مدیریت پیگیری‌ها

زیرسیستم‌های نرم افزار مدیریت پیگیری‌ها

• مدیریت دبیرخانه 
  • ایجاد/ سازماندهی تمامی اسناد وارده و صادره
  • سازماندهی تمامی صورتجلسات و قراردادها
  • طبقه‌بندی تمامی فایل‌ها شامل فایل‌های صوتی و تصویری
  • تعریف الگوی شماره‌گذاری اسناد
  • تعیین تأییدکننده، امضا‌ءکننده و افراد مطلع در اسناد
  • قفل کردن اسناد بعد از امضاء
  • محدود کردن نوع فایل، حداکثر سایز آپلود فایل، حداکثر تعداد نسخه‌های فایل و عمق پوشه‌های تودرتو
  • جلوگیری از حذف اسناد یک پوشه
  • تعیین نام‌های پیش‌فرض برای اسناد (نام‌گذاری خودکار)
  • تشخیص کامل/ ناقص بودن پوشه‌های اطلاعات
  • ابزار بررسی مشکلات فایل‌ها، بررسی و رفع خطا‌ها
  • تعریف فیلدهای شخصی‌سازی شده (متادیتا) برای اسناد و پوشه‌ها
  • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
  • تعریف و اعمال فیلتر برای اسناد و پوشه‌ها و ذخیره فیلتر
  • مدیریت نسخه‌های اسناد
  • ایجاد میانبر از اسناد و پوشه‌ها
  • انتقال اسناد
  • اتصال اسناد به یکدیگر و همچنین به سایر اطلاعات در ماژول‌های دیگر
  • اتصال اسناد و پوشه‌ها به کاربران و مشتریان
  • نمایش فایل‌های آفیس از طریق سرویس‌های گوگل، مایکروسافت و یا سرور اختصاصی
  • اعلام نظر کاربران مطلع روی هر سند و الصاق انواع فایل
• مدیریت اقدامات (تسک‌ها)
  • ایجاد و مدیریت جریان کار‌ها و وظایف
  • مدیریت زمان وظایف و انجام کار
  • نمایش لیست اقدامات به تفکیک هر رده یا واحد کسب و کار
  • دسته‌بندی اقدامات در لیست بر اساس مؤلف، مسئول، مطلع، منتخب (مورد علاقه) و اقدامات دوره‌ای
  • انتخاب نوع اطلاعات نمایش داده شده در لیست اقدامات نظیر موضوع، تاریخ ایجاد، تاریخ آخرین‌تغییر، جریان‌کار و ...
  • اتصال هر یک از اقدام‌ها به سایر اطلاعات در سیستم‌های مختلف و نمایش لینک آن‌ها در لیست جهت دسترسی سریع شامل اسناد، پرسنلی، مالی، تولید، بازرگانی و ...
  • تعیین وضعیت‌های مختلف برای هر یک از مراحل اقدام متناسب با نیاز کاربران نظیر پیش‌نویس، تأیید، رد، کامل و ...
  • ایجاد توضیحات عمومی و محرمانه در هر مرحله با قابلیت پیوست کردن فرم‌ها و فایل‌ها
  • قابلیت موکول کردن اقدام و همچنین تعیین تاریخ جهت بسته شده خودکار اقدام (درخواست)
  • چاپ هر اقدام شامل اطلاعات درخواست، مراحل و توضیحات
  • قابلیت انتساب چندین رویداد از تقویم‌های مختلف به هر اقدام و تعیین یک رویداد فعال
  • ایجاد سند، رویداد، پروژه، پست‌الکترونیک، پیامک، و ... از سایر سیستم‌ها از اقدام و اتصال آن‌ها به‌صورت خودکار
  • اختصاص رنگ به اقدامات جهت دسته‌بندی و اعمال فیلتر
  • قابلیت انتساب مشتریان به اقدام جهت نمایش در سیستم  CRM
  • قابلیت جست‌وجوی سریع اقدامات بر اساس اطلاعات مختلف نظیر توضیحات قرار داده شده توسط کاربران
  • اعمال فیلتر پیشرفته جهت جست‌وجوی اقدامات بر اساس تمامی حالات ممکن از اطلاعات مختلف اقدام
  • ایجاد اقدامات دوره‌ای بر اساس تنظیمات کاربر شامل اقدامات روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
  • تغییر مسئول مراحل اقدامات بر اساس فیلتر اعمال شده توسط کاربر (انتقال تکی/ یکجا)
  • انتقال اقدامات بین رده‌ها یا واحد‌های مختلف بر اساس فیلتر اعمال شده توسط کاربر (انتقال تکی/ یکجا)
  • تهیه گزارش بر اساس اطلاعات دلخواه کاربران روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها و همچنین تهیه انواع گزارش روی اقدامات و ایجاد ویجت‌ در داشبورد کاربران
  • بایگانی خودکار اقدامات متناسب با تنظیمات کاربر
  • ایجاد فرم‌ها
• مدیریت گفتگو
  • مدیریت گروه
    • ایجاد گروه جدید
      • مدیریت پیام مخاطبین
      • مدیریت پیام عمومی
      • مدیریت کانال
      • بایگانی
    • ویرایش و یا حذف گروه
    • انتخاب نام عمومی و کلمه کلیدی برای گروه مورد نظر
    • مدیریت ارسال اعلان به کاربران آنلاین
    • حذف و ویرایش پیام‌ها توسط مدیر گروه
    • ثبت موضوعات مختلف
    • مدیریت دسترسی درون سازمانی
    • مدیریت دسترسی سایت (پورتال)
    • ایجاد پیام خوش آمدگویی خودکار
    • ایجاد پیام خودکار و زمان نمایش آن در صورت عدم پاسخ کارشناس به کاربر مهمان سایت (پورتال)
• مدیریت پست الکترونیک
  • صندوق‌های پست‌الکترونیک نامحدود
  • ارسال و دریافت پست‌الکترونیک (ایمیل)
  •  پاسخ خودکار برای پست‌الکترونیک‌های دریافتی
  • ارسال پست الکترونیک گروه/ تکی
• مدیریت پیامک
  • صندوق‌های پیامک نامحدود
  • ارسال و دریافت پیامک
  • پاسخ خودکار برای پیامک‌های دریافتی
  • ارسال پیامک گروهی/ تکی
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
  • ایجاد ارتباط بین مشتریان حقیقی و حقوقی
  • برقراری ارتباط از طریق پست‌الکترونیک، پیامک، تلگرام و گفتگو
  • ​ مدیریت جلسات و رویدادهای مرتبط با مشتری
  • ​الصاق تمامی مکاتبات اداری، پست‌الکترونیک‌ها، پیامک‌ها، اسناد و مدارک، فاکتورهای فروش و ... به پرونده مشتری
  • مدیریت مکالمات تلفن مشتری و ایجاد پاپ آپ برای مسئولین مربوطه در زمان تماس
  • ضبط مکالمات تلفنی و ارتباط خودکار با پرونده مشتری
• مدیریت پروژه
  • نمایش لیست پروژه‌ها در هر رده، به تفکیک نوع مسئولیت کاربر روی پروژه‌ها
  • نمایش لیست پروژه‌ها، بر اساس اطلاعات مختلف، به انتخاب کاربر
  • مشاهده و پیگیری پروژه‌های در حال انجام
  • اطلاع از روند پیشرفت پروژه‌ها و نمایش درصد پیشرفت مراحل پروژه درگانت چارت
• مدیریت پورتال
  • قابلیت ارسال رزومه
  • قابلیت پیگیری روند استخدام
  • ارتباط با کارشناسان مورد نظر از طریق گفتگو
  • قابلیت نمایش اخبارهای مهم 
  • قابلیت نمایش پروژه‌ها 
  • سازماندهی اسناد مربوط به مشتریان
  • ایجاد اقدام و پیگیری در سایت (پورتال) توسط مشتری
  • تعیین دسترسی برای نمایش بخشی از اقدام در سایت (پورتال)
  • رسیدگی و پیگیری امور مشتریان از طریق اقدامات سمت سایت (پورتال)
• مدیریت اخبار
  • ایجاد اخبار درون و برون سازمانی
  • ضمیمه کردن فایل به اخبار
  • تنظیمات دلخواه جهت نمایش خبر در سایت (پورتال)

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم مدیریت پیگیری‌های تیم‌یار

فرایندها

• پیگیری و آنالیز داده‌ها جهت تکمیل فرایند‌ها
• مدیریت ایجاد دبیرخانه
• ایجاد اسناد وارده و صادره
• ایجاد شماره‌گذاری و نام‌گذاری خودکار اسناد
• ایجاد متادیتا و تنظیمات آن برای یک پوشه
• مدیریت پوشه و انواع فایل
• مدیریت مطلع، فیلتر و جستجو بر روی اسناد
• ایجاد اقدام و مطلعین بر آن
• پیگیری مسئول مراحل و انتقال اقدام
• ارسال و پیگیری پست الکترونیک
• ارسال و پیگیری پیامک
• پیگیری اخبار و انتشار آن
• پیگیری گفتگوها (خصوص/ گروهی)
• تنظیمات پایه بات تلگرام و دسترسی‌ها
• پیگیری درخواست استخدام سمت پورتال
• مشاهده و پیگیری پروژه های در حال انجام
• ایجاد و پیگیری اقدام توسط مشتریان از سایت (پورتال)

عملیات خودکار

• ثبت خودکار تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده
• بایگانی خودکار گفتگو، اقدام،پیامک، پست الکترونیک و...
• نامگذاری خودکار اسناد در صورت انجام تنظیمات
• شماره گذاری خودکار نامه در صورت انجام تنظیمات
• ایجاد خودکار اقدام در صورت تنظیم اقدام دوره‌ای
• فراخوانی خودکار فرم‌‌ها، پست الکترونیک، پیامک و توضیحات در اقدام در صورت انجام تنظیم در جریان کار

ویژگی‌های کلیدی درون سازمانی سیستم مدیریت پیگیری‌های تیم‌یار

•  یکپارچگی سیستم مدیریت پیگیری تیم‌یار با دیگر سیستم‌ها و زیر سیستم‌ها

سیستم مدیریت پیگیری تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک  ERP  کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت پیگیری تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. یکی از موارد بسیار مهم در انتخاب و استفاده از یک نرم افزار مدیریت پیگیری کارا، وجود یکپارچگی واقعی و استاندارد، میان بخش‌های مختلف و وابسته آن است.  ERP  یکپارچه و تحت وب تیم‌یار، با ایجاد یکپارچگی سیستم‌های اقدام، اسناد (دبیرخانه)، پروژه، گفتگو، پست الکترونیک، اخبار، سایت (پورتال)، CRM و پیامک در کنار سایر سیستم‌های مرتبط؛ مدیریت و آنالیز داده‌ها جهت پیگیری اسناد، درخواست‌ها، فرایند‌ها، پروژه‌ها و ... فراهم می‌آورد.

• مدیریت دبیرخانه 

ماژول اسناد تیم‌یار، با رویکردی مدرن و کاملاً متفات نسبت به نرم افزار‌های اتوماسیون اداری قدیمی، بستری مناسب برای پیگیری‌ها، گردش نامه‌ها و مدیریت دبیرخانه‌ها به صورت درون سازمانی و برون ‌سازمانی فراهم آورده است.

مدیریت دبیرخانه

• مدیریت اقدامات (تسک‌ها)

با استفاده از ماژول اقدام تیم‌یار، می‌توان وظایف و مسئولیت‌های محوله کارمندان را مدیریت و از این طریق درخواست‌های درون سازمانی را به راحتی پیگیری کرد.

مدیریت اقدامات

• مدیریت گفتگو

از طریق ماژول گفتگو تیم یار، ارسال انواع پیام‌های متنی، صوتی و تصویری به جهت بهبود فرآیند کاری میان کارمندان و ارتباط‌گیری کارشناسان با مشتریان، امکان‌پذیر می‌باشد.

مدیریت گفتگوها

• مدیریت پست الکترونیک

ماژول پست الکترونیک تیم‌یار، قابلیت پیگیری از طریق ارسال پست‌الکترونیک، اطلاع از چندین صندوق پستی و اطلاع آنی از پست‌الکترونیک‌های ارسالی و دریافتی را فراهم‌ می‌آورد.

مدیریت پست الکترونیک

• مدیریت پیامک

ماژول پیامک تیم‌یار، قابلیت پیگیری از طریق ارسال پیامک و اطلاع از چندین صندوق پیامکی و اطلاع آنی از پیامک‌های ارسالی و دریافتی را فراهم می‌آورد.

مدیریت پیامک

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

از طریق ماژول CRM تیم‌یار، امکان طبقه بندی جامع تمامی درخواست‌ها، اسناد، فایل‌ها و رویدادهای مشتریان در یک فضای واحد وجود دارد.

مدیریت اطلاعات مشتریان

• مدیریت پروژه

ماژول پروژه تیم‌یار، با قابلیت محاسبه درصد پیشرفت، باعث شده تا تمامی کاربران درون و برون سازمانی به راحتی از روند افزایشی و رو به جلو پروژه‌های سازمانی مطلع شوند. کاربران با استفاده از این فضا به راحتی امکان طبقه بندی درخواست‌ها و فراخوانی اسناد و اقدامات مرتبط با پروژه را دارند.  علاوه بر این، یکی از ویژگی‌های مهم پروژه، تخصیص یک پروژه به یک مشتری و یا گروهی از مشتریان می‌باشد، که از طریق تنظیمات داخل این ماژول، امکان پذیر می‌باشد.

مدیریت پروژه

• مدیریت اخبار

با استفاده از ماژول اخبار تیم‌یار، امکان انتشار اخبار درون و برون سازمانی و اطلاع رسانی موارد مهم، فراهم آمده است.

مدیریت خبر

نمای خبر در سایت

نمای ترتیب اخبار در ماژول اخبار

ویژگی‌های کلیدی برون سازمانی سیستم مدیریت پیگیری‌های تیم‌یار

• یکپارچگی سیستم مدیریت پیگیری‌ها با سایر سیستم‎ها و زیرسیستم‌ها

سیستم مدیریت پیگیری‌ها  تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک  ERP  کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت پیگیری‌ها  تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی پیگیری‌های مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. نرم افزار برنامه مدیریت پیگیری‌ها  در تیم‌یار مانند دیگر سیستم‌های  ERP  تیم‌یار، سیستمی از این مجموعه قوی بوده و جهت مدیریت پیگیری‌های درون و برون سازمانی کمک شایانی خواهد کرد و زمانی مؤثر و مفید است که در کنار سیستم‌های اتوماسیون اداری، سایت (پورتال)، مدیریت ارتباط با مشتری، پروژه و ... حیات داشته و در کنار هم و به‌صورت یکپارچه همراه باشند.

• مدیریت پورتال

مشتریانی که از طریق سایت (پورتال) با نرم افزار تیم‌یار ارتباط‌ دارند، از راه‌های گوناگونی امکان برقراری ارتباط و پیگیری روند اجرای درخواست‌های خود را دارند. در ادامه برخی از این ابزارهای پیگیری از طریق سایت، معرفی شده است.

• اخبار و مقالات

در اخبار و مقالات پورتال مشتریان تیم‌یار، تمامی اخبار مقالات و اطلاع رسانی‌های مهم قرار گرفته و مشتریان با مراجعه به این بخش، تمامی اطلاعیه‌های مهم را پیگیری خواهند کرد.

نمای بخش اخبار و مقالات در سایت (پورتال مشتریان)

• درخواست‌ها

تمامی اقدامات با عنوان درخواست و یا پیگیری رفع مشکلات نرم افزاری از سوی مشتریان به تفکیک هر ماژول، در بخش درخواست‌های پورتال مشتریان تیم‌یار قرار داده شده است. پس از ارسال درخواست (ثبت تیکت)، مشتری در جریان روند رفع باگ یا مشکل خود قرار خواهد گرفت و به آسانی از این طریق از مسئولان مربوطه، پیگیری خواهد کرد.

ارسال درخواست در خصوص ماژول مدنظر

• کیفیت

در بخش کیفیت پورتال مشتریان تیم‌یار، تمامی نظرسنجی‌ها و ارزیابی‌هایی که نیاز به نظر مشتریان دارد، قرار داده می‌شود. با تکمیل این ارزیابی‌ها، می‌توان به بهبود روند پیگیری‌ درخواست‌ها توسط کارشناسان، کمک کرد. 

نظرسنجی های فعال مشتریان

• اسناد و مدارک

مشتریان با مراجعه به بخش اسناد و مدارک پورتال مشتریان تیم‌یار، امکان مشاهده و دسترسی به آرشیو اسناد مرتبط با CRM خود را دارند. به عنوان مثال، تمامی صورتجلسات و یا قراردادهایی که مشتریان باید به آن‌ها دسترسی داشته باشند؛ به تفکیک طبقه بندی‌ها، در این قسمت قرار داده می‌شود.

اسناد و مدارک مشتریان به تفکیک اطلاعات

• گفتگو

مشتریان با مراجعه به بخش گفتگو پورتال مشتریان تیم‌یار، می‌توانند با ایجاد گفتگوی گروهی و خصوصی، انتخاب گروه‌های گفتگو و موضوعات، با کارشناسان مورد نظر ارتباط برقرار کنند و مسائل مطرح شده خود را پیگیری کنند.

ایجاد گفتگو خصوصی متناسب با موضوع یا گروه گفتگو

•  FAQ (سؤالات متداول)

تمامی سؤالات پرتکرار مشتریان به تفکیک هر ماژول در بخش FAQ پورتال مشتریان تیم‌یار، قرار داده می‌شود. با مراجعه به این بخش، می‌توان علاوه بر اطلاع از سؤالات مشابه دیگر مشتریان، از راه‌حل‌های تعریف شده برای هر سؤال با سرعت بیشتری مطلع شد. 

سوالات پر تکرار به تفکیک هر ماژول

• پرسنلی

متقاضیان استخدام در گروه‌های مختلف شغلی تعریف شده در سایت (پورتال) منابع انسانی تیم‌یار، به منظور تکمیل و ارسال رزومه خود، ابتدا باید در سایت (پورتال) ثبت نام کنند. پس از تکمیل ثبت نام، نام کاربری و رمز عبور به هر کاربر اختصاص داده خواهد شد. با ورود به حساب کاربری ایجاد شده در سایت (پورتال) و تکمیل رزومه و تأیید نهایی توسط متقاضی، فرآیند استخدامی شخص آغاز خواهد شد. متقاضیان استخدام با مراجعه به پورتال منابع انسانی و ورود به حساب کاربری خود، می‌توانند روند استخدام خود را پیگیری نموده و در جریان لحظه‌ای روند استخدام خود قرار گیرند.

ورود متقاضیان از سمت سایت (پورتال)

ورود به حساب کاربری و ارسال درخواست استخدام متناسب با شغل درخواستی تکمیل رزومه و تأیید نهایی وضعیت استخدام