نرم افزار مدیریت پروژه

زیرسیستم‌های مدیریت پروژه تیم‌یار

• مدیریت یکپارچگی پروژه
• تعریف پروژه اصلی (Master Project)
• تعریف پروژه‌های زیرمجموعه (Sub-projects)
• تعریف وابستگی‌های مراحل (Task Dependencies)
• امکان لینک کردن اقلام اطلاعاتی سازمان
• مدیریت محدوده پروژه
• برنامه‌ریزی، جمع‌آوری نیازمندی‌ها و تعریف محدوده پروژه
• ایجاد ساختار شکست کار (WBS) و تقسیم فعالیت‌های پروژه به کار‌ها و اجزای کوچکتر با مدیریت راحت‌تر
• اعتبارسنجی و کنترل محدوه پروژه
• مدیریت زمان‌بندی پروژه
• تعیین تاریخ شروع و پایان هر فعالیت
• تعیین مدت انجام هر فعالیت
• تعیین منابع اختصاص داده شده به هر فعالیت
• مدیریت هزینه پروژه
• پیش‌بینی هزینه‌های پیش‌روی یک کسب ‌وکار (هزینه‌های یک پروژه در فاز برنامه‌ریزی پروژه محاسبه می‌شوند)
• کنترل بودجه تخصیص داده شده به پروژه
• مقایسه هزینه‌های پیش‌بینی شده و هزینه‌های واقعی به منظور تهیه بنچ‌مارک
• مدیریت کیفیت پروژه
• تعریف کیفیت، تضمین کیفیت، کنترل کیفیت و بهبود کیفیت
• به‌کارگیری فرایند‌های کنترل کیفیت از زمان شروع پروژه تا پایان
• تعریف اسناد مربوط به کنترل کیفیت (ارزیابی‌ها، آزمون‌ها، پرسش‌نامه‌ها و تست‌پلن‌ها)
• مدیریت منابع پروژه
• تعیین منابع مورد نیاز (نیروی انسانی، مواد، ابزار، ماشین‌آلات، بودجه، امکانات و غیره) و اختصاص این منابع به تسک‌های پروژه 
• قابلیت نظارت و کنترل منابع اختصاص داده شده به مراحل پروژه
• مدیریت ارتباطات پروژه
• ایجاد ارتباط بین افراد داخل سازمان (در همه سطوح) و افراد بیرون سازمان
• مدیریت ریسک پروژه
• عملیات شناسایی ریسک
• عملیات تحلیل کیفی و کمی ریسک
• پاسخ‌دهی به ریسک
• کنترل و مدیریت ریسک
• مدیریت تدارکات پروژه
• تعیین کالا و خدمات مورد نیاز
• یافتن تهیه‌کنندگان کالا و خدمات
• کنترل انتقال کالا و خدمات
• مدیریت ذینفعان پروژه
• مدیریت جلسات و رویدادها
• مدیریت قرارداد‌ها، توافق‌نامه‌ها، قوانین و مقررات
• ارائه گزارشات تحلیلی
• طبقه‌بندی ذینفعان پروژه (بر اساس نقش‌ها، دانش، انتظارات و تاثیرات آن‌ها)

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم پروژه تیم‌یار

• فرایندها
• جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مرتبط با ذینفعان و معرفی آن‌ها به سیستم در قالب طبقه‌بندی‌های مختلف
• سازماندهی و مدیریت جلسات و رویدادها
• مدیریت قرارداد‌ها، توافق‌نامه‌ها، قوانین و مقررات
• ارائه گزارشات تحلیلی بر روی علایق، انتظارات، ارتباطات و فعالیت‌های ذینفعان با توجه به اطلاعات مربوط به سوابق آن‌ها در سیستم
• طبقه‌بندی ذینفعان پروژه بر اساس اطلاعاتی همچون نقش‌ها، دانش، انتظارات و تأثیرات آن‌ها
• اختصاص فعالیت‌ها و مشارکت ذینفعان در پروژه و نظارت و مدیریت ارتباط با آن‌ها
• ارتباط واحد خرید با مدیر پروژه جهت توسعه و تأیید لیستی از کالا‌ها و خدمات مورد نیاز برای اجرا و تکمیل پروژه و تخصیص این لیست به تهیه‌کننده خارجی
• پیدا کردن تهیه‌کنندگان کالا و خدمات متناسب با مشخصه‌ها و استاندارد‌های تعیین شده از سوی واحد خرید مانند انتقال، کیفیت کالا یا خدمت، هزینه و کارایی
• عقد قرارداد شامل مواردی از جمله تاریخ تحویل و شرایط پرداخت، جهت حصول اطمینان از دسترسی به موقع و مطابق با بودجه در نظر گرفته شده برای کالا یا خدمات مورد نیاز
• کنترل انتقال و پرداخت شامل سازماندهی جلسات با تهیه‌کنندگان، ردیابی پیشرفت انتقال کالا یا ارائه خدمت، بازنگری آیتم‌های سفارش داده شده و اعمال تغییرات احتمالی مورد نیاز در قرارداد
• سنجش شامل استفاده از شاخصه‌های کارایی، جهت ارزیابی کارایی و موفقیت کل فرایند خرید نظیر تعریف KPI
• تعیین فعالیت‌های متوالی، همزمان و به‌صورت کلی اعمال محدودیت در شروع و پایان فعالیت‌ها
• ردیابی و گزارش‌گیری روی پیشرفت فعالیت‌ها
• حصول اطمینان از فعالیت افراد در مراحل پروژه‌ها و تحقق وابستگی‌ها و مهلت‌های تعیین شده
• آگاهی از مسائل و مشکلات بالقوه نظیر کمبود منابع و همچنین شناسایی محدودیت‌ها و گلوگاه‌ها
• آمادگی جهت اختصاص مجدد منابع به‌صورت منعطف
• شناسایی ارتباطات بین تسک‌ها
• نظارت بر درخواست‌ها، درک روال موجود و افزایش اعتماد کارکنان 
• بصری‌سازی و نمایش دلایل و تأثیرات ریسک‌های هر پروژه روی نمودار‌
• نظرسنجی و ارزیابی ریسک‌های هر پروژه از سوی ذینفعان پروژه
• اولویت‌بندی ریسک‌ها، جهت تخصیص منابع برای مدیریت آن‌ها
• طبقه‌بندی انواع ریسک و اختصاص اولویت به آن‌ها جهت رسیدگی
• رسیدگی سریع و به موقع به اثرات بالقوه ریسک‌ها و امکان تصمیم‌گیری برای آن‌ها در تمام سطوح در لحظه
• کنترل و نظارت بر ریسک‌ها شامل گزارشات وضعیت و پیگیری پاسخ‌دهی به ریسک‌ها
• مستند‌سازی و بایگانی تسک‌ها و اسناد مدیریت ریسک
• توسعه یک برنامه و رویکرد مناسب برای ارتباطات پروژه بر اساس نیاز‌مندی‌های ذینفعان پروژه و اموال و امکانات سازمانی موجود
• ایجاد، جمع‌آوری، توزیع، ذخیره و بازیابی اطلاعات پروژه با توجه به برنامه مدیریت ارتباطات
• نظارت و کنترل ارتباطات در تمام طول چرخه عمر پروژه جهت اطمینان از این‌که اطلاعات مورد نیاز ذینفعان پروژه در اختیارشان قرار می‌گیرد
• ارتباطات درون‌سازمانی بین واحد‌های مختلف و ارتباطات برون‌سازمانی با مشتریان، فروشندگان، سازمان‌ها و غیره
• ارتباطات رسمی شامل گزارش‌دهی، نامه اداری و جلسات و ارتباطات غیر رسمی شامل پیام‌ کوتاه، چت، پست الکترونیکی با پشتیانی از انواع فایل، صدا و تصویر

• سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و ماژول‌های مرتبط 
• ارتباط با ماژول اقدامات
  • لینک کل پروژه یا مراحل یک پروژه به اقدام مورد نظر

ویژگی‌های کلیدی مدیریت پروژه تیم‌یار

• یکپارچگی مدیریت پروژه تیم‌یار با سایر سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها

• مدیریت پروژه تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک  ERP  کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت پروژه تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با پروژه در این چارچوب امن به انجام رسد. نرم افزار مدیریت پروژه در تیم‌یار مانند دیگر سیستم های  ERP  تیم یار، یک ماژول یا زیرمجموعه ای از این مجموعه قوی بوده و از فراموشی و روند کند انجام تسک‌ها و وظایف توسط نیروی انسانی جلوگیری نموده و به مدیریت صحیح درخواست‌ها و پیشرفت پروژه‌های بزرگ کمک شایانی خواهد کرد.

• تعریف رده‌های کسب و کار پروژه

در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار امکان ایجاد رده‌های مختلف کسب و کار (طبق نیازمندی) به منظور تعریف پروژه‌های مرتبط با آن وجود دارد.

ایجاد رده‌های پروژه‌های کسب و کار

• ​ ایجاد پروژه و مراحل مختلف برای یک پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه‌های تیم‌یار، امکان ایجاد بی‌شمار پروژه در رده‌های مختلف ایجاد شده را ممکن می سازد. همچنین، امکان ایجاد بی‌شمار مرحله در هر پروژه و در هر مرحله از پروژه هم امکان ایجاد بی‌شمار زیر مرحله در سطح‌های متعدد وجود دارد. علاوه بر این، افزودن افراد جدید به پروژه تحت عنوان سرپرست یا مدیر، در این مرحله به آسانی امکان پذیر می‌باشد. 

ایجاد پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

ایجاد مراحل پروژه

• ​ساختار شکست کار در پروژه

ساختار شکست کار از ابزارهای مدیریت پروژه است که پروژه را به مراحلی با قابلیت مدیریت بهتر تقسیم می‌کند. نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار امکان ایجاد شکست کار و تبدیل کارهای بزرگ به مجموعه فعالیت‌های کوچک‌تر را ممکن می‌سازد.

ساختار شکست کار در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

• ایجاد گانت چارت برای کنترل راحت مراحل پروژه
  • لینک کردن  Stage پروژه A به Stage پروژه B
  • ​تعریف اقدام و پروژه جدید از یک Stage
  • لینک همزمان چند Stage به یک اقدام
  • لینک کردن همزمان چند Stage به یک پروژه

نمودار گانت چارت

• نظارت بر پیشرفت تسک‌های پروژه از سوی مدیران
  • مشاهده درصد انجام پروژه به صورت لحظه‌ای

نرم افزار مدیریت پروژه‌ی تیم‌یار، از امکان تخمین درصد پیشرفت هر پروژه نیز برخوردار است. این درصد پیشرفت به دو صورت دستی و سیستمی قابل تنظیم و محاسبه می‌باشد. 

درصد پیشرفت پروژه به صورت لحظه‌ای

• ​مشارکت در هزینه‌های پروژه از سمت سایت (پورتال)

مشارکت در هزینه‌های پروژه‌ها در پورتال نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

• تعریف حساب‌های پروژه

تعریف حساب‌های پروژه‌‌ها در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

• آرشیو پروژه‌ها

مدیریت پروژه تیم‌یار این قابلیت را دارد که پس از تکمیل هر پروژه و بستن آن، پروژه به رده آرشیو منتقل شود و در صورت لزوم بتوان از اطلاعات استفاده و یا الگوبرداری کرد.

• مشاهده وضعیت تمامی پروژه‌های یک سازمان در یک نگاه

مشاهده وضعیت پروژه ها

• ​ ارتباط با ماژول اقدام برای لینک کردن اقدامات مرتبط با هر پروژه

در مدیریت پروژه تیم‌یار، می‌توان اقدامات را لینک و فراخوانی کرد. در واقع، اقدامات و اسناد را در یک پروژه فراخوانی می‌کنیم تا از روند اجرای پروژه و درصد پیشرفت آن در یک نگاه و به آسانی مطلع شویم.

• افزودن اقلام اطلاعاتی از قسمت‌های مختلف سازمان

اضافه کردن اقلام اطلاعاتی از واحد‌های مختلف سازمانی در نرم افزار مدیریت پروژه تیم‌یار

• ارسال نتایج برنامه ریزی تولید از ماژول پروژه 

در ماژول تولید با تدوین برنامه‌ریزی تولید محصول و امضاء و تأیید برنامه ، امکان افزودن پروژه‌ای از برنامه‌ریزی مورد نظر در ماژول پروژه وجود دارد که در نهایت نمایی از گانت چارت را برای مشاهده روند تغییرات و درصد پیشرفت پروژه مد نظر برای مدیریت منابع و زمان با توجه به ظرفیت‌های برنامه‌ریزی و اهداف تعیین شده برای اتمام پروژه با توجه به برآورد مد‌نظر سازمان، ممکن می‌باشد.

امکان ارسال نتایج برنامه‌ریزی تولید از ماژول پروژه و نمایش گانت‌چارت پیشرفت پروژه

• لینک و مطلع کردن مشتری یا مشتریان از جزئیات هر فعالیت و روند پیشرفت پروژه 

امکان لینک مشتریان به پروژه

• تنظیمات پروژه جهت قرارگیری درخواست‌های ایجاد شده‌ به عنوان Stage ‌های پروژه

با اعمال تنظیمات در ماژول پروژه از جمله: تعیین بخش، رده، موضوع و همچنین تعیین جریان‌کار به تفکیک گروه مشتریان یا پرسنل ، می‌توان تمامی درخواست‌های ارسالی درون سازمانی یا برون سازمانی (مشتریان)، را در یک پروژه واحد به منظور رسیدگی و کنترل بهتر توسط سرپرستان و مدیران، قرار داد.

• نظارت و کنترل پیشرفت فعالیت‌ها در محیط دورکاری در نرم افزار پروژه تیم‌یار
• امکان ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک  BI 

در سیستم مدیریت پروژه تیم‌یار با پشتیبانی از فرایند‌ها و تکنولوژی‌های هوش تجاری (BI) ، امکان فراخوانی گزارش‌های تحلیلی از بخش‌های مورد نیاز را روی انواع نمودار‌ها و نمایش آن‌ها بر روی داشبورد کاربری به راحتی میسر بوده و در تحلیل داده‌های کسب و کار کمک شایانی خصوصاً به مدیران می‌نماید.

گزارش پروژه به تفکیک رده   گزارش جامع پروژه