محیط‌ کار دیجیتال را به زبان ساده بشناسید

در سال 2009 پال میلِر بنیان‌گذار شرکت DWG (Digital Workplace Group) مفهومی نوین به نام محیط کار دیجیتال را معرفی کرد، عبارتی که از اجزای فضای کار دیجیتال محسوب می‌شد و بر استفاده از مجموعه‌‌ی ابزارهای دیجیتال و فناورانه برای انجام کار تاکید داشت و دیجیتالی شدن را آینده‌ی سازمان‌ها و نوع انجام کار می‌دانست. مفهومی که تا رسیدن به بلوغ و اوج خود سال‌های زیادی را طی کرده و حال در آستانه یک همه‌گیری، البته از نوع خوبش، در جهان است.

ارایه تعریفی دقیق از یک محیط کار دیجیتال ایده‌آل در سازمان‌ها بسیار چالش برانگیزست چراکه تقریبا هر تعریفی از این محیط به یک بخش به‌خصوص آن می‌پردازد، برخی از تعاریف به مفاهیم خاص، برخی به جنبه‌های مختلف، گروهی به جریان‌ها و برخی دیگر نیز به نیازهای آینده‌ی این مفهوم می‌پردازند و به‌طورکلی نمی‌توان یک تعریف کامل از آن پیدا کرد.

«محیط کار دیجیتال فضای مجازی شده‌ی محیط‌ کار سنتی و فیزیکی‌ست، این محیط برای ایجاد ارتباط و همکاری بین اعضای سازمان از نرم‌افزارها، رایانش و پردازش ابری و تقریبا هر فناوری که امروز در خدمت بشر است استفاده می‌کند.» این تعریف را می‌توان یک تعریف دقیق و اصولی از محیط کار دیجیتال دانست، موسسه گارتنر این محیط را این‌طور تعریف می‌کند، «محیط کار دیجیتال با استفاده از فناوری‌های نوین انجام‌ کار با بهره‌وری بالاتر به همراه همکاری بیش‌تر کارکنان در پروژه‌ها و انجام چابک‌تر وظایف را فراهم و تمام فرایندهای سازمان را مشتری‌محور می‌کند.»

هردوی این تعاریف در یک مفهوم مشترک هستند و آن استفاده از فناوری برای انجام کار در سازمان‌هاست، محیط کار دیجیتال بیان‌گر تکامل محیط کارست، این تکامل بر پایه‌ی استفاده از پلتفرم‌ها، ابزارها و فناوری‌های دیجیتالی‌ای شکل گرفته که کارمندان برای رسیدن به نتایج موردنظرشان از آن‌ها استفاده می‌کنند. ازجمله این ابزارها و سیستم‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

o       ابزارهای تعامل و همکاری اجتماعی

o       برنامه‌های ارتباطی و پیام‌رسان

o       ابزارهای ذخیره‌سازی فضای ابری

o       پلتفرم‌های درون سازمانی

o       سیستم‌های مدیریت دانش

o       ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری اسناد

o       سیستم‌های مدیریت محتوا

o       ابزارهای به‌اشتراک‌گذاری محتوای داخلی و خارجی

o       هم‌گامی با دستگاه‌های موبایل

محیط کار دیجیتال با استفاده از این ابزارها و ایجاد یک مرکز دسترسی متمرکز برای کارکنان تمام نیازهای آن‌ها برای دسترسی به اطلاعات و انجام وظایف‌شان بدون در نظر گرفتن بعد مسافت یا زمان را رفع می‌کند.

شکی نیست که فناوری شیوه‌ی انجام کار را تغییر داده‌ست، وقتی صحبت از محیط کار می‌کنیم دیگر صرفا منظورمان محیط فیزیکی و دفتر اداری نیست. سازمان‌ها به جای محیط‌های فیزیکی می‌توانند از پلتفرم‌های محیط کار دیجیتال ابری استفاده کنند و کارمندان نیز می‌توانند کارشان را از هرجایی انجام دهند. ابزار موردنیاز کار فقط یک دستگاه هوشمند با یک ارتباط اینترنت است.

تکامل محیط کار دیجیتال

مفهومی که به عنوان محیط کار می‌شناسیم از زمان صنعتی شدن به وجود آمده اما محیط کار دیجیتال مفهومی جدید است. این محیط کاری به سرعت با استفاده از دستگاه‌هایی که از اینترنت پشتیبانی می‌کردند رشد کرده و به اندازه‌ای در امر پردازش داده‌ها و استفاده موثر از منابع سازمانی خوب عمل کرده که امروز یکی از بازیگران اصلی در حوزه‌ی کسب‌وکارهاست، در ادامه به بررسی سه عامل اصلی در تکامل محیط کار دیجیتال می‌پردازیم.

فناوری

در 20-30 سال گذشته سرعت رشد فناوری‌های جدید و جذاب بسیار بالا بوده است. اضافه شدن قابلیت‌های کار مجازی به جعبه ابزار کارکنان آن‌ها را برای انجام کار مجهزتر و آماده‌تر از گذشته کرده است. اینترنت به‌طور خاص به همراه فناوری‌هایی که از آن نشئت گرفته تصور رایج از آن‌چه به عنوان محیط کار می‌شناختیم را تغییر داده است. دیگر به فضای فیزیکی انجام کار نیازی نیست، ارتباط بین افراد می‌تواند از هزاران کیلومتری برقرار شود، اطلاعات در هر حجمی می‌تواند ذخیره شود و در لحظه از هرجایی قابل دسترسی باشد، ارتباط بین افراد و بهره‌وری هیچ‌وقت از این نزدیک‌تر نبوده و دلیل آن‌هم فقط و فقط یک عامل است، فناوری.

دادهها

جهان همیشه آنلاین امروز باعث ایجاد انواع مختلفی از داده‌ها شده است، از تلفن‌های همراه تا هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، اینترنت به ما اجازه داد تا حجم زیادی از داده‌ها را تولید کنیم. محیط کار دیجیتال برای پردازش سریع و دقیق این اطلاعات آماده شده و برای کمک به سازمان برای تصمیم‌گیری راحت‌تر مسیر را هموار کرده است. داده‌محور شدن کارها و استفاده تقریبا همیشگی ما از داده‌های موجود عامل مهم دیگری در تکامل محیط کار دیجیتال بوده است.

کارکنان

محیط کار دیجیتال نیازهای کارکنان را نیز تغییر داده، شاید نسل پدران و پدربزرگ‌های‌مان کار را صرفا با حضور در محل کار تعریف می‌کردند اما امروز این تعریف از محیط کار شاید بگوییم برای نیمی از جمعیت شاغل در جهان هیچ معنایی ندارد. کارکنانی که از هرجا و در هر زمانی که بخواهند می‌توانند کار کنند و بین زندگی شخصی و کاری خود انعطاف و تعادل به وجود آورند به مراتب کارکنانی شاد‌تر، وفادارتر و کارآمدتر هستند. آمار می‌گوید بیش از 70 درصد کارمندان ترجیح می‌دهند حقوق کم‌تری دریافت کنند اما در انتخاب محل و زمان انجام کارشان آزاد باشند.

چرا محیط کار دیجیتال برای سازمانها مهم است؟

ساخت یک محیط کار دیجیتالی در سازمان‌‌ها نیازمند پیاده‌سازی فرایندهایی‌ست که ابزار مناسب را در اختیار کارکنان قرار دهد تا وظایف کلیدی شغل‌شان را انجام دهند. اگر یک محیط کار دیجیتال به دنبال بهتر کردن تجربه شغلی کارکنان است باید موارد زیر را رعایت کند:

o       باید کل‌نگر باشد و تمام ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار را در اختیار سازمان قرار دهد.

o       امکان به‌اشتراک‌گذاری و دسترسی آسان به اطلاعات را بدهد.

o       تجربه کاربری مناسبی را در محیط کار به‌وجود آورد.

o       با یکپارچگی بتواند دورکاری را آسان کند.

o       بدون توجه به بعد مسافت و مکان کاربر همیشه در دسترس باشد.

محیط کار دیجیتال صرفا به معرفی فناوری‌های مرتبط با انجام کار نمی‌پردازد، بلکه ساختار و نوع تفکر سازمان را به‌کلی تغییر می‌دهد. در سال‌های گذشته سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که کار دیگر یک مکان ثابت نیست که افراد در آن حاضر شوند، کار امروز خودش به سوی افراد می‌رود. محیط کار دیجیتال برای سازمان‌ها مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

شفافیت در ارتباطات داخلی

محیط کار دیجیتال کانال‌های ارتباطی جدیدی را برای سازمان‌ها به‌وجود می آورد، برای مثال در محیط کار دیجیتال ارتباط بین مدیران و کارکنان همیشگی و آنلاین است، جلسات و رویدادها در لحظه به اطلاع همگی می‌رسد و به زبان ساده این محیط کاری ابزارهای ارتباطی جدیدتر و سریع‌تر مانند تماس ویدیویی، پیام‌رسان فوری و ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین را در اختیار کسب‌وکارها می‌گذارد. این ابزارها به میزان قابل ملاحظه‌ای زمان صرف شده برای پیدا کردن اطلاعات و افراد مورد نظر را کاهش می‌دهد و شفافیت در عملکرد سازمان را باعث می‌شود.

تعامل و تجربه کاری کارکنان را ارتقا میدهد

سازمان‌ها برای بالابردن میزان بهره‌وری و کارایی کارکنان‌شان باید فرهنگ و محیط سازمانی نیرومندی ایجاد کنند. در دنیای کار دیجیتالی کارکنان شما به مثابه مشتریان شما هستند و نقطه ثقل هر استراتژی تغییر در سازمان‌اند. به کمک محیط کار دیجیتال سازمان‌ها می‌توانند به راحتی از کارکنان‌شان درباره‌ی مسایل مختلف بازخورد بگیرند تا رابطه‌ی کاری سالم‌تر و دوستانه‌تری با آن‌ها داشته باشند.

بالابردن رضایت، تجربه و تعامل کاری کارکنان در هر سازمانی با توجه به شرایط آن سازمان متفاوت است، اما بدون شک یکی از مهم‌ترین ابزارهای موجود در اختیار آن‌ها محیط کار دیجیتالی‌ست. ایجاد یک محیط کاری عالی برای کارکنان از ترکیب عوامل فیزیکی، فناوری و فرهنگی ممکن می‌شود که بی هیچ حرف و سخنی، در حوزه‌ی فناوری پیاده‌سازی اصولی محیط کار دیجیتال نخستین قدم برای ساخت یک محیط کاری فوق‌العاده‌ست.

ارتقای سطح مدیریت، دسترسی و اشتراک دانش

حتما برای‌تان اتفاق افتاده که برای پیدا کردن یک فایل به‌خصوص ساعت‌ها در ایمیل‌ها، پوشه‌های کامپیوتر، داخل فلش‌ها یا حتی برگه‌های فیزیکی گشته‌اید و در انتها هم دست‌خالی و نیمه‌تمام آن را رها کرده‌اید. کارکنان ساعت‌های زیادی را برای پیدا کردن اطلاعات موردنیازشان صرف می‌کنند، شاید باورش سخت باشد ولی گاهی پیدا کردن یک فایل روزها طول می‌کشد و مسله جایی بغرنج می‌شود که چند تیم و واحد به آن فایل نیاز داشته باشند.

محیط کار دیجیتال منبع دسترسی به اطلاعات را متمرکز می‌کند، دیگر برای ذخیره‌سازی اسناد و مدارک و پروژ‌ها نیازی به پوشه‌های تودرتو و سنگین ندارید. تمام اسناد به‌راحتی دسته‌بندی می‌شوند و با توجه به سطح دسترسی برای هر کاربر قابل مشاهده هستند. با محیط کار دیجیتال، دانش دیگر در انحصار افراد، اعضای ارشد یا بخش‌های مختلف سازمان نیست، بلکه در لحظه برای همه در دسترس و قابل مشاهده است.

مشتریان راضیتر، فروش بیشتر

داشتن کارکنانی راضی که از انجام کارشان لذت می‌برند و آن‌ را به بهترین شکل ممکن به انجام می‌رسانند تاثیرات مثبت فراوانی برای شما دارد، یکی از مهم‌ترین آن‌ها داشتن مشتریانی راضی، خوشحال و وفادارست، مزیتی که کل سازمان از آن بهره‌مند می‌شود. از سوی دیگر وقتی از پلتفرم‌هایی استفاده می‌کنید که به کارکنان‌تان اجازه می‌دهد مشتریان جدید را به آسانی پیدا کنند و اطلاعات‌شان را ذخیره کنند هم نرخ پیدا کردن سرنخ‌های جدید فروش را افزایش می‌دهید و هم رضایت مشتری را. احتمال این‌که مشتریان راضی تبدیل به خریداران وفادار شما شوند که سود سازمان را بیش‌تر کنند بسیار بالاترست.

افزایش ظرفیت دورکاری

درباره‌ی دورکاری بسیار گفته‌ایم  و باز هم خواهیم گفت، دورکاری در معنای ساده یعنی این‌که کارکنان شما از هر جا و هر زمان با استفاده از یک ارتباط اینترنتی به داده‌ها و اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند. بیش از 90 کارمندان در جهان نیز به دورکاری علاقه دارند و مشتاق انجام کارشان به صورت دورکاری هستند. سازمانی که از محیط کار دیجیتال استفاده می‌کند ظرفیت‌های دورکاری خود را بالا می‌برد که در قدم اول رضایت شغلی کارکنانش را بالا می‌برد و در قدم‌های بعدی سایر مزایای استفاده از این محیط را به سازمان می‌آورد. همچنین امکان استخدام نیروهای مستعد با هزینه‌های کم‌تر را فراموش نکنید.

امکان استخدام نیروهای مستعدتر

محیط کار دیجیتال به سازمان اجازه می‌دهد به دو طریق از نیروهای بهتر و مستعد‌تری استفاده کنند، اولین کمکی که این محیط به سازمان‌ها می‌کند استخدام افراد مستعد از تمام نقاط جهان و دومی امکان توان‌مند کردن آن‌ها با آموزش‌های متفاوت و اصولی است. محیط‌ کار دیجیتال از فناوری‌های نوین و جدیدی‌ست که به سازمان امکان کار چابک‌تر و دقیق‌تر در کنار به اشتراک‌گذاری دانش سازمانی و ابزارهای کار دیجیتال را می‌دهد و در مسیر کاهش هزینه‌ها و توان‌مند‌تر کردن سازمان‌ها نقش اصلی را بازی می‌کند.