نرم افزار نگهداری و تعمیرات در یک نگاه
نرم افزار نگهداری و تعمیرات به بهینه‌سازی یکی از کلیدی‌ترین منابع سازمان مربوط می‌شود؛ یعنی دارایی‌ها. اما چرا برای رو به راه بودن منابعی نظیر ماشین‌آلات و تجهیزات سازمان، سیستمی نرم‌افزاری لازم است؟ ساز و کار این سیستم برای روزآمد شدن نگهداری و تعمیرات تجهیزات بخش‌های مختلف تولید چیست؟ برای آن‌که درباره این سیستم، امکانات و کارکردش بیشتر بدانید، با این مطلب تیمیار همراه باشید. در ادامه سعی می‌کنیم که کمی در چند و چون این رویکرد سیستمی نگهداری و تعمیرات، دقیق شویم و از چگونگی تطبیق آن با نیازمندی‌های کسب و کارها بگوییم. لذا این مطلب در پی پاسخگویی به سؤالات زیر است:
- نرم افزار نگهداری و تعمیرات (نرم افزار نِت) چیست و ساز و کار مدیریت این مهم در نرم افزار ERP تیمیار چگونه است؟
- برای انتخاب کردن سیستم نگهداری و تعمیرات مناسب برای فرایند مدیریت تولید کسب‌وکارمان، چه مقدمات و معیارهایی را باید در نظر بگیریم؟
- این سیستم چه اجزایی دارد و چگونه به تحقق اهداف تولید کمک می‌کند؟
- اجزای فرآیندی نگهداری و تعمیرات در این نرم‌افزار کدامند و چرا به‌کارگیری چنین سیستمی برای سازمان‌ها لازم است؟
نرم افزار نگهداری و تعمیرات چیست؟
نگهداری و تعمیرات به فرآیندی برای محافظت کردن از دارایی‌ها و منابع سازمان همراه با کنترل کردن زمان و هزینه‌ها اطلاق می‌شود؛ در نتیجه، می‌تواند کارایی فرآیند تولید را ارتقا دهد. امروزه مدیریت این کار از فرآیندی قدیمی، خسته‌کننده و دستی به سیستمی با عنوان «سیستم کامپیوتری نگهداری و تعمیرات (CMMS: Computerized Maintenance Management System) یا همان «نرم افزار نگهداری و تعمیرات (Maintenance Management Software)» تبدیل شده است. این سیستم تمامی اَشکال برنامه تعمیر و نگهداری را به‌صورت متمرکز برنامه‌ریزی، ردیابی، اندازه‌گیری و بهینه می‌کند و این کاری است که نرم‌افزار نت تیمیار انجام می‌دهد. در ادامه می‌توانید برخی از مهم‌ترین کارکردهای این سیستم را مرور کنید.
- سیستم نگهداری و تعمیرات صرفاً نرم‌افزار نیست؛ بلکه ترکیبی است از نرم‌افزار، بهترین شیوه‌ها و کارکنان آموزش دیده که همگی بر روی یک هدف متمرکز هستند.
- برنامه‌های تعریف شده در نرم افزار نگهداری و تعمیرات، قابل سفارشی‌سازی هستند و برای انواع عملیات نگهداری قابل انجام در کارخانه تنظیم می‌شوند.
- چه از برنامه نگهداری و تعمیرات مبتنی بر شرایط استفاده کنید؛ مانند تعمیر و نگهداری پیش‌بینی شده و یا از برنامه‌ای مبتنی بر زمان مانند تعمیر و نگهداری پیشگیرانه، مهم است که برنامه‌تان را بر روی نوع نگهداری مورد استفاده و نقش آن در سازمانتان متمرکز کنید.
- نرم افزار نگهداری و تعمیرات به مدیران کمک می‌کند تا سفارش‌های کاری تکراری را با اطلاعاتی نظیر مکان، تاریخ خدمات و شماره سریال، ثبت، نگهداری و ردیابی کنند. انطباق بهتر با سیستم‌های حسابرسی دیجیتال، برنامه ریزی تولید، مدیریت منابع سازمان و شناسایی کردن فرصت‌های صرفه‌جویی در هزینه‌ها با امکان گزارش‌گیری پیشرفته و نظارتی کارآمد، از دیگر قابلیت‌های این سیستم هستند.
چرا برای عملیات نگهداری و تعمیرات سازمان، تدوین کردن راهبرد لازم است؟
نرم افزار نگهداری و تعمیرات را غالباً به‌گونه‌ای طراحی می‌کنند که بتوانند آن را در چارچوب راهبرد سازمان برای عملیات مذکور مستقر و اجرا کنند. توجه کردن به مسئله نگهداری و تعمیرات دارایی‌ها از منظر راهبرد هم نمایانگر اهمیت این منابع برای انجام عملیات اصلی سازمان است و هم این کار را به شکلی نظام‌مند و اصولی پیش می‌برد. چنین راهبردی نتایج زیر را برای کسب و کارها در بر دارد:
- کاهش زمان خرابی ماشین‌آلات تولید و تضمین در دسترس بودن آن‌ها
- کاستن از هزینه‌های نگهداری و عملیاتی و قابل پیش‌بینی کردن آن‌ها
- بهینه‌سازی عملکرد تأسیسات و فرآیندهای تولید
- ایمنی مطلوب تجهیزات و کارکنان
- ارتقای رضایت‌مندی مشتریان
- افزایش عمر مفید تجهیزات و ماشین‌آلات
نرم افزار نگهداری و تعمیرات چه ارتباطی با راهبرد سازمان برای این کار دارد؟
این سیستم به تدوین کردن راهبردی جامع برای نگهداری و تعمیرات دارایی‌های سازمان کمک می‌کند و در عین حال، ایجاد برنامه‌هایی خاص را برای قطعات مختلف تجهیزات فراهم می‌کند. در مجموع، برای این‌که چنین سیستمی بتواند کارش را به بهترین شکل انجام دهد، باید رویکردهای زیر را در این خصوص در نظر بگیرید و در آن اعمال کنید:
- نگهداری پیشگیرانه قبل از وقوع خرابی را جدی بگیرید و برای آن تمهیدات مشخصی داشته باشید.
- تعمیر و نگهداری واکنشی را پس از وقوع خرابی انجام دهید.
بنابراین، قبل از رفتن به سراغ نرم افزار نگهداری و تعمیرات شاید بهتر باشد که شرایطتان را از نظر تعمیر و نگهداری واکنشی یا پیشگیرانه تحلیل کنید. در واقع، هنگام تصمیم‌گیری درباره راهبرد مناسب برای نگهداری و تعمیرات یک دارایی معین، لازم است هم ارزش تجهیزات و هم هزینه خرابی را با توجه به معیارهای زیر در نظر بگیرید.
- هزینه‌های تعمیر یا تعویض تجهیزات یا قطعات
- زیان مالی مرتبط با خرابی
پیش از انتخاب کردن نرم افزار نگهداری و تعمیرات، چه اقداماتی را باید طبق راهبرد سازمان برای این کار انجام دهیم؟
انتخاب کردن سیستم نگهداری و تعمیرات مناسب همیشه فرآیند ساده‌ای نیست. تجهیزات صنایع مختلف، اقسام متنوع و بازده سرمایه‌گذاری (ROI) متفاوتی دارند. در نتیجه، برای به‌کارگیری چنین سیستمی باید به الزاماتی در سازمانتان توجه کنید. در ادامه به مهم‌ترین اقدامات این کار اشاره می‌کنیم.
جایگاه کلی سازمانتان را ارزیابی کنید.
در این مرحله لازم است که دارایی‌ها را بر اساس نوع تجهیزات و میزان اهمیتشان برای موفقیت عملیاتی کسب و کارتان بررسی کنید. مثلاً قفل کمد لوازم به اندازه قطعه‌ای مهم و دخیل در خط تولید نیاز به توجه ندارد. برای این منظور، مدیران عملیاتی و کاربران نرم افزار نگهداری و تعمیرات باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) قابل سنجشی را شناسایی کنند؛ از جمله این‌که:
- چند درصد از تعمیر و نگهداری دارایی‌ها پیشگیرانه خواهد بود؟
- نسبت ایده‌آل نوع واکنشی به پیشگیرانه چقدر است؟
- کدام امکانات سیستم نگهداری و تعمیرات اولویت بیشتری دارند؟
- بزرگ‌ترین چالش فعلی دارایی‌های دخیل در تولید چیست؟
برای این کار باید داده‌های سازمانی فعلی‌تان را ارزیابی کنید؛ مواردی نظیر: میزان اهمیت، زمان به‌کارگیری یا در دسترس بودن، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات و نرخ خرابی دارایی‌ها. با انجام دادن این کار، «تصویر بزرگ» مربوط به ساختار نرم افزار نگهداری و تعمیرات فعلی سازمانتان را به دست می‌آورید.
انواع راهبردهای قابل تعریف در نرم افزار نگهداری و تعمیرات را درک کنید.
این راهبردها دو نوع کلی دارند:
- نگهداری و تعمیرات اصلاحی (واکنشی): این راهبرد می‌تواند به شکل تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی شده یا بدون برنامه باشد. این کار در حالت برنامه‌ریزی نشده، ماهیتی نامنظم دارد و برای یافتن، جداسازی و رفع عیب به کار می‌رود. نوع واکنشی مستلزم رفع نقصی است که باعث اختلال در عملکرد تجهیزات شده است؛ مثل خاموش شدن خط تولید. این راهبرد باعث می‌شود تا مثلاً قطعه‌ای دوباره کار کند، اما تضمین نمی‌کند که چنین کارکردی بهینه یا پایدار باشد. این راهبرد در نرم افزار نگهداری و تعمیرات به‌عنوان تعمیر نقصی ثبت و مدیریت می‌شود که شناسایی شده است.
- سیستم نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM:Preventive Maintenance): این روش مستلزم بررسی‌هایی معمول است تا از بروز مشکل در کارکرد تجهیزات جلوگیری شود. این کار را می‌توانیم در نرم افزار نگهداری و تعمیرات با توجه به معیارهای استفاده، شرایط عملکرد یا نظارت بر دارایی در فواصل زمانی معین تعریف کنیم. نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه معمولاً تعمیر یا تعویض برنامه‌ریزی شده قطعه یا رفع خرابی را در بر می‌گیرد؛ لذا در این روش، نقاط شکست را از قبل شناسایی می‌کنند تا عملیات واکنشی کمتری لازم باشد. برنامه‌های پیشگیرانه CMMS به اعضای تیم سازمان کمک می‌کنند تا بدانند که دقیقاً چه زمانی کار را باید انجام دهند. از سوی دیگر، چنین برنامه‌ای ممکن است تکراری و پرهزینه و منجر به «تعمیر بیش از حد» شود؛ بنابراین، برقراری تعادل در آن لازم است.
تحلیل مسیر بحرانی را برای دارایی‌ها انجام دهید.
تحلیل مسیر بحرانی در نرم افزار نگهداری و تعمیرات نوعی فرآیند ارزیابی است که اهمیت هر دارایی را برای عملکرد و خروجی کسب و کارتان مشخص می‌کند. با چنین تحلیلی، هر دارایی در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌گیرد:
- حیاتی: دارایی‌هایی که برای عملکرد کسب و کارتان حیاتی هستند.
- مهم: دارایی‌هایی که برای تولید مهم هستند اما حیاتی نیستند.
- ثانویه: دارایی‌هایی که نقش عمده‌ای در زمینه تولید ندارند؛ مثل عملکرد تأسیسات.
چنین تحلیلی کمکتان می‌کند تا منابع سازمانتان را کارآمدتر مدیریت کنید و اولویت دارایی‌های حیاتی‌تان را بشناسید.
برای هر دارایی یک راهبرد نگهداری و تعمیرات تخصیص دهید.
در این مرحله، لازم است که تک تک تجهیزاتتان را بر اساس دو عامل هزینه خرابی و سهولت نظارت ارزیابی کنید تا بعداً در نرم افزار نگهداری و تعمیرات بتوانید برای آن‌ها راهبرد مناسبی را تعریف کنید. برای این منظور، بهتر است هزینه خرابی تجهیزات تولید و نظارت بر آن‌ها را از دیدگاه‌های زیر بررسی کنید:
- خرابی دستگاه مورد نظر چقدر بر کسب و کارتان تأثیر می‌گذارد؟
- آیا ممکن است که سلامت و ایمنی تیمتان را نیز به خطر بیندازد؟
- آیا قطعات جایگزین به آسانی در دسترس هستند؟
- آیا می‌توانید معیارهایی پیشبینانه برای جلوگیری کردن از خرابی در نرم افزار نگهداری و تعمیرات تعریف کنید؟
- آیا هزینه خرابی تجهیزات، تخصیص منابع برای نظارت بر دارایی را توجیه می‌کند؟
- آیا منابعی را برای نظارت بر دارایی مورد نظر در بودجه پیش‌بینی کرده‌اید؟
موانع دسترسی به داده‌های آنی را رفع کنید.
یکی از قابلیت‌های نرم افزار نگهداری و تعمیرات ثبت و نگهداری کردن داده‌های مربوط به نحوه سرویس و مراقبت از دارایی‌ها است. تبادل اطلاعات سایر سیستم‌های سازمان از جمله نرم افزار ERP با این سیستم باید به‌گونه‌ای باشد که کاربران به آسانی بتوانند به‌صورت آنی به اطلاعات تجهیزات دسترسی پیدا کنند. برخی از چنین داده‌هایی عبارتند از:
- دستورالعمل‌های تولیدکنندگان
- سوابق داخلی تولید
- بهترین شیوه‌های صنعتی
بر اساس این اطلاعات، می‌توانید رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOP: Standard Operating Procedures) را برای اعضای تیم نگهداری و تعمیرات سازمانتان تدوین کنید تا مطمئن شوید که این عملیات را به درستی انجام خواهند داد. در صورت لزوم باید آموزش‌های اضافی را برای این کار در نظر بگیرید.
در دسترس بودن منابع را جدی بگیرید.
سازمان‌ها عمدتاً منابع نسبتاً محدودی را برای نگهداری و تعمیرات دارایی‌ها اختصاص می‌دهند. مدیران ممکن است برای اجرای موفقیت‌آمیز فرآیندهای پیش‌بینی شده در نرم افزار نگهداری و تعمیرات به منابع اضافی زیر نیاز داشته باشند:
- بودجه
- نیروی انسانی
- ابزار کار، مثل زیرساخت شبکه، تجهیزات کامپیوتری و ...
- فهرست تفصیلی دارایی‌ها گزارش شده از سیستم مالی
- اطلاعات سایر سیستم‌های مرتبط
در اینجا باید دقت کنید که برنامه مستمر نگهداری و تعمیرات را برای تجهیزاتی تدوین نکنید که به ندرت به کار می‌روند. البته تغییر دادن یکباره برنامه نگهداری هر دارایی، واقع‌بینانه یا قابل انجام نیست. می‌توانید تحلیل ROI نگهداری دارایی‌هایتان را انجام دهید تا بررسی کنید که:
- کدام تجهیزات اهمیت بیشتری برای کسب و کارتان دارند و اگر به درستی سرویس نشوند، بیشترین هزینه را روی دستتان خواهند گذاشت.
- برای کدام تجهیزات باید در نرم افزار نگهداری و تعمیرات بیشترین خرابی و هزینه را در نظر بگیرید.
ارتباط بین اجزای مختلف نرم افزار نگهداری و تعمیرات را پیش‌بینی کنید.
موفقیت‌آمیزترین راهبردهای نگهداری و تعمیرات از کارِ گروهی و روابط مطلوب حاصل می‌شوند. در سایه چنین روابطی در چارچوب این سیستم:
- اطلاعات مهم را از دست نمی‌دهید
- دامنه کار نگهداری و تعمیرات را درک می‌کنید
- کل فرآیند را به‌صورت روان و کارآمد پیش می‌برید
ممکن است بخواهید برای کار با نرم افزار نگهداری و تعمیرات و تعریف کردن بهتر روابط کاری، تیم یا کمیته جداگانه‌ای را برای این کار اختصاص دهید؛ در این‌صورت، بهتر است کارکنان تعمیر و نگهداری، مهندسی و عملیات را درگیر کنید تا از مجموعه مهارت‌ها و تخصص هر بخش برخوردار شوید و نرخ پذیرش مطلوبی را در کسب و کارتان به وجود آورید.
نرم‌افزاری را برگزینید که پیشرفت کارتان را به‌طور اصولی رصد و گزارش کند.
لازم است پیشرفتتان را در طی زمان به کمک نرم افزار نگهداری و تعمیرات بسنجید. در این‌صورت، می‌توانید تعیین کنید که چه کاری مطابق انتظار پیش می‌رود و چه بخشی تنظیماتی خاص لازم دارد. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که تیمتان برای کار با نرم‌افزار مذکور به آموزش‌های بیشتری نیاز دارد. یا ممکن است نیاز به مواد، ابزار و قطعات یدکی جدید را تشخیص بدهید. سیستم مدیریت نگهداری کامپیوتری می‌تواند این کار را با تحلیل KPI ها و ارائه گزارش‌های داده‌ای معنادار برایتان ساده‌تر کند. بنابراین، بهتر است چنین امکاناتی در نرم‌افزار انتخابی‌تان،کامل و جامع باشند. برخی از مفیدترین KPI های مذکور را در ادامه آورده‌ایم.
مدیران صنایع چه انتظاراتی باید از نرم افزار نگهداری و تعمیرات داشته باشند؟
شاید بهترین توصیف برای برآیند انتظارات صاحبان کسب و کارها از این سیستم، دستیابی به چشم‌اندازی واقعی است نسبت به بهبود خدمات نگهداری و تعمیرات و بهینه سازی هزینه‌های آن. بنابراین مدیران صنایع از استقرار چنین سیستمی انتظار دارند که:
- هزینه‌های نگهداری و تعمیرات دارایی‌هایشان بهینه شوند.
- با دسترسی داشتن به داده‌ها به‌صورت متمرکز بتوانند وضعیت کاری تجهیزات را بررسی و محاسبه هزینه‌ها را تسهیل کنند.
- از زمان مداخله تیم‌های داخلی و ارائه‌دهندگان خدمات به هر یک از تجهیزات صنعتی به‌صورت ساختاریافته مطلع شوند.
- هزینه قطعات یدکی اختصاص داده شده به هر دارایی را در سیستمی متمرکز ثبت، محاسبه و تحلیل کنند.
- هزینه مواد مصرفی، روغن‌ها و روان‌کننده‌ها را بدانند.
- هزینه نگهداری پیشگیرانه، اصلاحی و کنترل‌های نظارتی را برای هر دستگاه برآورد کنند.
- بر خرابی و توقف خطوط تولید نظارت داشته باشند و آن را به‌صورت نظام‌مند کاهش دهند.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات چگونه می‌تواند در تحقق اهداف سازمانی مؤثر واقع شود؟
تحلیل گزارش‌های سیستم نگهداری و تعمیرات به مدیران کمک می‌کند تا هزینه‌ها را بهتر کنترل کنند و نگهداری از دارایی‌های ارزشمند را به‌طور اصولی و کارآمد برنامه‌ریزی کنند و مطمئن شوند که خرابی‌های جدی حداقلی خواهند بود. این سیستم از طریق موارد زیر می‌تواند تحقق اهداف کسب و کارها را تضمین کند.
- کنترل هزینه یا بودجه: نرم افزار نگهداری و تعمیرات اطلاعات لازم را برای تخصیص‌دهی صحیح وجوه از بودجه در اختیار مدیران قرار می‌دهد. در این‌صورت، مثلاً مدیر تعمیر و نگهداری می‌تواند قطعه جایگزینی برای یک دارایی را حسب مورد از نوع گران‌تر و بادوام بخرد.
- زمانبندی کار و تخصیص منابع: زمانبندی کار و تخصیص زمان و منابع انسانی در سیستمی نظیر تیمیار به‌گونه‌ای صورت می‌گیرد که بیشترین بهره‌وری را ایجاد کند. سیستم نگهداری و تعمیرات به مدیران درک کاملی از فرآیند کلی این کار فراهم می‌کند تا درباره اولویت فعالیت‌های مختلف تصمیم بگیرند. مثلاً چنانچه مدیر تعمیر و نگهداری نیاز به تأییدیه تحویل به‌موقع محصولی داشته باشد، ممکن است تصمیم بگیرد که تعمیر یا نگهداری لیفتراک را در اولویت قرار دهد تا مطمئن شود که محصول را می‌تواند بدون وقفه به بارانداز انتقال دهد.
- انطباق و مقررات: نرم افزار نگهداری و تعمیرات به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مقررات محلی و منطقه‌ای مطلع شوند و آن‌ها را دقیقاً رعایت کنند.
- کمینه‌سازی زمان خرابی یا اتلاف: این سیستم با تعریف کردن نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی شده و ساختارمند به کاهش اتلاف زمان تولید ناشی از خرابی ماشین‌آلات کمک می‌کند.
- افزایش عمر مفید دارایی‌ها: سازمان‌ها بر روی ماشین‌آلات تولیدی سرمایه‌گذاری زیادی می‌کنند. نرم افزار نگهداری و تعمیرات کمک می‌کند تا صاحبان صنایع مطمئن باشند که تجهیزات و زیرساخت ها همواره در شرایط مطلوبی هستند. عملیات تعمیر و نگهداری منظم، عمر مفید ماشین‌آلات، تأسیسات و سایر اجزای تولید را افزایش می‌دهد.
- کشف روند تعمیر و نگهداری: بررسی کردن سوابق نگهداری و تعمیرات به مدیران کمک می‌کند تا تصویر واضحی به دست آورند درباره آنچه که دقیقاً اتفاق افتاده است. برای مثال، نرم افزار نگهداری و تعمیرات می‌تواند مشخص کند که چرا یک دارایی خاص عملکرد ضعیفی دارد.
نتیجه‌گیری
نرم افزار نگهداری و تعمیرات سیستمی سازمانی است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا این عملیات را خودکار، دیجیتال و بهینه کنند. به کمک نرم افزار مدیریت تولید تیمیار می‌توانید:
- سفارشات کاری را اولویت‌بندی کنید
- زمان خرابی تجهیزات را کاهش دهید
- کارایی کارکنانتان را بیشینه کنید
- بودجه مربوط به عملیات نگهداری و تعمیرات را به‌صورت اصولی و متمرکز مدیریت کنید.
بنابراین، این سیستم شیوه‌های نگهداری پیشگیرانه و پیش‌بینی کننده را استاندارد و داده‌ها را متمرکز می‌کند و ایمنی، شفافیت و همکاری را در سازمان ارتقا می‌دهد.
