سیستم کنترل تولید چیست و چرا مهم است؟
سیستم کنترل تولید نقش بسیار مهمی در فرایندهای تولید دارد. مدیریت تولید فرآیندهای پیچیده‌ای دارد که زنجیروار به یکدیگر متصل هستند؛ کار این سیستم در چنین زنجیره‌ای مدیریت کردن یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های تولید است. امروزه کسب و کارهای تولیدی با بهره‌گیری از امکانات فراوان این سیستم بهتر می‌توانند فرآیندهای تولیدشان را مدیریت کنند. این سیستم‌ها در کنار نرم افزار ERP سازمان، امکانات تولید را در خدمت افزایش رضایتمندی مشتریان به کار می‌گیرند. اما چنین کاری چگونه انجام می‌شود و بهینه شدن فرآیندهای متنوع تولید با در نظر گرفتن رضایت کارکنان و جلوگیری از ضایعات مواد اولیه و محصول چگونه ممکن می‌شود؟ قبل از هرچیز باید بدانیم که سیستم کنترل تولید مجموعه از نرم افزارها برای پایش تمام فرایندها و دستگاه‌های خط تولید است. از نرم افزار نگهداری و تعمیرات گرفته تا کنترل کیفیت و برآورد تولید. برای کشف راز سیستم کنترل تولید با ما همراه شوید. در ادامه مطلب قرار است:
- ضرورت این سیستم را برای کسب و کارها به بیانی ساده توضیح دهیم
- از مزایای این سیستم برای سازمان‌ها و فرآیندهای تولیدشان بگوییم
- به مراحل مختلف کنترل تولید با این سیستم بپردازیم
- مزایای نرم افزار کنترل تولید را بررسی کنیم
- از چرایی وجود این سیستم با وجود سیستم‌هایی نظیر ERP بگوییم.
با «ثمر»، نرم افزار تخصصی تولید تیمیار آشنا شوید
متفاوت، منعطف، دقیق و کاربردی با انواع گزارش‌های تخصصی تولید.
سربلند در آزمون مجموعه‌‌های تولیدی و صنعتی کشور.
کنترل تولید چیست؟
کنترل تولید به فرآیندی اطلاق می‌شود که به‌وسیله آن فرآیندهای عملیات تولید را کنترل می‌کنند. بنابراین، کنترل تولید عملیاتی نظیر مدیریت و برنامه‌ریزی منابع انسانی، مواد اولیه، مراکز کاری، ماشین‌آلات و فرآیندهای تولید را برنامه‌ریزی می‌کند. این کار کارآمدترین شیوه تولید کالاهای نهایی برای تأمین کردن تقاضای تولید است. عمده فرآیندهای کنترل تولید عبارتند از:
- برنامه‌ریزی تقاضا
- برنامه‌ریزی ظرفیت
- برنامه‌ریزی وظایف بخش‌های تولید
- کنترل کردن موجودی
- کنترل کردن هزینه‌کرد‌ها
- نظارت بر عملیات صف
برای کنترل تولید، یک تیم مدیریت عملیات، حوزه‌های عملکردی مختلف را مدیریت می‌کند تا بهینه‌سازی تولید، ارتقای کارآیی، کنترل هزینه و حصول اطمینان درباره در دسترس بودن مواد لازم برای سفارش‌ها بدون مشکل و به‌سرعت محقق شوند.
منظور از سیستم کنترل تولید چیست؟
سیستم کنترل تولید بستر نرم‌افزاری یکپارچه‌ای است که تمامی فرآیندهای تولید سازمان را کنترل می‌کند؛ بنابراین، تولیدکنندگان با استفاده از آن می‌توانند از بروز خطاهای تکراری در عملیات تولید جلوگیری کنند. این سیستم در کنار ماژول‌های ERP به تولیدکنندگان کمک می‌کند تا با مدیریت کردن کارآمد منابع داخلی، پاسخگویی به‌هنگام به سفارش‌های مشتریان یا تقاضاها را هوشمند کنند. در واقع، این سیستم مشخص می‌کند که:
- تولید چه زمانی و چه مقدار صورت گیرد
- ظرفیت تولید چقدر باشد
- ساز و کار مربوط به مصرف مواد اولیه و صورتحساب‌های آن‌ها چگونه باشد
- کدام اقدامات اصلاحی و در چه بخشی انجام شوند و
- گزارش‌های مربوط به فرآیندهای تولید با چه ترتیبی در اختیار مدیران و کاربران قرار گیرند.
سازمان‌ها از به‌کارگیری سیستم کنترل تولید چه اهدافی را دنبال می‌کنند؟
مدیران سازمان‌ها به دنبال این مسئله هستند که مطمئن شوند منابع تولید در صورت لزوم پای کار تولید هستند؛ یعنی مواد، تجهیزات و نیروی کار در زمان مناسب برای بهینه‌سازی تولید در دسترس هستند. لذا هر چه کسب و کار تولیدی بزرگ‌تر باشد، فرآیندهای مختلف تولید باید با دقت و هماهنگی بیشتری انجام شوند. این سیستم دقیقاً برای تحقق چنین هدفی در کسب و کارها به کار گرفته می‌شود. از مهم‌ترین اهداف راه‌اندازی چنین سیستمی در سازمان‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
- برنامه‌ریزی اصولی و بهینه منابع برای پاسخگویی به‌هنگام به تقاضای تولید
- تدارک منابع لازم با توجه به تحلیل شرایط تقاضا و عملیات تولید
- بهینه نگه داشتن میزان موجودی
- ارتقای بهره‌وری منابع داخلی کسب و کار اعم از: انسانی، مراکز کاری، ماشین‌آلات، ابزار و...
- ارتقای رضایتمندی مشتریان
- اطمینان از تخصیص داده شدن افراد مناسب به فرآیندهایی خاص
- هماهنگی کامل با سایر بخش‌های کسب و کار مثل: فروش، خدمات مشتری، خرید و...
همچنین بخوانید: مدیریت زنجیره تامین
مراحل کنترل تولید کدامند؟
سیستم کنترل تولید بر هدف اصلی کسب و کارهای تولیدی تمرکز دارد؛ یعنی امور مهمی مثل پیش‌بینی کردن مواد، برنامه‌ریزی تولید، برنامه‌ریزی بلندمدت و مدیریت تقاضا. معمولاً روند برنامه‌ریزی در این سیستم با پیش‌بینی کردن تقاضای محصول آغاز می‌شود. در ادامه با تحلیل داده‌های پیش‌بینی و منابع داخلی موجود، برنامه تولید تدوین می‌شود. در زیر می‌توانید مراحل مختلف این کار را در این سیستم مرور کنید.
- برنامه‌ریزی
بخش برنامه‌ریزی کنترل تولید، مشخص می‌کند که چه چیزی، توسط چه کسی و چگونه تولید خواهد شد. در این برنامه، شرایط کار، تجهیزات، مراکز کاری و حتی الزامات مواد لازم برای تولید به‌طور دقیق تعیین می‌شوند. اطلاعات منابع مختلف دریافتی از طریق اتصال آن به سایر سیستم‌ها از جمله ERP به تهیه شدن برنامه تولیدی بهینه کمک می‌کنند. مثلاً دریافت داده‌های بخش فروش درباره مقادیر و موعد تحویل سفارش یا اطلاعات مشخصات محصول که از گروه مهندسی اخذ شده‌اند، نمونه‌هایی از نتایج این ارتباطات سازنده هستند.
- مسیریابی
مسیریابی جریان مواد اولیه را در کارخانه تعیین می‌کند. مواد اولیه در خط تولید به کالاهای نهایی تبدیل می‌شوند. در این مرحله، نقش سیستم کنترل تولید هماهنگ کردن هر فرآیند تولید با برنامه تدوین شده برای آن است تا مدت زمان فرآیند تولید قابل اندازه‌گیری باشد. مسیریابی، کمیّت و کیفیت مواد و منابع لازم و محل تولید را نیز نشان می‌دهد. این کار در واقع به معنای مدیریت کردن «چگونه» ، «چه» ، «چقدر» و «کجا» برای تولید است. نرم‌افزار با مسیریابی، روند عملیات را سیستماتیک و منابع را برای بهترین نتیجه، بهینه می‌کند.
- زمان‌بندی
در این سیستم، زمان‌بندی با این هدف انجام می‌شود که مشخص شود «چه زمانی» عملیات به پایان می‌رسد. سازمان‌ها برای مدیریت کردن زمان، از برنامه‌های مختلفی کمک می‌گیرند.
- بارگیری
بارگیری به میزان کار بارگیری شده نسبت به ماشین‌ها یا کارگران مربوط است. در این سیستم، کل زمان انجام دادن کارهای جدید به زمان کارهایی اضافه می‌شود که از قبل برای دستگاه یا ایستگاه کاری برنامه‌ریزی شده‌اند.
- اعزام
اعزام عبارت است از پخش شدن سفارش‌ها بین خطوط تولید و کارکنان به‌علاوه دستورالعمل‌های مربوطه. این مرحله سیستم کنترل تولید تضمین می‌کند که کارکنان همه بخش‌های تولید، کار تخصیصی‌شان را انجام می‌دهند.
- پیگیری
پیگیری، شکاف یا نقص، تنگناها و نقاط ضعف فرآیند تولید را پیدا می‌کند. در این مرحله، تیم با استفاده از کنترل تولید، عملکرد واقعی را از ابتدا تا انتهای کار تولید سفارش، اندازه‌گیری و آن را با عملکرد مورد انتظار مقایسه می‌کند. در ادامه باید به حوزه‌های دارای مشکل توجه شود. پیگیری در واقع، با ریشه مسئله سر و کار دارد و به حل آن کمک می‌کند. مثلاً چنانچه برنامه‌های تولید درست اجرا نشوند، باید در سیستم مشخص شود که آیا چنین مشکلی از شرایط غیرعادی است یا این‌که آیا تنظیمی لازم است یا خیر. مدیر تولید ممکن است برای رفع مسئله نیاز به تجدید نظر در اهداف تولید، بارها یا برنامه‌ها داشته باشد.
همچنین بخوانید: نرم افزار برآورد تولید
استفاده از سیستم کنترل تولید چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟
- ظرفیت تولید بهینه
سیستم کنترل تولید تضمین می‌کند که ظرفیت کاری تجهیزات و کارکنان به‌درستی تنظیم شده است. این کار باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی و سودآوری می‌شود. از طرفی، شناسایی زمینه‌های بهبود و برنامه‌ریزی برای رشد کسب و کار را نیز در بر دارد.
- کاهش هزینه‌های موجودی کالا
این سیستم در تیمیار به تولیدکنندگان این امکان را می‌دهد تا صرفاً موجودی مورد نیاز را در اختیار داشته باشند. این سیستم می‌تواند تقاضا را پیش‌بینی و بر مبنای آن، تولید ناب را برنامه‌ریزی کند. نبودن موجودی مازاد در هنگام تولید، در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی می‌شود.
- تحویل به‌موقع
بهینه‌سازی تولید و تحویل به‌موقع از مزایای مهم این سیستم هستند. ارسال شدن به‌موقع محصولات به مقصد باعث افزایش رضایتمندی مشتریان و وفاداری‌شان می‌شود.
- تهیه کردن راحت‌تر و دقیق‌تر مواد
این سیستم همچنین تعیین می‌کند که کدام مواد برای تولید خریداری شوند. داشتن این اطلاعات کمک می‌کند تا بدانید چه موقع سفارش بدهید و چه چیزی برای تأمین نیاز مشتری و تولیدتان لازم است. این ویژگی به صرفه‌جویی در هزینه و بهبود روابط با تأمین‌کنندگان کمک می‌کند.
- تسهیل فرآیندهای تولید
سیستم کنترل تولید در کنار ERP این اطمینان را به وجود می‌آورد که در صورت لزوم، مواد و منابع داخلی برای تولید آماده هستند و البته با ظرفیت و در زمان مشخص. این قابلیت باعث می‌شود تا تولید آسان‌تر شود و کارکنان راضی‌تر باشند؛ زیرا ناامیدی درباره وقفه در تولید و گردش کار را از بین می‌برد.
- حداقل ضایعات منابع
در این سیستم کمبود یا مازاد مواد را از بین می‌برد و در نتیجه، تولید با کمترین ضایعات مواد انجام می‌شود. بنابراین، سرمایه رسوب کرده در موجودی بلااستفاده و زمان کارکنان هدر نمی‌روند.
در سیستم کنترل تولید برای بهینه‌سازی عملیات چه امکاناتی پیش‌بینی شده‌اند؟
- صدور دستورات لازم به کارکنان مربوطه از طریق کانال‌های مقرر شده در سیستم
- ساز و کارهای حصول اطمینان درباره در دسترس بودن الزامات پردازش سفارش‌ها مثل: مواد، ماشین‌آلات، ابزار، تجهیزات و نیروی انسانی و در زمان مناسب
- الگوریتم‌های سیستم کنترل تولید برای حصول اطمینان از انجام شدن صحیح فرآیند تولید سفارش‌ها به‌گونه‌ای که کالاها در مقادیر، کیفیت و زمان از پیش تعیین شده تولید شوند. در نتیجه، اساس این کار در سیستم تولید این مسئله است که بالاترین بازدهی تولید با بهترین و ارزان‌ترین روش ممکن و شرایط زمانی و کیفی تعیین شده، حاصل شود.
توابع درگیر در کار سیستم کنترل تولید کدامند؟
- فعالیت‌های کنترلی
این کار با پخش کردن سفارش‌های تولید از طریق اعزام صورت می‌گیرد. لذا برنامه‌ها در زمان اختصاص داده شده در حال انجام هستند.
- رصد کردن وضعیت حرکت مواد
زمان دریافت مواد از تأمین‌کننده و ارسال آن به سازمان بررسی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که شرایط جابجایی آن‌ها مطابق هزینه تولید است.
- کنترل کردن در دسترس بودن ابزارها
مراحل حصول اطمینان از این‌که ابزارهای تعیین شده در برنامه تولید در صورت لزوم در دسترس هستند، در این سیستم انجام می‌شوند.
- کنترل کردن میزان تولید
کار در حال انجام در فرآیندهای مختلف تولید بررسی می‌شود تا مشخص شود که مقدار کار مناسب و با کیفیت تعیین شده در حال انجام است یا خیر.
- کنترل جایگزینی
مقدار مواد اولیه و فرآیندهای کار از نظر تطبیق با الزامات تعیین شده بررسی می‌شوند. ساز و کار این کار جهت صدور دستور سفارش‌های جایگزین در سیستم کنترل تولید پیش‌بینی شده است.
- بازدهی و کنترل نیروی کار
زمان مربوط به هر واحد کار در فرآیند مشاهده و ثبت می‌شود. این مدت با زمان مجاز در برنامه مقایسه می‌شود.
سیستم کنترل تولید چگونه به تحقق اهداف کسب و کار کمک می‌کند؟
سازمان‌ها از سیستم کنترل تولید کمک می‌گیرند که بتوانند تولید بیشتری را با سرمایه‌گذاری همیشگی و بدون سرعت دادن به کار نیروی انسانی رقم بزنند. این سیستم دستیابی به اهداف سازمانی را با روش‌های زیر تسهیل می‌کند.
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان
موعد تحویل وعده داده شده در این سیستم ثبت می‌شود و جریان تولید طبق زمان‌بندی سیستم پیش می‌رود. این روند منجر به تحویل به‌موقع سفارش‌ها به مشتریان می‌شود و تحویل به موقع، اعتماد مشتریان و بهبود روابط آن‌ها و کسب و کار را در پی دارد.
- اضافه‌کاری کمتر
از آنجایی‌که تولید طبق برنامه پیش می‌رود، برای تحویل دادن سفارش‌ها عجله‌ای در کار نخواهد بود؛ لذا در مقایسه با سایر بنگاه‌های صنعت، کار زاید کمتری در سازمان انجام خواهد شد.
- نیاز به موجودی‌های کم
سازمانی که با سیستم کنترل تولید کار می‌کند، به موجودی مواد و قطعات کمتری برای کار در فرآیند و کالاهای نهایی نیاز دارد. شرایط منجر به سرمایه‌گذاری کمتری در موجودی می‌شود. بنابراین، وجوه آزاد شده می‌تواند در سایر امور درآمدی به کار برود. همچنین، سیستم مذکور کمک می‌کند تا سفارش‌های مشتریان به‌طور کامل پردازش شوند. این کار باعث صرفه اقتصادی در هزینه‌های حمل و نقل نیز می‌شود.
- خرید اثربخش‌تر
از آنجایی‌که مدیریت بهتر مواد منجر به کنترل اثربخش موجودی می‌شود، در نتیجه، خرید، علمی‌تر، اقتصادی‌تر و به‌هنگام خواهد بود.
- استفاده مؤثرتر از تجهیزات
مدیر سازمان دائماً از سیستم کنترل تولید گزارش موقعیت فعلی تمامی فرآیندهای کار، تجهیزات و الزامات کارکنان را برای چند هفته آینده دریافت می‌کند. بنابراین، می‌تواند برخی شرایط نقل و انتقال کارکنان را از قبل پیش‌بینی و در کاربری تجهیزات تجدید نظر کند.
- اتلاف کمتر زمان
به علت جریان مواد، کارگران لازم نیست مدت زمان طولانی منتظر باشند؛ لذا اتلاف زمان به حداقل خواهد رسید. این هدف از دو راه محقق می‌شود:
- توجه کارکنان فقط زمانی به اتلاف‌ها جلب می‌شود که نقص جدی در کار سیستم به وجود آید
- آن‌ها نیازی به صرف وقت زیاد برای بررسی و تحلیل کردن داده‌ها و نظایر آن ندارند؛ زیرا سیستم کنترل تولید تمامی محاسبات لازم را انجام داده است.
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
سیستم کنترل تولید طوری طراحی و پیکربندی شده است که با توجه به شرایط و فرآیندهای تولید، بیشترین صرفه‌جویی را در هزینه‌های تولید ایجاد کند.
- توقف‌های کمتر کار
سیستم کنترل تولید از توقف‌های کار و هدررفت زمان می‌کاهد؛ لذا تأخیر اعزام کالا به مشتریان بسیار نادر است.
همچنین بخوانید: نرم افزار خرید
سیستم کنترل تولید به چه الزاماتی در سازمان نیاز دارد؟
برای موفقیت‌آمیز بودن مدیریت فرآیندهای تولید، سیستم کنترل تولید مناسب و مؤثر نیاز به ساختار سازمانی سالم، اطلاعات قابل اعتماد، درجه نسبتاً بالایی از استانداردسازی و کارکنان آموزش‌دیده دارد. در ادامه به عواملی می‌پردازیم که برای موفقیت سازمان در زمینه کنترل تولید، ضروری هستند.
- اطلاعات مربوط به الزامات و ظرفیت‌های تولید به شرح زیر:
- دانش کامل درباره محصولاتی که باید تولید شوند
- اطلاعات دقیق درباره تعداد و انواع هر دستگاه و واحد پردازش به همراه داده‌های کامل فهرست شده بر حسب قدرت، سرعت و فیدهای همه دستگاه‌ها
- اطلاعات دقیق درباره زمان و توالی عملیات مربوط به هر قسمت از محصول نهایی و برای محصول نهایی به‌طور کلی
- اطلاعات دقیق و روزآمد درباره کل نیازهای مواد اولیه، مواد موجود در فروشگاه‌ها، مقادیر قابل خریداری و زمان لازم برای دریافت آن‌ها
- دانش لازم درباره در دسترس بودن ابزارهای ویژه‌ای مانند جیگ‌ها و وسایل مورد نیاز برای هر قسمت
- اطلاعات مربوط به نیروی کار در کارخانه و ظرفیت‌های تولیدی‌شان
- اطلاعات مربوط به زمان صرف شده و هزینه‌های مربوط به عملکرد قبلی
- سوابق بهترین عملکرد در کارهای مشابه با بهترین ترکیب ابزارها، فیدها و سرعت
- دانش دقیق درباره پیشرفت کار در فرآیند
- موارد زیر باید مطابق با استانداردهای علمی تعیین شده باشند:
- مواد ساختنی و خریداری شده
- ابزارها و تجهیزات، تا حد امکان
- عملیات در تمام قسمت‌ها فقط طبق طراحی و فرآیندهای تعریف شده
- استانداردهای تولید براینیروی کار
- بازرسی کافی برای اطمینان از حفظ کیفیت
- گزارش‌های مربوط به عملکرد تولید در مقایسه با تولید برنامه‌ریزی شده
- بهترین ساختار سازمان به شرح زیر تنظیم شده باشد:
- پشتیبانی از سوی مدیریت عالی با آگاهی کامل درباره نیاز به سیستم کنترل تولید و نیز از سوی تمامی افراد دارای نفوذ در سازمان یا کسانی که در نتایج تصمیم‌گیری‌های سازمانی مؤثر هستند.
- کارکنان بازرسی این موضوع را کاملاً درک کنند که قرار است برنامه کارشان توسط مدیر سیستم مذکور تعیین شود و نباید آن را به‌عنوان ابزار قدرت فردی دیگر در سازمان در نظر بگیرند.
- آمادگی کارکنان
- کارکنان باید عملیات برنامه‌ریزی شده را درک کنند
- آن‌ها باید کاملاً آموزش دیده باشند تا نسبت به الزامات سیستم کنترل تولید کاملاً توجیه باشند
- باید به‌صورت اصولی پاداش بگیرند تا علاقه‌مندی‌شان به کار کردن با سیستم و همکاری با دیگران در این خصوص بیشتر شود.
نتیجه‌گیری
کسب و کارها در مواجهه با فرآیندهای تولید که پیوسته و لازم و ملزوم یکدیگر هستند، نیاز به سیستمی دارند که بتوانند تمامی مراحل کار تولید را تحت کنترل بگیرند. سیستم کنترل تولید این مهم را با ساز و کاری مهندسی، دقیق و محاسباتی بر مبنای اطلاعات آنی انجام می‌دهد. با توجه به این‌که در یک سوی فرآیندهای تولید، مشتریان کسب و کار قرار دارند و افزایش رضایتمندی آنان جزء اهداف راهبردی سازمان است، لذا پیکربندی سیستم کنترل تولید باید به‌طور حساب‌شده صورت گیرد. سیستم کنترل تولید تیمیار در تنگاتنگی با سیستم ERP به بهترین شکل می‌تواند برنامه‌ریزی تولید را برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و اتلاف‌های کمتر و متناسب با واقعیت‌های موجود انجام دهد.