بایدهای آموزش نرم افزار ERP
یکی از تصمیمات بسیار مهم که در زمان استقرار و آموزش ERP در سازمان‌تان باید بگیرید، چگونگی طراحی، ارائه و اجرای یک سیستم آموزش جامع به کارکنان‌تان است. خوشبختانه انتخاب‌های شما برای گرفتن تصمیم دقیق در این مورد زیاد است. میتوانید وظیفه آموزش را به سرپرستان واحد و اعضای گروه انتخاب و استقرار ERP بدهید یا از طریق آموزش‌های موجود در خود نرم‌افزار، فرایند آموزش کارکنان را آغاز کنید. همچنین از ارائه‌دهنده ERP خود میتوانید درخواست کنید تا تیم آموزشی‌اش را در اختیار شما بگذارد. در پایان میتوانید و البته بهتر است تا ترکیبی از روش‌های آموزش را به‌کار بگیرید تا خیالتان از پوشش حداکثری موضوعات و آموزش کامل کارکنان آسوده باشد.
بهتر است ابتدا کلیات برنامه آموزشی را طراحی کنید و سپس به بررسی جزئیات و امکان اجرای آنها بپردازید. برنامه شما باید به‌گونه‌ای طراحی شود که در آن جزئیات و موارد ضروری و لازم برای آموزش به‌دقت تحلیل شده و قابل اجرا باشد. باید با استفاده از منابع موجود، میزان زمان و حجم آموزش اساسی موردنیاز کارکنان را مشخص کنید و برای اجرای آن برنامه دقیق و زمان‌بندی شده‌ای را طراحی کنید. در نظر داشته باشید که از فردای استقرار سیستم ERP در سازمان، نحوه کار تمام اعضای آن دچار تغییرات گسترده می‌شود. پس هم‌زمان با شروع عملیات استقرار این سیستم در سازمان، برنامه آموزش کارکنان را طرح‌ریزی کنید.
چه مواردی را رعایت کنیم
اکثر انسان‌ها دل خوشی از تغییر ندارند، آن‌هم تغییرات بزرگ و ناگهانی و به‌خصوص اگر این تغییر زندگی روزمره‌شان، چه کاری، چه شخصی را دستخوش تغییرات گسترده کند. استقرار ERP زندگی کاری پرسنل شما را دچار دگرگونی می‌کند. فرقی ندارد یک برنامه دقیق، جزئی و بلندمدت را اجرا کنید یا برنامه‌ای کلی و کوتاه‌مدت، در هر صورت جملاتی مانند «ما آموزش کافی برای کار با سیستم را ندیده‌ایم»، «باید آموزش را خیلی زودتر شروع می‌کردیم» یا «آموزش‌دهنده ضعیف عمل کرده و آن‌چه را که باید آموزش نداده» را بارها از کارکنان‌تان خواهید شنید. برای این‌که بتوانید این سه جمله را به‌خوبی مدیریت کنید راهکارهایی وجود دارد. اما دقت کنید که این راهکارها همگانی نیست و ممکن است در سازمان شما جواب بدهد یا ندهد، این بستگی به نوع مدیریت و ارتباط شما با کارکنان‌تان دارد.
هنگامی که جمله‌ی «ما آموزش کافی ندیده‌ایم» به گوشتان خورد بدانید که معمولا از طرف کارمندی نا امید و خسته از گرفتن آموزش‌های طولانی مدت آمده است. کلاس‌های آموزش ERP معمولا تا ۹۵ درصد زمان روزانه کارکنان شما را به خود اختصاص می‌دهد، زمانی زیاد و خسته‌کننده که تا یک جای به‌خصوص بازدهی دارد و پس از آن بیش‌تر آموزش زُداست تا آموزش دهنده. سعی کنید جلسات آموزشی را منعطف و در زمان‌های کوتاه‌تر اما دفعات بیش‌تر تکرار کنید تا روند آموزش خسته‌کننده نشود.
جمله‌ی دومی که در طول آموزش کارکنان زیاد خواهید شنید، «باید آموزش را خیلی زودتر شروع می‌کردیم» است، این اعتراض تا حدودی صحیح است، اما عمل به آن‌هم تا حدودی ناشدنی است. صحیح به‌این خاطر که معمولا زمان مناسب برای شروع آموزش کار با سیستم ERP که معمولا ۶ هفته قبل از اتمام استقرار آن است، از سوی بسیاری از سازمان‌ها آنها نادیده گرفته می‌شود و اجرای آن به پس‌از استقرار سیستم موکول می‌شود. ناشدنی بودن آن‌هم باز می‌گردد به عدم وجود داده‌های درست و دقیق و احتمال وجود باگ در فرایندهای سیستم به دلیل عدم استقرار کامل. به‌طور کلی این‌طور می‌توان گفت که نه می‌شود یک سیستم ناقص را به کارکنان آموزش داد، نه می‌توان زمان طلایی برای آموزش را از دست داد. بهترین کار مدیریت اصولی و هدفمند کلاس‌های آموزشی است. به‌گونه‌ای که هم داده‌ها درست باشد، هم زمان از دست نرود.
اما جمله‌ی «آموزش‌دهنده وظایفش را به درستی انجام نداده» را چگونه مدیریت کنیم؟ این نکته را باید متذکر شد که این نوع آموزش در یک محیط کاری اتفاق می‌افتد و نتیجه آن ورود به مسیری است که پس از مدتی بازدهی را کاهش می‌دهد. همچنین باید به این نکته توجه داشت که برخی از افراد توانایی یادگیری ERP با متدهای معمول را ندارند و باید برای آموزش آنها هم زمان بیش‌تری اختصاص دهید هم نوع آموزش را تغییر دهید، برای این مواقع آموزش نفر به نفر و شخصی این تیپ از پرسنل انتخاب معقولی است. دقت کنید برای آموزش نفر به نفر از کسانی استفاده کنید که در درجه اول به خوبی با سیستم آشنایی دارند (اگر از آموزش‌دهندگان خود ارائه‌دهنده استفاده نمی‌کنید) و در درجه دوم صبورند.
۱۰ سوال کلیدی درباره‌ی برنامه آموزشی
حالا که با نحوه‌ی مدیریت برخی از مسائل موجود در آموزش ERP آشنا شدیم سوالات کلیدی پیرامون جزئیات این برنامه و نحوه اجرای آن وجود دارد که باید قبل از اجرای برنامه به آنها پاسخ دهیم. پاسخی روشن که باعث می‌شود برنامه ما در مسیری درست پیش برود و تا حد امکان منابع سازمان را هدر ندهد. این سوال‌ها از این قرارند:
۱. به چه میزانی از منابع برای اجرای برنامه نیاز دارید؟ نادیده گرفتن زمان و منابع موردنیاز برای اجرای برنامه باعث می‌شود تا از مسیر پیش‌بینی شده برای آموزش فاصله بگیرید و نیازهای اساسی را برآورد نکنید.
۲. آیا برنامه شما برای سیستم مشخصی طراحی شده است و براساس توانمندی‌های کارکنان‌تان است؟ ساعت‌های زیاد آموزش و حجم بالای اطلاعات ارائه شده در هرجلسه ممکن است کارکنان را فرسوده و کلاس‌های آموزشی را بی‌اثر کند. برنامه شما باید هدفمند و براساس نیازهای سازمان و توانمندی‌های پرسنل طراحی شود.
۳. برنامه‌های شما تا چه اندازه آموزش مهارت‌های لازم به کارکنان را پوشش می‌دهد؟ آیا برنامه فقط محدود به آموزش ERP است یا پا را فراتر گذاشته و در کنار آن مهارت‌های جدید را نیز آموزش می‌دهد.
۴. اگر کارکنان شما نیاز داشته باشند تا با بخش‌های دیگر سیستم یکپارچه ERP کار کنند، از پس انجام آن برمی‌آیند یا فقط با بخش‌های مرتبط با کار خودشان آشنا هستند؟ برنامه آموزش را چگونه طراحی کرده‌اید؟
۵. آیا آموزش‌دهندگان شما مهارت و دانش لازم را دارند؟ ایده‌آل این است که از آموزش‌دهندگان با تجربه و آگاه به سیستم اختصاصی خودتان استفاده کنید. اگر کسی که با فرایندهای سازمان شما آشنایی ندارد و صرفا درباره‌ی هر بخش از سیستم به کلی‌گویی بسنده کند، عملا دانشی به کسی اضافه نمی‌شود.
۶. مدیریت برنامه آموزش چگونه است؟ آیا یک مدیر با تجربه آن را در اختیار دارد یا بخشی از سازمان یا سازمان‌های خارجی مشاور؟
۷. پشتیبانی کافی از فرایند آموزش وجود دارد؟ هماهنگی جلسات، برقراری ارتباط و... کارهای به‌شدت زمان‌بری هستند که نیازمند پشتیبانی و مدیریت کارآمدند.
۸. اگر برای آموزش نیاز به استفاده از منابع برون‌سازمانی باشد، برای برقراری ارتباط با آنها و استفاده از امکانات‌شان چه پیش‌بینی انجام دادید؟
۹. اسناد آموزش که برای بلندمدت و به‌روز نگه داشتن فرایند آموزش نیاز دارید را چگونه تهیه و مدیریت می‌کنید؟ این اسناد به‌منظور استفاده بلندمدت و غنی کردن آموزش و همچنین آموزش تازه واردان به سازمان بسیار مهم‌اند و جلوی هدررفت زمان و انرژی کارکنان شما را به میزان بالایی می‌گیرند.
۱۰. آیا برنامه‌ای برای استفاده از تجارب قبلی سیستم‌های آموزشی دارید؟ استفاده از برنامه‌ها و سیستم‌های اجرا شده در گذشته که با موفقیت به هدف رسیده‌اند می‌تواند کمک بسیار بزرگی برای جلو بردن برنامه آموزشی شما باشد.
این‌ها سوالات اساسی و مهم قبل از طرح و اجرای برنامه آموزش هستند. هر سازمانی بنا به فرایندها و عملیات‌های خاص خودش ممکن است سوالاتی به فهرست بالا اضافه یا کم کند. در هر حال این سوالات پایه و اساس برنامه آموزش را شکل می‌دهند و طرح آنها قبل از طرح برنامه می‌تواند راهگشای بسیاری از مشکلات احتمالی باشد.
در هنگام خرید ERP چه ویژگی‌هایی برای آموزش از ارائه‌کننده بخواهیم
بسته‌های آموزش ERP یکی از مهم‌ترین بخش‌های استقرار آن است. فرقی ندارد برای اولین بار است که یک سیستم را استقرار می‌دهید یا دهمین بار. مطمئن باشید که آموزش با کیفیت و مناسب را از ارائه‌دهنده آن دریافت می‌کنید.
چه‌کسانی آموزش ببینند؟
پاسخ ساده و جامع به این سوال یک کلمه است، همه. کلمه سازمان در نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان به تمام اعضای آن اشاره دارد نه یک نفر یا بخش یا گروه خاص. استقرار ERP در تمام سازمان انجام می‌شود و اثر آن هم بر کل سازمان است، پس تمام اعضای آن باید آموزش ببینند، از مدیر عامل تا نیروهای خدمات. برای آموزش سازمان این مدل را در نظر بگیرید که همه‌‌ی اعضای سازمان باید آموزش عمومی و پایه کار با نرم‌افزار ERP را بگذرانند، اما بخش‌های تخصصی باید دوره‌های ویژه علاوه‌بر دوره عمومی را نیز تجربه کنند تا با تمام جنبه‌های اختصاصی شغل خود و تغییرات به‌وجود آمده در نتیجه استقرار سیستم ERP آشنا شوند. پیش از عقد قرارداد استقرار از ارائه آموزش‌های تخصص توسط ارائه‌کننده ERP خود مطمئن شوید.
آموزش ERP به‌روز و مداوم
نیازهای کسب‌وکار شما به مرور زمان تغییر می‌کند. مهارت‌های فردی کم‌کم توسعه پیدا می‌کنند و تصمیم‌گیری بر مبنای تجربه جای خود را به تصمیم‌گیری از طریق آموزش می‌دهد. نیروهای جدید استخدام می‌شوند و نیروهای فعلی با ارتقای رتبه به جایگاه بالاتر می‌روند. به نرم‌افزار ERP شما نیز پس از مدتی ویژگی‌های جدید اضافه می‌شود و بر قابلیت‌هایش افزوده می‌شود. تمام این‌ها دلایلی است که نباید آموزش را در یک مرحله متوقف کنید، آموزش باید همیشگی باشد و با تغییرات سازمان و سیستم ERP شما به‌روز شود. از این رو در زمان خرید ERP از وجود سیستم آموزش ERP به‌روز و همیشگی از سوی ارائه‌کننده مطمئن شوید.
مدیریت تغییرات
نقل مکان از یک مکان راحت که سال‌ها با آن خو گرفته‌ایم به محیط نا آشنا و جدید همیشه سخت است. مهاجرت از نرم افزارهایی که کارکنان‌تان سال‌ها از آن استفاده کرده‌اند به یک محیط نرم‌افزاری یکپارچه و جدید هم از این قضیه مستثنی نیست. به یقین تغییرات و فرایندهای آن برای این‌که هدفمند باشند باید مدیریت شوند. اما این مدیریت توسط کدام یک از طرفین باید انجام شود؟ شما یا ارائه‌کننده ERP؟
به‌طور قطع تجربه ارائه‌کننده سیستم ERPتان در مدیریت فرایند تغییر از شما بیش‌تر است. اگر شما برای اولین بار است که در حال استقرار سیستم ERP هستید، ارائه‌کننده‌تان برای چندمین بار است که با فرایندهای آن روبرو می‌شود. پس قطعا بیش‌تر و بهتر از شما با آنها آشناست. از تجربه و تخصص آنها برای دریافت نکات و راهنمایی‌های لازم برای آموزش ERP به کارکنان‌تان به شکلی دقیق‌تر و جامع‌تر استفاده کنید. در این صورت از ورود به حوزه‌های اشتباه و ایجاد ضرر به سازمان‌تان جلوگیری می‌کنید. برای کارکنان، مدیریت تغییر در مرحله اول، شناخت فرایندهایی که دستخوش تغییر می‌شوند و دوم مدیریت اصلاحات لازم برای تغییرات است. برای مدیریت در سوی دیگر درک تغییرات اجتناب ناپذیر و حرکت به سوی کنترل فرایندهای آن و انجام اصلاحات برای آینده بهتر سازمان است.
رویکرد آموزش منعطف را فراموش نکنید
کارکنان شما افرادی هستند با شخصیت و توانایی‌های مختلف که هرکدام نقاط ضعف و قوت منحصر به خود را دارند. در روند آموزش نیز این مهم را در نظر بگیرید و برای هر فرد یا گروهی از افراد مشابه هم کلاس‌های آموزشی مختص به آنها را طراحی و اجرا کنید. به این ترتیب عمق یادگیری را برای آنها بیش‌تر کرده و کامل‌تر آن‌چه که شما به‌دنبالش هستید را برای سازمان به ارمغان می‌آورد. یعنی آموزش کامل همه نفرات.
آموزش مهم است
در زمان انتخاب و خرید سیستم ERP تحقیق و اطمینان از وجود آموزش‌های دقیق و کاربردی و وجود بخش آموزش فعال در شرکت تولید‌کننده/ارائه‌دهنده ERP از فاکتورهای مهم برای انتخاب نهایی ERP است. وجود آموزش‌های دقیق و کاربردی و ارائه‌ی صحیح و اصولی آن به کارکنان‌تان باعث می‌شود تا کم‌تر به مشکلاتی مثل «من آموزش کافی ندیده‌ام» و جملاتی این‌چنینی برخورد کنید. نرم‌افزار ERP تیمیار، علاوه‌بر دارا بودن سیستم‌های قدرتمند و بهینه برای کسب‌وکارهای مختلف با ارئه آموزش‌های دقیق و اصولی ابتدایی و پیشرفته به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایند استقرار و آموزش ERP تبدیل به فرایندی آسوده و دوست‌داشتنی شود.