انتخاب نرم افزار ERP مناسب کسبوکارتان در هفت گام
انتخاب نرم افزار ERP بدون داشتن استراتژی، اطلاعات و دانش کافی، مثل گام گذاشتن به مسیری تاریک، ناشناخته و صعب‌العبور بدون داشتن چراغ، تجهیزات و نقشه است. مسیری که هر لحظه در آن خطر سقوط (خروجی دردناک و با بهایی گزاف از مسیر) وجود دارد. حتما جمله‌ی «موفقیت اتفاقی نیست» را بارها شنیده‌اید. انتخاب نرم افزار ERP و اجرای موفقیت‌آمیز آن در کسب‌وکار شما هم از این قاعده مستثنا نیست. اگر بدون آمادگی لازم وارد مسیر انتخاب نرم افزار ERP شدید؛ باید احتمال بالای شکست را در نظر داشته باشید. چرا که بسیاری از پروژه‌های ERP با وجود تلاش‌های زیاد، به دلیل نبود همین آمادگی با شکست مواجه می‌شوند.
اما منظور از آمادگی برای استقرار نرم افزار ERP چیست؟ برای مدیریت صحیح و کم‌هزینه‌تر پروژه‌های ERP در سازمان و در نهایت داشتن یک نرم افزار ERP قدرتمند، به هفت گام مهم نیاز دارید.
1. بر اساس واقعیت‌ها تصمیم بگیرید، نه تبلیغات
شاید مهم‌ترین تصمیم شما در فرایند انتخاب نرم افزار ERP انتخاب شرکت طراح و توسعه‌دهنده آن است. بدون پیش‌فرض برای مطالعه و بررسی امکانات نرم افزاری نرم افزارهای ERP مختلف وقت بگذارید. در امکانات و قابلیت‌های هریک دقیق شوید و آن را فارغ از نام توسعه‌دهنده‌اش بر اساس نیازها و انتظارات‌تان بسنجید. نام‌های بزرگ، تغییرناپذیرترند. این اصل کلیدی به معنای این است که اگر نرم افزاری ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز کسب‌وکار شما را نداشت، نام بزرگ شرکت ارایه‌دهنده‌اش نمی‌تواند جای خالی آن را در کسبوکارتان پر کند و مانع از وارد آمد زیان به سازمان شما شود. تماما بر محصول تمرکز کنید. مور دیگری که باید در انتخاب‌های‌تان به آن توجه کنید امکانات واقعی‌ِ نرم افزار ERP انتخابی‌تان است. برخی ارایه‌کنندگان متاسفانه با تبلیغات دروغین سعی در الغای این موضوع دارند که بهترین و کامل‌ترین نرم افزار بازار را می‌فروشند، درحالی‌که نرم‌افزارشان پس از بررسی‌های دقیق مشخص می‌شود نه بهترین است و نه کامل‌ترین. وجود نرم افزارهای مختلف مثل مدیریت پروژه، نرم افزار BPMS و نرم افزار مدیریت کارکنان دورکار از جمله مواردی است که حضورشان در ERP شما لازم است.
2. تیمی حرفه‌ای داشته باشید
دقت داشته باشید که دست‌کم نیمی از مسیر استقرار موفقیت‌آمیز ERP بر عهده خود شماست. شما قبل از انتخاب نرم افزار ERP به تیمی از درخشان‌ترین استعداد‌ها نیاز دارید. تیم‌های انتخاب نرم افزار ERP و مدیریت پروژه استقرار آن باید از اعضایی تشکیل شده باشد که میل به تغییر دارند و به دنبال تحول سازمانی‌اند. برای این منظور هرچند انتخاب افرادی که دانش، بینش و تخصص دارند، مهم است، اما مهم‌تر از آن حضور کسانی‌ست که تحول را شاکله‌‌ی اصلی تصمیمات‌شان می‌دانند. تک‌تک اعضای تیم باید ایجاد ارزش کنند. آن‌ها باید از طریق ابزارهای تصمیم‌گیری و کنترل، پروژه‌ها را مدیریت کنند، پیش ببرند و نتایج مطلوب را تحویل دهند.
از آن‌جایی که استقرار ERP تنها یکبار در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد، نباید چندان روی تجربهی مرتبط اعضای تیم‌های‌تان حساب کنید. برای رسیدن به بهترین نتیجه باید شکاف موجود در دانش سازمانی‌تان را از بین ببرید. این مهم نیز با استفاده از افراد مختلف با دانش، تخصص و بینش‌های مختلف به دست می‌آید. برای پر کردن این شکاف البته شما تنها نیستید. می‌توانید روی توان و تجربهی ارایه‌دهنده‌ی ERPتان حساب کنید. در هر مرحله از استقرار و پس از آن استفاده از سیستم ERP از گرفتن خدمات مشاوره‌ای از ارایه‌دهنده‌ی ERPتان غافل نشوید. فراموش نکنید اگر شما یکبار تجربهی استقرار ERP دارید، شرکت‌های ارایه‌دهنده چندین تجربهی مختلف در صنایع گوناگون دارند.
3. هدف اصلی باید کمک به محرک‌های اصلی کسبوکارتان باشد
اگر به‌دنبال انتخاب نرم افزار ERP برای سازمان‌تان هستید، باید یک موضوع مهم را در نظر داشته باشید؛ فقط و فقط در صورتی به سراغ انتخاب نرم افزار ERP بروید که یکی از محرک‌های اصلی کسبوکارتان مثل درآمد، سود یا رشد سازمان‌تان از تغییر ایجاد شده توسط ERP سود ببرد. پروژه ERP شما باید تاثیر عمیقی روی محرک‌های اصلی سازمان داشته باشد و آن‌ها را بهبود دهد. پیش از شروع کار باید دقیق و شفاف بدانید کدام محرک‌های سازمان شما قرار است از حضور ERP در سازمان سود ببرند. پس از این‌که پاسخ این سوال را پیدا کردید برای حرکت به سوی ERP و موفقیت در استقرار آن آماده‌اید.
زمانی که دلایل محکم و قاطعی برای آغاز فرایند پیاده‌سازی ERP در سازمان پیدا کردید، می‌توانید با اعضای تیم‌های مختلف کاری درباره‌ی ضرورت اهداف‌شان تعامل کنید. با تعامل همیشگی و شفاف، احتمال این‌که از مسیر صحیح پیاده‌سازی ERP منحرف شوید بسیار کم است.
4. برای سودآوری روی سرعت تمرکز کنید
با توجه به نوسانات شدید بازار، سرعت استقرار ERP باید در بالاترین حد ممکن باشد. گاهی برای یک کسب‌وکار یک ساعت یا یک روز می‌تواند تعیین کننده باشد. اگر پروژه‌ی شما به کندی پیش می‌رود و در مرحله‌ای خاص مانده و در آن درجا می‌زند باید به سرعت به فکر تجدیدنظر در برنامه‌ریزی‌هایتان باشید. طولانی شدن بیش‌از حد پروژه‌ی استقرار ERP حتی ممکن است آن را پیش از استفاده، قدیمی و از رده خارج کند. مدیریت و پشتیبانی قدرتمند و آگاهی دقیق از فرایندهای‌تان کلید اصلی ادامه‌دار بودن فرایند پیاده‌سازی ERP در سازمان شماست.
هرچه فرایند استقرار طولانی‌تر شود نگه داشتن افراد دارای صلاحیت در مرکز مدیریت پروژه سخت‌تر می شود. افراد زمانی که بیش از حد درگیر پروژه شوند به مرور تصمیم‌های ضعیف‌تری می‌گیرند و به نوعی قوه‌‌ی تصمیم‌گیری‌شان تحلیل می‌رود. با ضعیف شدن تصمیم‌گیری در سازمان مدیریت منابع نیز با مشکل روبرو می‌شود و هزینه‌های پروژه به شکل تصاعدی افزایش پیدا می‌کند و نتیجه‌‌ی مورد نظر سازمان حاصل نمی‌شود.
5. در مقابل «فهرست آرزوها» مقاومت کنید
داستان از این قرار است، شما پیش از آغاز فرایند انتخاب نرم افزار ERP در سازمان‌تان از واحد‌ها و بخش‌های مختلف در خصوص نیازها‌ی‌شان نظرسنجی می‌کنید. هر فرد و واحدی درخواست خاص خودش را دارد و آن را مهم‌ترین نیاز سازمان می‌داند. به این پدیده «فهرست آروزها» می‌گوییم. هر واحد یا فردی در سازمان درخواست دارد تا پیاده‌سازی ERP نیازهای او و واحد مطبوعش را در اولویت قرار دهد. این معضل یکی از بزرگ‌ترین خطر‌های موجود در مسیر پیاده‌سازی ERP است. تلاش برای برآوردن انتظارات هر واحد سازمان در ERP نتیجه‌ای جز هدر رفت زمان و بودجه ندارد. اگر در ابتدای مسیر در مقابل فهرست آرزوها ایستادگی نکنید، بدون شک میزان هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه را بیش‌تر کرده‌اید. برای انتخاب نرم افزار ERP فقط به اهداف اصلی خود نگاه کنید و بر اساس آن پروژه را پیش ببرید.
به جای این‌که به اتفاقات نشدنی و غیرممکن فکر کنید، واقع‌گرا باشید و آن‌چه واقعا برای سازمان‌تان مناسب است و به پیشبرد اهدافش کمک می‌کند را اجرا کنید. اگر بخواهید در آنِ واحد همه‌چیز را با هم انجام دهید نتیجه‌ای جز شکست در انتظارتان نیست. قدم‌های کوچک اما پیوسته‌ای بردارید که هم‌گام با اهداف سازمان‌تان و در راستای تقویت محرک‌های آن باشد. باز هم تاکید می‌کنیم که گرفتن تصمیم‌های دقیق و شفاف و البته تعامل با تیم‌های کاری اصلی‌ترین ابزاری است که فرایند استقرار را در مسیرش نگه می‌دارد.
6. برنامه‌ی منعطف داشته باشید
سازمان‌ها معمولا به‌دلیل تغییر دنیای اطرافشان دست به تغییر سیستم‌های نرم افزاری خود می‌زنند. در این بین بعضا از تغییر سیستم ERP خود نیز اِبایی ندارند و آن را می‌پذیرند. اما این موضوع برای زمانی بود که سرعت تغییرات کم و نوسانات کم‌تر اتفاق می‌افتادند. سرعت تغییرات در دنیای امروز بیش‌تر از هر زمان دیگری است. با این سرعتِ بالای تغییرات و اختلال‌های همیشگی در سیستم‌ها به‌منظور به‌روز شدن با جریان‌های روز چه باید کرد؟
اگر برای برآوردن نیازهای کسبوکارتان به دو یا سه قدم جلوتر نگاه کنید، از همان ابتدا قافیه را باخته‌اید. به این‌که اکنون چگونه کار می‌کنید نگاه نکنید. زمانی‌که با دیدگاه یک ساله، پنج ساله یا حتی ده ساله به نوع انجام کار و تغییرات آن نگاه کنید آن موقع متوجه عمق نیازهای‌تان می‌شوید و راه منطبق شدن با تغییرات عمده و عمیق دنیای پیرامون‌تان را خواهید یافت. بگذارید ساده‌تر مطرح کنیم، چگونه نیازهای کسبوکارتان را منعطف می‌کنید؟ این سوال اصلی است که باید از خود بپرسید.
موضوع بسیار مهم در انتخاب نرم افزار ERP بررسی دقیق توانمندی‌های فنیِ شرکت ارایه‌دهنده‌ی آن است. استفاده از مولفه‌های فنی منعطف در تولید نرم افزار ERP مانند استفاده از زبان‌های برنامه‌نویسی پایین دست، پایگاه‌‌های داده متن باز و امکان توسعه‌ی ساختاری نرم افزار هم‌زمان با رشد سازمان از موارد مهمی‌ست که باید در هنگام بررسی ارایه‌دهندگان مختلف در نظر بگیرید. در واقع در زمان خرید نرم افزار ERP به نیازهای امروزتان نگاه نکنید، به نیازهای آینده‌ی سازمان و تغییرات فرایندهای‌تان در طول زمان نگاه کنید. ببینید در آینده کجا هستید و چه می‌خواهید.
این موضوع در اصل ارتباطی به پروژه‌ی استقرار و فرایندهای پیاده‌سازی ERP شما ندارد. این موضوع دقیقا از زمان آغاز به‌کار نرم افزار ERP در سازمان‌تان خود را نشان می‌دهد. برای مثال ببینید برای استخدام نیروهای جدید یا آموزش نیروهای فعلی چه سیستم‌هایی در نرم افزار ERP گنجانده شده است، قرار است فعالیت‌های بخش‌های مختلف و استاندارد‌سازی فرایندهای آن را چگونه پایش کنید، یا سیستم جدید شما قرار است چگونه با تغییرات بازار و نیازهای سازمان‌تان به شما کمک کند.
تغییر و تحول دایمی، هنجار جدید فضای کاری سازمان‌هاست. اگر نرم افزار ERP شما نتواند به سرعت با تغییرات هم‌گام شود و نیازهای سازمان را برطرف کند زمان را هدر ندهید. کنترل امور را به‌دست بگیرید و مجدد به ارزیابی ارایه‌دهنده‌ی ERPتان بپردازید و از او بخواهید تمام ابزارهای لازم برای مدیریت تغییرات را در اختیار‌تان بگذارد.
7. انتخاب نرم افزار ERP به‌مثابه‌ی یک شراکت بلندمدت
رابطه‌‌ی خود با شرکت ارایه‌دهنده‌ی ERPتان را یک رابطه‌‌ی بلندمدت و سازنده در نظر بگیرید. انتخاب نرم افزار ERP انتخاب یک محصول یا سرویس معمولی نیست که با یک بار مراجعه به شرکت فروشنده کارتان را انجام دهید و از آن‌ها خداحافظی کنید. در واقع شما از لحظه انعقاد قرارداد با شرکت ارایه‌دهنده و انتخاب نرم افزار ERP باید به آن به چشم یک شریک تجاری بلندمدت نگاه کنید. چراکه این شرکت قرار است در تمام مراحل رشد و توسعه و تغییر سازمان‌تان در قلب آن حضوری فعال داشته باشد.
قبل از شروع فرایند خرید بهتر است از تیم‌های منتخب خود این سوال‌ها را بپرسید، آیا شرکت ارایه‌دهنده‌ی نرم افزار ERP سابقه‌‌ی خوبی در پشتیبانی دارد و هر زمان که نیاز باشد در دسترس است؟ آیا ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی مشابهی در هر دو شرکت وجود دارد؟ یا آیا قواعد و رویه‌های جاری در شرکت ارایه‌دهنده از مشتریانش حمایت می‌کند؟
در پایان باید دوباره بر این موضوع تاکید کنیم که یک استراتژی قویِ انتخاب ERP صرفا بر یک هدف اصلی سازمان تمرکز دارد و در پی برآوردن چندین هدف آن‌هم هم‌زمان نیست. هدف اصلی نرم افزار ERP بالا بردن بهره‌وری و کارایی سازمان بدون هدر دادن سرمایه‌های آن است.