مقایسه دفتر کار فیزیکی با فضای کار دیجیتال

دفتر  کار فیزیکی چیست؟

دفترکار فیزیکی مکانی است که کارکنان برای انجام وظایف و پروژه‌هایی که مسئولیت انجام آن را عهده‌ دارند در آن حاضر می‌شوند. در دفترکار فیزیکی، بحث ثابت بودن ماهیت مکان یا محل‌کار، زمان، قرارداد کار ساعتی، ابزار، منابع انسانی (طبق زمان قرارداد) و...، برای کارفرما و کارمند وجود دارد. این ثبات، محدودیت‌ها و باید و نبایدهایی را ایجاد می‌کند که در زندگی و نحوه کارکرد هر دو طرف موثر است. کارفرما موظف است این مکان را به صورت خرید یا اجاره طولانی مدت نگهداری کند و کارمند با پذیرش حضور در این محل تا پایان مدت تعهد، می‌بایست طبق قرارداد، همکاری کند. همچنین، دفترکار فیزیکی الزاماتی را برای دو طرف ایجاد می‌کند، که در جدول آمده است.  

 

الزامات سمت کارفرما:

  • تعهد و عمل به تمامی قوانین وزارت کار
  • تهیه محل یا مکان کاری (دفترکار فیزیکی)
  • تهیه تجهیزات کاری کارمند (میزو صندلی، ابزار شبکه و زیر ساخت، نرم افزار، کامپیوتر، تلفن، اینترنت، پرینتر، اسکنر و ...)
  • تامین هزینه‌های آّب، برق، گاز، و...
  • تامین هزینه‌های استهلاک تجهیزات و جایگزینی و خرید دوباره تجهیزات کاری
  •  تامین هزینه‌های تشریفات (غذا، لباس و ...)
  • تامین هزینه‌های نگهداری از محل یا مکان کاری
  • و...

الزامات سمت کارمند:

  • تعهد کامل به قوانین وزارت کار
  • حضور فیزیکی در محل کار 
  • استفاده از تجهیزات کاری محل
  • انجام دقیق و صحیح وظایف محول شده
  • و...

 

فضای کار دیجیتال چیست؟

فضای کار دیجیتال، زیرمجموعه یک چارچوب فناوری یکپارچه است که به‌منظور ارایه و مدیریت برنامه‌ها، داده‌ها و محیط‌ کار طراحی شده است. فضای کار دیجیتال به کارکنان اجازه می‌دهد تا به برنامه‌ها و داده‌های خود در زمان معین شده، بدون محدودیت سیستم، مکان و زمان، صرف‌نظر از اینکه اطلاعات از طریق سرویس‌های ابری یا در مرکز داده ذخیره می‌شود، دسترسی داشته باشند. در واقع، فضای‌ کار دیجیتالی به مجموعه مکان انجام کار و ابزارهای شخصی کارکنان از قبیل لپ‌تاپ، تلفن همراه، نرم افزار تخصصی و سایر برنامه‌ها و دستگاه‌هایی که برای انجام وظایف آن‌ها مورد نیاز است، اطلاق می‌شود که کارکنان را قادر می‌سازد تا کارهای روزانه خود را در هر نقطه از جهان که بهره‌وری بیشتری داشته باشند بدون محدودیت زمانی انجام دهند. فرایند دیجیتال در فضای کار دیجیتال، امکان استفاده از ابزاری چون فضای مجازی، دورکاری، پردازش ابری (Cloud Computing) و استفاده ابری از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، اینترنت اشیاء (IOT) ، هوش مصنوعی، گزارشات BI و کلان داده‌ها (Big Data) و... را با توجه به سطح دسترسی کاربر، در اختیار کارکنان سازمان قرار می‌دهد.

 

فضای کار دیجیتال

 

فضای کار دیجیتال با ایجاد یکپارچگی و تعامل درفناوری، فرایندها، افراد، ابزار، زیر ساخت سخت افزاری، نرم افزارهای مورد نیاز و... در کنار هم ساختار کسب و کار ها را بهبود می‌بخشد. کاربران به‌راحتی و در لحظه به منابع مورد نیاز کاری خود دسترسی داشته و می‌توانند تغییرات و نتایج کار خود را در محل مناسب در دسترس واحدها و کارکنان قرار داده و بهره‌وری خود و سیستم را حفظ کرده و ارتقا دهند. در واقع فضای‌ دیجیتال جدای از ابزارهای شخصی شامل نرم‌افزارهای کاری کارکنان نیز می‌شود که باید در پلتفرم محل‌کار دیجیتال در نظر گرفته شده باشد. وقتی همه افراد شرکت، از راه دور کار می‌کنند، فضای کار دیجیتال قسمتی از محل کار دیجیتال مشترکی است که همه کارکنان به‌منظور همکاری مشترک به آنجا می‌آیند. هدف اصلی ایجاد یک محیط کار دیجیتالی این است که به کارکنان کمک کند تا بدون هیچ گونه اختلالی با هم کار کنند، حتی زمانی که از نظر فیزیکی در یک محیط حضور ندارند. لازم به ذکر است؛ فضای‌ کار هوشمند فرایندهای کاری را ساده می‌کند و مشارکت کارکنان را نیز افزایش می‌دهد. با به‌کارگیری و پیاده‌سازی فناوری‌های نوین مانند: Modern ERP ، کلان داده، رایانش ابری، مجازی سازی، برنامه‌های کاربردی مبتنی بر جستجو (search-based application) و... می‌توان محیط کار دیجیتال را پیاده‌سازی کرد. نکته مهم دیگر این است، که تنها بهره‌گیری از این فناوری‌ها کافی نیست و به منظور ایجاد و موفقیت یک فضای کار دیجیتال، پذیرش این محیط‌ کار از سوی کارکنان و برقراری ارتباط با آن مهم‌ترین موضوع است. در کنار موارد مطرح شده، سازمانها برای بهره‌وری هر چه بیشتر از فضای کار دیجیتال، باید با برنامه‌ای منظم و دقیق فرایند آموزش و پشتیبانی منابع انسانی خود را پیاده‌سازی و اجرا کنند. همچنین، فضای‌ کار‌ دیجیتال‌ الزاماتی برای کارفرما و کارمند ایجاد می‌کند که در جدول زیر بیان شده است.  

 

الزامات سمت کارفرما:

  • ایجاد دستورالعمل‌های متناسب با فرایندهای دیجیتال محیط کار
  • ایجاد قوانین کاری منعطف و ترکیبی که متناسب با اهداف سازمان باشد.
  • ایجاد بستر دیجیتال (شبکه، نرم افزار، سخت افزار، اینترنت، و...)
  • تهیه و ایجاد ابزار مرتبط با فرایندهای دیجیتال جهت ایجاد فرایندهای دورکاری و آنلاین (نرم افزار تحت وب متناسب با نیازمندی‌ها و فرایندهای کاری، بستر Cloud جهت اشتراک‌گذاری ابزار سخت افزاری و نرم افزاری، ابزار دیجیتال، لپ‌تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و موارد مورد نیاز کارمند و...)
  • آموزش استفاده از نرم افزارها و بهره‌گیری از فرایندهای جدید محیط کار به کارکنان
  • محاسبه حقوق و دستمزد متناسب با فرایندهای جدید ترکیبی (ساعت کاری‌های پروژه و تسک‌محور) محیط کار
  • و...

الزامات سمت کارمند:

  • تعهد نسبت به دستورالعمل‌های فرایند دیجیتال محیط کار که از سوی کارفرما اعلام شده
  • پای‌بندی به قوانین ارایه شده توسط کارفرما
  • تامین تجهیزات مورد نیاز (لپ‌تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و...) محیط کار
  • یادگیری و بکارگیری آموزش‌های مرتبط با فرایندها، ابزار و‌... مرتبط با فضای کار دیجیتال و دورکاری
  • و...

 

تفاوت دفترکار فیزیکی و فضای کار دیجیتال

معیارها دفترکار فیزیکی  فضای کار دیجیتال
ماهیت محل انجام کار 
  • مکان‌محور (Placed-Based)
  • تجهیز دفترکار بر عهده کارفرما (میزو صندلی، ابزار شبکه و زیر ساخت، نرم‌افزار، کامپیوتر، تلفن، اینترنت، پرینتر، اسکنر و... )
  • ارتباط با همکاران به‌صورت واقعی و فیزیکی
  • فضا محور (Space-Based)
  • نیاز به تجهیزات شخصی کارکنان به‌منظور فراهم آوردن محیط کار مناسب دورکاری
  • ارتباط با همکاران به‌صورت مجازی و از طریق ابزار دیجیتال فضای‌ کار
هزینه‌ها

هزینه‌های مرتبط با کارفرما

  • تهیه محل و دفترکار
  • نگهداری محل کار
  • تجهیزات کاری کارکنان (میزو صندلی، ابزار شبکه و زیر ساخت، نرم افزار، کامپیوتر، تلفن، اینترنت، پرینتر، اسکنر و...)
  • استهلاک تجهیزات، جایگزینی و خرید دوباره
  •  تشریفات ( ایاب و ذهاب، غذا، لباس‌کار و...)
  • آب، برق، گاز
  • حقوق و دستمزد ساعتی
  • و...

------------------------------------------------------------------

هزینه‌های مرتبط با کارمند

  • لباس و پوشاک
  • رفت و آمد
  • تصادفات
  • صدمه‌های جسمی و روحی (استهلاک جسمی و روحی مسافت‌های طولانی)
  • استهلاک ماشین
  • بنزین
  • هزینه‌های بهداشتی و درمان ( بواسطه بیماری های مسری، تصادفات، صدمات جسمی)
  • زمان تاخیر های کاری و مرخصی ها بدلیل شرایط نامناسب رفت و آمد
  • و...

------------------------------------------------------------------

 هزینه‌های مرتبط با محیط زیست

امروزه هزینه‌های محیطی تاثیرات نامطلوبی در محیط زیست داشته و به همان اندازه زندگی نسل آینده را به خطر می‌اندازد. موضوعاتی چون: 

  • بهداشت
  •  انتقال بیماری‌های مسری
  • سوخت و بنزین
  •  آلودگی هوا
  • ترافیک
  • آلودگی صوتی
  • تخریب محیط زیست
  • گازهای گلخانه‌ای و تخریب لایه اوزون
  •  و...
  • موارد محیطی هستند که با ایجاد فضای کار دیجیتال کمک شایانی به بهبود و پیشگیری از اثرات نامطلوب آن می‌شود.

هزینه‌های مرتبط با کارفرما

در فرایند دیجیتال و فضای کار دیجیتال هزینه‌های جاری کارفرما کاهش می‌‌یابد

  • ایجاد بستر فضای کار دیجیتال (شبکه، نرم افزار، سخت افزار، اینترنت، و...)
  • آموزش استفاده از تکنولوژی فضای کار دیجیتال به کارکنان
  • حقوق دستمزد ساعتی پروژه محور
  • و...

------------------------------------------------------------------

هزینه‌های مرتبط با کارمند

در فرایند دیجیتال و فضای کار دیجیتال هزینه‌های جاری کارمند نیز کاهش می‌یابد. 

  •  تجهیزات شخصی مورد نیاز محیط کار (میز و صندلی، لپ تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و... که معمولا این موارد توسط کارفرما تهیه می شود)

 

ابزارهای دیجیتال
  • تجهیز و استفاده از ابزار دیجیتال محدود و وابسته به ماهیت کسب و کار
  • اولویت بندی تجهیزات در اولویت ثانویه شرکت
  • انجام بسیاری از امور به صورت غیرسیستمی
  • اولویت بالا در ایجاد بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و بهره‌گیری از چارچوب فناوری مناسب
  • کانال های ارتباطی بصری و قابل اعتماد محیط کار
  • اهمیت بالای انتخاب ابزار دیجیتال در موفقیت کسب و کار
  • ایجاد انعطاف پذیری بالای کاری با استفاده از ابزار مناسب
  • امکان بهره گیری از:
    • تجهیزات سخت‌افزاری
    • تجهیزات نرم‌افزاری
    • فرایند ابری (Cloud Computing)  
    •  دورکاری
    •  اینترنت اشیاء (IOT)
    •  هوش مصنوعی( AI )
    •  گزارشات BI و کلان داده‌ها (Big Data) و...
دستورالعمل و قراردادها
  • استفاده از دستورالعمل‌های متناسب با کار در محل‌کار فیزیکی
  • استفاده از قوانین ساعتی وزارت کار
  • استفاده از قرارداد ساعتی وزارت کار
  • استفاده از دستورالعمل‌های متناسب با کار در فضای کار دیجیتال ( در بعضی موارد، مشابه یا متفاوت از دستورالعمل‌ها و قراردادهای محل کار فیزیکی)
  • استفاده از قوانین ترکیبی ساعتی پروژه محور محیط کار
  • استفاده از قرارداد ترکیبی ساعتی پروژه محور محیط کار
مدیریت
  • ایجاد شفافیت و وضوح کاری از طریق چک کردن‌های تصادفی در طول روز
  • ایجاد رفاقت و همراهی از طریق تجربیات مشترک، ناهارهای اداری و صحبت در زمان استراحت
  • سرکشی حضوری دایم کارکنان
  • ایجاد جلسات دایمی و اخذ گزارش
  • ایجاد شفافیت بالا و وضوح کار و خروجی ایجاد شده کارکنان با استفاده از ابزار و نرم افزار های خودکار
  • امکان استفاده از داشبوردهای مدیریتی بر اساس تکنولوژی BI
  • امکان خود کنترلی کارکنان با استفاده از گزارشات کاری نرم افزاری و مشاهده حجم و خروجی کارهای روزانه، ماهانه، فصلی و سالیانه توسط خود کارکنان
  • تقویت ارتباطی گروه و مدیریت واحد منابع انسانی و واحد با دیگر کارکنان به دلیل کاهش ارتباطات فیزیکی جمعی
    • ایجاد جلسات گروهی تخصصی و جمعی
    • مدیریت عملکرد شخصی کارکنان
    • یاداوری‌های زمانی خاص(تولد و...)
    • تماس تلفنی و احوال پرسی
    • رسیدگی به مشکلات احتمالی کارکنان
    • ایجاد بازی‌های آنلاین
    • و...
  • برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات گروهی
ارتباطات
  • برگزاری جلسات در مکان مشترک
  • شنیدن لحن صدا و دیدن زبان بدن همکاران بدون اشکالات احتمالی ناشی از ارتباط دیجیتال 
  • سهولت در میان گذاشتن مشکلات و سوالات با سایر کارکنان
  • ارتباطات آگاهانه‌تر
  • عدم دریافت زبان بدن و لحن صدا هنگام استفاده از ارتباطات نوشتاری
  • اهمیت ابزار دیجیتال و قوانین اساسی در ارتباطات 
  • ترکیب مناسبی از ایمیل، چت، تماس تصویری، گروه های مجازی کاری و ابزارهای همکاری
جلسات
  • دریافت انرژی و احوال حاضرین در جلسه و کمک به رفع مشکلات احتمالی
  • موفقیت و تاثیر مثبت بیشتر جلسات به دلیل ارتباط رو در رو و مشاهده حالات حضار 
  • ایجاد احساس رفاقت و شفافیت با بهره گیری از ابزار دیجیتال مناسب
  • حضور و مشارکت افراد بیشتر در جلسه نسبت به جلسات در محل کار فیزیکی
بهره‌وری
  • اندازه‌گیری بهره‌وری بر اساس تعداد کارهای انجام شده در یک زمان معین 
  • وجود حواس‌پرتی‌ها و کارهای غیرضروری در محل کار فیزیکی
  • سنجش بهره‌وری به جای وظایف و کار ساعتی بر اساس برآورده شدن اهداف و خروجی نهایی کار(تسک و پروژه)
  • کار متمرکز مبتنی بر اهداف پروژه محوله
  • مسئولیت و استقلال بیشترکاری و تیمی
  • انتخاب ساعات مناسب با بهروری کاری بالاتر
  • انعطاف زمان و مکان کاری
  • آرامش و راحتی بیشتر در زمان کار و کسب نتیجه مناسب تر
  • استفاده از ابزار مناسب‌تر و سرعت بالاتر کاری
  • قدرت اختیار بالاتر کاری با افزایش و عدم محدودیت زمان و مکان کاری
ساده‌سازی کارها
  • درگیری‌های تاییدات سلسله مراتبی و بروکراتیک
  • سرعت مناسب پیگیری حضوری
  • امکان افزایش پیچیدگی فرایند کاری با توجه به غیرمستند بودن بسیاری از مراحل و پیگیری‌های انجام شده 
  • ساده‌سازی فرایندکاری 
  • مستند بودن پیگیری‌ها
آرامش و راحتی در کار
  • دسترسی و برقراری ارتباط راحت با همکاران و انجام امور کاری فارغ از هر گونه احتمال قطعی ارتباط و از دسترس خارج شدن (بیشتر سمت کارکنان)
  • عدم دغدغه کارکنان در خصوص فراهم بودن تجهیزات و ملزومات اداری محیط کار
  •  ایجاد شفافیت در امور کاری (تمام مراحل کار با روالی مشخص و قابل مشاهده برای کارفرما و مدیران انجام می‌شود. نتایج کار ثبت و در اختیار افراد مرتبط قرار می‌گیرد و این شفافیت در امور کاری باعث ایجاد آرامش و راحتی در کار می‌شود.)
  • حذف رفت و آمد ها به محل کار فیزیکی
  • ایجاد زمان استراحت بیشتر در زمان غیرکاری
  • ریسک کمتر ایجاد صدمه یا ابتلا به بیماری‌های مسری
  • انعطاف پذیری در انتخاب زمان و مکان انجام کار

 

معایب استفاده از دفترکار فیزیکی چیست؟

  • هزینه بالای تهیه و نگهداری محل کار، تجهیزات کاری کارکنان، استهلاک تجهیزات و تشریفات (غذا، لباس فرم و...) را برای کارفرما در پی دارد.
  • هزینه رفت و آمد، لباس، استهلاک ماشین، بهداشت و درمان و... را برای کارکنان در پی دارد.
  • حواس‌پرتی‌ها و کارهای غیرضروری در محل کار فیزیکی وجود دارد.
  • مکان محور است و برای انجام کار حتما باید در مکان فیزیکی شرکت حضور یافت.
  • انجام بسیاری از امور بدون آرشیو سیستمی انجام می شود و امکان پیگیری‌های سیستمی وجود ندارد.
  • به دلیل عدم آرشیو اطلاعات، دانش سازمانی و مدیریت دانش به‌درستی شکل نمی‌گیرد..
  • بسیاری از تاییدها و هماهنگی‌ها بصورت شفاهی (حضوری و تلفنی) است و در جایی ثبت و سند نشده است.
  • ریسک ابتلا به بیمارهای مسری بالا می‌رود و کاهش بهره‌وری کاری را در پی دارد.
  • درصد ایجاد صدمه‌های جسمی و روحی برای کلیه کارکنان بالاتر است.
  • امکان بروز و افزایش پیچیدگی فرایندهای کاری و اخذ تاییدیه سلسله مراتبی به دلیل غیرمستند بودن بسیاری از پیگیری‌ها وجود دارد.
  • آلودگی های زیست محیطی را افزایش می دهد.

 

فضای کار فیزیکی

مزایا و دلایل استفاده از فضای کار دیجیتال به جای دفترکار فیزیکی چیست؟

فضای کار دیجیتال مکمل دفترکار فیزیکی است

دنیای امروز دنیای کاز از همه جا و در هر زمان است. گاهی، یک تصمیم می‌تواند سرمایه شرکت‌ها را در مقیاس چشمگیری تغییر دهد. لازم به ذکر است، این تصمیم‌ها بیشتر توسط مدیرانی گرفته می‌شوند، که در دسترس نبوده و یا در جایی خارج شرکت می‌باشند. در محیط کار فیزیکی هم شرایط کاری، ماموریت‌های خارج از سازمان یا برون مرزی، مرخصی افراد کلیدی و موارد بسیار دیگری باعث خواهد شد که فضای کار دیجیتال مکمل دفترکار فیزیکی باشد. مدیران یا کارکنان در هر جایی که باشند بدون محدودیت زمان و مکان در فضای دیجیتال همراه مجموعه خواهند بود و فرایندها در لحظه پیش خواهند رفت. سرمایه انسانی و جذب نیرو از عوامل بسیار حیاتی برای سازمان‌ها بوده و جذب نیروهایی متخصص و مفید از خارج از کشور یا استانی دیگر و متفاوت از دفترکار فیزیکی، بسیار کمک کننده و از نظر مالی برای شرکت بصرفه است. موارد بسیار زیاد دیگری چون صرفه‌های زمانی، بهره‌وری و تمامی مواردی که در بالا به آن پرداخته شد، فضای دیجیتال را به بخشی مهم و جدایی‌ناپذیر از دفترکار فیزیکی تبدیل می‌کند.

آینده پیش رو: بسیاری ازکسب و کارها از ابتدا تا انتها در فضای کار دیجیتال پیاده‌سازی می‌شوند و نیازی به دفترکار فیزیکی ندارند

کلاس‌های مجازی مراکز آموزشی را در نظر بگیرید. آیا واقعا حضور در تمامی کلاس‌ها به‌صورت فیزیکی در مرکز آموزشی لازم است؟ آیا در حال حاضر و با وجود شرایط همه‌گیری بیماری کووید-19، تمامی کلاس‌ها حتی دروس تحلیلی به‌صورت مجازی و آنلاین تدریس نمی‌شود؟ درست است، به‌راحتی تمامی دروس عمومی و تخصصی، فارغ از مکان حضور دانش‌پذیر و با استفاده از ابزار دیجیتال، آموزش داده می‌شوند.

فرایند و الزامات شغلی فعلی را در نظر بگیرید. آیا در شرایط کنونی، این نیاز حس نمی‌شود که در هر لحظه، بتوان کار کرد؟ آیا ممکن نیست که ماموریت به کشوری دیگر در بازه زمانی متفاوت از کشور خود داشته باشیم؟ درست است، کاملا امکان‌پذیر است.

باید بپذیریم که آینده کاری تقریبا تمامی کسب و کارها (آموزش، خرید، فروش، امور درمانی و...) به سمت آنلاین شدن، مجازی شدن و دورکاری پیش می‌رود. بنابراین، ایجاد زیرساخت و همراه شدن در این فرایند جزء الزامات حتمی پیش روست و باید برای آن برنامه‌ریزی کرد.

حال تصور کنید که می‌خواهید کسب و کاری تازه را در فضای دیجیتال راه اندازی کنید:

فرض کنید که می‌خواهید کسب و کاری تازه را آغاز کنید و براساس برآوردهای مورد نیاز خود به یک مکان یا ساختمان تجاری 300 متری نیاز دارید. آیا نمی‌توانید بجای آن یک دفتر 30 متری در مکانی بهتر یا ارزان‌تر اجاره کنید. یک یا دو نیروی هماهنگ‌کننده در محیط کار فیزیکی 30 متری اجاره شده حضور یابند و با هزینه بسیار کمتری مابقی کارکنان شما از منزل کار کنند؟ در این صورت هم شما هزینه کمتری پرداخت کرده اید و هم آدرس و تلفن محل کارتان را به جایی بهتر تغییر داده‌اید.

کمی جلوتر و عمیق‌تر تصور کنیم: آیا نمی‌توان از ابتدا به این فکر کرد که تمام فرایندهای کسب و کار جدید را از ابتدا تا انتها در فرایند فضای دیجیتال پیاده‌سازی کرد؟

بله، در واقع تمامی فرایندهای کاری شما از صفر تا صد در فضای کار دیجیتال قابل پیاده‌سازی است.

توجهات لازم برای صاحبان کسب‌و‌کار بر مبنای فضای کار دیجیتال

دیجیتال بودن فضای‌ کاری و دوری کارکنان از هم ممکن است آنها را منزوی کند. در این راستا فرایندهای منابع انسانی متناسب با تغییرات پیش رو باید حساس‌تر عمل کند. موارد زیر از جمله کارهایی است که در این فرایند کمک کننده خواهد بود.

فضای کار‌ تیم‌یار چگونه فرایند های شما را تسهیل می‌کند؟

امکان مشاهده وضعیت کارکنان برای کارفرما در حالت های مختلف مشابه موارد زیر کاملا مشخص است.

 

در صورت حضور کارکنان در محل کار و انتخاب آیکون سازمان در شروع به کار، در گزارش لیست کارکنان آیکون خاصی در کنار تصویر کارمند مشاهده نمی‌شود. ولی، در صورت دورکار بودن کارمند و انتخاب حالت دورکاری، آیکون  در کنار تصویر کارمند ظاهر می‌شود. با توجه به این حالات؛ کارفرما، مدیران و سایر کارکنان شرکت (در صورت دسترسی) امکان مشاهده وضعیت هر یک از کارکنان را خواهند داشت. 

نمایش وضعیت کارکنان دورکار

 

وضعیت فعالیت هر یک از کارکنان با توجه به رنگ حاشیه تصویر آن‌ها در گزارش‌های لیست کارکنان و لیست کاربران قابل مشاهده و پیگیری است. در این گزارش‌ها نمایش برخط وضعیت کارکنان فعال و غیرفعال در فضای کاری در بازه‌های زمانی 15، 30، 45 و بیش از 45 دقیقه قابل مشاهده است.

نمایش وضعیت کارکنان فعال و غیرفعال در زمان کاری

 

در صورت حضور هر یک از کارکنان در جلسه، آیکون  در کنار تصویر کارمند نمایش داده می‌شود. پذیرفتن یا عدم پذیرش جلسه توسط حضار نیز با توجه به رنگ آیکون قابل تشخیص است.

نمایش وضعیت کارکنان حاضر در جلسهمحیط کار دیجیتال

 

در صورت مشغول بودن خط هر یک از کارکنان، آیکون  در کنار تصویر کارمند نمایش داده می شود و مشخص می‌شود این شخص در حال مکالمه است.

نمایش وضعیت کارکنان در حال مکالمهفضای کار دیجیتال

 

قابلیت‌های حضور و غیاب و وضعیت کارکنان در حال توسعه بوده و در آینده نزدیک، امکان استفاده از قابلیت‌های بیشتری فراهم می‌شود. به عنوان مثال: در خصوص کارکنانی که در بازه زمانی خاص، نیاز به تمرکز و تحلیل دارند، این امکان فراهم می‌شود تا مدت زمانی را جهت بستن تماس‌ها مشخص نموده تا با تمرکز بیشتری به کار خود ادامه دهند.

با امکان اتصال تیم‌یار به سیستم VOIP، امکان برقراری تماس از هر مکان با تلفن IP امکان‌پذیر بوده و گزارش تمامی تماس‌های ورودی، خروجی و پاسخ داده نشده قابل مشاهده و بررسی است. همچنین، در صورت داشتن تماس از دست رفته، با ارسال اعلان در فضای‌ کار این مورد را به اطلاع کارمند می‌رسد.

نمایش تماس‌های از دست رفته
نمایش وضعیت تماس‌ها

 

امکان گفتگو خصوصی و گروهی
نمایش وضعیت تماس‌ها
امکان برگزاری جلساتدفتر کار دیجیتال
 
 
 
 

 

فضای‌کار تیم‌یار امکان کار فردی و گروهی بر روی اسناد ورد، پاورپوینت و اکسل را به صورت آنلاین و همزمان ایجاد کرده و امکان کار تعاملی تیمی به صورت در لحظه بر روی سند مشترک، به‌راحتی امکان‌پذیر است.

امکان استفاده از ابزار آفیس آنلاین

 

نمایش وضعیت کاربران آنلاین بر روی سند (در لحظه)

 

فضای‌ کار تیم‌یار امکان بهره‌گیری از سیستم‌های مدیریت پروژه، مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، مدیریت فرایندها، مدیریت اقدامات(تسک‌ها) و تقویم را به منظور برنامه‌ریزی امور و فرایندهای کسب و کار فراهم می‌آورد.

نمایی از مدیریت پروژه

 

نمایی از مدیریت فرایندها و اقدامات

 

نمایی از مدیریت اسناد و مدارک
نمایی از مدیریت تقویم و رویدادها

 

فضای‌ کار تیم‌یار، شامل تمامی سیستم‌ها (سیستم حسابداری و خزانه داری، سیستم مدیریت انبار و کنترل موجودی، سیستم مدیریت فروش، سیستم مدیریت خرید و تدارکات، سیستم مدیریت اموال و دارایی ثابت، سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم مدیریت سایت، سیستم مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، سیستم مدیریت اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت اموال و دارایی ثابت، سیستم مدیریت بودجه و تامین اعتبار، سیستم مدیریت گزارشات و هوش تجاری، سیستم مدیریت پروژه، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری،سیستم مدیریت تولید، سیستم مدیریت خدمات پس از فروش، سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات و...) است که امکان کار را برای کارکنان هر واحد یا بخش کسب و کار در این فضای کار دیجیتال فراهم نموده و انجام و پیگیری تمامی کارها به راحتی امکان‌پذیر بوده و در دسترس قرار دارد.

کارکنان با توانایی دورکاری در منزل و یا هر جایی که امکان کار وجود داشته باشد، می‌توانند زمان رفت و برگشت به محل کار فیزیکی را به زمان اضافه کار خود اختصاص دهند. اگر متوسط زمان رفت و آمد کارمند در روز، یک ساعت باشد؛ در شرایط دورکاری، کارمند می‌تواند این زمان را به اضافه کار یا استراحت اختصاص دهد و با انرژی و آرامش بیشتری، فعالیت‌های خود را نسبت به زمان کار در دفترکار فیزیکی به‌صورت موثرتری انجام دهد. ​​همچنین، با دور بودن همکاران از هم حواس پرتی‌ها و تعاملات غیرکاری کمتر شده و این زمان به زمان کاری تبدیل می‌شود که خود باعث تسریع در دستیابی به اهداف بیشتر و کامل‌تر خواهد شد و مزایای زیر را به همراه خواهد داشت.

نمایش وضعیت پروژه‌های سازمان
نمایش وضعیت هر پروژه

 

فضای‌ کار تیم‌یار، امکان کنترل و نظارت بر روی کار در واحدهای مختلف سازمانی و نحوه عملکرد کارکنان را به سادگی فراهم آورده است. وجود گزارش‌های عملکردی مناسب و امکان ایجاد گزارش‌های مورد نیاز کسب و کار، فضای‌ کار منعطفی را در اختیار کارفرما و مدیران قرار می‌دهد تا به‌راحتی امور سازمان و کارکنان خود را مدیریت و کنترل نمایند. در این فضای‌ کار، امکان استفاده و کار با ماژول‌های مختلف کاری تیم‌یار (شعب، مدیر، خانه، حسابداری، محصول، فروش، خرید، اموال، مشتری، پرسنلی، بودجه، گفتگو، تقویم، پروژه، اقدام، اسناد، پست، پیامک، اخبار، کیفیت، ویکی، پورتال، تولید، خدمات، پایش، بها، صرافی و گزارش) فراهم است و هر یک از کارکنان با توجه به نیاز، دسترسی استفاده از این سیستم‌ها را دارند.

در فضای‌ کار تیم‌یار، امکان مشاهده و تنظیم گزارش‌های مهم و مورد نیاز توسط هر یک از اعضا و کارکنان سازمان (مدیران و کارکنان واحدهای مختلف سازمانی) در داشبوردهای مدیریتی این فضای‌ کار وجود دارد. این داشبوردها کاملا قابل سفارشی‌سازی بوده و با توجه به امکانات و دسترسی‌های هر یک از کارکنان، امکان تنظیم و استفاده از گزارشات مختلف را به آن‌ها می‌دهد.

ایجاد تعداد نامحدود داشبورد مدیریتی

 

 

فضای‌ کار تیم‌یار امکان مدیریت دورکاری را به طور کامل فراهم آورده و امکان مدیریت کارکنان را به کارفرما و مدیران می‌دهد. از جمله امکانات سیستم مدیریت دورکاری این فضا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

نمایش وضعیت فعالیت کارکنان
نمایش وضعیت ورود و خروج کارکنان

 

نمایش و دسترسی به جزئیات فعالیت‌های کارکنان

 

گزارش‌های پر استفاده دورکاری و فعالیت کارکنان

این تصاویر در پوشه مرتبط با هر یک از کارکنان در ماژول اسناد ذخیره می‌شود.

مشاهده تصاویر ثبت شده از صفحه کاری کارکنان
نمایش وضعیت فعالیت کارکنان طی بازه انتخابی

 

 

نویسندگان: معصومه شعبانزاده، محبوبه فصیحی

منابع

  1. M. Skilton . "From Physical Workplaces to Digital Workspaces". In: Building the Digital Enterprise. Business in the Digital Economy. Palgrave Macmillan, London,2015,pp 22-41.
  2. K. Passerini, A. Tarabishy, K. Patten. “The Changing Nature of Workspace and Workplace: What It Means for SMEs”.in: Information Technology for Small Business, 2012, pp 37-46.
  3. M.I.Hwang and R.G.Thorn, "The effect of user engagement on system success: a meta-analytical integration of research findings." Information and Management Journal, 1999, pp.229-336.
  4. M.White."Digital workplaces: Vision and Reality". Business Information Review, 2012, pp 205-214.
  5. R.B. Tucker. Innovation is Everybody's Business: How to Make Yourself Indispensable in Today's Hypercompetitive World. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2011, pp.12-13.
  6. J.Lehmann, M.Lalmas, E. Yom-Tov. G.Dupret, "Model of User Engagement," in UMAPI2 Proceedings of the 20th international conference on User Modeling Adaptation, and Personalization, Montreal, CA, 2012, pp.164-175.
  7. D. Lestarini, S.P. Raflesia, K.Surendro , "A conceptual framework of engaged digital workplace diffusion", 9th International Conference on Telecommunication Systems Services and Applications (TSSA),2015.
  8. J. Mcconnell, Digital Workplace. Trends and Transformation, Washington DC, 2013.
  9. F. Herrera et al. "The digital workplace: Think, share, do", Deloitte,Canada, 2011.
  10. M.S. Elliott and KL. Kraemer. Computerization Movements and Technology Diffusion: From Mainframes to Ubiquitous Computing New Jersey: American Society for Information Science and Technology. 2008
  11. E.M.Rogers. Diffusion of Innovations. New York: Free Press, 2003.
  12. B.Laurel, Computer as Theater, Boston, MA: Addison-Wesley Longman, 1993.
  13. A. Pearce, "Debunking the differences between an intelligent workplace and smarter workspace", October 2021, [online] Available: https://www.itproportal.com/features/debunking-the-differences-between-an-intelligent-workplace-and-smarter-workspace/.
  14. H. Bicknell, "5 Ways to Distinguish the Workplace from the Workspace", October 2021, [online] Available: https://www.lakesidesoftware.com/blog/5-ways-distinguish-workplace-workspace/.
  15. "10 Reasons for a Digital vs. Physical Workplace", October 2021, [online] Available: https://www.visix.com/resources/infographics/10-reasons-for-a-digital-workplace/.
  16. "Is Digital replacing the Physical Workplace?" , October 2021, [online] Available: https://www.res.com.au/109-the-human-side-week-13-is-digital-replacing-the-physical-workplace/.
  17. "Digital Workspace vs Digital Workplace: What’s the Difference", June 2020, [online] Available: https://kissflow.com/digital-workplace/digital-workspaces-vs-digital-workplace/.
  18. "Top 5 Reasons To Build a Digital Workplace", October 2021, [online] Available: https://isg-one.com/consulting/articles/top-5-reasons-to-build-a-digital-workplace/.

 

 

{{ message_need_to_login }}
{{language.message_not_empty}}
{{count_of_comments}} 
{{massage_and_class_chat.message}}
{{massage_and_class_tariff.message}}