فضای کار دیجیتال

فضای‌ کار دیجیتال به‌ عنوان راهی برای ارتباط پویا بین کارمندان، بدون وجود محیط کار فیزیکی، ایجاد شده است. برنامه‌ها، اطلاعات، زیرساخت‌ها و منابع ابری همگی از فضای‌ کاری دیجیتال پشتیبانی می‌کنند. در این فضای دیجیتال، کارکنان متناسب با نیازمندی‌های کاری به دستورالعمل‌ها، فرایندها، گوشی‌های هوشمند، تبلت‌ها، لپ‌تاپ‌ها، تلفن‌های Ip و سایر ابزارهای مناسب جهت پیشرفت کاری و ایجاد ارزش برای شرکت نیاز دارند. برای راه‌اندازی و استفاده از فضای‌کار دیجیتال توسط کارفرما و صاحبان کسب‌و‌کار، توجه به بستر دیجیتال (شبکه، نرم افزار، سخت افزار، اینترنت و...)، تهیه ابزارهای مرتبط با فرایندهای محیط کار دیجیتال، دورکاری (نرم افزار تحت وب متناسب با نیازمندی‌ها و فرایندهای کاری، بستر Cloud جهت اشتراک‌گذاری ابزار سخت افزاری و نرم افزاری، ابزار دیجیتال، تجهیزاتی چون لپ‌تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و...)، استقرار و مدیریت دستگاه‌ها و ابزارهای محیط کار دیجیتال و آموزش کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است.

 

 

فضای‌ کار دیجیتال را می‌توان یک چارچوب تکنولوژیک، شامل فناوری و اطلاعات دانست که به‌صورت یکپارچه برای ارایه و مدیریت برنامه‌ها، داده‌ها و صفحه اختصاصی هر یک از کارکنان، طراحی و پیاده‌سازی شده است. این فضای دیجیتال به کارکنان (کاربران نهایی) اجازه می‌دهد تا به برنامه‌ها و داده‌های خود در لحظه و در هر دستگاهی، از هر مکانی، دسترسی داشته باشند. در واقع، فضای‌ کار دیجیتال به مجموعه مکان انجام کار و ابزارهای شخصی کارکنان از قبیل لپ‌تاپ، تلفن همراه، نرم افزار تخصصی و سایر برنامه‌ها و دستگاه‌هایی که برای انجام وظایف آن‌ها مورد نیاز است، اطلاق می‌شود که کارکنان را قادر می‌سازد تا کارهای روزانه خود را در هر نقطه از جهان که بهره‌وری بیشتری دارند بدون محدودیت زمانی انجام دهند. وجود فرایندهای منعطف در فضای‌ کار دیجیتال، امکان استفاده از ابزارهایی چون دورکاری، پردازش ابری (Cloud Computing) و استفاده ابری از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، اینترنت اشیاء (IOT)، هوش مصنوعی، گزارشات BI و کلان داده‌ها (Big Data) و... را با توجه به سطح دسترسی کاربر، در اختیار کارمند یا کاربران قرار خواهد داد.

فضای‌ کار دیجیتال با ایجاد یکپارچگی و تعامل در فناوری، فرایندها، افراد، ابزار، زیرساخت سخت افزاری و نرم افزار‌های مورد نیاز، ساختار کسب‌وکارها را بهبود می‌بخشد. کاربران به‌ راحتی و در لحظه به منابع مورد نیاز کاری خود دسترسی داشته و می‌توانند تغییرات و نتایج کار خود را در محل مناسب در دسترس واحدها و کارکنان مربوطه قرار داده و بهره‌وری خود و سیستم را حفظ نموده و حتی بیشتر کنند. در واقع فضای‌‌ کار دیجیتال جدای از ابزارهای شخصی، شامل نرم‌افزارهای کاری کارکنان نیز می‌شود که باید در پلتفرم کار دیجیتال در نظر گرفته شده باشد. وقتی همه افراد شرکت، از راه دور کار می‌کنند، فضای‌کار دیجیتال قسمتی از محل کار دیجیتال مشترکی است که همه کارکنان به‌‌منظور همکاری مشترک به آن‌جا می‌آیند. هدف اصلی ایجاد یک محیط کار دیجیتالی این است که به کارکنان کمک کند تا بدون هیچ گونه اختلالی با هم کار کنند، حتی زمانی که از نظر فیزیکی در یک دفتر حضور ندارند. لازم به ذکر است؛ فضای‌ کار هوشمند فرایندهای کاری را ساده می‌کند و مشارکت کارکنان را نیز افزایش می‌دهد. با به‌کارگیری و پیاده‌سازی بسیاری از فناوری‌های نوین مانند: Modern ERP، کلان داده، رایانش ابری، مجازی‌سازی، برنامه‌های کاربردی مبتنی بر جست‌وجو (search-based application) و... می‌توان محیط کار دیجیتال را فعال نمود. نکته مهم دیگر این است که تنها بهره‌گیری از این فناوری‌ها کافی نبوده و به‌منظور ایجاد و موفقیت یک فضای‌کار دیجیتال، میزان درک و پذیرش این محیط کاری از سوی کارکنان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در کنار و موازی تمامی موارد مطرح شده، سازمان‌ها برای بهره‌وری هر چه بیش‌تر از فضای‌کار دیجیتال، به برنامه‌ای منظم و به‌روز جهت پیاده‌سازی و اجرای فرایند آموزش و پشتیبانی منابع انسانی خود، نیاز دارند. 

تفاوت‌های فضای‌ کار دیجیتال و دفتر‌ کار دیجیتال
 
«دفتر کار» و «فضای کار» اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما هر کدام تعاریف متمایزی دارند؛ زیرا فناوری، امکانات جدیدی را برای مکان و نحوه انجام کار ایجاد کرده است. فراتر از معناشناسی‌، درک تفاوت بین این دو اصطلاح برای شناخت تعامل کارکنان با فناوری و مشاهده نحوه ارتباط آن‌ها مفید است. مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند از این دانش برای شناسایی راه‌هایی برای هم‌سویی فناوری اطلاعات با اهداف تجاری گسترده‌تر استفاده کنند.

تفاوت فضای کار و دفتر کار را می‌توان در چهار مورد خلاصه کرد:

1 . محل‌کار، ثابت است در صورتی‌که فضاهای کار، سیال هستند: دفتر کار جایی است که کارکنان برای انجام کار به آن محل می‌روند. اما، فضای‌ کار جایی است که کارکنان وظیفه شغلی خود را در آن ایفا می‌کنند. در بیش‌تر موارد، محل کار؛ مکان‌های فیزیکی ثابت مانند ساختمان‌های اداری، مدارس و بیمارستان‌ها است که کارکنان در آن‌جا زیر یک سقف کار می‌کنند. در مقابل، فضای‌ کار معادل مدرن محل کار است که با بهره‌گیری گسترده از فناوری‌ها و ابزار، باعث تحرک بیشتر و پتانسیل کار در هر زمان و هر مکان شده است. یک کاربر فعال می‌تواند در خانه، هنگام مسافرت یا در محل‌های مختلف به ایفای نقش خود بپردازد.

2 . فضاهای کاری می‌توانند شامل عوامل دیجیتالی غیرانسانی باشند: قسمتی از کار در فضای‌ کار دیجیتال ممکن است توسط عوامل دیجیتال (دستیاران دیجیتال‌، ربات‌ها، هوش مصنوعی، نرم افزارهای مورد استفاده در خودروهای خودران) انجام شود. اکثر این فناوری‌ها بسیار جدید بوده و به‌طور کامل توسعه نیافته‌اند تا عمیقاً در جریان کار ادغام شوند.

3 . فضای‌ کار دیجیتال جزیی از محل‌ کار دیجیتالی است: در ظاهر، فضای‌ کار و محل کار دیجیتالی مترادف هستند. ولی محل کار دیجیتال معادل دیجیتالی محل کار فیزیکی بوده و زیرساختی حمایتی برای پرورش و گسترش کار است، در حالی که فضای‌کار دیجیتال محیطی برای انجام کار است. طبق تعریف گارتنر، «محیط کار دیجیتالی؛ با ایجاد روش‌های جدید و موثرتر برای انجام کار، تعامل و چابکی کارکنان را افزایش داده و از فناوری‌های روز بهره می‌برد.»

4.  فضای‌ کار، محیط کاری فناوری اطلاعات است: کارکنان فناوری اطلاعات باید درک درستی از تفاوت بین محل کار و محیط کار داشته باشند. اگر چیزی تحت حوزه فناوری اطلاعات باشد، آن قسمت، بخشی از محیط کار است. وظیفه اصلی فناوری اطلاعات، مدیریت و نظارت بر تعاملات افراد با فناوری است. 

 

مزایا و دلایل استفاده از فضای‌ کار دیجیتال
  • کاهش هزینه‌ها (کارفرما و کارمند)
    • هزینه‌های مرتبط با کارفرما (هزینه مکان، نگهداری، استهلاک، تشریفات و...)

    • هزینه‌های مرتبط با کارمند (هزینه رفت و آمد، لباس، امراض جسمی و روحی، تصادفات احتمالی، استهلاک، تاخیرات و مرخصی‌های ناشی از معضلات مسیر رفت و آمد و...)

    •  هزینه‌های مرتبط با محیط زیست (بهداشت، امراض مسری، آلودگی صوتی، ترافیک، زیست محیطی و...)

  • افزایش انعطاف‌پذیری، بهره‌وری، خلاقیت، رضایت و وفاداری کارکنان در محیط کار دیجیتال
  • رضایت شغلی کارکنان در محیط کار دیجیتال
  • تأثیر مثبت بر کیفیت زندگی والدین شاغل در محیط کار دیجیتال
  •  افزایش سرعت، کیفیت، ساده‌سازی کارها و همینطور راحتی و آرامش کاری در محیط کار دیجیتال
  • کاهش شدید زمان پرت حاصل از صحبت‌ها و ارتباطات شخصی همکاران در محیط کار دیجیتال و افزایش خالص زمان کاری
  • افزایش کارایی و اثربخشی کارکنان در محیط کار دیجیتال افزایش رضایت کارکنان، کاهش زمان پرت کاری و افزایش تعداد کارهای کامل شده را در پی دارد.
استقرار فضای‌ کار دیجیتال
در دوران همه‌گیری کرونا، بسیاری از کارکنان مجبور به کار از خانه و پذیرش شرایط دورکاری شدند. بعضی از سازمان‌ها مجبور شدند فضاهای کاری دیجیتال را از پایه مستقر کنند و برخی دیگر مجبور شدند سطح استقرار خود را افزایش دهند. همچنین، مدیران بیش از پیش بر روی فضاهای کاری دیجیتال متمرکز شده‌اند. از آن‌جایی که بهره‌وری کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است، مقیاس‌پذیری، عملکرد و عیب‌یابی فضاهای کاری دیجیتال مورد توجه قرار گرفته است. شرکت‌هایی که در مدرن‌سازی فضای‌ کاری در محل کار عقب ماندند، آسیب بیشتری را شاهد هستند. سازمان‌هایی که در مسیر اصلاح یا مدرن‌سازی محیط‌های دیجیتال کارکنان خود بوده و با علم روز فناوری اطلاعات پیش رفته‌اند، کمتر دچار ورشکستگی یا تعطیلی شدند. داشتن نیروی کار پویا به همراه فضای‌ کاری دیجیتال و هوشمند، مزایای خوبی خواهد داشت. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره داشت.
 
 

آن‌چه که جدید و متفاوت است لایه‌هایی است که پیکربندی و شخصی‌سازی، احراز هویت و امنیت و در نهایت هوش مبتنی بر تجزیه و تحلیل و یادگیری ماشین را ممکن می‌سازد. در محیط کار هوشمند، کارگر نیازی به جست‌و‌جوی ابزار برای انجام کار مورد نظر ندارد. در عوض، محیط از منابع مورد نیاز برای اولویت بعدی استفاده می‌کند. این به رهبران کسب‌و‌کار بستگی دارد که محیط‌های کاری غیرقابل انعطاف را حذف کنند و فضاهای کاری دیجیتالی هوشمند را در اولویت برنامه‌های آینده قرار دهند.

فضای‌ کار دیجیتالی هوشمند (IDC - Intelligent Digital Workspace) بر این باور است که بسته به تمرکز خدمات یا فناوری فضای‌کاری، راه‌حل‌های هوشمند فضای‌ کاری متفاوتی وجود دارد. معماری‌های مشابهی وجود دارند که معمولا از سه لایه تشکیل شده‌اند:

  1. وسایل و فضاهای فیزیکی: اولین لایه دستگاه‌های فیزیکی است. مانند: لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌های شخصی. همچنین شامل چیزهای متصل و دیجیتالی در محل کار مانند پوشیدنی‌ها، دستیارهای دیجیتال، تخته‌های سفید متصل/هوشمند و حتی تجهیزات صنعتی یا تخصصی می‌شود.
  2. زیرساخت فضای‌کاری دیجیتال: یکی از لایه‌های حیاتی فضای‌ کار دیجیتال است و چارچوب فضای‌ کاری دیجیتال را کنترل می‌کند. در اینجا احراز هویت، تهیه، مدیریت، نظارت قرار دارد و جایی است که می‌توان محیط را شخصی‌سازی و بهینه‌سازی کرد و توصیه‌های پیشگیرانه برای بهترین اقدام بعدی را ارایه داد.
  3. رابط‌های دیجیتال/ تجربیات: همان رابط کاربر است و تجربه کاری کارکنان را کنترل می‌کند. در اینجا برنامه‌ها، ابزارها و تجربیات دیجیتالی وجود دارد که کارکنان هر روز در آن فعالیت می‌کنند و قابل اتصال به برنامه های کاربردی (ERP، CRM و...) کارکنان است.
نشانه‌های حرکت به سمت فضای‌ کار دیجیتال
حرکت به سمت نوآوری با ابزارهای سنتی، دیگر کارساز نبوده و کسب‌وکارها باید در جهت افزایش بهره‌وری فرایندهای سازمان، گام برداشته تا سازمان را به سمت فضای‌ کاری ایمن دیجیتال سوق دهند. مواردی که در ادامه ذکر شده است، از نشانه‌های آمادگی انتقال به فضای‌ کار دیجیتال است.
  1. افزایش نیروی کار سیار: کارکنان می‌خواهند انتخاب کنند که کجا و چگونه کار کنند. در واقع یک گزارش تحقیقاتی از گالوپ نشان می‌دهد، 37 درصد از کارکنان شغل خود را تغییر می‌دهند تا توانایی کار در جایی که می‌خواهند را داشته باشند. 
  2. نوسازی برنامه‌ها: برنامه‌های مناسب برای فضای‌ کار دیجیتال سعی دارند تا خود را با هر پلتفرمی تطبیق دهند. مایکروسافت آفیس نمونه خوبی از این برنامه‌هاست. زیرا برنامه‌های آن می‌توانند بر روی پلتفرم‌های مختلفی از جمله ویندوز، iOS، اندروید و مکینتاش اجرا شوند. علاوه‌بر این، مایکروسافت آفیس می‌تواند به عنوان برنامه‌های بومی یا حتی به عنوان یک سرویس SaaS ارایه شود.
  3. ناپدید شدن محیط امنیتی: با ایجاد امکان دورکاری، نگهداری داده‌های شرکت به طور فزاینده‌ای در مراکز داده دشوارتر می‌شود. در این حالت کاربران نیاز به دسترسی در لحظه به فایل‌های خود را دارند، صرف‌نظر از این‌که آن فایل‌ها بر روی یک سرور مورد اعتماد میزبانی می‌شود یا بر روی رایانه شخصی در دفتر کار قرار دارند.
نتیجه
کارکنان به‌ دنبال راحتی انجام کارهای خود بوده و فناوری اطلاعات به دنبال حفظ و ارتقای امنیت بستر و اطلاعات است. کارکنان در جهت انتخاب روش کار و فناوری اطلاعات در جهت کنترل ارتباطات و اطلاعات فعالیت می‌کنند. سازمان‌ها تمایل دارند بخش امنیتی را به درستی پیاده‌سازی کنند، با این حال، هر دو به دنبال گام‌های حیاتی در هدایت محیط‌ کار دیجیتال و فعال کردن برنامه‌های یکپارچه هستند. کارکنان اغلب به زیرساخت‌های اساسی اهمیت نمی‌دهند. آن‌ها فقط می‌خواهند در هر مکان و هر زمان، با هر ابزاری که در دست دارند، کار کنند. اما کسانی که خطوط تجاری را مدیریت می‌کنند، مسئول انجام تحول هستند. آن‌ها سرعت و رشد درآمد را در اولویت قرار می‌دهند، در حالی که ابتکارات را برای مهار بازارها و فرصت‌های جدید یا پاسخ به رقابت جدید هدایت می‌کنند. فناوری اطلاعات وظیفه دارد هر دوی این گروه‌ها را بدون به خطر انداختن موفقیت‌های فعلی راضی نگه دارد. کار با یک فضای‌ کاری دیجیتال کامل، باعث صرفه جویی در زمان، کاهش نیازهای آموزشی کارکنان، تسهیل پشتیبانی فنی، کاهش هزینه‌های کلی و تجربه یکپارچه‌تر و راحت‌تر کاربران می‌شود. برای بهبود مشارکت و بهره‌وری کارکنان، کارمند به فضای کاری دیجیتال با بستری مناسب، قابل اعتماد، هوشمند، با دسترسی مناسب و عملکرد صحیح نیاز دارد.

 

فضای کار تیم‌یار

 
منابع
  1. D. Lestarini, S.P. Raflesia, K.Surendro , "A conceptual framework of engaged digital workplace diffusion", 9th International Conference on Telecommunication Systems Services and Applications (TSSA),2015.
  2. J. Mcconnell, Digital Workplace. Trends and Transformation, Washington DC, 2013.
  3. F. Herrera et al. "The digital workplace: Think, share, do", Deloitte,Canada, 2011.
  4. "5 Ways to Distinguish the Workplace from the Workspace ", June 2017, [online] Available: https://www.lakesidesoftware.com/blog/5-ways-distinguish-workplace-workspace/.
  5. " The New Digital Workplace ,Employee Productivity, Brand Image, Business Value ", 2013, [online] Available: www.capgemini-consulting.com/.
  6. " Embracing the Hybrid Workforce with an Intelligent Digital Workspace ", MARCH 2021 , [online] Available: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US47447421/.

 

{{ message_need_to_login }}
{{language.message_not_empty}}
{{count_of_comments}} 
{{massage_and_class_chat.message}}
{{massage_and_class_tariff.message}}