جهانی پرآشوب؛ VUCA چیست؟
جهانی سرشار از نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام را در نظر بگیرید. برای گرفتن تصمیم و برداشتن قدم بعدی مسیری پیش روی خود نمی‌بینید، از آینده مطمئن نیستید و نمی‌توانید برای آن برنامه‌ریزی کنید، پیچیدگی تصمیمات و ابهام در پیش‌بینی نتایج آن راه را بر شما سد کرده است، به جهان VUCA خوش آمدید.
VUCA مخفف چهار کلمه Volatility به معنای نوسان، Uncertainty به معنای عدم قطعیت، Complexity یا پیچیدگی و Ambiguity در معنای گنگ و مبهم است. جهان ووکا به چالش‌های موجود در مسیر مدیران و سازمانها اشاره دارد، مشکلاتی که همگی ریشه در یک یا چند وجه از ووکا دارند. چالش‌هایی که اگر به آن‌ها رسیدگی نشود و راهکار برون رفت از آن اتخاذ نشود بدون شک عامل سقوط سازمانها خواهد بود.
همچنین بخوانید: مدیریت زنجیره تامین
ووکا البته وجهه‌ی دیگری نیز دارد، همانطور که جهانی پر آشوب است میتواند ساحل آرامشی هم باشد، در جبهه مقابل این دنیای پرتلاطم با VUCAای دیگر روبرو هستیم، ووکایی که مخفف چهارکلمه Vision به معنای چشم‌انداز، Understanding به معنای درک کردن، Clarity در معنای شفافیت و Agility یا چابکی، این‌ها ساحل آرامش این جهان پر آشوب‌اند.
VUCA فراتر از یک کلمه چهار حرفی‌ست. یک شیوه تفکرست برای اندیشیدن به مشکلات جهان پویای دیجیتالی ما و راه‌حل برون‌رفت از آن‌ها. هدف آن مشخص کردن ویژگی‌های اصلی هریک از چالش‌ها و معرفی رویکرد مناسب برای فائق آمدن بر آن‌هاست.
این روزها در صحبت‌های مدیران، مشاوران و سخن‌رانان مفهوم VUCA را زیاد می‌شنوید، انگار که هرکس برای دیده شدن و اجبار سایرین به این‌که در این جهان پرآشوب نه می‌توان برنامه‌ریزی داشت نه باید برای انجام آن گامی برداشت به کلمه‌های آن چنگی می‌زند. راهکارهای آن‌ها نیز در حد بیان یک سری کلی گویی‌ها و شعار باقی می‌ماند و از صحبت‌های‌شان برای برون رفت از ووکا یا اصلا در قدم اول وارد نشدن به آن چیزی نمی‌یابید.
مدیران و رهبران سازمانها هم برای این‌که با چالش‌های دنیای نوین روبرو نشوند و در دام آن نیوفتند گام‌هایی آهسته، محتاطانه و گاهی رو به عقب برمی‌دارند و با این تصور که ووکا یکپارچه است و نمی‌توان در جنگ با آن پیروز شد، نهایت کاری که می‌کنند نزدیک نشدن به آن و در نتیجه در جا زدن سازمان‌شان است. بله، این سازمانها در دنیای پرنوسانی که عدم قطعیت بر همه جای آن سایه انداخته و آن‌ها به خاطر پیچیدگی و ابهام در مسیرشان دست به حرکت شجاعانه‌ای نمی‌زنند گیر افتاده‌اند. اما اگر VUCA را جز به جز بررسی کنیم و ببینیم برای هرکدام از بخش‌های آن چه رویکردی باید داشته باشیم آن‌گاه می‌توانیم به مصاف این جهان پر آشوب برویم و آن را شکست دهیم، به دوشرط، اول شناخت دقیق اجزای آن و دوم داشتن ابزار مناسب برای این نبرد.
در ادامه می‌خواهیم به بررسی اجزای ووکا بپردازیم، اجزایی که شاید در نگاه اول یک کل منسجم و یکپارچه به نظر برسند اما وقتی آن را کالبد شکافی کنیم، می‌بینیم که هر جز با این‌که در ارتباط با بقیه اجزا است اما به صورت جداگانه اثر می‌گذارد. قدم اول نبرد با VUCA شناخت اجزای آن است، به سراغ معرفی هرکدام برویم.
نوسان (Volatility)
صنعت هیچگاه در تاریخش به اندازه امروز رقابتی نبوده است، تقریبا روزی نیست که از خواب بیدار شویم و شاهد معرفی محصول تازه‌ای نباشیم. این سرعت در رقابت شاید برای مشتری و مصرف کننده مطلوب باشد اما فشاری مظاعف بر صنایع برای تولید بیش‌تر وارد می‌کند. در این گیر و دار وجود نوسانات قیمتی، مواد اولیه، حمل و نقل و غیره را نباید فراموش کرد. بازار رقابتی امروز و نیاز به تولید بیش‌تر باعث شده تا تقریبا همه چیز جهان به هم وابسته باشد. انبار مواد اولیه‌ای در ساحل عاج در آتش می‌سوزد و کالای مصرفی مردم در برزیل با کمبود مواجه می‌شود. دو سیاست‌مدار در حاشیه اجلاسی بین‌المللی با یکدیگر خوش و بشی می‌کنند و ارزش طلا در بازارهای جهانی افزایش می‌یابد.
نوسانات شدید در بازار مواد اولیه و قیمت‌ها باعث می‌شود تا رهبران سازمانها نتوانند به تغییرات محیطی پاسخ سریع و صحیح بدهند. نتیجه این‌که در بیش‌تر اوقات این نوسانات ضربه‌های جبران ناپذیری بر پیکر سازمان وارد می‌کنند.
اما راه‌حل چیست، قبلا گفتیم که در مقابل جهان پرآشوب VUCA یک ساحل آرامش هم وجود دارد. ساحل آرامش نوسان، VISION یا چشم انداز است. زمانی که سازمان چشم‌انداز وسیع خود را آماده کرده باشد و تغییرات و نوسانات محیطی را در برنامه خود گنجانده باشد در هنگام مواجهه با آن‌ها دچار سردرگمی نمی‌شود. یکی از ابزارهای کارآمد مقابله با نوسانات، استفاده از گزارش‌های تحلیلی، ترکیبی و آماری و به‌کار بستن آن‌ها در برنامه‌ریزی‌های سازمانی میتواند به عنوان ابزاری کارآمد در اختیار سازمانها باشد.
عدم قطعیت (Uncertainty)
برخی عدم قطعیت و نوسان را مترادف باهم می‌دانند اما باید گفت که این تفکر کاملا غلط است. عدم قطعیت از عدم وجود دانش نشئت می‌گیرد. فرض کنید رقیب شما در حال معرفی محصولی جدید به بازار است، محصولی که میتواند قواعد بازی را تغییر دهد و بازار را به سمت رقیب شما بکشاند. در این شرایط شما به دلیل عدم آگاهی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های محصول جدید در تصمیم‌گیری دچار مشکل می‌شوید. نوسان بیش‌تر به تغییرات ناگهانی و شدید در محیط گفته می‌شود و البته یکی از نتایج آن عدم قطعیت است. اما یکی گرفتن این دو مفهوم بیش‌تر باعث سردرگمی می‌شود، چراکه ابزار مقابله با هرکدام از آن‌ها متفاوت است. در جهان VUCA، Understanding یا درک کردن مسائل و محیط پیرامون در برابر عدم قطعیت قرار دارد.
ابزار مقابله با عدم قطعیت مدیریت دانش است. تحقیق و توسعه، تحقیقات بازار، تحلیل رفتار رقبا و ثبت و به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها برای این‌که از عدم قطعیت به قطعیتی حتی نسبی برسید برگ برنده شماست. ثبت اطلاعات وارد شده به سازمان، ساختاربندی و اشتراک‌گذاری آن باعث می‌شود با گذشت زمان اطلاعات شما درباره رفتار مصرف‌کننده، بازار و رقبا نسبت به مسائل مختلف، مثلا معرفی محصول جدید توسط یکی از بازیگران بازار، کامل و کامل‌تر شود. در نهایت به نقطه‌ای می‌رسید که تقریبا برای تمام اتفاقات معمولا و حتی غیرمعمول در محیط آمادگی دارید.
پیچیدگی (Complexity)
در خصوص این مفهوم نیز مجدد باید گفت که با وجود ارتباط با سایر جنبه‌های VUCA به هیچ‌وجه با آن‌ها مترادف و حتی موازی نیست. اگر عدم قطعیت از عدم وجود اطلاعات در سازمان می‌آید، پیچیدگی از زیادیِ وجود اطلاعات و عدم توانایی در پردازش دقیق آن‌ها می‌آید. پیچیدگی زمانی غیرقابل کنترل می‌شود که برای حجم بسیار زیاد داده‌ها، ابزار مناسب پردازش و مدیریت فرایندها وجود نداشته باشد.
سازمان کوچک شما به مرور زمان رشد می‌کند و فرایندهای جدید به آن اضافه می‌شود یا جریان‌های جدید به فرایندهای موجود وارد می‌شوند. با گذشت زمان کم‌کم این فرایندها به‌اندازه‌ای بزرگ و پیچیده می‌شوند که ممکن است حتی اعضای قدیمی سازمان و رهبران آن هم ندانند که عملکرد این فرایند و آن جریان کاری دقیقا چگونه است. پیچیدگی در فرایندها در نتیجه عدم شناخت درست آن‌ها و عدم تشخیص چرخه‌های ناقص است.
راهکار برون‌رفت از این جنبه VUCA مدیریت کارآمد فرایندها و جریان‌های کاری‌ست. با مکانیزه کردن فرایندها هم چرخه‌های ناقص شناسایی می‌شوند، هم گلوگاه‌ها خود را نشان می‌دهند، هم جریان‌های کاری با محیط پیرامون خود سازگار می‌شوند. ابزار مقابله با پیچیدگی در به‌کارگیری نرم‌افزارهای قدرتمند یکپارچه با توان پردازشی بالاست که هم‌زمان به اصلاح فرایندها بپردازد و اطلاعات وسیع موجود در سطح سازمان را پردازش، دسته‌بندی و در صورت لزوم حذف کند.
ابهام (Ambiguity)
آخرین جنبه VUCA ابهام است، ابهام بر خلاف عدم قطعیت یا پیچیدگی از وجود یا عدم وجود دانش ناشی نمی‌شود. یک وضعیت مبهم معمولا پیرامون یک محصول کاملا جدید، ورود به بازاری کاملا بکر، ارائه نوآوری که تا پیش از این هیچکس معرفی‌اش نکرده در جریان است. وقتی عدم قطعیت وجود دارد می‌توانید با بررسی روندهای گذشته و تاریخی تا حدودی پاسخ به محرک‌های مختلف را پیش‌بینی کنید یا در شرایط پیچیده می‌توانید با استفاده از پردازش داده‌ها تا حدی جلوی ضرر را بگیرید، اما شرایط مبهم یعنی شرایطی که تا حالا مشابه آن هیچ‌وقت اتفاق نیوفتاده است.
در وضعیت مبهم نه اطلاعاتی از قبل وجود داشته است که بررسی کنیم، نه هم‌اکنون داده‌ای وجود دارد که از آن استفاده کنیم. بیراه نگفتیم اگر بگوییم راهکارهایی که برای برون رفت از سایر جنبه‌های VUCA گفته شد برای ابهام کارایی ندارد. زمانی که رابطه علت و معلولی موقعیتی شفاف نباشد و درک درستی از نتیجه فعالیت‌های‌مان نداشته باشیم هیچ ابزاری به جز ارائه آزمایشی و محدود خدمات و محصولات‌مان نداریم. با ارائه محدود به جامعه هدفی محدود کم و بیش میزان علاقه و میل به استفاده از محصول یا خدمات نوین خود را درمی‌یابیم و می‌توانیم برای ادامه مسیر یا اصلاح و توقف آن تصمیم‌گیری کنیم.
ERP بهترین ابزار مقابله با VUCA
نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام، در خصوص چهار جزء اصلی این جهان پرآشوب صحبت کردیم و به راه‌حل برون رفت از هرکدام به صورت گذرا اشاره‌ای کردیم. گفتیم که مقابله با ووکا دو شرط دارد، اول شناخت اجزای آن و درک آن‌ها و دوم استفاده از ابزار صحیح. مقابله با جهان پرآشوب و یکپارچه به سلاحی نیاز دارد که سازمان شما را یکپارچه کند و آن سلاح چیزی نیست جز نرم افزار ERP.
همچنین بخوانید: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان که به اختصار ERP نامیده می‌شود ابزارهای مورد نیاز برای مقابله با هر جنبه‌ی VUCA را در اختیار شما می‌گذارد. نگاهی کوتاه داشته باشیم به این‌که کدام ابزار ERP به مقابله با کدام جنبه ووکا می‌رود.
با استفاده از گزارش‌های متنوع، مسیر برنامه‌ریزی خود را روشن و هموار کنید
یکی از کلیدواژه‌های ERP گزارش است، قدرت ERP در تهیه و ارائه گزارش‌های متنوع تحلیلی، ترکیبی و آماری است. ERP با ساختاربندی دادههای موجود در سازمان و ارائه گزارش‌های متنوع به رهبران کمک می‌کند تا با در نظر گرفتن نوسانات موجود و احتمالی در آینده، مسیر رشد و توسعه خود را به دقت ترسیم کنند. در نتیجه از نوسانات موجود کم‌ترین آسیب را ببینند و روند فعالیت‌های‌شان دچار آسیب جدی نمی‌شوند.
مدیریت دانش برای مقابله با عدم قطعیت
قدرت پردازش دادههای سازمانی در ERP قابل قیاس با هیچ نرم‌افزار دیگری نیست. هر تعداد سند و داده موجود در سازمان به راحتی در ساختار ERP دسته‌بندی و با اعضا به اشتراک گذاشته می‌شود. در نتیجه مدیریت دانش در سازمان که ابزار اصلی مقابله با عدم قطعیت در جهان VUCA است به موازات استفاده از ERP در سازمان شما به اجرا در می‌آید. با استفاده از ساختاربندی داده‌ها و به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها با اعضا عملا دانش موجود را در سطح سازمان در دسترس همه قرار می‌دهید. با این ابزار به راحتی بر عدم قطعیت فائق می‌آیید.
پیچیدگی با پردازش در لحظه داده‌ها از بین می‌رود
حجم بالای دادههای ورودی به سازمان با گذشت زمان بیش‌تر و بیش‌تر می‌شود. اگر ابزار مناسب برای پردازش و دسته‌بندی سریع و صحیح آن‌ها نداشته باشید این داده‌ها به کوهی از اطلاعات بدل می‌شود که دیگر جدا کردن اطلاعات ارزشمند و بی‌ارزش از آن اگر نگوییم نشدنی، کاری بسیار زمان‌بر و طاقت‌فرساست. با استقرار و استفاده از سیستم ERP دادههای ورودی در لحظه پردازش می‌شوند و در جای خود قرار می‌گیرند. نتیجه این‌که در هنگام تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی با چند کلیک به منابع اطلاعاتی مورد نیازتان بدون فوت وقت دسترسی خواهید داشت.
با چابکی حاصل از به‌کارگیری ERP به مصاف ابهام بروید
در جهان پرآشوب VUCA در مقابل ابهام، یا بهتر بگوییم برای مقابله با ابهام به چابکی نیاز داریم، در واقع چابکی ساحل آرامش ابهام در این جهان است. استفاده از ERP در سازمان‌تان به شما سه کلید موفقیت می‌دهد، یکپارچگی، چابکی و انعطاف‌پذیری، در شرایط ابهام باید چابک باشید. به محض این‌که از محصول یا خدمت آزمایشی‌تان پاسخ مناسب نگرفتید باید قادر باشید در کم‌ترین زمان ممکن استراتژی خود را تغییر دهید. این مهم به‌جز با آوردن چابکی به سازمان‌تان محقق نخواهد شد.
ERP تیمیار، همراه مطمئن شما در این جهان پرآشوب
نرم‌افزار ERP تیمیار بیش‌از 30 ماژول و 100 سیستم و زیرسیستم در اختیار شما می‌گذارد، آن‌چه برای مقابله با VUCA لازم دارید یعنی یکپارچگی برای مقابله با کلیت آن، چابکی برای شکست دادن ابهام، جاری کردن مدیریت دانش برای تبدیل عدم قطعیت به قطعیت، پردازش در لحظه داده‌ها برای جلوگیری از پیچیده شدن فرایندها و استفاده از گزارش‌های متنوع برای ترسیم آینده سازمان و کنار آمدن با نوسانات همگی در قالب یک نرم‌افزار یکپارچه ارائه می‌شود.