نرم افزار BPMS، تاریخچه و ویژگی ها

نرم افزار BPMS مخفف (Business Process Management Software) یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. این سیستم نرم ‌‌افزاری در واقع ساختار دیجیتالی‌شده مفهومی به نام BPM است. در یک تعریف ساده BPM را می‌توان این‌گونه تعریف کرد؛ «مفهومی که بر ایجاد، شناسایی، بهبود و پایش فرایندهای کسب‌وکار تاکید دارد تا با بهتر کردن آن‌ها عملکرد کلی سازمان را اثربخش و کارآمد کند». در این مقاله می‌خواهیم با BPM و BPMS آشنا شویم، به مقایسه BPMS و ERP بپردازیم و مزایای استفاده از هرکدام را در کسب‌‌وکارها بررسی کنیم.

BPM از کجا آمده است؟

BPM یا مدیریت فرایندهای کسب‌وکار هر پروژه‌ را مجموعه‌ای از فرایندهای مختلف می‌بیند و بر این اصل تاکید می‌کند که بهبود فرایندهای موجود در هر پروژه باعث ارتقای سطح آن و بهتر شدن نتیجه‌اش می‌شود. این بهتر شدن می‌تواند شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری نیروی انسانی، استفاده از حداکثر ظرفیت خطوط تولید و زیرساخت‌های موجود و استفاده بهینه از مواد اولیه باشد. البته این نگاه که هر پروژه‌ از مجموعه‌ای از فرایندهای مختلف تشکیل شده است مربوط به چند دهه و سال‌های اخیر نیست. مصریان و رومیان باستان از همان ابتدا نیز به اهمیت بهبود فرایندها و بالا بردن کیفیت و سرعت آن‌ها برای گسترش امپراتوری‌هایشان پی برده بودند.

شاید صحیح‌تر این باشد که ریشه BPM را در دوران باستان جستجو کنیم، اما آن‌چه را که امروز به عنوان دستورالعملی مدون می‌شناسیم «فردریک تیلور» در قرن ۱۹ میلادی به جهان کار و صنعت معرفی کرد. در سال ۱۹۱۱ تیلور کتابی را با عنوان «قواعد مدیریت علمی» منتشر کرد. او در این کتاب به تشریح اصولی پرداخت که با استفاده از آن‌ها سازمان‌ها و صنایع قادر خواهند بود بهره‌وری را به شکل چشم‌گیری افزایش دهند.

نرم افزار BPMS

اما به سراغ نرم‌ افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آن‌ها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.

در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.

در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسب‌وکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.

در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسب‌وکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم‌ افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌‌وکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آن‌‌ها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (BPMS) است.

 نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکار‌سازی فرایند‌هایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسب‌‌وکارها می‌گذارد.

برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسب‌وکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیش‌تر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر‌ می‌شوند.

فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آن‌‌ها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.

شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آن‌ها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.

نرم افزار BPMS و ERP

نرم افزار ERP یا Enterprise Resource Planning یک سیستم نرم افزاری جامع است که در آن نرم افزارها و سیستم‌های مختلف به منظور ایجاد یکپارچگی و انعطاف‌پذیری سازمانی در قالب یک نرم افزار واحد در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. البته مفهوم ERP چیزی فراتر از چند سیستم و نرم افزار است و حوزه‌های گسترده و عمیق زیادی را شامل می‌شود. نرم افزارهای ERP معمولا به صورت ماژولار ارایه می‌شوند و این‌که بگوییم در این سیستم وجود یا عدم وجود یک نرم افزار ممکن یا غیر ممکن است وجود ندارد. انعطاف‌پذیری این سیستم‌های نرم‌ افزاری باعث می‌شود کسب‌وکارها در هر زمان که نیاز داشته باشند بتوانند یک نرم افزار یا سیستم دیجیتالی جدید را به مجموعه نرم افزاری موجود خود اضافه کنند.

بنابراین می‌توان گفت در تمام سیستم‌های ERP یک نرم افزار BPMS به صورت پیش‌فرض وجود دارد و سیستم جداگانه‌ای تحت عنوان BPMS  با اسامی مختلف در این نرم‌افزارها نمی‌توان پیدا کرد. مزیت وجود BPMS در نرم افزار ERP اینست که داده‌های موجود در فرایندها در لحظه با تمام بخش‌های درگیر با یک پروژه در سازمان به‌ اشتراک گذاشته می‌شود و واحدهای مختلف نیازی به برقراری تماس‌ از کانال‌های گوناگون برای پیشبرد پروژه‌ها ندارند. این مزیت باعث می‌شود تا بسیاری از مراحل پیشرفت پروژه به صورت خودکار پیش رود و نیازی به صرف زمان زیاد برای برگزاری جلسات هماهنگی و غیره نباشد.

مزایای استفاده از نرم‌ افزار BPMS در سازمان

چابکی

وقتی از چابکی فرایندهای سازمانی صحبت می‌کنیم منظورمان خودکارسازی فرایندهای روزانه، کوتاه کردن مسیر جریان‌های کاری و افزایش بهره‌وری سازمانی‌ست. وجود فرایندهای چابک به کسب‌وکارها امکان می‌دهد با جریان‌ها و نوسانات بازار اگر نگوییم کامل ولی تا حد زیادی همراه شوند و نه تنها از این نوسان‌ها آسیبی نبیند بلکه به چشم فرصتی برای رشد به آن نگاه کنند. زمانی که سازمان از نرم افزار BPMS برای تعریف و پیاده‌سازی فرایندهایش استفاده می‌کند سه گام مهم را عملیاتی می‌کند.

در گام نخست فرایندهای خود را منعطف می‌کند به این معنی که هر زمان نیاز به تغییری در هر مرحله از هر فرایندی بود می‌تواند به راحتی تغییر مورد نیاز خود را در آن اعمال کند بدون این‌که هزینه زیادی بپردازد. در گام بعدی کسب‌وکار می‌تواند فرایندهای خاص و منحصر به خودش را در نرم افزار BPMS پیاده‌سازی کند و یکی از نیازهای اصلی و شاید پرچالش خود را به آسانی مدیریت کند. در گام آخر هزینه‌های سازمان در هر بُعدی از هزینه ارتباطات گرفته تا زمانی و مالی به درستی مدیریت می‌شود و سازمان به سوی تعالی و رشد حرکت می‌کند.

 بهره‌وری

بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار به این معناست که فرایندهای دستی و تکراری در نرم افزار BPMS به فرایندهای خودکاری تبدیل می‌شوند که برای انجام آن‌ها نیاز به حضور دایمی پرسنل نیست. از سوی دیگر بهبود فرایند‌ها مانند شناسایی و مدیریت گلوگاه‌ها، حذف موازی کاری‌ها و مراحل تکراری در نتیجه استفاده از نرم افزار BPMS کاهش چشم‌گیری پیدا می‌کند. این مزیت به کارکنان‌تان اجازه می‌دهد زمان بیش‌تری را به فعالیت‌های اصلی خود اختصاص دهند. نتیجه مشخص است؛ افزایش بهره‌وری در تمام بخش‌‌های سازمان.

کارایی

شفاف شدن فرایندها در نرم افزار BPMS از دو منظر قابل بررسی است. اول این‌که داده‌های واقعی در اختیار تصمیم‌گیران سازمان قرار می‌دهد. دوم این‌که به شناسایی نقاط فاقد کارایی در سازمان کمک و این فرصت را فراهم می‌کند تا کارهای زاید، هزینه‌زا و هزینه‌بر حذف و کارها با کارایی بالاتر و صرف منابع کمتر انجام شود.

افزایش رضایت کارکنان

انجام کارهای تکراری آن‌ هم وقتی روزانه باشد برای هرکسی خسته‌کننده است. نرم‌ افزار BPMS این کارها یا بهتر بگوییم فرایندها را خودکارسازی کرده و دسترسی راحت‌تر و سریع‌تر به اطلاعات را برای اعضای سازمان به ارمغان می‌آورد. این موضوع باعث افزایش رضایت کارکنان شما می‌شود چراکه بسیاری از فرایندهای خسته‌کننده کاری برای آن‌ها حذف می‌شود و زمان بیشتری برای تعامل، خلاقیت و پیشبرد کارها دارند. همچنین امکان بروز اشتباه در نتیجه انجام دستی کارها نیز کاهش پیدا می‌کند.

تمرکز بیشتر روی مشتریان

با بهبود فرایندها، کاهش خطاها، حذف کارهای تکراری، وجود داده‌های شفاف و درلحظه و از همه مهم‌تر افزایش زمان در دسترس کارکنان‌تان حالا زمان اینست که نرم افزار BPMS‌ در سازمان شما نقش اصلی خودش را ایفا کند؛ کمک به تمرکز بیشتر روی مشتریان. طبیعی‌ست زمانی‌که کارکنان‌تان زمان بیشتری در اختیار داشته باشند می‌توانند هم مشتریان بیشتری به سازمان بیاورند و هم زمان بیشتری برای مشتریان فعلی صرف کنند. این امر، ظرفیت مناسبی را برای پاسخ‌دهی سریع به پیشنهادها، بررسی مشکلات، پیاده‌سازی سریع راه‌حل‌ها و شخصی‌سازی نیازها و محصولات ارایه شده برای مشتریان ایجاد می‌کند که در نهایت افزایش رضایت مشتری را به دنبال دارد.

حفظ چارچوب‌های سازمانی

نرم افزار BPMS به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تمام وظایف و جریان‌های کاریِ فرایندها را در یک چارچوب با شرح وظایف مشخص تعریف و پیاده‌سازی کند. این یعنی مهم نیست چه فردی با چند سال سابقه کاری در کدام موقعیت شغلی مشغول است. وجود چارچوب‌های مشخص و شرح وظایف روشن به کارکنان اجازه می‌دهد در صورت جابه‌جایی و تغییر موقعیت شغلی همواره به داده‌های مورد نیاز و اطلاعات کافی برای انجام وظایف دسترسی داشته باشند. همین وضعیت در سایر حوزه‌ها نیز صادق است، ارتباط با مشتریان، ارتباطات درون و برون‌ واحدی، شرح وظایف و... .

قابلیت اندازه‌گیری

وجود داده‌های قابل سنجش و گزارش‌های ملموس و قابل استناد یکی از اصلی‌ترین نتایج استفاده از نرم افزار BPMS است. این موضوع نقش مهمی در مدیریت پروژه‌ها، فرایندها و حتی کارکنان دارد. استفاده از فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی، تجزیه‌وتحلیل کلان‌داده‌ها و گزارش‌گیری هوشمند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم‌های خود را بر اساس واقعیات بگیرند.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید