مقدمه

یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی مدرن (Modern ERP)، قادر است با راهکارهایی هوشمندانه، فرایندهای کسب و کار را ساده‌سازی کند. سازمان یا کسب و کار، با بهره‌گیری از سیستم ERP مدرن، از مزایا و امکانات گسترده‌ای بهره‌مند می‌شود که خلاصه‌ای از آنان در ادامه بررسی خواهد شد.

1. هوش کسب و کار (BI):

یک سیستم ERP مدرن، مدیران و کارکنان سازمان را قادر می‌سازد تا به شیوه‌ای کارآمد بتوانند کسب و کار خود را با دریافت گزارشات بلادرنگ، هشدارها و پارامترهای موثر بر میزان بهره‌وری، کنترل و مدیریت کنند. به بیان دیگر، صاحبان یک کسب و کار ضمن دسترسی به این مجموعه‌ از جریان‌های مالی، موجودی کالاها، میزان سوددهی، کارکرد پرسنل و ...، قادرند تصمیمات خود را با اطمینان بیشتری اخذ کنند.

2. داده‌های کلان‌ (Big Data):

داده‌های کلان (Big Data)، مدت‌ها برای اشاره به حجم‌های عظیمی از داده‌های ذخیره شده توسط ناسا، گوگل و ... استفاده می‌شد. اما امروزه این عبارت بیشتر برای اشاره به مجموعه‌های داده‌ای بزرگی استفاده می‌شود که به علت حجیم بودن، نمی‌توان آنان را به کمک پایگاه‌های داده سنتی مدیریت کرد. کلان داد‌ها، اهمیت بسیار زیادی برای کسب و کار و جامعه دارند؛ زیرا داده‌های بیشتر منجر به تحلیل‌های دقیق‌تر شده و تصمیم‌گیری‌های قابل اطمینان و کاهش ریسک‌های کسب و کار را در پی خواهند داشت.

3. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سازگاری با شبکه‌های اجتماعی (Social Media):

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، عنوانی است که به یک راهکار منحصر به فرد برای مدیریت ارتباط با مشتریان به شیوه‌ای سازماندهی شده اشاره می‌کند. در سیستم‌های ERP مدرن، شبکه‌های اجتماعی نقش پررنگی را در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان بازی می‌کنند. با افزایش کاربرد شبکه‌های اجتماعی در زندگی روزمره و تاثیر آن بر فرآیندهای کسب و کار، نیاز به ادغام‌‌سازی آنان با سیستم‌های مدیریت کسب و کار بیش از پیش احساس می‌شد. نسل جدید سیستم‌های ERP مدرن از اتوماسیون اداری پشتیبانی کرده و اجرای فرایندهای بازاریابی و ارتباط از طریق ایمیل، تلگرام، پیامک، چت و سایر شبکه‌های اجتماعی در آنان محیا است.

4. یکپارچگی (Integration):

نکته حائز اهمیت دیگر در مورد یک سیستم ERP مدرن، مساله یکپارچگی داده‌ها در تمامی بخش‌های درون/برون سازمانی است. یک سیستم ERP مدرن، یکپارچه‌سازی کاملی را برای داده‌ها در داخل و یا خارج از سازمان به ارمغان می‌آورد و تمامی اشخاص، مشتریان، پرسنل و ... می‌توانند بسته به سطوح دسترسی مشخص، به داده‌ها دسترسی داشته باشند.

5. مقیاس‌پذیری (Scalability):

مقیاس‌پذیری یک سیستم مدیریت کسب و کار، بیانگر ظرفیت یک سیستم برای گسترش حوزه فعالیت‌ها و تطبیق با روند رشد سازمان است. مقیاس‌پذیری، یکی از مشخصه‌های کیفی یک نرم افزار ERP به شمار می‌رود. از آنجا که رشد یک کسب و کار امری اجتناب‌ناپذیر است، مدیران می‌بایست فعالیت سازمان خود را همراه با یک سیستم ERP مدرن با پشتیبانی از حجم وسیعی از داده‌ها آغاز کنند. مقیاس‌پذیری، امری است که رابطه مستقیمی با یکپارچگی تمامی بخش‌های یک سیستم ERP دارد. در واقع اگر داده‌ها نتوانند در سراسر سیستم یک کسب و کار جریان داشته باشند، در بخشی از قسمت‌ها قطعی جریان به وجود می‌آید که تاثیر مستقیمی بر میزان بهره‌وری، میزان موجودی، میزان سودآوری و ... خواهد داشت.

6. رایانش ابری (Cloud Computing):

یک سیستم ERP مدرن، کلیه وظایف و خدمات خود را از طریق سیستم رایانش ابری به مدیران و کارکنان یک سازمان ارائه می‌کند. رایانش ابری، نیاز به سخت‌افزار و نگهداری سرورهای اختصاصی را حذف کرده و یک فضای ابری را به کاربران ارائه می‌کند. رایانش ابری یا Software as a Service (SaaS)، دسترسی کاربران به برنامه‌های کاربردی را از طریق منابع به اشتراک‌گذاری شده از سوی ارائه دهنده سیستم ERP مدرن (Vendor) فراهم می‌کند. با این فرآیند، مدیران و کارکنان یک سیستم ERP مدرن، در هر جا و زمانی می‌توانند از طریق شبکه اینترنت، به کلیه اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند. به بیان دیگر، سیستم رایانش ابری یک «خدمت» را به عنوان «محصول نهایی» به مشتریان تحویل خواهد داد.

7. چابکی (Agile Methodology) و زنده (Alive) بودن:

پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت کسب و کار فرآیندی پیچیده است که همواره از یک روند خطی تبعیت نمی‌کند. مشکلات موجود در روش‌های قدیمی، سبب شکل‌گیری مفهوم جدیدی با نام روش پیاده‌سازی چابکی (Agile Methodology) شد. توسعه به روش چابکی، راهکاری جدید و مفید بود که در همان ابتدای کار، بسیاری از سیستم‌های مدیریت کسب و کار را به این روش سوق داد. این روش، پیاده‌سازی هر بخش از پروژه‌ها به بازه‌های زمانی کوچکی اختصاص یافته که فرآیند تست در پایان هریک از این بازه‌ها انجام می‌گیرد. در واقع، به جای صرف یک مدت زمان طولانی برای توسعه بخش بزرگی از پروژه، هریک از بخش‌ها در بازه زمانی مشخصی پیاده‌سازی شده و در پایان تست و بررسی می‌شوند. استفاده از این روش، مفهومی تحت عنوان زنده (Alive) بودن سیستم ERP مدرن را مطرح می‌کند. یک سیستم ERP مدرن، نرم افزاری ابری و کاملا زنده است که به دلیل استفاده از روش چابکی (Agile)، دائما بروزرسانی‌های جدیدی را برای کاربران خود عرضه می‌کند. این روند سبب می‌شود که هیچ‌گاه سیستم از تکنولوژی و نیازهای روز عقب نماند و نسبت به درخواست‌ها انعطاف‌پذیری بیشتری را از خود نشان دهد. علاوه بر این، زنده بودن یک سیستم مدرن ERP، بهبود امنیتی سیستم و رفع نگرانی‌های مرتبط با آن را در پی دارد.

8. اینترنت اشیاء (IoT):

یک سیستم ERP مدرن، می‌بایست از آخرین فناوری‌های روز دنیا بهره‌مند باشد. یکی از این مفاهیم کاربردی، اینترنت اشیاء (IoT) است. برای مثال، یک سیستم مدیریت کسب و کار باید قادر باشد که سیستم انبارداری خود را به فناوری‌های روز دنیا مجهز کند تا بدین ترتیب، کلیه داده‌های مرتبط با ورود و خروج، موجودی، بازگشت کالا به انبار، پیگیری کالا در خط و ... به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی انجام گیرد.

9. پراکندگی جغرافیایی:

برخورداری از یک سیستم مدرن ERP، امکان ایجاد سازمان‌های مجازی (Virtual Organization) را در اختیار کاربران آن قرار می‌دهد. یک سازمان مجازی، سازمانی مجزا از موجودیت‌ها (کارکنان و یا کسب و کار) است که برای برقراری ارتباط و انجام امور، نیازمند زیرساخت‌های فناوری اطلاعات هستند. با این تفاسیر، یک سیستم ERP مدرن، صرف‌نظر از موقعیت جغرافیایی، منطقه زمانی، تقویم و زبان، امکان انجام فعالیت‌های تیمی بر بستر شبکه اینترنت را فراهم می‌سازد.

10. ریسپانسیو بودن (Responsive) یا Mobile First:

امروزه تمرکز بسیاری از سیستم‌های مدرن ERP، بر استراتژی Mobile First معطوف شده است. با توجه به کاربرد بسیار دستگاه‌های موبایل و تبلت در زندگی روزمره، کاربران یک سیستم مدیریت کسب و کار باید قادر باشند که سیستم را با استفاده از انواع دستگاه‌های قابل حمل مدیریت کرده و به کمک همین تجهیزات، همواره به آخرین داده‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. نکته حائز اهمیت در این رابطه، واکنش‌گرا (Responsive) بودن رابط کاربری (User Interface) سیستم، با اندازه‌های مختلف صفحه نمایش دستگاه‌های موبایل و تبلت است. به بیان دیگر می‌توان گفت، سیستم‌های ERP مدرن سعی بر آن دارند که با فراهم‌سازی یک تجربه کاربری (User Experience) مناسب و ایده‌آل، سیستم خود را متناسب با هر نوع از دستگاه‌‌های هوشمند در بازار منطبق سازند.

11. پورتال (Portal):

پورتال (باشگاه)، یک درگاه بیرونی است که می‌توان مفهوم آن را به ازای هریک از زیرسیستم‌های موجود در سازمان تعریف و مدیریت نمود. به عنوان نمونه، پورتال مشتریان یک درگاه بیرونی است که امکان برقراری ارتباط با بخش‌های داخلی سازمان را در اختیار اعضای آن قرار می‌دهد. از این جهت، با پیاده‌سازی پورتال مذکور، مشتریان قادرند که بدین طریق دفتر حساب خود را مشاهده کرده و یا اینکه وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری کنند. علاوه بر مورد فوق، پورتال منابع انسانی (HR)، به کاربران خارج از سازمان این اجازه را می‌دهد تا از طریق درگاه مذکور بتوانند مشخصات ورود و خروج خود را مشاهده کرده و یا اینکه فیش حقوقی خود را دریافت و سایر امور مرتبط با آن را از طریق پورتال پیگیری کنند. همچنین پورتال فروش نیز امکانی را فراهم می‌کند که مشتریان بتوانند سرویس‌ها و خدمات سازمان را مشاهده کرده و در صورت تمایل آن را به سبد خرید خود اضافه و وارد مراحل پرداخت و تکمیل فرآیند خرید شوند. علاوه بر این، کاربران قادرند خدمات پس از فروش، گارانتی و سایر فرآیندهای پشتیبانی را نیز از همین طریق پیگیری نمایند. به طور کلی می‌توان پورتال را به عنوان دروازه‌ای بیرونی در نظر گرفت که کاربران قادر باشند از طریق آن با تمامی زیرسیستم‌های داخلی سازمان ارتباط برقرار نمایند.

مؤلف: آرش صابری