مدیریت فرمها و فرآیندها، راهکاری مناسب جهت توسعه سریع و آسان فرمها و جریان‌های کاری است. با استفاده از این ابزار، فرم‌های مرتبط با کسب وکار، بدون نیاز به کدنویسی طراحی شده و با فراخوانی فرم دلخواه، در اختیار افراد سازمان قرار می‌گیرد. نرم‌افزار مدیریت فرمها و فرایندها در ERP تیم‌یار، زیرسیستم یا قسمتی از ماژول اقدام این ERP است. ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار، با توجه به دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مورد نیاز یک کسب و کار، امکان طراحی و استفاده از فرمها و جریان کاری‌های متفاوت را در واحد‌های سازمانی مختلف به کاربران و مخاطبین سیستم می دهد. طراحی مناسب فرمها و جمع آوری داده‌های صحیح منجر به کاهش تولید اطلاعات غلط و اشتباهات سهوی شده و آرشیو صحیح اطلاعات را به همراه دارد.
در نرم افزارمدیریت فرمها و فرایندهای یکپارچه، قابلیت اتصال هر یک از اقدامات به سایر اقلام اطلاعاتی در واحد‌های مختلف نظیر پروژه‌ها، جلسات، اسناد و CRM وجود دارد. امکان استفاده از فرمها در هر یک از اقلام اطلاعاتی (فاکتور فروش، پرونده پرسنلی، رسید انبار، نامه اتوماسیون، ...) وجود دارد. این موضوع، عمده مشکلات سیستم‌های جزیره‌ای را پوشش داده و به دلیل انتقال لحظه‌ای اطلاعات زیرسیستم‌ها، بدون دخالت کاربر، امکان بروز خطا و عدم همخوانی اطلاعات را به شدت کاهش داده است.
سیستم مدیریت فرمها و فرایندها یکپارچه تیم‌یار ، زیر سیستم یک ماژول مستقل بوده که یک بستر مناسب را جهت تعریف جریان‌های کاری (گردش کار)، پیگیری اقدامات و تسک‌ها، تعریف فرم‌های مورد نیاز سیستم‌های مختلف یک کسب و کار را فراهم آورده است. نرم افزار مدیریت فرمها و فرایندها تیم‌یار با سیستم‌های ارتباط با مشتری ( CRM ) ، مدیریت پروژه ، پورتال (سایت)، منابع انسانی و ... به صورت یکپارچه در ارتباط است.
زیرسیستم‌های نرم افزار مدیریت فرمها و فرایندها تیم‌یار
ویژگی‌های کلیدی نرم افزار مدیریت فرمها و فرایندها تیم‌یار
نرم افزار مدیریت فرمها و فرایندهای تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت فرمها و فرایندها تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. نرم افزار مدیریت فرمها و فرایندهای تیم‌یار مانند دیگر سیستم‌های ERP تیم‌یار، سیستمی از این مجموعه قوی بوده و در جهت مدیریت فرمها و فرایندها کاربرد بسیار ویژه‌ای دارد. این سیستم زمانی مؤثر و مفید است که در کنار سیستم‌های مدیریت اقدامات (تسک‌ها)، مدیریت پروژه، مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، سایت (پورتال)، مدیریت ارتباط با مشتری، منابع انسانی و سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مرتبط با اطلاع رسانی‌های درون و برون سازمانی حیات داشته و در کنار هم و به‌صورت یکپارچه همراه باشند.
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، فرمها، بیانگر مسئولیت فرد ثبت‌کننده اطلاعات است و به عنوان اسناد و مدارک جهت بایگانی و ذخیره اطلاعات محسوب می‌شود. با طراحی صحیح فرمها می‌توان به جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ایجاد ارتباط مناسب و صحیح دست یافت. در تمام مراحل و یا مراحل خاصی از جریان‌کار می‌توان فرم‌های موردنظر را فراخوانی نمود، تا کاربر و مسئول آن مرحله طبق فیلدهایی (اجباری و غیر اجباری) که در فرم وجود دارد اطلاعات لازم را تکمیل نماید.
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، در زمان ثبت اقدام جدید می‌توان یک فرم را جهت نمایش در اقدام، فراخوانی و انتخاب کرد .
| فراخوانی فرم در هدر اقدام جدید |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، در هریک از مراحل اقدام می‌توان فرم مورد نظر را به صورت دستی فراخوانی کرد.
| فراخوانی فرم در یک مرحله خاص |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، باید در تنظیمات جریان کار یک فرم را به صورت تکرار شونده انتخاب کرد، پس از ایجاد اقدام جدید و فراخوانی جریان کار مورد نظر فرم ثبت شده به صورت تکرار شونده در همه مراحل نمایش داده می‌شود.
| فراخوانی فرم به صورت تکرار شونده |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، فرمها را می‌توان باتوجه به پارامترهای تعداد ستون، نوع فیلد، اعتبارسنجی و ... سفارشی سازی کرد و دسترسی مشاهده و استفاده از فرم مورد نظر برای کاربران را محدود کرد.
| امکان سفارشی‌سازی فرمها |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، ثبت تنظیمات ارسال پیامک در مرحله مورد نظر با استفاده از نماد پیامک و ارسال پیام در مرحله مورد نظر به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.
| امکان ارسال و دریافت پیامک |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، ثبت تنظیمات ارسال پست الکترونیک در مرحله مورد نظر با استفاده از نماد پست الکترونیک و ارسال آن در مرحله مورد نظر به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.
| امکان ارسال و دریافت پست الکترونیک |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، درصورتی که فیلد نوع " انتخاب چندتایی " انتخاب شود، در فیلد مقدار لیست‌های زیر را در فیلد مورد نظر به کاربر نمایش داد.
| فیلد مقدار |
| قرار دادن فیلدهای مخصوص |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، با استفاده از این ویژگی می‌توان جریان کاری‌های ساده/ بین ردهای و بین بخشی به جهت ایجاد ارتباط میان بخش‌ها و ردهای متفاوت، ایجاد کرد.
| ایجاد جریان کار بین بخشی/ بین ردهای در تب BPMN سازمان ایجاد اقدام در رده مرحله 1 ایجاد اقدام در رده مرحله 2 ایجاد اقدام در رده مرحله 3 |
در نرم افزار فرمها و فرایندها تیم‌یار، امکان ایجاد انواع گزارش‌های یکپارچه از طریق راهکار هوش تجاری تیم‌یار وجود دارد. همچنین توانایی استفاده و مشاهده این گزارش های تحلیلی و ترکیبی بر روی داشبورد مدیریتی به‌صورت جداگانه وجود دارد.
| گزارش اقدامات با جریان کار مشخص |
| گزارش اقدامات بسته شده
|