نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب تیم‌یار در واقع یکی از سیستم‌های کاربردی نرم افزار ERP تیم‌یار است که در ماژول پروژه، مدیریت اسناد، مدیریت اقدامات (اقدام، فرایند‌ساز، فرم‌ساز، داشبورد و سایت مشتریان (باشگاه مشتریان)، مدیریت گفتگو درون و برون سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت اخبار درون و برون سازمانی و چندین ماژول دیگر به صورت یکپارچه با دیگر سیستم‌های مالی، اداری، پرسنلی و تولید پیاده‌سازی شده است.

تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها، قابل تقسیم‌بندی به سه دسته محصول-محور، خدمت-محور و پروژه-محور هستند که همگی آن ها برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها، فرایند‌های تولید و ارائه خدمات و همچنین تخصیص منابع و مدیریت تغییرات، به یک نرم افزار مدیریت پروژه احتیاج دارند.

نرم افزار مدیریت پروژه

به عبارت دقیق‌تر، نرم افزار مدیریت پروژه امکان کنترل هزینه، مدیریت بودجه، مدیریت کیفیت، مستندسازی و در نهایت مشارکت و ارتباط موثر را برای مدیران، ذینفعان و کاربران پروژه فراهم می‌آورد. نرم افزار مدرن مدیریت منابع سازمان تیم‌یار (Teamyar Modern ERP) تمامی قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه را برای شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف و کسب‌وکار‌های گوناگون مهیا ساخته است.

در این مقاله به معرفی فرایند‌هایی که نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار مطابق با استاندارد‌های جهانی PMPOK پشتیبانی می‌کند پرداخته و مزایای استفاده از آن را شرح می‌دهیم.

فرایند‌های استاندارد PMBOK‌ در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

یکپارچگی پروژه به این معنی است که فرایند‌های موجود در یک پروژه و یا حتی در پروژه‌های دیگر بتوانند با هم تعامل داشته باشند و به نوعی بتوان آن‌ها را هماهنگ ساخت. بعد از شناسایی فعالیت‌های هر پروژه می توان آن‌ها را مطابق با جریان‌های کاری سازمان در ماژول اقدام تیم‌یار تعریف کرده و به عنوان مرحله‌ای از پروژه تعیین کرد. ایجاد تسک در ماژول پروژه تیم‌یار هم به صورت دستی و هم به‌صورت خودکار امکان‌پذیر است. علاوه بر تسک، امکان لینک کردن سایر اقلام اطلاعاتی در واحد‌های مختلف یک سازمان نظیر اطلاعاتی پرسنلی، کنترل کیفیت، حسابداری، و غیره به یک پروژه و همچنین تعریف پروژه اصلی (Master Project) و پروژه‌های زیرمجموعه (Sub-projects) وجود دارد. از طرف دیگر، با استفاده از قابلیت تعریف وابستگی‌های مراحل (Task Dependencies) می توان تقدم و تاخیر و اولویت انجام فعالیت‌های یک پروژه را در ماژول پروژه تیم‌یار اعمال کرد.

تنظیمات پروژه نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

محدوده پروژه به کار‌ها و یا فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که نیاز است جهت ارایه محصول، خدمات و یا کاربرد‌ها و فیچر‌های مشخص شده انجام شود. برنامه‌ریزی، جمع‌آوری نیازمندی‌ها و  تعریف محدوده پروژه در تیم‌یار می‌تواند به واسطه به‌کارگیری ماژول‌های مختلفی نظیر CRM، اسناد، کیفیت و اقدام انجام شده و به پروژه مورد نظر لینک شود. سپس در این مرحله می‌توان عملیات ایجاد ساختار شکست کار (WBS) را در ماژول پروژه تیم‌یار انجام داد، بدین‌شکل که فعالیت‌های پروژه به کار‌ها و اجزای کوچکتر با مدیریت راحت‌تر به منظور رسیدن به نتیجه بهتر تقسیم می‌شوند. این تقسیم کار با تعریف مراحل تودرتو در ماژول پروژه تیم‌یار مهیا خواهد بود. نهایتا، اعتبارسنجی و کنترل محدوه پروژه به معنی اطمینان از رضایت مشتری و مدیریت تغییرات نیز در تیم‌یار قابل اعمال است.

ساختار شکست کار در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

زمان‌بندی در مدیریت پروژه به معنی لیست کردن فعالیت‌ها، موارد قابل تحویل و مایل‌استون‌های یک پروژه است. همچنین هر زمان‌بندی شامل یک تاریخ شروع و پایان، مدت و منابع اختصاص داده شده به هر فعالیت است. در کنار پشتیبانی این موارد، ماژول پروژه تیم‌یار امکانات زیر را نیز فراهم آورده است:

  • تعیین فعالیت‌های متوالی، همزمان و به‌صورت کلی اعمال محدودیت در شروع و پایان فعالیت‌ها
  • ردیابی و گزارش‌گیری روی پیشرفت فعالیت‌ها
  • حصول اطمینان از فعالیت افراد در مراحل پروژه‌ها و تحقق وابستگی‌ها و مهلت‌های تعیین شده
  • آگاهی از مسایل و مشکلات بالقوه نظیر کمبود منابع و همچنین شناسایی محدودیت‌ها و گلوگاه‌ها
  • آمادگی جهت اختصاص مجدد منابع به‌صورت منعطف
  • شناسایی ارتباطات بین تسک‌ها
  • نظارت بر درخواست‌ها، درک روال موجود و افزایش اعتماد کارکنان

نرم افزار مدیریت پروژه تیم یار

نمودار گانت نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مدیریت هزینه، به فرایند تخمین، تخصیص و کنترل هزینه‌های یک پروژه اطلاق می‌شود. ماژول پروژه تیم‌یار، امکان پیش‌بینی هزینه‌های پیش‌روی یک کسب‌وکار را جهت کاهش تغییرات بودجه‌ی در نظر گرفته شده فراهم می‌آورد. هزینه‌های یک پروژه در فاز برنامه‌ریزی پروژه محاسبه می‌شوند. این هزینه‌ها به واسطه ماژول حسابداری تیم‌یار مستندسازی و ردیابی شده و در ماژول بودجه تیم‌یار، بودجه مورد نظر برای آن اختصاص داده می‌شود. در نهایت، ماژول پروژه تیم‌یار کنترل می‌کند که پروژه مورد نظر روی بودجه تخصیص داده شده باقی بماند. بعد از تکمیل پروژه، امکان مقایسه هزینه‌های پیش‌بینی شده و هزینه‌های واقعی به منظور تهیه بنچ‌مارک یا معیار‌ها برای برنامه‌‌های مدیریت هزینه و بودجه‌ پروژه‌های آتی وجود خواهد داشت.

هزینه نرم افزار مدیریت پروژه

تعریف حساب‌های پروژه‌‌ها در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مشارکت در هزینه‌های پروژه‌ها در پورتال نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مدیریت کیفیت در یک پروژه، فرایند مستمری است که به منظور حصول اطمینان از این‌که تمام فعایت‌های پروژه در راستای رسیدن به اهداف پروژه، کارا و موثر هستند، انجام می‌شود. به منظور جلوگیری و اجتناب از خروجی ضعیف در یک پروژه، در ماژول پروژه تیم‌یار، امکان به‌کارگیری فرایند‌های کنترل کیفیت از زمان شروع پروژه تا پایان آن وجود دارد. در این راستا می‌توان اسناد مربوط به کنترل کیفیت را تعریف کرده و همچنین، در ماژول کیفیت تیم‌یار، ارزیابی‌ها، آزمون‌ها، پرسش‌نامه‌ها و تست‌پلن‌های مختلف را تعریف کرده و به‌صورت مکرر در فاز‌های مختلف پروژه به‌کار گرفت. فرایند‌های اصلی که در زمینه مدیریت کیفیت پروژه در تیم‌یار میسر است عبارتند از تعریف کیفیت، تضمین کیفیت، کنترل کیفیت و بهبود کیفیت.

کیفیت نرم افزار مدیریت پروژه

ارزیابی کیفیت در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

برنامه‌ریزی منابع به معنی تعیین و اختصاص منابع مورد نیاز جهت تکمیل پروژه است و این‌که مشخص شود از هر منبع به چه مقدار یا تعدادی و به چه مدتی برای هر تسک یا فعالیت در هر پروژه مورد نیاز است. در ماژول پروژه تیم‌یار امکان تعیین منابع مورد نیاز شامل نیروی انسانی، مواد، ابزار، ماشین‌آلات، بودجه، امکانات و غیره و اختصاص این منابع به تسک‌های پروژه وجود دارد. قابل ذکر است که اطلاعات این منابع به‌صورت یکپارچه از سایر ماژول‌های تیم‌یار نظیر انبار، اموال، پرسنلی، بودجه و غیره در اختیار ماژول پروژه جهت برنامه‌ریزی منابع قرار می‌گیرد. همچنین قابلیت نظارت و کنترل منابع اختصاص داده شده به مراحل پروژه جهت حصول اطمینان از عملکرد صحیح آن‌ها و رسیدن به نتایج مورد انتظار در تیم‌یار فراهم است. به عنوان مثال، ماژول پایش تیم‌یار این امکان را فراهم آورده است که بتوان وضعیت ابزار‌ها و ماشین‌آلات را با به‌کارگیری پروتکل‌ها مختلف نظیر SNMP نظارت کرد. در همین زمینه، امکان تهیه گزارشات کاربردی در ارتباط با وضعیت منابع پروژه‌ها در ماژول گزارش تیم‌یار نیز وجود دارد.

اضافه کردن اقلام اطلاعاتی از واحد‌های مختلف سازمانی در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مدیریت ارتباطات پروژه شامل فرایند‌هایی می‌شود که به منظور حصول اطمینان از برنامه‌ریزی، جمع‌آوری، ایجاد، توزیع، ذخیره و بازیابی، مدیریت، کنترل و وضعیت نهایی اطلاعات پروژه مورد نیاز هستند. از آن‌جا که مدیران پروژه بیشتر زمان خود را صرف ارتباط با اعضای تیم و همچنین دیگر ذینفعان پروژه می‌کنند، تیم‌یار ارتباط موثری را با ایجاد یک پل ارتباطی بین افراد داخل سازمان و در همه سطوح و افراد بیرون سازمان، ایجاد کرده است. به فرایند‌هایی که در ارتباط با مدیریت ارتباطات پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار و البته مشارکت سایر ماژول‌های تیم‌یار پشتیبانی می‌شوند اشاره شده است.

  • فرایند توسعه یک برنامه و رویکرد مناسب برای ارتباطات پروژه بر اساس نیاز‌مندی‌های ذینفعان پروژه و اموال و امکانات سازمانی موجود
  • فرایند ایجاد، جمع‌آوری، توزیع، ذخیره و بازیابی اطلاعات پروژه با توجه به برنامه مدیریت ارتباطات
  • فرایند نظارت و کنترل ارتباطات در تمام طول چرخه عمر پروژه جهت اطمینان از این‌که اطلاعات مورد نیاز ذی‌تفعان پروژه در اختیارشان قرار می‌گیرد
  • ارتباطات درون‌سازمانی بین واحد‌های مختلف و ارتباطات بیرون‌سازمانی با مشتریان، فروشندگان، سازمان‌ها و غیره
  • راهم آوردن ارتباطات رسمی شامل گزارش‌دهی، نامه اداری و جلسات و ارتباطات غیر رسمی شامل پیام‌ کوتاه، چت، پست الکترونیکی با پشتیانی از انواع فایل، صدا و تصویر
  • ارتباطات عمودی (بالا به پایین متناسب با چارت سازمانی) و افقی (افراد فعال در یک واحد)

اقدامات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

 

گفت‌وگو در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

 

مدیریت صندوق‌های پستی به تفکیک واحد‌های سازمانی در نرم افزار مدیریت پروژه تیم یار

مدیریت ریسک پروژه به فرایند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخ به ریسک‌هایی گفته می‌شود که در طول چرخه عمر پروژه پدیدار می‌شوند. این فرایند جهت باقی مانده در مسیر تعیین شده پروژه و رسیدن به اهداف پروژه انجام می‌شود. در نرم افزار پروژه تیم‌یار، عملیات شناسایی ریسک، تحلیل کیفی و کمی ریسک، تکنیک‌های پاسخ‌دهی به ریسک، کنترل و مدیریت ریسک پشتیبانی می‌شوند. برخی از این عملیات عبارتند از:

  • بصری‌سازی و نمایش دلایل و تاثیرات ریسک‌های هر پروژه روی نمودار‌
  • نظرسنجی و ارزیابی ریسک‌ها هر پروژه از سوی ذی‌نفعان پروژه
  • اولویت‌بندی ریسک‌ها جهت تخصیص منابع برای مدیریت آن‌ها
  • طبقه‌بندی انواع ریسک و اختصاص اولویت به آن‌ها جهت رسیدگی
  • رسیدگی سریع و به موقع به اثرات بالقوه ریسک‌ها و امکان تصمیم‌گیری برای آن‌ها در تمام سطوح در لحظه
  • کنترل و نظارت بر ریسک‌ها شامل گزارشات وضعیت و پیگیری پاسخ‌دهی به ریسک‌ها
  • مستند‌سازی و بایگانی تسک‌ها و اسناد مدیریت ریسک


آرشیو اسناد مدیریت ریسک در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مدیریت تدارکات پروژه به معنای مشارکت با تهیه‌کنندگان خارج از شرکت به منظور به‌دست آوردن یا خرید کالا‌ها و خدمات مورد نیاز برای تکمیل پروژه‌هاست. در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، فرایند مدیریت تدارکات پروژه شامل مراحل زیر و به واسطه مشارکت سایر ماژول‌ها نظیر خرید، انبار، حسابداری و اسناد کاملا پشتیبانی می‌شود.

  • ارتباط واحد خرید با مدیر پروژه جهت توسعه و تایید لیستی از کالا‌ها و خدمات مورد نیاز برای اجرا و تکمیل پروژه و تخصیص این لیست به تهیه‌کننده خارجی
  • پیدا کردن تهیه‌کنندگان پیدا کردن تهیه‌کنندگان کالا و خدمات متناسب با مشخصه‌ها و استاندارد‌ها تعیین شده از سوی واحد خرید نظیر انتقال، کیفیت کالا یا خدمت، هزینه و کارایی.
  • عقد قرارداد شامل مواردی همچون تاریخ تحویل و شرایط پرداخت جهت حصول اطمینان از دسترسی به موقع و مطابق با بودجه در نظر گرفته شده به کالا یا خدمت مورد نیاز
  • کنترل انتقال و پرداخت شامل سازماندهی جلسات با تهیه‌کنندگان، ردیابی پیشرفت انتقال کالا یا ارایه خدمت، بازنگری آیتم‌های سفارش داده شده و اعمال تغییرات احتمالی مورد نیاز در قراردا
  • سنجش شامل استفاده از شاخصه‌های کارایی جهت ارزیابی کارایی و موفقیت کل فرایند خرید نظیر تعریف KPI

مدیریت تدارکات در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

مدیریت ذینفعان پروژه به فرایند شناسایی ذینفعان پروژه، تحلیل انتظارات و تاثیرات آن‌ها و همچنین توسعه استراتژی‌های مناسب جهت کار با آن‌ها اطلاق می‌شود. در این زمینه، نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، فرایند‌هایی را که در ادامه به آن‌های اشاره شده است، پشتیبانی می‌کند. همانند آن‌چه که در بخش‌های قبل ذکر شد، مدیریت ذی‌نفعان پروژه نیز در تیم‌یار با مشارکت ماژول‌های مختلفی همچون اسناد، تقویم، مشتری، پرسنلی و غیره اجرا می‌شود.

  • جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مرتبط با ذی‌نفعان، معرفی آن‌ها به سیستم در قالب طبقه‌بندی‌های مختلف، مستندسازی این داده‌ها و نهایتا ارایه آن‌ها
  • سازماندهی و مدیریت جلسات و رویدادها
  • مدیریت قرارداد‌ها، توافق‌نامه‌ها، قوانین و مقررات
  • ارایه گزارشات تحلیلی روی علایق، انتظارات، ارتباطات و فعالیت‌های ذی‌نفعان با توجه به اطلاعات مربوط به سوابق آن‌ها در سیستم
  • امکان ارایه یک طبقه‌بندی از ذی‌نفعان پروژه بر اساس اطلاعاتی همچون نقش‌ها، دانش، انتظارات و تاثیرات آن‌ها
  • اختصاص فعالیت‌ها و مشارکت ذی‌نفعان در پروژه و نظارت و مدیریت ارتباط با آن‌ها

مدیریت جلسات و رویداد‌ها در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

نرم افزار مدیریت پروژه

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

۱. فرایند‌های استانداردسازی شده
نرم‌ افزار‌ مدیریت پروژه تیم‌یار، تمامی افراد سازمان را در همه سطوح ملزم می‌کند که در جمع‌آوری اطلاعات و همچنین در ایجاد و ویرایش اسناد پروژه از تمپلیت و استاندارد تعیین شده پیروی کنند. این امر در کنار ظاهری حرفه‌ای به پروژه‌های سازمان، یکپارچگی را در پروژه‌ها به همراه خواهد داشت.

۲. دورکاری
در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، امکان دورکاری به‌صورت منعطف فراهم آورده شده است که به واسطه آن افراد تیم می‌توانند با کارایی بالا و بدون قطعی ارتباط با تیم و همچنین بدون نیاز حضور فیزیکی، با در دسترس بودن منابع مورد نیاز، فعالیت‌هایشان را انجام دهند. امکانات نظارت و کنترل پیشرفت فعالیت‌ها نیز در محیط دورکاری در نرم‌ افزار پروژه تیم‌یار میسر است.

۳. واگذاری تسک‌ها به افراد
در نرم‌ افزار پروژه تیم‌یار، مدیران قادر خواهند بود به راحتی و با صرف کمترین زمان، تسک‌ها را به افراد مختلف در واحد‌های مختلف اختصاص دهند و میزان پیشرفت و روال انجام فعالیت‌ها را از سوی آن‌ها کنترل کنند. همچنین نظارت بر پیشرفت تسک‌های پروژه از روی هزینه و بودجه اختصاص داده شده نیز میسر است.

۴. سهلوت در اضافه کردن افراد جدید به پروژه
از آن‌جایی که در نرم افزار پروژه تیم‌یار، همه فعالیت‌ها به طور شفاف و با جزییات قابل مشاهده است، افراد جدیدی که نیاز است به پروژه اضافه شوند، در کمترین زمان ممکن در جریان روال پیشرفت پروژه و تاریخچه و وضعیت فعلی فعالیت‌های پروژه قرار می‌گیرند.

۵. مشارکت و همکاری ساده‌تر
نرم‌ افزار پروژه تیم‌یار برای هر یک از اعضای تیم این امکان را فراهم آورده است که بتوانند بدون محدودیت زمانی و مکانی و به‌طور زنده در جریان فعالیت‌های پروژه قرار گیرند و با دیگر اعضای تیم، ارتباط موثر برقرار کنند.

۶. زمان‌بندی بهتر
در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، امکان پیگیری مایل‌استون‌ها روی گانت چارت پروژه و آپدیت شدن بلادرنگ آن‌ها متناسب با تاریخ‌‌های شروع/پایان، پیشرفت و وابستگی فعالیت‌های پروژه به سایر فعالیت‌ها وجود دارد. پشتیبانی از تقویم‌های مختلف کاری بر اساس نوع تقویم جلالی، یک نرم‌ افزار پروژه با استاندارد‌های جهانی و منطبق و متناسب برای کسب‌وکار‌های داخلی را به ارمغان آورده است.

۷. ارتباط بهتر با مشتریان
این امکان در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار وجود دارد که بتوان برای هر پروژه مشتری یا مشتریانی را به ان اختصاص داد و همچنین این کار را برای هر فعالیت یا تسک در پروژه نیز انجام داد. به واسطه این قابلیت، مشتریان می‌توانند در جریان جزییات هر فعالیت و میزان پیشرفت آن‌ها و هزینه صرف شده نیز قرار بگیرند و به آن ها بازخورد نشان دهند. در پورتال تیم‌یار، مشتریان می‌توانند برای هر پروژه درخواست ایجاد کنند که متناسب با فرایند‌هایی که از قبل برای پروژه مذکور تعریف شده، این درخواست‌ها پیگیری می‌شود.

۸. به اشتراک‌گذاری و دسترسی اسناد پروژه
در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، امکان سازماندهی، مدیریت و بایگانی اسناد هر پروژه و در دسترس قرار دادن ‌آن‌ها برای افراد تیم متناسب با سطح دسترسیشان فراهم آورده شده است. همچنین می‌توان در نرم‌ افزار پروژه تیم‌یار از تسهیلاتی همچون ارجاع اسناد پروژه جهت تایید یا امضا، مطلع ساختن اعضای تیم روی اسناد در زمان مناسب، جمع‌آوری مدارک و مدیریت اسناد مشتریان و در نهایت، مدیریت نسخه اسناد پروژه بهره برد.