چالش‌های اساسی برای انتخاب و استقرار ERP
امروزه، توسعه و گسترش فناوری، سازمان‌ها را مجبور به انتخاب ابزارهای مناسب برای اجرای فرایندهای کسب‌وکار کرده است. در این حین، انتخاب و استقرار ERP اولین قدم برای شروع این سفر دیجیتالی است که می‌تواند چالش‌های زیادی با خود به‌همراه داشته باشد. شاید گسترش سریع فناوری دلیل کشمکش کسب‌وکارها برای ادامه روند تکاملی دیجیتالی باشد. پیشتر، ما در دورانی زندگی می‌کردیم که فناوری برای افراد و کسب‌وکارها چندان حائز اهمیت نبود. اما در سال‌های حاضر هیچ چیز به اندازه تکنولوژی اهمیت ندارد. بدون دانش، استفاده از فرصتهای جدید به‌سختی صورت می‌گیرد. اما باید دید که آیا در مسیر درست این تحول قرار داریم یاخیر. این دقیقا همان جایی است که مراحل نسل جدید ERP، به‌شکلی کارآمد، به قدرتمندی سازمان‌ها برای به‌دست آوردن نتایج خوب کمک می‌کند.
چالش‌های اصلی
موفقیت در نصب ERP چندان به پیچیدگی تکنولوژی و استانداردسازی مرتبط نمی‌شود، بلکه بیشتر به منابع انسانی مانند عدم پذیرش تغییر، تحول فرهنگی سازمان و تغییر ماهیت کسب‌وکار مربوط است. داستان از این قرار است که گسترش قلب سیستم کسب‌وکار به‌منظور حرکت در زمان واقعی و با بینش داده‌ای موثر، کلید اصلی تبدیل چالش به موقعیت است و این‌گونه کسب کار می‌تواند به نتایج مثبتی دست یابد.
در ادامه به بررسی موارد رایج در پروسه استقرار می‌پردازیم:
1- فقدان تعهد مدیران ارشد
با توجه به اینکه انتقال سیستم‌ها به ERP، سازمان را به سمت تغییرات چشم‌گیری سوق می‌دهد، فقدان تعهد در بین مدیران ارشد در حین اجرای پروژه، تجزیه و تحلیل مزایای کسب‌وکار و مسائل دیگر، ممکن است استقرار این نرم‌افزار را ناکارآمد کند. رهبر یک سازمان می‌بایست با توافق ذینفعان سازمانی، به کاربران متعهد باشد، تعارضات را حل‌وفصل نماید، بخش‌های مختلف درون سازمانی را سازماندهی کند و به‌منظور تصمیم‌گیری صحیح، موارد اضافی و ناکارآمد را حذف نماید.
2- ارتباط و آموزش ناکافی به کاربران
یکی از دلایل عمده شکست در استقرار ERP عدم وجود ارتباط بین افراد تیم‌ها می‌باشد. در این راستا، فاصله ارتباطی بین افراد تیم پروژه و مدیریت از دلایل این شکست محسوب می‌شود.
3- فقدان استراتژی‌های کارآمد مدیریت پروژه و تسلط بر پروژه
تعریف ناصحیح از نیازهای کسب‌وکار و فقدان اندازه‌گیری‌های کنترل تغییرات می‌تواند دلایل شکست در پروژه باشد؛ مگر اینکه روش‌گذاری‌های مناسب استقرار و مدل‌های مدیریتی صحیح ایجاد شود. تیم مدیریت پروژه باید از موارد زیر مطمئن باشد:
- مدیریت موارد پروژه
- مدیریت برنامه‌ریزی پروژه
- مدیریت منابع پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت تغییرات پروژه
- مدیریت انتقال و ریسک پروژه
4- مدیریت ناصحیح و ناکافی مستردیتا (Master Data Management) و فرایند انتقال داده
معمولا نتیجه استقرار موفق ERP با کیفیت داده تغذیه شده به درون سیستم درحین و بعد از پروسه استقرار، تضمین می‌شود. مهم‌ترین دلیل شکست استقرار ERP، فقر مدیریت داده مستر می‌باشد. جالب است بدانید، بیش از 95 درصد از مسترداده‌ها تلفیقی هستند و می‌توانند چندین عملیات از قبیل برش و باز کردن را روی داده‌ها در سازمانی که برای اولین بار در پروسه استقرار قرار گرفته‌است انجام دهند این کار به‌عنوان مشارکت فعال در زمان فعالسازی ERP برقرار می‌شود. مطمئناً درگیر بودن صاحبان فرایند کسب‌وکار از ابتدا تا انتهای پروسه استقرار ERP در مدیریت مسترداده‌ها نتیجه خوبی را دربر خواهد داشت.
5- پروژه راه‌اندازی IT به جای راه‌اندازی کسب‌وکار
برای موفقیت در پروژه استقرار ERP، درگیر بودن مدیران و صاحبان کسب‌وکار در پروژه بسیار حائز اهمیت است. ترکیب سازمانی صاحبان و مدیران کسب‌وکار این اطمینان را می‌دهد که استقرار ERP نه تنها بر مبنای IT، بلکه براساس ماهیت کسب‌وکار است. تیم فناوری اطلاعات به‌عنوان تسهیل‌کننده نیازهای پروژه و کنترل سیستم عمل می‌کند.
6- رقابت اعضای تیم پروژه استقرار
شناسایی و ترکیب تیم اصلی برای عملکرد صحیح می‌تواند نتایج دلخواه را در پروژه استقرار به‌دنبال داشته باشد. بنابراین، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف در متادولوژی پروژه ضروری است.
7- شکست طراحی مجدد فرایند کسب‌وکار – مدیریت تغییر نامناسب
اگر نیاز مدیریت تغییر سازمانی و مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار جدی گرفته نشود، نتیجه، به‌وجودآمدن سیستم ERP می‌شود که فقط یک سیستم جمع‌آوری اطلاعات است و نمی‌توان برای تصمیم‌گیری روی آن حساب کرد.
نتیجه‌گیری
سیستم سازمانی یک استراتژی کارآمد برای دستیابی به مزایای رقابتی عالی فراهم می‌کند. تمام افراد باید در این کار مشارکت کنند و کارشناسان ارشد نیز باید در این پروژه سهیم باشند. گنجاندن اعضای درون‌سازمانی در پروسه، کاربری سیستم را برای کاربران نهایی آسان‌تر می‌کند.
ERP پراکندگی‌ها و اطلاعات حیاتی داخلی سازمان را برای تصمیم‌گیری‌های اساسی در زمان مناسب یکپارچه می‌کند. در نتیجه، برای موفقیت، استقرار ERP باید به‌عنوان یک پروژه بزرگ درون‌سازمانی در نظر گرفته شود که برای تمام ذینفعان مفید می‌باشد.
مترجم: مریم کفایتی