آینده کسب و کار به کدام سمت می‌رود؟
آینده کسب و کار با وجود سرعت سرسام‌آور رشد و توسعه فناوریهای نوین چشم‌انداز روشنی دارد. استفاده از فناوری‌ها برای انجام کار و پیش‌برد امور افزایش بی‌سابقه‌ای در سازمان‌ها داشته و انتظار می‌رود این سیر صعودی تا سالیان سال ادامه داشته باشد. به جرات می‌توان گفت مدیران و صاحبان کسب و کار برای بقا در این بازار پرآشوب و تبدیل شدن به رهبر بازار نیاز به ابزاری مناسب دارند تا سرعت تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی برای مدیریت منابع را به بیش‌ترین حد ممکن برسانند. بدون شک یکی از این ابزارها نرمافزار ERP است (برای آشنایی کامل با نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان، «ERP چیست؟» را بخوانید). سال ۲۰۲۲ و سال‌های پس از آن سرشار از رقابت تنگاتنگ، نوآوری‌های بی‌سابقه و تحولات دیجیتالی سازمان‌هاست. در این میان نرمافزار ERP یک بستر قدرتمند و امن برای پیاده‌سازی نیازهای دیجیتال سازمان‌ها در این بازار پرتلاطم است.
باید این نکته مهم را در نظر داشت که نوسانات بازارهای مالی و بروز تغییرات عمده در فرهنگ سازمانی و نوع انجام کار در نتیجه همه‌گیری بیماری کووید-۱۹؛ کسب و کارها را بیش از پیش برای تحول دیجیتال و حرکت به سوی سازمان و دفتر کار دیجیتال آماده و مشتاق کرده است. تمام این مسایل دست در دست یک‌دیگر داده‌اند تا استفاده از نرمافزار ERP سرعت بیش‌تری بگیرد. در این مقاله به بررسی آینده کسب و کار با محوریت این سوال که «چرا کسب و کار شما برای بقا در آینده به یک نرمافزار ERP نیاز دارد؟» خواهیم رفت و همچنین پنج دلیل اصلی برای استفاده از ERP را بررسی می‌کنیم.
۵ دلیل اصلی برای استفاده از نرمافزار ERP در کسب‌وکار
با رشد هر کسب و کاری حجم کاری مدیران و تصمیم‌گیران آن نیز افزایش پیدا می‌کند. در نتیجه سازمان‌ها شروع به استفاده از نرم‌افزارها و سرویس‌های مختلفی می‌کنند. از نرم‌افزارهای ساده‌تری مثل مجموعه آفیس یا سرویس‌هایی مانند ایمیل گرفته تا نرم‌افزارهای مالی سفارشی‌‌سازی‌شده و سرویس‌های ابری پیشرفته. اما یک مشکل مشترک بین استفاده از چندین نرمافزار، فارغ از شرکت تولیدکننده آن وجود دارد و آن امکان تداخل سیستم‌های مختلف نرمافزاری است. با بالا رفتن حجم کاری از یک سو و امکان وجود تداخل در سیستم‌های نرمافزاری سازمان، احتمال این‌که کسب و کارها نتوانند خود را با خواسته‌های مشتریان هم‌گام کنند نیز بسیار بالاست.
برای این‌که در آینده کسب و کار ها بتوانند هم‌پای نیازهای بازار پیش روند و در کنار رشد حجم کاریشان، نیازها و انتظارات بازار را نیز برآورده کنند، سرمایه‌گذاری روی نرمافزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) راهکاری مناسب برای آن‌هاست. نتیجه استفاده از نرمافزار ERP در سازمان تخصیص حجم کاری موجود بین واحدها و افراد مختلف و برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری چابک‌تر و دقیق‌تر از سوی مدیران خواهد بود. در ادامه به بررسی ۵ دلیل اصلی استفاده از نرمافزار ERP در سازمان‌ها می‌پردازیم.
استانداردسازی نرم‌افزارهای سازمان
وجود سیستم‌های نرمافزاری گوناگون در سازمان برای مدیریت فرایندهای مختلف و حتی وجود چند نرمافزار برای مدیریت یک فرایند سازمانی نتیجه‌ای جز آشفتگی در انتقال و مدیریت داده‌ها، ایجاد حفره‌های امنیتی خطرساز و هدر رفت بالای زمان در کسب و کار شما ندارد. پیاده‌سازی نرمافزار ERP در سازمان در قدم اول باعث یکپارچگی سیستم‌های نرمافزاری موجود در کسب و کار شما می‌شود. نرمافزار ERP فرایندهای سازمانی شما را یکپارچه و دسترسی کاربران به داده‌های سازمانی را متمرکز می‌کند. این موضوع سرعت، امنیت و یکپارچگی مدیریت و سازمان‌دهی داده‌ها بالا می‌برد.
دسترسی به گزارش‌های مالی و حسابداری کامل‌تر
کنترل و مدیریت موثر تراکنش‌های مالی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت سازمان‌تان عاملی حیاتی‌ست. زمانی که کسب و کارتان رشد می‌کند، تعداد زیاد این تراکنش‌ها و عدم وجود یک سیستم یکپارچه برای نظارت و کنترل بر آن‌ها می‌تواند عامل اصلی از کنترل خارج شدن عملیات‌های مالی سازمان‌تان باشد. از سوی دیگر وارد کردن دستی داده‌های مالی و انجام دستی محاسبات، هم احتمال زیاد خطا دارد و هم احتمال از بین رفتن آن‌ها در صورت عدم رعایت موارد امنیتی. یکپارچگی نرمافزار ERP برای مدیریت مالی در قدم اول فرایندهای تکراری و روزمره حسابداری را خودکار می‌کند و پیش می‌برد در نتیجه امکان خطا و اشتباه از بین می‌رود. در قدم بعدی دسترسی لحظه‌‌ای و آسان مدیران به اطلاعات مالی سازمان را ممکن و تصمیم‌گیری دقیق و موثر را برای آن‌ها فراهم می‌کند.
کاهش زمان پاسخگویی به نیازها
زمانی‌که در بازار رشد کردید و تبدیل به یکی از بازیگران شناخته‌شده آن شدید؛ یکی از اصلی‌ترین مواردی که باید در نظر داشته باشید سرعت پاسخگویی و ارایه محصول و خدمات‌تان به مشتریان است. این موضوع شاید از دور چندان مهم به نظر نرسد اما یکی از اصلی‌ترین عوامل تمایز بین شما و رقبای‌تان است. برای داشتن خدمات پس از فروش منحصربه‌فرد و چابک، تیم‌های فروش و خدمات پس از فروش شما نیاز دارند تا در لحظه به اطلاعات پرونده مشتریان در تمام بخش‌های سازمان دسترسی داشته باشند. این مهم از طریق یکپارچگی داده‌ها در نرمافزار ERP ممکن می‌شود.
هم‌گامی با قوانین داخلی و امنیت بالا
تولیدکنندگان نرمافزار ERP معمولا مجوز‌ها و گواهی‌نامه‌های قانونی متعددی را از مراجع قانون‌گذاری دریافت می‌کنند. این موضوع می‌تواند آسایش خاطر صاحبان کسب و کارها را به همراه داشته باشد، چراکه از نرمافزاری استاندارد و هم‌گام با قوانین کشور استفاده می‌کنند. همچنین ویژگی مهم دیگر این نرمافزار به‌روز شدن قوانین با هر به‌روزرسانی است. از سوی دیگر یکپارچگی نرمافزار ERP امنیت داده‌های شما را تضمین می‌کند. وجود دیوارهای آتش قدرتمند و استاندارد و ارایه پچ‌های امنیتی به‌روز، دسترسی به داده‌های حساس سازمانی را برای افراد خارج از سازمان دشوار می‌کند.
انعطاف‌پذیری و پویایی
نرمافزار ERP داده‌های بخش‌های مختلف سازمان را جمع‌آوری، سازمان‌دهی و یکپارچه می‌کند. از آن‌جایی که در سال‌های اخیر استفاده از فناوریهای نوین انجام کار مانند فضای کار دیجیتال و محیط کار دیجیتال رو به افزایش بوده است؛ انعطاف‌پذیری و پویایی در دسترسی به داده‌ها از هرجا و در هر زمان برای کسب و کارها تبدیل به جریان اصلی و موضوعی حیاتی شده است. انعطاف‌پذیری و پویایی داده‌ها با نسل جدید نرمافزار ERP، یعنی ERP ابری، به‌راحتی در اختیار کسب و کارها قرار گرفته است. نرم‌افزارهای ERP ابری با امکان‌پذیر کردن دسترسی به داده‌ها از هرجا و در هر زمان عملا بستر اصلی استفاده از فناوریهای نوین انجام کار هستند.
چرا کسب و کار شما به نرمافزار ERP نیاز دارد؟
موارد گفته شده بالا در کنار ده‌ها مزیت و ویژگی دیگر مثل امکان سفارشی‌سازی فرایندهای خاص کسب و کار و وجود سیستم‌های تخصصی انجام کار و... از دلایل اصلی پیاده‌سازی نرمافزار ERP در کسب و کارتان است. اما جهان و به‌خصوص دنیای کار و کارکردن به سرعت در حال تغییر و دگرگونی است؛ قرار هم نیست این سرعت در سال‌های آینده کاهش پیدا کند. در ادامه می‌خواهیم به بررسی این موضوع بپردازیم که چرا برای آینده کسب و کار خود به نرمافزار ERP نیاز دارید.
همه‌گیری بیماری کووید-۱۹ به سازمان‌ها ثابت کرد که آستانه فروپاشی اقتصاد‌ها و کسب و کارها تا چه اندازه پایین است. شاید اگر فناوریهای ارتباطی در دوران همه‌گیری تا این اندازه پیشرفت نکرده بودند امروز درگیر یک رکود بزرگ اقتصادی دیگر بودیم. اما به لطف این فناوری‌ها و امکان کار از خانه و ارتباط آسان میان بخش‌ها و مناطق مختلف جهان، سازمان‌ها توانستند فرایندهای خود را مدیریت کنند و پیش ببرند. همه‌گیری از سوی دیگر باعث شد تا کسب و کارها تحول دیجیتال را با جدیت بیش‌تری دنبال کنند. در اوج دوران همه‌گیری توانایی مدیریت زنجیره تامین، مدیریت توزیع و پخش و مدیریت خدمات پس از فروش محک جدی‌ای بود برای کسب و کارها، به‌خصوص برای آن‌هایی که روند سنتی مدیریت فرایندهای خود را حفظ کرده بودند.
کووید-۱۹ و هزار و یک اتفاق دیگر می‌تواند ضربات مهلک و بعضا جبران‌ناپذیری به بدنه کسب و کار شما وارد کند. اگر شما برای آینده کسب و کار خود به فناوریهای منعطف و یکپارچه مجهز نشده باشید، به سختی می‌توانید از این ضربات به سلامت عبور کند. یکی از گام‌های تحول دیجیتال در سازمان پیاده‌سازی نرمافزار ERP است. ERP با دیجیتالی کردن فرایندها و جمع‌آوری و سازمان‌دهی داده‌ها، امکان طراحی و اجرای استراتژی‌های بهتر و کارآمدتر را به سازمان می‌دهد. در کنار تمام این‌ها امکان سفارشی‌سازی سیستم‌های مختلف نرمافزار ERP فرایندهای کسب و کار شما را چابک‌تر و منعطف‌تر مدیریت می‌کند.
نرمافزار ERP در واقع یک All-In-One نرم‌افزاری‌ست که سیستم‌های موردنیاز بخش‌های مالی، انبار، فروش، خرید، تولید و تمام بخش‌های یک کسب و کار را به‌صورت دیجیتالی در اختیار آن‌ها می‌گذارد. بالا رفتن دقت و سرعت انجام کارها، افزایش انعطاف‌پذیری فرایندها، ارتقای سطح امنیت داده‌ها، پویایی داده‌ها با امکان دسترسی از هرجا و هر زمان، تنها گوشه‌ای از امکانات و ویژگی‌هایی است که استفاده از نرمافزار ERP برای کسب و کارها به ارمغان می‌آورد.
آینده کسب و کار ، نرمافزار ERP و تحول دیجیتال
در سال‌های آینده کسب و کار ها با سه مدل اصلی انجام کار روبرو خواهند بود؛ داده‌های سازمانی متمرکز، محیط‌های کاری غیرمتمرکز و کار ترکیبی. منظور از کار ترکیبی یکی کردن تمام جنبه‌های یک کسب و کار و ترکیب آن‌ها با یک‌دیگر است. شرایط بازار به‌گونه‌ای است، و خواهد بود، که انتظار از سازمان‌ها برای ارایه محصول و خدمات در کم‌ترین زمان بیش‌تر و بیش‌تر می‌شود. برای برآوردن این مهم نیاز است تا کسب و کارها فرایندهای مختلف خود مانند مدیریت زنجیره تامین، برنامه‌ریزی، خرید، لجستیک و انبار را یک‌جا کنار هم داشته باشند و در عین حال وابستگی این سیستم‌ها به یک‌دیگر را در کم‌ترین حد ممکن حفظ کنند. این موضوع نیازمند دسترسی تمام این بخش‌ها در لحظه به داده‌های مورد نیازشان است (داده‌های سازمانی متمرکز)، همچنین عدم وابستگی فیزیکی آن‌ها به یک‌دیگر (محیط‌های کاری غیرمتمرکز) باعث پویایی و انعطاف‌پذیری فرایندهای کاری می‌شود و در نهایت مدل کار ترکیبی در سازمان پیاده‌سازی می‌شود.
نرمافزار ERP با جمع‌آوری و سازمان‌دهی متمرکز داده‌های تمام بخش‌های سازمان و به‌اشتراک‌گذاری آن با واحدهای مختلف، جریان اطلاعات در سازمان را تسریع می‌کند و در عین حال وابستگی واحدهای مختلف به یک‌دیگر را کاهش می‌دهد. ERP ابری نیز با امکان‌پذیر کردن دسترسی به اطلاعات از هرجا و در هر زمان پویایی را تضمین و کسب و کار را برای ورود به عصر دیجیتال کار آماده می‌کند.