BPMS و ERP، بستری برای یکپارچگی و شفافیت

معنای «BPMS» و «ERP» چیست؟، برای رفع کدام نیاز سازمان‌ها استفاده می‎‌شوند و مناسب چه نوعی از سازمان‌ها هستند؟

شاید بارها با واژه‌های «BPMS» و «ERP» روبه‌رو شده باشید. ممکن است معنای دقیق آن‌ها را ندانید و اطلاع چندانی از عمکلرد این سیستم‌ها نداشته باشید؛ این‌که چه نیازهایی از سازمان را برآورده می‌کنند و برای چه نوع سازمان‌هایی مناسب هستند. در این مقاله قصد داریم به بررسی شباهت‌ها و تفاوت‌های این دو سیستم‌ بپردازیم و ببینیم کدام یک از این نرم‌افزارها مناسب سازمان‌هاست.

BPMS چیست؟

اگر گذرتان به سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی افتاده باشد، حتما فرایندهای ناقص و زمان‌بر برخی از آن‌ها را مشاهده کرده‌اید. یکی از دلایل عیان بودن فرایندهای معیوب در سازمان‌های عمومی، تعداد زیاد مراجعان آن‌هاست، وگرنه ارتباط مستقیمی بین اندازه‌ یا ماهیت یک سازمان با بلوغ فرآیندی‌اش وجود ندارد. همه سازمان‌ها صرف‌نظر از اندازه و نوع فعالیت‌شان استعداد افتادن در دام این چرخه‌های ناقص را دارند. وجود فرایندهای معیوب در کسب‌وکار یعنی افزایش هزینه‌ها و کاهش بهره‌وری. گاهی این فرایندها به‌قدری در سازمان ریشه دوانده‌اند که تشخیص‌شان دشوار و از بین بردن‌شان دشوارتر می‌شود.

BPMS مخفف «Business Process Management Software» به‌معنای نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار است. سازمان‌ها از هر نوع، تولیدی و غیرتولیدی، روزانه با فرایند‌های گوناگون و تکرارشونده روبه‌رو هستند. دقت کنید، منظور در این‌جا فرایندهای روزانه سازمان‌هاست و تسک‌ها (اقدام‌ها) و پروژه‌های در حال انجام‌شان مدنظر نیست. «فرایندهای تکراری‌» در این‌جا کلیدواژه است. یعنی هرآن‌چیزی که کسب‌وکار شما به‌صورت روزمره و مداوم انجام می‌دهد. برای مثال، این فرایند می‌تواند برای یک شرکت خدماتی، انجام یک خدمت خاص و برای یک شرکت تولیدی، چک ‌لیست‌های روزانه خطوط تولید باشد.

BPMS دقیقا در این‌جا کاربرد دارد. مدیریت فرایند کسب‌وکار روشی برای کنترل و بررسی فرایندهای یک سازمان است. این اصطلاح به‌طور دقیق بر چگونگی بررسی، شناسایی، اصلاح و نظارت بر فرایندهای کسب‌وکار تاکید دارد، و به دنبال این است تا اطمینان حاصل کند فرایندها به‌خوبی پیش می‌روند و به‌مرور زمان، کمبودها و نقص‌های‌شان برطرف می‌شود.

روش کار BPMS

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با بررسی فعالیت‌های روزمره این امکان را به شما می‌دهد تا گلوگاه‌های موجود در مسیر فرایندهای سازمان‌تان را شناسایی، در صورت امکان آن‌ها را حذف یا اصلاح، هزینه‌ها را کنترل، فرایندهای روتین سازمان را کارآمد و بهینه و در نهایت با آموزش صحیح نفرات درگیر در فرایندها از کارآمدی آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار از طریق طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فعالیت‌های روزمره سازمان، به کسب‌وکارها در رسیدن به اهداف سازمانی‌شان کمک می‌کند. مجموعه این اقدامات می‌تواند توسط یک فرد یا یک بخش در سازمان انجام شود.

گام‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

BPMS در 5 گام اقدام به بهینه‌سازی فرایندها در کسب‌وکارها می‌کند؛

 

 

گام اول؛ طراحی

در گام ابتدایی بهینه‌سازی فرایندها، تحلیل‌گران کسب‌وکار به بررسی اصول و قواعد موجود در سازمان می‌پردازند. آن‌ها با ذینفعان سازمان گفت‌وگو و خروجی‌های مدنظر مدیریت را بررسی می‌کنند. هدف این گام، فهم نسبی فرایندها، اصول و قواعد موجود در سازمان است. در انتها اطمینان از رسیدن به نتایج موردنظر مدیریت در اولویت قرار می‌گیرد و گام دوم آغاز می‌شود.

گام دوم؛ مدل‌سازی

در این گام تحلیل‌گران اقدام به ارایه مدل مدنظرشان برای پیاده‌سازی در سازمان می‌کنند. این مدل باید از اصول و قواعد موجود در سازمان پشتیبانی کند. همچنین، فرایندهای جدید را به گونه‌ای تنظیم کند که علاه‌بر بهبود فرایندهای موجود، از ایجاد هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.

گام سوم؛ اجرا

برای اجرای فرایندهای پیشنهادی در گام دوم، ابتدا فرایندهای جدید روی گروه کوچکی از کاربران آزمایش می‌شود. در صورت دریافت بازخورد مثبت و اطمینان از کارآمدی فرایندها در سازمان، اجرای آن در سطح گسترده آغاز می‌شود.

گام چهارم؛ نظارت

پس از آغاز اجرای فرایندها در سازمان باید سنجه‌های کلیدی عملکرد (KPI) آن‌ها نیز پیاده‌سازی شود. سپس، با استفاده از گزارش‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت نتیجه اجرای آن‌‌ها در سازمان مشخص شود. نظارت دایمی بر اجرای فرایندها باعث می‌شود آن‌ها از مسیر خارج نشوند و با اجرای موثرشان در سازمان اجرای عملیات‌ها را تسهیل کنند.

گام پنجم؛ بهینه‌سازی

با اجرای یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد در سازمان، فرایندها به سمت بهینه‌سازی هدایت می‌شوند. بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار در واقع طراحی مجدد فرایندهاست، با این تفاوت که بهبود پیدا کرده‌اند، ساده‌سازی شده‌اند و با استراتژی‌های جامع سازمان هم‌سو گشته‌اند.

سلسله مراتب  BPMN ،BPM و BPMS

در دیدگاه کلی، BPM یا (Business Process Management) به مدیریت فرایندها در کسب‌وکار اطلاق می‌شود. در چند دهه گذشته، به‌خصوص دهه اخیر، حرکت به سوی یکپارچگی فرایندها و ساده‌سازی آن‌‌ها در سازمان اهمیت فراوانی پیدا کرده است. حتی می‌توان گفت تبدیل به نقطه اوج پیشرفت‌های سازمانی در سطح خرد، متوسط و کلان در هر دو بخش دولتی و خصوصی شده است.

BPMN یا (Business Process Model and Notation) به مفاهیم و مدل‌های پیشنهادی برای بهبود فرایندها اشاره دارد. در واقع BPMN زبانی نمادین و چارچوبی برای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار فراهم می‌کند.

BPMS (نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار) به‌طور دقیق، ابزاری‌ست در خدمت مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM). نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار با استفاده از مدل‌ها و مفاهیم ارایه شده توسط BPMN (مدل‌ها و مفاهیم مدیریت فرایندها)، به اجرای گام‌به‌گام و نظارت بر تمام مراحل فرایندهای موجود در کسب‌وکارها می‌پردازد. در تصویر زیر نحوه ارتباط این مفاهیم را مشاهده می‌کنید.

 

 

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

پس از بررسی اجمالی نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، به سراغ سیستم نر‌م‌افزاری دیگری می‌رویم که امروز نقش مهمی در سازمان‌ها برای رسیدن به اهدافشان دارد. نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا (Enterprise Resource Planning)، به اختصار ERP، سیستمی‌ست که تمامی برنامه‌های کاربردی موردنیاز سازمان اعم از منابع انسانی، حسابداری، مدیریت انبار، مدیریت ارتباط با مشتریان و غیره را در قالب ماژول‌های مختلف به‌هم‌پیوسته و در چارچوب یک سیستم جامع و یکپارچه ارایه می‌دهد.

سیستم‌های ERP برای سازمان‌ها با هر نوع فعالیت، در هر دو بخش دولتی و خصوصی قابل پیاده‌سازی هستند. استفاده از این سیستم‌ها دو دهه گذشته در سطح بین‌المللی رشد بی‌سابقه‌ای داشته است. در دهه گذشته، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های عمومی و خصوصی داخلی استفاده از این سیستم‌ها را آغاز کرده‌اند. چابکی و یکپارچگی این سیستم‌ها فرصت مناسبی برای سازمانها به‌وجود آورده تا حرکت در مسیر رشد و توسعه‌شان را سرعت ببخشند.

ارایه این سیستم به سازمان‌ها معمولا به دو شکل ابری و اختصاصی انجام می‌گیرد. برای پیاده‌سازی ابری این سیستم، شرکت‌ها به زیرساخت‌ و سخت‌افزار خاصی نیاز ندارند و کلیه امکانات موردنیاز سخت‌افزاری توسط ارایه‌دهنده سیستم ERP تامین می‌شود. در سیستم ERP ابری، کاربر، مالک سرور و نرم‌افزار نمی‌شود و فقط می‌تواند از امکانات آن بر بستر وب استفاده ‌کند.

ارایه ERP به شکل اختصاصی اجازه سفارشی‌سازی گسترده‌تر، انعطاف بالاتر در عملیات‌های سازمانی و چابکی بیش‌تر در واحدهای سازمان را امکان‌پذیر می‌کند. البته نباید فراموش کرد پیاده‌سازی اختصاصی ERP نیازمند تجهیزات سرور، امکانات ذخیره‌سازی و مدت زمان استقرار نسبتا بیش‌تری است. با پیاده‌سازی این نوع از ERP، کاربر، مالک تمامی بخش‌های آن می‌شود و هر زمان که نیاز داشته باشد، می‌تواند ماژول‌های موجود در سیستم را سفارشی‌سازی کند.

شباهت‌ها و تفاوت‌های ERP و BPMS

در ابتدا باید این نکته را در نظر داشت که شباهت‌های این دو سیستم بسیار بیش‌تر از تفاوت‌های‌شان است. واقعیت این است که تمام ERPها مجهز به BMPS هستند تا بتوانند فرایندها را کنترل و سفارشی‌سازی کنند، اما فقط به‌صورت عمومی. در سفارشی‌سازی جزییات فرایندها، این دو سیستم تفاوت‌های نه چندان زیاد ولی مهمی با هم دارند.

تاکید BPMS بر جزییات فرایندها و گردش کار در واحدهای سازمان است. سیستم مدیریت فرایندها در واقع برای سفارشی‌سازی عملیات‌های روزمره واحدهای مختلف کسب‌وکارهاست، تا گلوگاه‌ها را شناسایی و در جهت اصلاح آن‌ها گام بردارد. اما، ERP سیستمی است با ماژول‌های از پیش تعریف شده که عملکرد کلی سازمان و همه فرایندهای موجود در آن، از مدیریت منابع انسانی تا مدیریت ارتباط با مشتریان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

ERP بر شفافیت بیش‌تر داده‌ها، سهولت ارتباطات و چابکی عملیات بین واحدهای مختلف سازمان تکیه دارد. BPMS بر سفارشی‌سازی گردش کار در سطح فرایندهای روزانه هر واحد تاکید دارد. این سیستم جزییات فعالیت‌های روزانه را بررسی و در صورت لزوم اصلاح می‌کند.

برای مثال، می‌توان این‌طور در نظر گرفت که BPMS یک سیستم ERP است که صفر تا صد آن را خود سازمان‌ها باید بنویسند و پیاده‌سازی کنند. اما، ERP دارای ماژول‌های از پیش تعریف شده است که قابلیت سفارشی‌سازی دارد و می‌تواند عملکردهای BPMS را شامل شود.

ERP یا BPMS، به‌کارگیری کدام‌یک مناسب است

نمی‌توان نسخه‌ای کلی برای استفاده از یک سیستم خاص در سازمان‌ها ارایه داد. همان‌طورکه گفته شد هردو سیستم سطح نظارت و اصلاحات منحصر به خودشان را دارند. ERP در سطح وسیع‌تر و چشم‌انداز گسترده‌تر و BPMS در سطح جزییات فرایندها و عملیات‌ روزانه هر واحد اصلاحات خود را انجام می‌دهد. شاید بتوان گفت ادغام این دو سیستم باهم باعث ایجاد یک سیستم کامل و جامع برای حصول اهداف مطلوب سازمانی در هر دو بُعد بلندمدت و کوتاه‌‌مدت می‌شود. البته، می‌توان به‌راحتی با استفاده از سفارشی‌سازی ماژول‌های ERP، نظارت بر فرایندها و عملکردها در واحدهای سازمانی را امکان‌پذیر کرد.

مدیرانی که برای استفاده از هریک از این سیستم‌ها در سازمان‌شان ابهام دارند، باید در نظر داشته باشند راهکار مناسب برای‌شان ادغام BPMS در یک سیستم ERP است. با انجام این کار عملا سیستمی در اختیار خواهید داشت که بر جزییات فرایندها در سازمان‌تان نظارت می‌کند و با استفاده از سیستم گزارش‌گیری می‌توانید هرجا نیاز دارید اصلاحات انجام دهید، شفافیت بیش‌تری در فعالیت‌ها داشته باشید، چابکی بیش‌تر و انعطاف بالاتری برای سازمان‌تان به وجود آورید.

 

منابع

  1. www.searchcio.techtarget.com
  2. www.kissflow.com
  3. www.geeksforgeeks.org
  4. www.selecthub.com
  5. www.wayback.archive-it.org
{{ message_need_to_login }}
{{language.message_not_empty}}
{{count_of_comments}} 
{{massage_and_class_chat.message}}
{{massage_and_class_tariff.message}}