نرم افزار جامع و نقش آن در سازمان؛ نگاهی...
نرم افزار جامع اگر نگوییم مهم‌ترین، یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیریت کسب‌وکارهای مدرن است. این نرم افزارها در بخش‌های مختلفی از ستادی و غیرستادی در سازمان‌ها کاربرد دارند. بخش‌های مختلف سازمان‌ها مانند حسابداری، اداری، منابع انسانی، بازاریابی، فروش، انبارداری و تولید هرکدام به تنهایی صاحب نرم افزار جامع هستند که ممکن است به تنهایی یا در کنار مجموعه‌ای از نرم افزارها استفاده شوند. نکته جالب توجه این است که کسبوکارها در چند سال گذشته به خوبی با اهمیت این نرم افزارها و نقش آنها در رشد و توسعه خود آشنا شده‌اند.
یکی از شناخته‌شده‌ترینِ این نرم افزارها، نرم افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی است که به اختصار آن را با نام ERP (Enterprise Resource Planning) می‌شناسیم. این نرم افزار که بهتر است آن را یک سیستم نرم افزاری بخوانیم مجموعه‌ای از ابزارهای مورد نیاز سازمان را در اختیار آنها قرار می‌دهد، بدون این‌که نیاز به نرم افزاری خارج از این سیستم داشته باشند.
نرم افزار جامع ERP چیست؟
نرم افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) برای یکپارچه‌سازی، سازمان‌دهی، انعطاف‌پذیری و چابک‌سازی فرایندهای کسبوکار استفاده می‌شود. این نرم افزار با ادغام تمام فرایندهای سازمان، از مدیریت منابع انسانی تا مالی و حسابداری، سرعت فرایندهای سازمان را افزایش می‌دهد. همچنین کسبوکارهایی که از این نرم افزار بهره می‌برند از بهره‌وری و کارایی بالاتری در فرایندهایشان برخوردارند. نرم افزار ERP در واقع فرایندهای کلیدی سازمان، از جمله بازاریابی، فروش، تولید، توزیع، منابع مالی و انسانی را در یک سیستم نرم‌افزاری، یک‌جا جمع می‌کند. برای آشنایی کامل با نرم افزار ERP می‌توانید مقاله ERP چیست؟ را مطالعه کنید.
پیادهسازی و استقرار نرم افزار ERP معمولا حساس‌ترین و مهم‌ترین مرحله برای آماده‌سازی و استفاده از آن در سازمان است. پیادهسازی نرم افزار جامع ERP فرایندی‌ست که در آن تیم‌های گوناگونی از سراسر سازمان دخیل هستند. تیم‌هایی که باید در تمام مراحل استقرار، از نیازسنجی و طراحی تا پیادهسازی فرایندها در نرم افزار، با جزئیات در آن حضور داشته باشند. برای یک استقرار کامل و کارآمد در سازمان رویکردی که اتخاذ می‌کنید باید ترکیبی از تجربه شرکت ارایه‌دهنده آن و تیم‌ها و نفرات سازمان‌تان باشد.
چگونه نرم افزار جامع سازمان را انتخاب کنیم؟
صرف‌نظر از این‌که به‌دنبال انتخاب چه نوع نرم افزار جامعی باشید، نرم افزار ERP یا نرم افزارهای متفرقه، بررسی ارایه‌کنندگان مختلف و نرم‌افزارهای گوناگون حاضر در بازار اصلی‌ترین پیش‌نیاز برای انتخاب آن است. به‌خصوص که این روزها استفاده از نرم افزار جامع دیگر محدود به سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ نیست و سازمان‌های کوچک و متوسط نیز به اهمیت حضور این نرم افزارها برای رشد کسب‌وکارشان پی برده‌اند.
قدم اول برای انتخاب نرم افزار جامع تشکیل یک تیم برای بررسی دقیق و انتخاب آن است. این تیم باید شامل کسانی باشد که در فرایندهای سازمان شما نقش کلیدی دارند. این نقش کلیدی می‌تواند تصمیم‌گیرنده، تحلیل‌گر، کارشناس یا یک متخصص فرایندی خاص باشد. برخی از نرم افزارهای جامع که امروزه به بازار معرفی شده‌اند شامل راهکارهای تخصصی نیز هستند. برای مثال Syspro ،IQMS و Plex به‌طور خاص برای صنایع تولیدی ساخته شده‌اند.
در بازار نرم افزار ERP ایرانی نیز می‌توان به راهکارهایی مثل «بها»، محاسبه بهای تمام شده تولید، «اثر»، برنامه دورکاری، «ثمر»، نرم افزار مدیریت تولید و «دید»، تنها CMS یکپارچه کشور اشاره کرد.
قدم مهم بعدی که باید در انتخاب نرم افزار جامع به آن توجه کنید داشتن یک هدف روشن و مشخص برای پیادهسازی نرم افزار است. شرح هدف و داشتن جزئیات، ریسک‌های احتمالی را کاهش و پروژه را به سوی موفقیت پیش می‌برد.
در نهایت باید کارمندان و اعضای سازمان را از دلایل خود برای استقرار نرم افزار جامع، خواه ERP باشد یا هر نرم افزار دیگری، به درستی آگاه کنید. معمولا مقاومت در برابر تغییر و پذیرش سیستم‌های جدید امری بدیهی در هر سازمانی است. مدیران و تصمیم‌گیران به دو روش آموزش کارکنان و روشن کردن دلایل انتخاب نرم افزار با برگزاری جلسات متعدد می‌توانند بر آن فائق آیند.
شاید بخواهید یک نرم افزار جامع شناخته‌شده یا به اصطلاح برند را برای سازمان‌تان انتخاب کنید. اما دقت داشته باشید که معمولا انتخاب بهترین نرم افزار به نیازهای منحصربه‌فرد کسبوکار شما وابسته است. سوال بسیار مهم در فرایند انتخاب یک نرم افزار جامع این است که «سیستم کدام‌یک از ارایه‌دهندگان با فرایندهای آینده و اهداف کسبوکار من هم‌سو و هم‌گام است؟».
چه کسبوکارهایی از نرم افزار جامع ERP استفاده می‌کنند؟
اگر این سوال را حدود ۶۰ یا ۷۰ سال قبل مطرح می‌کردیم بدون شک پاسخ فقط «شرکت‌های بزرگ تولیدی و صنعتی» بود. نرم افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان فرزند سیستمی‌ست به نام MRP. محل تولد سیستم‌های MRP کارخانجات صنعتی وتولیدی‌ای بود که به دنبال برنامه‌ریزی دقیق منابع موردنیازشان برای تولیدی سودمندتر و سیستمی کردن فرایندهایشان بودند. این سیستم برنامه‌ریزی در ابتدا به‌صورت دستی و در فرم‌هایی مخصوص انجام می‌شد. کم‌کم شرکت‌های نرم افزاری مانند IBM با همکاری صنایع مختلف از جمله صنعت هوانوردی ایالات متحده دست به تولید سیستمی کامپیوتری زد که تمام فرایندهای MRP را صفر و یکی می‌کرد. با پیشرفته شدن صنایع و رشد و توسعه آنها سیستم MRP II نیز که مختص مدیریت کارخانجات بود و البته سیستم قبل از خودش یعنی MRP را نیز در دل خود داشت معرفی و توسعه داده شد.
سایر صنایع و سازمان‌های غیرتولیدی زمانی که مزایای استفاده از این سیستم‌ها را در صنایع تولیدی مشاهده کردند به پیادهسازی و استفاده از آنها علاقه‌مند شدند و سرانجام نرم افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تولید به کسبوکارها عرضه شد. سیستم‌های ERP نیز در ابتدا محدود به سازمان‌های بزرگ و ثروتمند بود. اما در سال‌های اخیر این کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بودند که بیش‌ترین سهم استفاده از نرم افزار جامع برنامه‌ریزی سازمانی را داشتند. همچنین این روزها ارایه راهکارهایی برای حل مشکلات سازمان‌های کوچک مقیاس سرعت بیش‌تری گرفته و توجه ارایه‌کنندگان نرم‌افزار ERP به این بخش از بازار بیش از گذشته جلب شده است.
شرکت‌هایی که به دنبال تحول دیجیتال هستند، معمولاً نرم افزار جامع را برای به اجرا درآوردن استراتژی‌های دیجیتالی خود پیادهسازی می‌کنند. این شرکت‌ها از فناوری نه تنها برای اجرایی کردن فرایند توسعه دیجیتال بلکه ایجاد مدل‌های جدید کسب‌و‌کاری استفاده می‌کنند.
تفاوت‌های دو نرم افزار جامع؛ ERP در مقابل CRM
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نوعی نرم‌افزار سازمانی است که عملکرد واحدهای فروش و بازاریابی را به‌طور مستقیم و برخی دیگر از واحدها مانند مالی و انبار را غیرمستقیم خودکارسازی می‌کند. بسیاری از ارایه‌دهندگان نرم افزار، CRM را در مجموعه کامل نرم افزاری خود قرار داده‌اند. به عبارت دیگر آنها یک نرم افزار جامع ارتباط با مشتری را ارایه می‌دهند. اما برخی دیگر رویکرد متفاوتی را انتخاب می‌کنند. آنها نرم افزار CRM را از ارایه‌دهنده دیگری خریداری کرده، پیادهسازی و در نهایت آن را با سیستم اصلی خود ادغام می‌کنند.
نرم افزار CRM داده‌های در لحظه را در مورد رفتار آگاهانه و اطلاعات جمعیتی ارایه می‌دهد و برای شرکت‌ها امکان شخصی‌سازی ارتباطات خود با مدیران و مشتریان را نیز فراهم می‌کند. CRM کسبوکارها را قادر می‌سازد تا بهره‌وری پروژه‌های خود را به حداکثر برسانند. بهبود تجربه مشتری یکی از دلایل اصلی سازمان‌ها برای استفاده از CRM است.
تفاوت نرم افزار CRM با ERP اما در یکپارچگی آنها با سایر سیستم‌های سازمان است. اگر سازمان شما از یک نرم افزار CRM استفاده کند می‌تواند تمام تماس‌ها و اطلاعات رد و بدل شده با مشتریان و مخاطبان را مدیریت کند و در لحظه به آن دسترسی داشته باشد. اما شما همچنان برای ارتباط با سایر بخش‌ها و سیستم‌ها نیازمند درون‌ریزی و برون‌ریزی داده‌ها هستید و این یعنی صرف زمانی زیاد و بدون بازگشت. نرم افزار جامع منابع سازمانی (ERP) با یکپارچگی داده‌های موجود در CRM با سایر بخش‌ها رد و بدل اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمان را چابک و درلحظه انجام می‌دهد. در واقع نرم افزار ERP سیستم CRM را به‌عنوان بخشی از قابلیت‌های خود ارایه می‌دهد.
نرم افزار برنامه‌ریزی منابع تولید(MRP) چیست؟
سیستم MRP تقریبا در تمام نرم افزارهای ERP وجود دارد. اصولا بدون MRP ،ERP معنای خاصی ندارد. در حالی که ERP بر کل زنجیره تأمین و فرایندهای پس از تولید نظارت دارد و فرایندهای آن را خودکار می‌کند، برنامه ریزی مواد مورد نیاز تولید (MRP)، بر فرایندهای تولید و برنامه‌ریزی‌های مورد نیاز آن تاکید دارد تا محصول تولید شده کم‌ترین هزینه زمانی و مالی را برای سازمان داشته باشد. به عنوان مثال، هنگامی که برای ساخت یک محصول نیاز به خرید مواد اولیه دارید، سیستم MRP برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا یک صورت‌حساب دقیق از مواد مورد نیاز، قیمت و تامین‌کنندگان آن تهیه کنید و بهینه‌ترین تصمیم را بگیرید. یک سیستم MRP می‌تواند به عنوان یک سیستم مستقل یا به‌عنوان بخشی از یک نرم افزار جامع ERP خریداری شود.
نرم افزار جامع و سازمان‌های بزرگ
سازمان‌های بزرگ معمولا برای پیادهسازی نرم‌افزار جامع باید هزینه‌های بالاتری بپردازند. جدای از تعداد کاربرانشان آنها فرایندهای گسترده‌تر و پیچیده‌تری نیز دارند، اما این مسئله به معنای آن نیست که این سازمان‌ها نتوانند با صرف هزینه‌های کم‌تر، نرم افزار جامع خود را داشته باشند. پاسخ این نیاز در راهکارهای تخصصی است. ارایه‌دهندگان در بازار به تولید و سفارشی‌سازی راهکارهای جامع روی آورده‌اند که تمرکز خود را بر رفع یک یا چند نیاز کسبوکارها گذاشته است. راهکارهایی که مخصوص فرایندها و عملیات‌های خاص سازمانی، مثل تولید، مدیریت منابع انسانی و غیره است و همگی برای رفع نیاز سازمان‌ها با صرف هزینه‌ای کم‌تر طراحی و ارایه شده‌اند. سازمان‌های بزرگ برای کاهش هزینه‌های خود می‌توانند از نرم افزارهای ابری نیز استفاده کنند. این روزها داشتن نرم افزار و حتی کامپیوتری مبتنی بر فضای ابری امری عادی تلقی می‌شود.
استفاده از این سرویس‌ها که با نام اختصاری SAAS (Software As A Service) شناخته می‌شوند، می‌توانند صرفه مالی و زمانی فراوانی به‌همراه داشته باشند. هزینه استفاده از سرویس‌های ابری در اکثر مواقع نصف قیمت یا حتی کم‌تر از سرویس‌های محلی یا On-premise است. نتیجه استفاده از این سرویس‌ها کاهش هزینه‌های عمومی سازمان و افزایش سرعت و انعطاف‌پذیری آن است.
برخی از کارفرمایان و صاحبان کسبوکار با این پیش زمینه که استفاده از نرم افزار ERP هزینه‌های زیادی برایشان به‌همراه دارد با احتیاط به سراغ آن می روند. اما این موضوع باید توسط آنها در نظر گرفته شود که معمولا کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان در نتیجه استفاده از ERP در یک بازه ۳ تا ۵ ساله کاملا جبران می‌شود.