بایدها و نبایدهای اجرای دموی نرم‌افزار ERP

اجرای دموی نرم افزار ERP زمانی که سازمان‌ها قصد خرید این نرم‌افزار را دارند یک روش بسیار مناسب برای اطلاع از امکانات و قابلیت‌های نرم‌ افزار ERP است. سازمان‌ها در زمان خرید نرم افزار ERP معمولا باید از بین چندین تولیدکننده و ارایه‌دهنده آن در بازار، یکی را انتخاب کنند. انتخابی سخت و گاهی گیج‌کننده که در صورت عدم شناخت دقیق و عمیق فرایندهای سازمانی‌تان از یک سو و شناخت ناکافی شرکت ارایه‌دهنده نرم‌افزار از سوی دیگر، می‌تواند خسارت‌های مالی و زمانی برای کسب‌وکار شما به‌همراه داشته باشد. اما می‌توان به آسانی جلوی این خسارت‌ها را گرفت. تقریبا تمام‌ ارایه‌دهندگان نرم‌افزار ERP پیش از آن‌که شما اقدام به خرید کنید، دموی نرم‌ افزار ERP را برای شما اجرا می‌کنند تا با ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزار پیش از خرید آن آشنا شوید. این مرحله به کسب‌وکار شما برای شناخت دقیق قابلیت‌های نرم‌افزار کمک بزرگی می‌کند. اما این تنها مزیت اجرای دمو نیست، با استفاده از دموی نرم‌ افزار ERP شما می‌توانید گستره انتخاب‌های خود محدود کنید. گاهی در ابتدای مسیر آماده‌سازی و انتخاب نرم افزار ERP با ده‌ها شرکت مختلف تولید‌کننده و ارایه‌‌دهنده آن روبرو می‌شوید که هرکدام قابلیت ارایه دموی نرم‌افزار خود را دارند. حالا نوبت شماست تا با شناخت دقیق از عملیات‌ها و فرایندهای سازمان‌تان نیازهای دقیق آن را بدانید و برای رفع آن به سراغ ERPهای موجود بروید. زمانی که با شناخت کامل از فرایندهای‌تان به‌سوی خرید نرم‌افزار ERP گام بردارید، دامنه انتخاب‌های‌تان محدود و محدودتر می‌شود تا جای که بین دو یا نهایتا سه تولید‌کننده باید دست به انتخاب بزنید. این یعنی انتحابی آگاهانه‌تر و درست‌تر.

شعار همه تولیدکنندگان و ارایه‌دهندگان نرم‌افزارهای ERP این است که در همه حوزه‌ها از رقبای‌شان بهتراند. قصد ما بررسی آن‌ها و شعارهایشان نیست. آمادگی شما برای استقرار و پیاده‌سازی ERP اهمیت بیش‌تری دارد. چراکه اگر بهترین ERP بازار را انتخاب کنید، در صورتی که از فرایندها و عملیات‌های سازمان خود شناخت نداشته باشید نمی‌توانید از مزایای آن استفاده کنید. یا حداقل وقتی می‌توانید که هزینه‌های مالی و زمانی زیادی را متحمل شده‌اید، شاید چند برابر هزینه‌های اولیه خرید و استقرار نرم‌افزار ERP. به‌این خاطر است که هرچند توانمندی نرم‌افزار ERP انتخابی شما اهمیت دارد. اما شناخت شما از کسب‌وکارتان، فرایندها و عملیات‌هایش و در نهایت کسب آمادگی برای استقرار ERP اهمیت بالاتری دارد.

در این مقاله به بررسی نکاتی می‌پردازیم که باید قبل از اجرای جلسه دموی نرم افزار ERP، حین آن و پس از آن رعایت کنید تا بتوانید انتخابی درست و دقیق، منطبق با عملیات‌ها، فرایندها و نیازهای سازمان‌تان داشته باشید.

نکات مهم قبل از شروع اجرای دموی نرم‌افزار ERP

زمانی که تصمیم به استقرار نرم‌افزار ERP گرفتید، مهم است بدانید که فرایند برگزاری دمو نرم افزار ERP و شناخت جنبه‌های مختلف نرم‌افزار، فرایندی زمان‌بر است. از آن‌جایی که سرمایه‌های زمانی برای هر سازمان متفاوت است پیشنهاد می‌شود تا با ارایه‌دهندگان در رابطه با تعیین چارچوب زمانی برای شناخت کافی ویژگی‌های ERP موردنظرتان به توافق برسید تا بتوانید آن را به دقت تحلیل کنید.

در طول زمان‌بندی از در دسترس بودن اعضای تیم و زمان موردنیازِ ارایه‌دهنده برای نمایش کامل ویژگی‌های نرم‌افزار مطمئن شوید. همچنین زمانی را برای طرح سوالات، تحلیل دقیق جزئیات دمو نرم افزار ERP و اطلاعات موردنیاز دیگر در نظر داشته باشید. از آن‌جایی که در این مدت با ارایه‌دهندگان زیادی در ارتباط هستید مطمئن شوید که از نکات مهم مطرح شده توسط هر یک از آن‌ها یادداشت برداری ‌کنید به‌ این ترتیب هیچ نکته و ویژگی منحصربه‌فردی را نادیده نمی‌گیرید. یک چارچوب قوانین به‌وجود بیاورید و براساس نیازهای سازمان و ویژگی‌های هر نرم‌افزار به آن امتیاز و وزن بدهید. به ‌این ترتیب می‌توانید آن‌هایی که شانس بیش‌تری برای انتخاب شدن دارند و نیازهای سازمان‌ را بهتر پوشش می‌دهند را در یک گروه درکنار هم داشته باشید. مقیاس تک به تک را در خاطر داشته باشید، زمانی که در حال بررسی چند ارایه‌دهنده مختلف هستید، باید تک‌تک ویژگی‌های هرکدام را با دیگری مقایسه کنید تا به جمع‌بندی درست و دقیق از آن‌چه که موردنیازتان است برسید.

مطمئن شوید که ارایه‌دهنده مدنظر شما، دمو نرم‌ افزار ERP را برای شما اجرا می‌کند و در عین‌ حال نیازهای سازمان شما را درک کرده و آن‌چه که موردنیاز شماست را در اختیارتان قرار می‌دهد. در نهایت در تمام مدت اجرای دمو باید امکان اظهارنظر در بخش‌های مختلف توسط مدیران و سرپرستان مربوط وجود داشته باشد. به این ترتیب نیازهای واقعی شناسایی و انتخاب نرم‌افزار با دقت بیش‌تری انجام می‌گیرد.

بهترین روش‌های اجرای دمو

در ادامه مقاله در کنار گام‌های اجرای دمو نرم افزار ERP به معرفی بهترین روش‌ها برای از بین بردن سردرگمی ناشی از بررسی چندین ارایه‌دهنده ERP می‌پردازیم. این روش‌ها به شما اجازه می‌دهند تصمیم نهایی برای انتخاب ERP موردنیازتان را بهتر و دقیق‌تر بگیرید.

1. فرایند شناسایی

در ابتدای امر، شما باید دلیل یا دلایل نیاز سازمان‌تان به ERP و مزایایی که می‌تواند برای شما داشته باشد را شناسایی کنید. شاید بهتر است این سوالات را از خودتان بپرسید: آیا فرایندهای کلیدی در سازمان زمان‌بر و ناکارآمد هستند؟ یا این‌که آیا برنامه‌ریزی و تخصیص منابع هنوز به شکل دستی انجام می‌شود؟ به‌این ترتیب می‌توانید شِمای کلی از وضعیت کنونی سازمان‌تان را ببینید تا متوجه شوید که فرایندها در سازمان‌تان به چه شکل، با صرف چه میزان هزینه و با چه میزانی از کارآمدی انجام می‌شوند.

شما به‌عنوان مدیر یا عضوی از تیم مدیریت سازمان باید نیازهای تمام بخش‌ها را سنجیده و آن‌چه که برای بهبود فرایندها موردنیاز است را با دقت بررسی کنید. این اقدامات پایه و اساس آغاز فرایند بررسی و انتخاب نرم‌افزار ERP است. به‌منظور انتخاب هدفمند و تبدیل لیست بلندبالای ارایه‌دهندگان به لیستی کوچک‌تر و عملیاتی‌تر، باید راهی برای رتبه‌بندی ارایه‌دهندگان مختلف براساس توانمندی‌ها و پتانسیل‌های آن‌ها ایجاد کنید. یک ابزار معمول برای این کار درخواست پروپوزال (Request for Proposal) یا RFP است. در این درخواست شما نیازهایتان را دسته‌بندی می‌کنید و به هرکدام براساس اهمیت نمره می‌دهید و آن را در اختیار ارایه‌دهندگان قرار می‌دهید. سپس با دریافت بازخورد از آن‌ها به بررسی توانمندی هرکدام می‌پردازید و در نهایت ارایه‌دهنده مطلوب خود را انتخاب می‌کنید. البته استفاده از RFP ضرورتی ندارد اما روش بسیار خوبی در فرایند انتخاب است.

چه از RFP استفاده کنید یا نه، در قدم بعدی باید پنج تا ده نیاز اصلی کسب‌وکارتان را به‌علاوه آن‌هایی که منحصر به سازمان شماست را مشخص کنید. این نیازها باید به روشنی با پتانسیل‌ ERPهای موجود هم‌خوانی داشته باشد تا ویژگی‌های موجود در نرم‌افزار ERP به‌خوبی در این بخش شرح داده شوند. این‌که نسبت به ارایه‌دهندگان ERPها شفاف باشید به آن‌ها امکان می‌دهد تا ویژگی‌های خود را بهتر بازگو کنند و آن جنبه از ویژگی‌ها که به کمک سازمان می‌آیند را دقیق‌تر شرح دهند. البته استفاده از دمو نرم افزار ERP برای شناسایی قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار نیز ابزار بسیار کارآمدی است که در ادامه آن را بررسی می‌کنیم.

پیش از اجرای دموی نرم‌ افزار ERP همان‌طورکه گفته شد با نظرخواهی از مدیران و سرپرستان بین پنج تا ده نیاز اساسی سازمان را شناسایی کنید. در این مرحله ارایه‌دهنده ERP باید با حضور در محل سازمان شما از نزدیک با عملیات‌ها و فرایندهای موجود آشنا شود و با تیم‌های مربوط جلساتی ترتیب دهد. اگر ارایه‌دهنده از حضور در سازمان و مشاهده نزدیک فرایندها سر باز زد، احتیاط فراوانی به ‌خرج دهید، چراکه امکان ناقص بودن درک ارایه‌دهنده از فعالیت‌های سازمان شما وجود دارد. بازدید ارایه‌دهنده از سازمان شما راه فوق‌العاده‌ای برای ارتباط با بخش‌های مختلف سازمان است. این کار باعث می‌شود تا نیازها به دقت توضیح داده شوند و انتظارات شما از نرم‌افزار ERP به دقت شرح داده شوند.

2. آماده‌سازی دموی نرم افزار ERP

به‌طور ایده‌آل، محدود کردن اجرای دمو به سه ارایه‌دهنده ERP باعث از بین رفتن سردرگمی و کاهش فشار بر تیم انتخاب کننده می‌شود. در نتیجه امکان بررسی دقیق‌تر و جامع‌تر فراهم و نرم‌افزاری که با نیازهای سازمان شما سازگاری بالاتری دارد انتخاب می‌شود. اما لیست کوتاه ارائه‌دهندگان که کاندید نهایی اجرای دمو هستند شامل چه مواردی است؟ محدوده‌ی قیمتی مورد نظر شما، ارایه ویژگی‌هایی که شما به‌دنبالش هستید یا تناسب طراحی آن با ساختار سازمان همگی از مواردی هستند که می‌توانند در این لیست و بر اعضای آن اعمال شوند.

پس از ارایه درخواست اجرای دمو، به ارایه‌دهندگان نمونه اطلاعاتی از قبیل لیست مواد (BoM)، دستورات ساخت، ویژگی‌های محصول و... را بدهید تا دموی برگزار شده منطبق با اطلاعات خاصی باشد که سازمان شما بیش‌تر با آن‌ها سروکار دارد. نتیجه این کار این است که دموی نرم افزار ERP برگزار شده یک دموی اختصاصی و منحصر به فرایندهای شماست که شما را در گرفتن تصمیم نهایی یاری می‌کند. به‌خاطر داشته باشید که پیش از برگزاری دمو در رابطه با ویژگی‌های مشخص و نحوه‌ی کارکرد آن‌ها با ارایه‌دهنده صحبت‌های لازم را انجام دهید. لیستی از سوالات در جلسه دمو به‌همراه داشته باشید تا در زمان نیاز به سرعت به آن‌ها دسترسی داشته باشید. همان‌طور که قبلا اشاره شد در طول جلسه از نکات و ویژگی‌های خاص هر ارایه‌دهنده یادداشت برداری کنید تا راحت‌تر تصمیم‌گیری کنید.

3. جلسه دمو

به‌عنوان حیاتی‌ترین بخش فرایند انتخاب، یک دموی نرم افزار ERP باید در طول یک روز کامل کاری انجام بگیرد. جزئیات دریافت سفارش، خرید، لیست مواد، مدیریت تولید، کنترل کیفیت، حسابداری و سایر بخش‌های مربوط به سازمان باید در طول دمو برای حاضرین در جلسه نمایش داده شود. این بخش از جلسه دمو معمولا به هشت ساعت کامل نیاز دارد تا تمام جزئیات و ویژگی‌های خاص هر سیستم توضیح داده شود و عملکرد آن برای بخش‌های مختلف روشن شود. البته که این هشت ساعت نیازی به اجرا در یک روز ندارد و می‌تواند در روزهای مختلف و به ساعت‌های مختلف تقسیم شود. این رویکرد را باید برای هرکدام از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار ERP جداگانه تکرار کنید. این رویکرد جزئی‌نگر به فرایند انتخاب ERP باعث می‌شود تا دقیقا آن‌چه که هر ارائه‌دهنده در چنته دارد را بررسی کنید، نقاط قوت هر یک را بیابید و بهترین را برای سازمان خود با توجه به چارچوب‌های آن انتخاب کنید.

دموی آنلاین تیم‌یار

4. ارزیابی پس از برگزاری دمو

پس از برگزاری جلسه دموی نرم افزار ERP، تیم ارزیابی آن باید ویژگی‌ها، نقاط قوت و توانمندی‌های هر ارایه‌کننده را در نظر بگیرد و سوالات پیش‌ آمده در طول جلسه دمو را بیان کند. شاید برخی از بخش‌های ارایه نیاز به توضیح مجدد داشته باشند یا زمان بیش‌تری برای توضیح نیاز داشته باشند. پس از بررسی مجدد و بیان سوالات و رفع ابهامات، تیم ارزیابی باید توانایی و عملکردهای نرم‌افزار را بررسی کند و نظرات خود راجع به توانایی کلی ارایه‌دهنده در خصوص توانمندی او برای ارایه صحیح و پشتیبانی لازم را بیان کنند. تیم ارزیابی باید به اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری در این خصوص دسترسی داشته باشد تا بتواند نرم‌افزاری را انتخاب کند که با فرهنگ، عملیات و فرایندهای سازمان هماهنگی و انطباق داشته باشد.

جمع‌ بندی

در جستجوی نرم‌افزار ERP، سازمان‌ها معمولا به دلیل حجم بالای اطلاعات ارایه شده دچار سردرگمی و عدم قطعیت در تصمیم‌گیری می‌شوند. با اجرای روش‌‌‌های استاندارد برنامه‌ریزی، ارتباط درست و هدفمند بین‌بخشی و بین‌سازمانی و سیستم امتیازدهی مناسب تا حد بسیار زیادی می‌توان از بروز این مشکلات جلوگیری کرد.

نرم‌افزار ERP تیم‌یار با بیش از ده سال سابقه تحقیق و توسعه نرم‌افزار و ارتباط مستقیم با صنوف و صنایع مختلف، به بانک اطلاعاتی از فرایندها و عملیات‌های مختلف کسب‌وکارهای صنعتی و غیرصنعتی دسترسی دارد که نتیجه آن ارایه نرم‌افزاری مناسب با اتمسفر سازمان‌های مختلف شده است. نرم‌افزار ERP تیم‌یار به‌عنوان یک ERP ایرانی در کشور با شناخت دقیق بازار هدف خود، نیازها و مشکلات آن‌ها را پیدا کرده و راهکارهای مناسب با حل آن‌ها را به شرکت‌های ایرانی ارایه می‌دهد.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید

منبع:  selecthub