ERP خودکار ممکن است به مفاهیم مختلفی تعبیر شود که یکی از آن تعابیر به خودکارسازی برنامه‌های منابع سازمانی اطلاق می‌گردد که اکنون به شکل سنتی انجام می‌شود، اما مفهوم دیگر به ارتقای ویژگی‌ها و عملکردهای خود این نرم‌افزار ERP بازمی‌گردد. متن فوق هر دو مفهوم ERP خودکار را بررسی می‌کند.

نرم‌افزار خودکارسازی جریان‌های کاری کسب و کار

بعد از بررسی و تحقیق در تاریخچه سیستم‌های ERP، متوجه می‌شویم که این نرم‌افزار اساساً برای یکپارچه‌سازی و خودکارسازی جریان‌های کاری کارخانه‌ها طراحی شده است. این جریان‌های کاری شامل پروسه‌ها و تراکنش‌های بین واحدها به‌منظور یکپارچه‌سازی سازمان به بهترین شکل ممکن است. نرم‌افزار ERP اصولا برای خودکارسازی فعالیت‌ها و عملکردهای سنتی سازمان‌ها به‌وجود آمده است. بنابراین خودکارسازی، تمام جریان‌های کاری سازمان را یکپارچه کرده و عملکردهای سنتی را از رده خارج می‌کند. زمانی که کارکنان برای پیش‌برد کارها منتظر اشخاصی هستند که اطلاعات را برای آن‌ها پیدا کرده و ارسال نمایند، بهره‌وری سازمان به حداقل می‌رسد. یک سیستم ERP می‌تواند جریان‌های کاری روتین را خودکار نموده و ذخیره‌سازی داده‌ها را در یک محل خاص متمرکز کند. این کار نه‌تنها قابلیت دسترسی به اطلاعات را برای تمام کاربرانی که به آن‌ها نیاز دارند، ممکن می‌سازد، بلکه ارتباط بین انبار و واحدها را نیز خودکار می‌کند. نرم‌افزار ERP شامل ماژول‌های یکپارچه‌ای مثل مالی، منابع انسانی، مدیریت فروش و مدیریت انبار است که تعامل بین واحدها و انبار را یکپارچه کرده و تمام  عملیات آن‌ها را خودکارسازی می‌کند. برای مثال درست زمانی که یک سفارش فروش جدید در جریان کار قرار می‌گیرد، نرم‌افزار به‌طور خودکار تعامل بین انبار، واحد مالی و حمل‌و‌‌نقل را ارتقا می‌بخشد. این نوع خودکارسازی ERP ممکن است چندین مزیت داشته‌ باشد؛ مثل کاهش خطاهای روتین و ذخیره‌سازی تکراری داده‌ها و آسان‌سازی ارتباط بین سازمانی که منجر به کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

همچنین تثبیت داده‌ها در پایگاه‌های داده مرکزی شرکت‌ها را برای اجرای بهتر و افزایش کارایی، تجزیه و تحلیل داده‌ها، پشتیبانی برای تصمیم‌گیری بهتر کسب‌وکار در تمام سطوح سازمان، ممکن می‌سازد.

ارتقای هوش نرم‌افزار ERP
 

شکل دیگر خودکارسازی ERP مربوط به مشارکت تکنولوژی‌های جدید مانند هوش مصنوعی و دیگر ویژگی‌های هوشمند همچون اینترنت اشیا است. این فناوری‌های ضروری می‌توانند در سیستم ERP به‌منظور فراهم‌سازی هرچه بهتر و سریع‌تر یکپارچگی کسب‎‌و‌کار مشارکت کنند. به‌طور مشخص، نرم‌افزارهای جدیدتر ERP با این قابلیت‌ها روش‌هایی را برای بهبود جریان‌های کاری پیشنهاد می‌دهند، اسناد را ثبت و ضبط کرده و قابلیت پیش‌بینی آینده را افزایش می‌دهند. تمام سیستم‌های ERP در بازار نرم‌افزار سازمان‌ها ظاهر می‌شوند و این راه‌کارهای جدید به‌طور طبیعی یکی از قدرت‌های ERP در جریان‌های کاری متداول سازمان را خودکارسازی می‌کنند؛ همچنین تمام تراکنش‌های بین واحدهای متفاوت سازمانی را یکپارچه می‌نمایند. تمام اهداف برای یکپارچه کردن این جریان‌های کاری میزان خودکارسازی را افزایش می‌دهد.

استفاده از هوش مصنوعی در سیستم ERP، موجب می‌شود کارکنان از عملکردهای تکراری و کارهای متداول (مثل پردازش دستورات فروش) به‌منظور مدیریت تحلیل‌ها و وظایفی که به‌راحتی با هوش مصنوعی مدیریت نمی‌شوند، رهایی یابند. این قابلیت نه‌تنها به کارمندان فرصت پرورش خلاقیت‌ها و توانایی‌هایشان درجهت توسعه فردی بین سازمانی را می‌دهد، بلکه می‌تواند آن‌ها را در رضایت هرچه بیشتر اهداف سازمان و موفقیت آن شریک و همراه کند.

همچنین، هوش مصنوعی می‌تواند تراکنش‌های اولیه را پیش‌بینی و اجرا نماید. به‌عنوان مثال، به ویژگی سیستم‌های تشخیص صدای پیشرفته فکر کنید. بسیاری از کسب‌و‌کارها مثل بانک‌ها و سایر موسسات مالی برای هدایت تماس‌گیرنده‌ها و فراهم کردن خدمات برای مشتریان بر اساس نیاز هر مشتری، از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند. به‌دلیل به‌کارگیری این قابلیت در نرم‌افزار ERP، تعامل صوتی هوش مصنوعی قابلیت ارائه عملکردهای مختلفی را دارد. این نوع تعاملات می‌توانند عملکردهای صوتی را برای کاربران فراهم ساخته و درستی و کیفیت وظایف و فعالیت‌‎های کاری را بالا ببرند. این قابلیت همچنین می‌تواند برای تشخیص صدا برای کاربران رده بالاتر در اقدامات مجاز به‌جهت بالا بردن امنیت سیستم، استفاده شود. دیگر فناوری جدیدی که به ویژگی‌های نرم‌افزار ERP اضافه شده، اینترنت اشیا است. در دسترس بودن اینترنت با پهنای باند ارزان قیمت و تکنولوژی سنسور، جایگزینی سنسورهای متصل به اینترنت را در بیشتر محصولات و اجزاء، حتی در محصولات یک‌بار مصرف، آسان کرده است.

نتیجه این ویژگی برای تولیدکنندگان و تامین‌کننده‌ها، سهولت نگهداری، افزایش روز افزون و عمر بیشتر محصول است. به‌دلیل شناسایی به موقع مشکل و کاهش هزینه‌های عملکردی مثل خرابی تجهیزاتی که بلااستفاده هستند، میزان خطا را برای کاربران نهایی کاهش می‌دهد و در نهایت به سمت بهبود طراحی محصولات می‌رود، زیرا اطلاعات گردآوری شده از بین مشتریان واقعی و درباره چگونگی استفاده از محصول می‌باشد.

این بدان معناست که اینترنت اشیا حرکتی است که حداقل منجر به تغییرات عمده برای کسب‌و‌کارها در زمینه کالا، بخش‌ها و یا اجزا می‌شود. ERP که دارای ویژگی اینترنت اشیا باشد، ممکن است برای عملکردهای متمرکز بر خدمات چندان قابل اعمال نباشند. اینترنت اشیا امکان گرفتن بازخورد مدام در زمان حقیقی و در هر مرحله از پروسه را میسر می‌سازد؛ این بازخوردگیری در مراحل مختلف طراحی و تولید درون یک کارخانه تولیدی برای استفاده مشتریان و کاربران نهایی در یک دوره کوتاه و به‌طور مقطعی برای نگهداری و تعمیرات تا رسیدن به آخرین مرحله انجام می‌شود.
 

سخن آخر
 

به‌طور خلاصه باید گفت حرکت به سمت مرحله خودکارسازی ERP نه موضوع جدیدی است و نه شگفتی‌آور. در همان روزهای ابتدایی، هدف از طراحی این نرم‌افزار ERP، ارائه یک نرم‌افزار خودکار برای ذخیره‎سازی داده‎های مهم جهت افزایش صحت و دسترسی، صرفه‎جویی در زمان و تلاش برای بالا بردن بهره‌وری در پروسه کسب‌وکار و در نهایت کاهش هزینه‌ها برای پیشبرد کسب‌و‌کار به‌سمت رشد و سودآوری هرچه بیشتر، بوده است.

افزایش نیاز به فناوری‌، ابزارهایی را گسترش داده ‌است که توسعه‌دهنده‌گان نرم‌افزاها می‌توانند در راهکارهای جدید نرم‌افزار ERP برای کمک به کاربران در جهت رسیدن آن‌ها به اهدافشان، مشارکت نمایند. این تغییرات می‌توانند شامل خودکارسازی در هر دو بخش جریان‌های کاری کارآمد به‌خصوص بین انبارها و واحدهای مختلف سازمانی و هم مشارکت فناوری که تجربه کاربران را بهبود می‌بخشد و یا برای فراهم آوردن داده‌های مفیدتری، باشد.

در آینده ERP باید بیشتر شامل ویژگی‌های پیشرفته فنی، خودکار‌سازی هرچه بیشتر جریان‌های کاری به‌عنوان یک فناوری دیجیتال در دست کاربران برای اجرای بهتر عملکردهای کسب‌و‌کاری و ارتقای کسب‌و‌کارشان برای استانداردهای جدیدتر و بهتر ظاهر شدن در بین رقبا باشد.

مترجم: مریم کفایتی