سرورهایی می‌گذارید که کنترلی بر آن‌ها ندارید.

ERP ابری سفارشی‌سازی شده

این روش ارائه ERP به واقع انقلابی در این صنعت به ‌راه انداخته است. در مرحله نخست شما به‌هیچ عنوان برای ERP ابری سفارشی‌سازی شده هزینه گزافی نمی‌پردازید. زمانی که راهکار متخص صنعت خود را استفاده می‌کنید این سیستم بین 60 تا 80 درصد کارایی دارد. احتمال این‌که نصب ERP ابری به مشکل بخورد بسیار کم است. به‌روز رسانی‌های مداوم دارد و سفارشی‌سازی در آن می‌تواند با درخواست مشتری در هر زمانی و با هر عمقی انجام شود.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید

قدم سوم، برنامه‌ریزی برای پروژه

بالاتر گفتیم که یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست در استقرار ERP در سازمان‌ها عدم وجود مدیریت صحیح پروژه است. نصب ERP پروژه سنگینی است و معمولا چندین ماه بدون وجود هیچ نتیجه قابل لمسی به‌طول می‌انجامد. در کنار این موضوع احتمال به‌وجود آمدن هزینه‌های اضافی را هم باید در نظر گرفت.

در بیش‌تر پروژه‌های شکست خورده استقرار ERP دلیل اصلی عدم موفقیت آن نبود برنامه‌ریزی صحیح از سوی طرفین بوده است. مورد بعدی عدم درک رویکرد‌های دو طرف در زمان استقرار بوده است. منظورمان از طرفین خریدار و ارائه‌دهنده ERP است.

یک مثال در خصوص تفاوت دیدگاه دو طرف این است که مشتری معمولا در فرایند نصب ERP به هزینه، زمان و ویژگی‌هایی که نیاز دارد توجه می‌کند اما تمرکز ارائه‌دهنده معمولا بر پایین آوردن احتمال خطا، ارائه سیستمی که پاسخگوی بیش‌تر نیازهای صنایع باشد، نحوه نصب و شروع به‌کار نرم‌افزار است.

از آن‌جایی که نتیجه این اقدامات معمولا دیرتر خود را نشان می‌دهند مشتری گمان می‌کند که هیچ اتفاقی در حال وقوع نیست و هیچ تغییری ایجاد نشده است، این‌جا نخستین سوء تفاهم با ارائه‌دهنده نرم‌افزار به‌وجود می‌آید.

پس از این اتفاق ممکن است مشتری درخواست‌های جدیدی در حین نصب ERP داشته باشد که کاملا با آن‌چه در ابتدا خواسته بود تفاوت دارد. برخی از این درخواست‌ها نیاز دارند تا یک پروسه کاملا جدا داشته باشند که طبیعتا قیمت و زمان استقرار را افزایش می‌دهد.

از سوی دیگر اگر دو طرف از امکان بروز این اختلاف نظرها آگاه باشند می‌توانند برنامه‌ای دقیق را با همکاری هم طرح‌ریزی و اجرا کنند که در آن تمام این مسائل پیش‌بینی شده باشد، نتیجه آن اینست که استقرار در زمان مقرر پایان می‌یابد و با بودجه‌ی تخصیص یافته شده توسط مشتری عملیات نصب ERP انجام می‌شود.

بهتر است این برنامه شامل موارد زیر باشد:

1. اهداف از پیش تعیین شده باشند

2. وظایف کاملا مشخص باشند

3. محدویت‌های زمانی به‌شکل واقع‌گرایانه تعریف شده باشند

4. رویه‌های آموزش کارکنان تعریف شوند

5. مسئولیت‌‌های اعضای تیم‌ها، نفر به نفر مشخص شود

6. لیست وظایف هر کدام از اعضا تهیه شود

7. مطالعه موردی برای ارائه‌دهنده ERP

8. مطالعه موردی نتایج، تست نهایی و اطمینا از کارکرد صحیح ماژول‌ها

قدم چهارم، فازهای مختلف استقرار را تعریف کنید

نصب ERP از هر سازمان به سازمان دیگر تفاوت‌های بسیار زیادی دارد. شناسایی ماژول‌هایی که کسب‌وکار شما به آن نیاز دارد و پیاده‌سازی آن در ERP مرحله‌ای بسیار مهم است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. هدف اصلی این قدم اینست که شما فرایندهای سازمان‌تان را به دقت تحلیل کنید و آن‌ها را بشناسید.

زمانی که به دنبال سفارشی‌سازی ماژول‌ها و سیستم‌ها در ERP خود هستید. بسیار مهم است که بدانید فرایندها را برای چه انجام می‌دهید و مهم‌تر این‌که چرا انجام می‌دهید. برای این‌که جریان‌ها و فرایندهای کاری خود را به دقت تصویر کنید راه‌های زیادی وجود دارد، استفاده از مشاوران خارجی، درخواست از ارائه‌دهنده‌ای که قصد خرید ERP از او دارید یا تحلیل تمام آن‌ها توسط نیروهای داخلی خودتان. اهمیت دانستن دقیق فرایندها و جریان‌های کاری‌تان کلید موفقیت در نصب ERP است.

قدم پنجم، برنامه زمانی فوری ام قابل دستیابی تهیه کنید

اگر بتوانید با کیفیت‌ترین پروژه استقرار را با کم‌ترین هزینه ممکن اجرا کنید اما مدت زمان اجرای آن بیش از یکسال به‌طول بی‌انجامد، آیا این پروژه را موفقیت‌آمیز ارزیابی می‌کنید؟

• در فرایند استقرار ERP هیچ‌چیز به اندازه زمان‌بندی اهمیت ندارد. بر اساس تحقیقات 61 درصد پروژه‌های استقرار ERP بیش از زمان‌بندی تعیین شده طول کشیده‌اند. دلیل آن‌هم عدم وجود برنامه منسجم و زمان‌مند بوده است. برای طرح و اجرای برنامه‌ای دقیق و درست، نکات زیر را به خاطر بسپارید:
• در فاز اجرا، معمولا همه‌چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود. منعطف بودن برنامه طرح شده به شما اجازه می‌دهد تا هر زمان که لازم بود در برنامه نصب ERP تغییرات لازم را بدهید.
• در زمان اجرای پروژه باید همیشه به تاریخ‌های دقیق تحویل هر قسمت از نرم افزار دسترسی داشته باشید. عدم اطلاع از زمان آغاز و اتمام هر فاز اولین قدم در انحراف از زمان‌بندی است.
• پروژه شما باید به فازهای کوچک قابل اجرا و مستقل از هم تقسیم شود. سپس این فازها به‌صورت لیستی از وظایف در اختیار واحدهای مختلف قرار گیرد. زمان آغاز و اتمام هرکدام از این فازها باید به‌دقت تعریف شود.
• جزئیات همه چیز است. تا جای ممکن به جزئیات کوچک بپردازید و آن‌ها را در برنامه‌ریزی خود دخیل کنید. هرچه بیش‌تر برای برنامه‌ریزی زمان بگذارید در طول اجرای پروژه زمان‌ بیش‌تری صرفه‌جویی می‌کنید.
• مشورت را فراموش نکنید. همیشه مواردی هست که از قلم بی‌افتند یا نادیده گرفته شوند. گرفتن مشورت به‌خصوص از تیم IT به شما کمک بزرگی در اجرای کامل برنامه می‌کند. هم‌چنین اگر این امکان وجود داشت بین اتمام یک فاز و آغاز فاز بعدی یک زمان استراحت خیلی کوتاه، در حد یک یا دو روز بگذارید.

قدم ششم، ارتباطات موثر داشته باشید

• با اعضای تیم IT خود و ارائه‌کننده نرم‌افزار جلسات منظم داشته باشید.
• این جلسات را از همان ابتدای فرایند نصب ERP آغاز کنید.
• وضعیت پیشرفت پروژه را همیشه برای اعضا به‌روز نگه دارید.
• اجرای دمو در میانه فرایند استقرار را برنامه‌ریزی کنید.
• سعی کنید اعضای تیم ارتباطات و هماهنگی از ابتدا ثابت باشند.
• در هر جلسه برنامه جلسات بعدی را مشخص کنید.

قدم هفتم، تست‌‌های عملکردی را به پایان پروژه موکول نکنید

یکی از دلایل اصلی شکست استقرار ERP در سازمان‌ها عدم دستیابی به نتایج مطلوب است. زمانی این اتفاق می‌افتد که تست‌های عملکردی را یک‌جا، پس از پایان استقرار انجام دهید. تست‌های عملکردی باید در میانه پروژه نصب ERP برنامه‌ریزی و اجرا شوند. با تیم‌های IT خود و ارائه‌کننده ERP هماهنگ باشید تا پس از پایان هر فاز تست‌های مربوط به آن بخش از نرم‌افزار انجام شود تا باگ‌ها و خطاهای احتمالی به سرعت مشخص شود.

استفاده از اعضای کلیدی سازمان که بر فرایندهای آن تاثیر مستقیم دارند می‌تواند برای تایید صحت عملکرد هر بخش از نرم‌افزار مناسب باشد. در کنار تیم مدیریت پروژه، از آن‌ها هم استفاده کنید.

قدم هشتم، برای تست نرم‌افزار برنامه دقیق طراحی کنید

این مرحله در استقرار بسیار حیاتی است و شامل چندین نوع تست می‌شود. تست‌های نرم‌افزار شامل:

1. تست فنی: تست فنی به شما اطمینان خاطر می‌دهد که کدهای برنامه باگ و خطا ندارند. وجود این دو عامل از دلایل رایج شکست در نصب ERP است. استفاده از تیم IT خودتان یا سپردن آن به شرکت‌های خارجی می‌تواند راه خوبی برای انجام تست‌های فنی باشد.

2. تست عملکردی: انجام این تست باعث می‌شود از عملکرد صحیح سیستم‌هایی که موردنیازتان است مطمئن شوید. از چک‌لیستی که در مرحله برنامه‌ریزی فازهای استقرار تهیه کرده بودید استفاده کنید تا تمام عملکرد سیستم‌ها و ماژول‌ها را بررسی کنید.

3. تایید کاربران: این تست باید توسط تیم مدیریت پروژه شما انجام شود. برای این تست باید از اعضای سازمان که آشنایی کامل با فرایندهای آن دارند استفاده کنید. این افراد می‌توانند به‌راحتی خلاء‌های نرم‌افزار را دیده و شما را متوجه بخش‌های ناکارآمد آن برای انجام فرایندهای سازمان کنند.

قدم نهم، کوچ داده‌ها

کوچ داده‌ها به عملیات انتقال داده‌ها از نرم‌افزاهای موجود به نرم‌افزار ERP، در حین و پس از نصب ERP در سازمان گفته می‌شود. این داده شامل اطلاعات مالی، مشتریان و تامین‌کنندگان، کارمندان، محصول و تاریچخه اطلاعات بخش‌های مختلف است. کوچ داده‌ها در دو بخش خلاصه می‌شود:

• گرفتن داده‌ها از نرم‌‌افزار قبلی یا جمع‌آوری داده‌ها؛ باید بدانید که ساختار نرم‌افزار قدیمی و ERP شما کاملا باهم متفاوت است، سعی کنید تا داده‌های از رده خارج را حذف کنید و داده‌های جدید را براساس نیاز در هر مرحله از استقرار وارد سیستم کنید.
• بازنگری و تایید نهایی؛ این‌که داده‌های ورودی به سیستم دقیق باشند بسیار مهم است. در خصوص تایید داده‌ها و بازنگری نهایی در آن‌ها عجله نکنید و پیش از تایید، بارها آن را بازنگری کنید.

قدم دهم، برای تغییر آماده شوید

آماده‌سازی یک سیستم جدید و اجرای آن در سازمان بسیار ساده است، اما فقط روی کاغذ. هرچقدر نرم‌افزار انتخابی شما کامل باشد و هرچقدر نصب ERP در سازمان شما دقیق انجام شده باشد، تا زمانی که پیش‌فرض‌های ذهنی سازمان و اعضای آن برای پذیرش تغییرات، تغییر نکند هیچ سیستمی نمی‌تواند در سازمان شما به‌طور کامل پیاده‌سازی شود.

 مدیریت تغییر، اگر ناکارآمد باشد می‌تواند به یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست استقرار ERP تبدیل شود. کارکنان شما باید از آغاز فرایند نصب ERP در سازمان در جریان آن قرار بگیرند و با آن همراه شوند. به این شکل روند تغییرات آرام ولی اثرگذار خواهد بود. نکات زیر را برای انجام تغییر در نظر داشته باشید.

• تغییرات را اعلام کنید، کارکنان‌تان را حداقل یک‌ماه قبل از پایان استقرار در جریان تغییرات بگذارید.
• از ارائه‌کننده بخواهید تا راهنمای کامل و دقیق از هر ماژول در اختیارتان بگذارد تا به کارکنان بدهید.
• در ابتدای اعلام تغییرات، حس نیاز به آن را در کارکنان‌تان به‌وجود بیاورید.
• با تکرار مزایای به‌کارگیری سیستم جدید، کارکنان را به آن علاقه‌مند کنید.
• برنامه‌های تمرینی به سیستم را برای آن‌ها اجرا کنید.
• برای کارکنان برنامه‌ آموزش کوتاه‌مدت طراحی کنید.
• فیلم‌های آموزشی در اختیار کارکنان قرار دهید تا پیش از پایان نصب ERP با فضای کلی و عملکردی آن آشنا شوند.
• از ویژگی‌های رهبری‌تان استفاده کنید تا در کارکنان انگیزه کافی برای پذیرش تغییرات به‌وجود آورید.

قدم یازدهم، برای فاز اجرا برنامه دقیق داشته باشید

اجرا، فاز نهایی استقرار ERP است. اجرای نرم‌افزار در سازمان از اصلی‌ترین وظایف تیم ERP شماست، مطمئن شوید برای این فاز برنامه کاملی دارید. انجام ارزیابی‌های نهایی و تست آماده بودن نرم‌افزار و سخت‌افزارها برای استفاده عمومی در سازمان بسیار مهم است. 40 درصد از پروژ‌ه‌های استقرار پس از اجرا در انجام عملیات‌ها به مشکل خورده‌اند. چک لیست فاز اجرا باید شامل این موارد باشد:

 همگام‌سازی سخت‌افزارهای سازمان با ERP

• گرفتن تست‌های مهتلف از سیستم گزارش‌گیری به‌منظور رفع خطاهای احتمالی
• گرفتن تست از گزارش‌های حسابداری
• گرفتن تست از سرویس‌های ارتباطی مانند ایمیل و پیامک
• گرفتن تست از سطوح دسترسی افراد مختلف در سازمان
• گرفتن تست از سیستم با ورود اطلاعات ثابت و متغیر
• گرفتن تایید کوچ دقیق داده‌ها
• گرفتن تایید نهایی کاربران کلیدی
• گرفتن تایید بکاپ‌گیری خودکار از داده‌ها
• گرفتن تایید عملکرد صحیح سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها

قدم دوازدهم، پشتیبانی و نگهداری

نصب ERP یک هدف نیست، بلکه مسیری است که برای موفقیت‌آمیز بودن استفاده از ERP باید همیشه در آن باشید. گرفتن پشتیبانی و انجام نگهداری‌های دوره‌ای، مثل دریافت به‌روزرسانی‌ها و ایجاد تغییرات احتمالی در فرایندها تضمین کننده حرکت صحیح در مسیر و استفاده از ERP در سازمان است.

چند پیشنهاد حرفه‌ای

1. بدون انجام تحقیقات جامع و کامل به سراغ خرید ERP نروید. حتی اگر پروسه تحقیات شما زمان‌بر شد هم آن را به جان بخرید و با بررسی هرچه دقیق‌تر فرایندهای خود و امکانات ERPهای مختلف انتخاب دقیق و درست انجام دهید. نصب ERP و استفاده از آن یک اتفاق معمولی و کم‌هزینه نیست. پس برای آن وقت و ارزش زیادی بگذارید.

2. در ابتدای امر از انجام سفارشی‌سازی‌های عمیق بپرهیزید. سفارشی‌سازی سیستم‌های خود را پله‌پله و براساس برنامه قبلی پیش ببرید، انجام یک‌دفعه‌ای سفارشی‌سازی در سیستم ممکن است موجب بروز خطا و تحمیل ضررهای مالی و زمانی به شما شود.

3. به سراغ راهکارهایی بروید که رقبای شما از آن استفاده می‌کنند. به جای صرف وقت و هزینه برای پیدا کردن راهکار مناسب با صنعت خود، ببینید رقبای اصلی‌تان از چه راهکارهایی استفاده می‌کنند.

4.  آموزش ERP را نادیده نگیرید. برنامه‌ریزی برای آموزش صحیح و دقیق هم باعث پذیرش راحت‌تر تغییرات از سوی کارکنان می‌شود هم استفاده از سیستم جدید را برای آن‌ها لدت‌بخش می‌کند.

5. پشتیبانی را فراموش نکنید. برخی از سازمان‌ها پس‌از این‌که سیستم خود را راه‌اندازی کردندتمام مساول مربوطه به پشتیبانی را به عهده تیم IT خود می‌گذراند. ادامه ارتباط با ارائه‌کننده ERP و دریافت پشتیبانی و مشاوره از او باعث کاهش میزان خطا در استفاده از سیستم می‌شود.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید