چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها

به جرات می‌توان گفت مهم‌ترین تغییر در یک سازمان به‌کارگیری سیستم ERP است. تصمیم‌گیری برای انتخاب یک سیستم مناسب، تشکیل تیم‌های بررسی‌کننده آن، اجرای دموهای مختلف و در نهایت انتخاب یک سیستم ERP تنها ۵۰ درصد راه است، ۵۰ درصد باقی‌مانده، استقرار آن است. سیستم ERP انتخابی شما هرچقدر هم که شناخته‌‌ شده باشد و دارای سیستم‌ها و ماژول‌های متنوع و کاربردی باشد بدون استقرار مناسب نمی‌تواند پاسخ‌گوی نیازهای سازمان شما باشد، نتیجه استقرار ناقص هم چیزی جز هدر رفت منابع مالی و زمانی سازمان نیست. در این مقاله به بررسی موانع و چالش‌های استقرار ERP و راه‌های برون‌رفت از آن می‌پردازیم.

استفاده از ERP نتایج کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت دارد، اولین اثری که پس از استقرار ERP در سازمان‌تان احساس می‌کنید سیستمی شدن فرایندها و بهبود ارتباطات و چابک شدن فرایندهای سازمان است. در میان‌مدت شاهد یکپارچه شدن بخش‌های مختلف سازمان‌تان خواهید بود و در بلند‌مدت شاهد افزایش بهره‌وری و کارآمدی فرایندهای کسب‌وکارتان هستید.

در این بین چالش‌های موجود در مسیر استقرار موضوع حیاتی راه‌اندازی ERP است، در ادامه به هر یک از چالش‌ها و نحوه مقابله با آن‌ها می‌پردازیم.

1. خروج پروژه از جدول زمان‌بندی و مالی برنامه‌ریزی شده

از رایج‌ترین چالش‌های استقرار ERP در سازمان است. این اتفاق می‌تواند در نتیجه عدم وجود تجربه کافی یا اشتباه محاسباتی در برنامه‌ریزی پروژه استقرار رخ دهد. استقرار ERP نیاز به هماهنگی بسیار بالای تیم‌ها و جریان‌های کاری برای رسیدن به اثرگذاری و نتایج مطلوب دارد. بدین منظور شما باید جریان‌های کاری موجود در تیم‌های مختلف سازمان را با نرم‌افزار هماهنگ کنید و در عین حال باید این هماهنگی را هم‌جهت با اهداف سازمان قرار دهید، چالشی که در بسیاری از موارد مدیران را دچار مشکل تصمیم‌گیری می‌کند.

2. مشکل کارکنان‌ با نرم‌افزار جدید

قبل از هرچیزی بدانید ERP پیش‌از آن‌که یک نرم‌افزار باشد، یک شیوه تفکر است. آماده‌سازی کارکنان‌تان از لحاظ ذهنی به منظور کنار آمدن با تغییرات عمده در سازمان‌تان یکی از گام‌های مهمی است که باید از لحظه گرفتن تصمیم استفاده از ERP بردارید. تنظیم برنامه آموزشی دقیق، برگزاری جلسات و کارگاه‌های آموزشی و آشنایی با ERP و چرایی استفاده از آن همگی از اقداماتی است که می‌توانید جلوی بروز این چالش استقرار ERP را بگیرید.

3. متوقف شدن فرایند استقرار در بن‌بست تصمیم‌گیری

انتخاب تیمی‌ که قادر به دیدن مسیر پیش رو نباشد و اعضای آن فقط به فکر منافع خودشان باشد مسیر استقرار را به بیراهه می‌برد. تعجیل و تاخیر در تصمیم‌گیری دو آفت بزرگ تیم‌های غیرحرفه‌ای است که نتیجه‌ای جز هدر رفت منابع زمانی برای سازمان شما ندارد. این چالش استقرار ERP را با انتخاب اعضایی که منافع بلندمدت سازمان را به منابع فردی و واحدی ترجیح می‌دهند و عضو کلیدی و اثرگذار در سازمان شما هستند خنثی کنید.

4. کنار گذاشتن عادت‌های قدیمی سخت است، اما انجامش دهید

کنار آمدن تمام اعضای سازمان با نرم‌افزار ERP به خودیِ‌خود انجام نمی‌شود. کسانی هستند که سیستم جدید را دارای نقص می‌بینند و راجع به هر قسمت آن اعتراض دارند. درک این موضوع که ERP شکل انجام کار را تغییر می‌دهد و آن را اثربخش می‌کند شاید بتواند تا حدودی این چالش استقرار ERP را حل کند. موضوع مهم اینست که نگذارید مسیر به سمتی برود که کارکنان شما مزایای استفاده از ERP را نادیده بگیرند و بر روش‌های قدیمی اصرار داشته باشند.

5. سخت شدن نیازهای فرایند استقرار ERP

تیم‌های کم‌تجربه در فرایند استقرار ERP معمولا در میانه مسیر استقرار احساس می‌کنند هیچ‌کدام از کارها به درستی جلو نمی‌رود. انتظارات طبق برنامه پیش نمی‌رود و اعضای تیم‌ها نمی‌دانند که نرم‌افزار برای چه کاری‌ست. سرانجام سازمان برای بیرون رفتن از این وضعیت با صرف زمان و هزینه زیاد استقرار را در نیمه مسیر رها می‌کند و به این نتیجه می‌رسد که ERP مناسبش نیست.

برخی از سازمان‌ها تصمیم به استفاده و استقرار یک سیستم ERP دیگر می‌گیرند و این یعنی افتادن در چرخه ناقص تکرار اشتباهات گذشته و صرف هزینه‌های مالی و زمانی فراوان، در ادامه به سراغ بررسی ریشه‌ای چالش‌های استقرار ERP می‌رویم.

ریشه شکست در فرایند استقرار ERP چیست؟

حتی رهبران سازمان‌های بزرگ بازار نیز گاهی متوجه این موضوع نمی‌شوند که ریشه شکست‌ استقرار ERP در سازمان کاملا روانشناسانه است. اغلب اوقات کارکنان از پیشرفت با استفاده از ERP حمایت می‌کنند اما متوجه این موضوع نیستند که اثرگذاری ERP زمانی حاصل می‌شود که پویایی لازم در خود آن‌ها برای بهبود کار و جریان‌های کاری وجود داشته باشد. مشکل آن‌جاییست که ERP به‌عنوان یک ابزار پشتیبان در نظر گرفته می‌شود که خودبه‌خود امور سازمان را بهبود می‌دهد، در حالی که ERP با مکانیزه کردن فرایندها و جریان‌های کاری به اعضای سازمان اجازه می‌دهد تا آن‌ها را بهبود بخشند.

شاید باورش سخت باشد اما گاهی تفکر متعصبانه از سوی مدیران باعث می‌شود تا اجازه تغییرات اساسی در سازمان داده نشود. در خصوص ERP اگر دیدگاه مشخصی درباره اهداف سازمانی و راه رسیدن به آن‌ها وجود نداشته باشد این مشکل تشدید می‌شود. نداشتن قدرت تصمیم‌گیری و پاسخگویی به شرایط موجود برای مدیران می‌تواند به این موضوع دامن زده و سازمان‌ها را در زندان خودساخته‌ای حبس کند که گرفتار قوانین دست‌وپاگیر و چرخه‌های ناقص است.

نتیجه تمام این مسایل چیزی جز عدم درک عملکرد نرم‌افزار و در نتیجه عدم درک نیازهای استقرار آن در سازمان است. شاید اصلی‌ترین چالش استقرار ERP در بیرون از سازمان نباشد، بلکه در فکر و روح سازمان و رهبران آن جای گرفته باشد.

چگونه چالش‌های استقرار ERP را برطرف کنیم

چه چیزی استقرار یک سیستم ERP را موفقیت‌آمیز می‌کند؟ چگونه روش درست برخورد، مدیریت و حل چالش‌های موجود در مسیر را حل می‌کنید و استقرار ERP را بدون مشکل به پایان می‌رسانید؟

سازماندهی مقدم بر همه‌چیز

بیل گیتس در جایی گفته است: «قانون اصلی استفاده از هر نوع فناوری در یک کسب‌وکار اینست که به کار بردن آن روی فرایندهایی باشد که خود آن فرایند کارآمد باشد، فقط در این‌صورت است که شاهد کارآمدی فوق‌العاده بالا در فرایندها خواهیم بود.» این موضوع اصلی‌ترین انتظاری است که سازمان‌ها از ERP دارند. عکس گفته بیل گیتس نیز صادق است، یعنی اگر فناوری را روی فرایندهای ناکارآمد اعمال کنیم، شاهد ناکارآمدی فوق العاده بالایی خواهیم بود.

با درک این مفهوم متوجه این مهم خواهیم شد که ایده‌ی انجام کارها و بهبود فرایندها به‌طور خودکار توسط ERP ایده‌ای ناقص و به دور از عقلانیت است. برای این‌که به نتایج دل‌خواه خود، در چارچوب زمانی و مالی تعیین شده برسید، باید اول از همه فرایندهای‌تان را سازمانی‌دهی کنید و بعد از آن به سراغ خودکارسازی آن‌ها بروید. به زبان ساده، اول بدانید مشکل کجاست، بعد برای حل آن دست به کار شوید.

در زمان تغییرات در سازمان‌تان ارتباط دوطرفه را عملی کنید، همان‌طور که سازمان برای ادامه‌ی فعالیتش به مدیران و رهبران نیاز دارد، رهبران و مدیران نیز برای این‌که بدانند در کف سازمان چه در حال رخ دادن است باید به‌طور مداوم با اعضای تیم‌ خود در ارتباط باشند. ارتباط دوطرفه باعث ایجاد جریان کاری بهینه می‌شود که مزایای آن به کل سازمان برمی‌گردد.

انتخاب دقیق اعضای تیم

هر سازمانی، بدون توجه به اندازه‌اش، باید یک تیم اصلی برای پروژه ERP خود داشته باشد. این تیم باید شامل اعضایی از مدیران ارشد، میانی و نمایندگان هر واحد از سازمان باشند به‌طور مستقیم از ERP استفاده می‌کنند. در تیم اصلی، مدیر آن باید تصمیمات سخت و ساختارشکنانه بگیرد. مدیران میانی باید ابزار تست و پشتیانی را فراهم کنند و نمایندگان هر واحد باید آزادانه درباره‌ی نیازهای واحدهای‌شان صحبت کنند و حتی از طرف آن‌ها تصمیم‌گیری کنند.

اگر قرار است همگی در چارچوب قوانین کار خود را ادامه دهند، باید ابتدا قوانین تعریف شوند. زمانی که اعضای تیم‌ را در کنار هم قرار می‌دهید به دقت مشخص کنید که رهبر تیم نماینده چیست و نسبت به اعضای آن چه وظیفه‌ای دارد. در چه مواردی مختار است و می‌تواند تصمیم‌گیری کند و در چه مواردی تصمیم‌گیری باید به عهده مدیر سازمان باشد، این موضوع باعث می‌شود تا تصمیمات با قدرت و دقت گرفته شوند و ضمانت اجرایی داشته باشند.

از تعهد رهبر تیم به انجام تغییرات مطمئن شوید

گذر موفقیت‌آمیز از چالش استقرار ERP نتیجه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری منعطف و مناسب است. برای این منظور باید از تعهد رهبر تیم به انجام تغییرات در سازمان مطمئن باشید. استقرار ERP به مدیریت دقیقی نیاز دارد که بتواند اهداف پروژه را تعریف کند. در کنار پول و زمان این عامل جزء مهم‌ترین عوامل برای به ثمر رسیدن اهداف است.

هدف خود از استقرار ERP را دقیق شرح دهید

کلید اصلی موفقیت استقرار ERP در سازمان اینست که همه اعضای آن به‌منظور پیشبرد پروژه باهم همکاری کنند، ضمانت اجرای آن‌هم ارتباطات دو طرفه است. مدیران سازمان فقط در هدف‌گذاری نقش اصلی ندارند بلکه در اطمینان پیدا کردن از اجرا و به بار نشستن آن‌ها هم نقش اساسی دارند.رهبران سازمان باید به تمام اعضا یک دیدگاه کسب‌وکاری بدهند، این موضوع باعث می‌شود تا ارزش استفاده از ERP و اشتراک جمعی در مسائل به‌خوبی شکل بگیرد. به‌علاوه‌ این‌که رهبران سازمان نقش مهمی در از بین بردن اضطراب و مقاومت یادگیری مهارت‌های جدید برای کار با سیستم جدید دارند. ایجاد اعتماد و تشویق کارکنان یکی از وظایف مدیریت است تا دلیل و مزایای استفاده از ERP را برای آن‌ها شرح دهد و آنان را در این مسیر با خود همراه کند.

انتخاب یک سیستم ERP کاربرپسند

با وجود آموزش و ارتباطات صحیح، وفق‌پذیری اعضا با سیستم ERP در صورتی که کار با سیستم سخت باشد به‌خوبی انجام‌پذیر نخواهد بود. سادگی استفاده، ابزارهای کاربردی، طراحی اصولی و کاربر پسند همگی نقش زیادی در پذیرش سیستم ERP و استفاده از آن دارد. برای حصول نتیجه بهتر در زمان انتخاب سیستم ERP باید به سهولت کار، آسانی یادگیری و جذابیت‌های بصری توجه کنید. شاید این موارد به کارتان بیاید:

• آیا طراحی نرم‌افزار ساده است و کار با آن سرگرم‌کننده است؟
• آیا سرعت اجرای نرم‌افزار خوب است؟ آیا روابط منطقی بین بخش‌های آن وجود دارد؟
• آیا برای نشان دادن داده‌های بزرگ به‌صورت چارت و جدول را دارد؟
• آیا ERP می‌تواند با سایر سیستم‌های موجود در سازمان‌تان یکپارچه شود؟
• آیا ویژگی‌های ERP به سادگی در دسترسی هستند و نیازها را برطرف می‌کنند؟
• آیا پیدا کردن اطلاعات، اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم ERP راحت است؟

در این مقاله سعی بر این بود تا چالش‌های استقرار ERP و دلایل ایجاد آن بررسی و راهکارهایی برای برون رفت از آن ارایه شود. حلقه‌های اساسی در استقرار ERP را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد، اول ارتباطات درون سازمانی و دوم آمادگی ذهنی اعضای سازمان برای پذیرش تغییر، با داشتن این دو حلقه و استفاده از می‌توان به آسانی فرایند استقرار و پشت سر گذاشت و به مرحله یکپارچگی و ایجاد چابکی در سازمان رسید.

با ERP تیمیار آشنا شوید

منبع: vogsy