استفاده روزافزون از ERP و جایگزینی نرم‌افزار‌های جزیره‌ای با نرم‌افزار‌های کاملاً یکپارچه، لزوم استفاده و آموزش ERP را به‌صورت اصولی و صحیح، افزایش می‌دهد. سازمان‌ها با گسترش و رشد کسب‌وکار خود نیاز به نرم‌افزاری دارند؛ که علاوه بر خودکارسازی کارها بتوانند گزارشات تجمیعی و یکپارچه را در اختیار قرار دهد و در پیش‌بینی فرایند‌ها، درآمد و هزینه، سهم تولید، بهای تمام شده و… یاری‌بخش و بهبود دهنده باشد. امروزه ERP ها سهم بزرگی در تصمیم‌گیری آنی و صحیح مدیران در فیلد‌های مالی، پرسنلی، تولید و… با تلفیق هوش تجاری BI دارند. در این میان، میزان آگاهی و تسلط در استفاده صحیح از این نرم‌افزار‌ یکپارچه کسب وکار، توانایی و قدرت نتیجه‌گیری مؤثرتری را به‌همراه خواهد داشت.

در واقع، فرایند آموزش ERP عامل مهمی در بهبود فرآیندهای تجاری بوده و سازمان‌ها می‌بایست برنامه‌های آموزشی خود را به منظور ایجاد و تغییر قابلیت استفاده از سیستم ERP بروز کرده، آموزش‌های لازم را در این خصوص به کاربران خود ارائه نموده و آن ها را نسبت به پذیرش سیستم جدید و یادگیری آن مشتاق سازند. برنامه آموزشی یکی از سنجش‌های میزان رضایت کاربر در یک محیط ERP است، که باعث افزایش کیفیت آموزش و عملکرد تخصصی کاربران می شود. رضایت کاربر از تغییرات به وجود آمده و آموزش‌های کسب شده، بر اساس دانش و عملکرد کاربر با توجه به برنامه‌های آموزش ERP، سنجیده می شود. در نهایت، عدم آموزش و درک صحیح کاربر از اینکه چگونه برنامه‌های سازمانی، فرایندهای تجاری را تغییر می‌دهند، به طور مکرر باعث پیاده‌سازی ERP ناکارآمد و شکست در پیاده‌سازی ERP می‌شود.

آموزش ERP

کاربرد آموزش برای کاربران ERP

آموزش کاربران برای استفاده حداکثری از قابلیت‌های ERP‌، از مهم‌ترین مراحل استقرار ERP و مدیریت آن در هر سازمان است. مدیران ارشد سازمان باید علاوه بر حمایت از کاربران و طرح پیاده‌سازی ERP، با ارائه یک برنامه زمانی منسجم به آن ها اجازه حضور در جلسات آموزشی را بدهند، تا کاربران بدون لطمه زدن به امور محول شده خود بتوانند مراحل آموزشی مرتبط با وظایف خود را در ERP آموزش ببیند. آموزش در پروژه‌های پیاده‌سازی ERP موضوع بسیار مهمی برای انطباق کاربران با سیستم جدید ERP و همچنین برای کمک به روند تغییر و توسعه سازمان است. با توجه به اینکه آموزش کاربران سومین عامل مهم در ایجاد شکست در پیاده‌سازی ERP مطرح شده است؛ برای دستیابی به مزایای سیستم ERP، دقت به فرایند آموزش افراد بسیار حائز اهمیت است و قسمت اعظم این اتفاق همراه با فرایند پیاده سازی خواهد بود. سازمان‌ها باید رویکرد آموزش و برنامه‌های جدید آموزشی را برای آموزش کارکنان در مورد چگونگی کارکرد نرم افزار ERP بر اساس توسعه و پیشرفت فعلی که در سیستم ERP مستقر و پیکربندی شده است، معرفی کنند. کاربران باید به‌طور دوره‌ای یک دوره آموزش منظم داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که سطح مهارت آنها به طور مداوم ارتقا می‌یابد تا بهترین عملکرد را برای کار با سیستم ERP در وظایف کاری خود ارائه دهند.

 اهمیت آموزش برای کاربران ERP

طبق مطالعات انجام شده، ۱۰% از نقص سیستم‌های اطلاعاتی، مربوط به اشکالات تکنولوژی بوده و در مقابل، عامل انسانی به عنوان عامل تعیین کننده موفقیت و رضایت کاربر از سیستم یا رضایت کاربر از کاربر، به عنوان پرکاربردترین مقیاس موفقیت سیستم‌های اطلاعاتی در نظر گرفته می‌شود. هدف نهایی آموزش ERP، بهبود عملکرد سازمانی است و اندازه‌گیری موفقیت یک برنامه آموزشی از نظر تأثیر و نتایج آموزش در روند کاری، بسیار مهم است. واکنش دانش‌پذیر به عنوان یکی از نتایج برنامه آموزشی دیده می‌شود و به معنی رضایت کاربر از برنامه خواهد بود. به‌منظور تحقق این هدف، سازمان‌ها ممکن است نیاز به معرفی استراتژی های مختلف آموزشی داشته باشند. لازم به ذکر است؛ کاربران، سیستم ERP را نمی پذیرند مگر اینکه بتوانند سودمندی آن را درک کنند. بنابراین، سازمان ها باید برنامه آموزش ERP خود را به طور سیستماتیک تقویت کنند.

عوامل اصلی موفقیت درآموزش ERP

تحقیقات تجربی در خصوص عوامل اصلی موفقیت (CSF)  که بر روند آموزش در اجرای ERP تأثیر می‌گذارند، محدود است. ۹ عامل اصلی موفقیت روند آموزش ERP به شرح زیر است.

۱. پشتیبانی مدیریت ارشد: پروژه‌های پیاده‌سازی ERP، نیازهای زیادی برای آموزش ایجاد می‌کنند که پرهزینه هستند. یک برنامه آموزشی ممکن است به راحتی ۱۰ تا ۲۰ درصد از پرسنل سازمان و به طور متوسط ۱۰ تا ۲۰ درصد از بودجه کل پروژه پیاده‌سازی ERP را شامل شود. تعهد مدیریت ارشد در مورد حفظ چنین برنامه آموزشی ERP بسیار مهم است.

۲. مدیریت پروژه: مشارکت و تمرکز چندین متخصص و مدرس آموزشی بر روی اهمیت شروع برنامه آموزشی و تجزیه و تحلیل نیازهای کاربران، ضروری است. هدف از این تجزیه و تحلیل شناخت نیازمندی‌های آموزشی و نحوه ارائه مفاهیم است. مواردی مانند، تعداد کاربرانی که باید آموزش ببینند، محل آموزش، تعداد روزهای دوره، تعداد دوره‌های قابل ارائه و تعداد شرکت‌کنندگان به‌منظور مدیریت فرآیند برنامه‌ریزی آموزشی ERP، بسیار مهم هستند.

۳. طرح درس آموزشی: وقتی سیستم ERP برای اولین بار معرفی می‌شود، کارمندان برای اینکه با زبان دستوری سیستم و فرآیندهای جدید پیاده‌سازی ERP آشنا باشند، به حجم زیادی از آموزش و پشتیبانی نیاز پیدا می‌کنند. ایجاد یک طرح درس و سرفصل جامع آموزشی، کمک بسیار مهمی به اجرای برنامه‌ریزی آموزشی خواهد کرد.

۴. تعهد آموزشی کاربران: کارآموزان باید احساس کنند که این دوره آموزشی با شغل آن‌ها در ارتباط است. بنابراین، مهم است که در آغاز برنامه آموزشی ERP، اهداف و مزایای آموزش ERP برای کاربران توضیح داده شود.

۵. مهارت‌ها و شایستگی‌های پرسنل: برای ارائه یک برنامه آموزشی مناسب، نقش سازمان باید تعریف شود و آموزش باید در سطح صلاحیت مورد نیاز افراد انجام شود. یک آموزش ERP سازمانی، باید برای چندین گروه، بطور مثال: پرسنل مدیریتی، کاربران کلیدی، کاربران نهایی و مدرسان آموزشی، ارائه شود.

۶. برنامه آموزشی: برنامه آموزشی در تمام سطوح پیاده‌سازی ERP مؤثر است که باید با پروژه پیاده‌سازی، هماهنگ شود.

  • مرحله آماده سازی اولیه: در این مرحله، تهیه اسناد و مطالب آموزشی، مدیریت تغییر فرآیند سازمان، انجام آموزش تیم پروژه، حائز اهمیت است.

  • مرحله آماده سازی نهایی: در این مرحله، مدیریت پروژه در مرحله آماده‌سازی نهایی، آموزش کاربر نهایی و برنامه‌ریزی دقیق پروژه، حائز اهمیت است. این آموزش باید به منظور کاهش مشکلات ناشی از فاصله زمانی بین آموزش واقعی و شروع پیاده‌سازی ERP، برنامه‌ریزی شود.

۷. بودجه آموزشی: آموزش از نظر اکثر مجریان ERP، به عنوان کم ارزش ترین مورد بودجه تلقی شود؛ اما، هزینه های آموزش زیاد است زیرا:

  • کاربران باید مجموعه‌ای جدید از فرآیندها را یاد بگیرند و فقط به ظاهر یک رابط نرم‌افزاری جدید بسنده نکنند.

  • کارشناسان آموزش با روش‌های ارائه آموزش در ارتباط باشند.

  •  هزینه‌های آموزش با صلاحیت کارکنان در ارتباط است.

  •  آموزش و پشتیبانی اضافی باید برای کارمندان جدید در دسترس باشد. برای اینکه بودجه آموزش واقع‌بینانه و موجه باشد، باید به فرهنگ سازمانی شرکت‌ها توجه شود و برای مدیریت تغییر و توسعه تلاش کرد.

۸. ارزیابی آموزشی: یک ارزیابی خوب آموزشی باید بتواند اثبات کند که برنامه ارائه شده شامل موارد زیر بوده است یا خیر:

  •  انتقال دانش مؤثر

  • انتقال دانش به‌صرفه

  • آموزش همراه با استراتژی شرکت و اهداف کسب و کار

  •  مزیت رقابتی

  • پذیرش تغییر سازمانی و مزایای سازمانی

ارزیابی آموزشی حداقل در دو سطح قابل تجزیه و تحلیل است:

  • سطح پروژه؛ برنامه آموزشی بصورت کلی بررسی می‌شود.

  • سطح سازمانی؛ افراد درگیر در آموزش و اثرات آن بر سازمان، مورد بررسی قرار می‌گیرد.

۹. روش‌های آموزش: چندین قالب ارائه آموزش وجود دارد که در مرحله پیاده‌سازی، استفاده و پشتیبانی سیستم‌های ERP مورد استفاده قرار می‌گیرند. آموزش مفاهیم غیر قابل فهم یا مواردی که کارکنان در یادگیری آنها ممانعت می‌کنند، باید به بهترین وجه در محیط کلاس ارائه ‌شود. شرکت‌ها به اندازه‌ای که به قالب آموزشی مورد استفاده توجه می‌کنند، باید به زبان آن نیز توجه داشته باشند. وقتی شرکتی با پیاده‌سازی ERP جهانی می‌شود، باید دوره‌های آموزشی به زبان‌هایی ارائه شود که کارمندان و مخاطبان آن‌ها با سیستم کار می‌کنند.

 اقداماتی به منظور ارائه و آموزش بهتر برنامه‌های ERP

به منظور استفاده مؤثر نیروی کار از سیستم ERP، بر روی ۷ جنبه اصلی تمرکز می‌شود.

۱. برنامه ریزی خوب و شروع به موقع

ارائه آموزش در مراحل اولیه اجرای ERP بسیار مهم است و تمرینات باید حداقل ۱۵ ماه قبل از فعال شدن سیستم، شروع شود. در زیر یک نمونه برنامه ایده‌آل آموزش ارائه شده است.

تعداد ماه قبل از فعالسازی سیستم

وظایفی که باید تکمیل شوند

۱۰ تا ۱۵ ماه

 تعیین نقش هر کاربر نهایی، در مهندسی مجدد جریان کار کسب وکار. به عنوان مثال، کارهایی را که هر یک از کارکنان بخش مالی پس از پیاده‌سازی ERP باید انجام دهند، مشخص می‌شود. ایجاد یک نقشه راه به‌منظور “انتقال” کاربران نهایی از سیستم قدیمی به نرم افزار سازمانی جدید.

۴ تا ۹ ماه

 ارائه آموزش به کاربران ارشد، که نقشی اساسی در کمک به کاربران نهایی دارند تا از سیستم ERP بدون مشکل استفاده کنند.

آموزش کاربران نهایی در مورد فرآیندهای جدید کسب‌وکار و آموزش آن‌ها در مورد مراحل استفاده از نرم افزار جدید.

ایجاد یک فرایند مناسب با مدیریت ابزار یادگیری در قالب‌های مختلف مانند فیلم‌ها، ماژول‌های کوچک و غیره.

۱ تا ۳ ماه

تدوین معیارهایی برای ارزیابی کارایی برنامه آموزشی ERP، راه‌اندازی مکانیزمی برای به‌روزرسانی کاربران نهایی و برطرف کردن سؤالات آن‌ها، درحین شروع به استفاده از نرم‌افزار جدید.

۲. اطمینان از پشتیبانی فروشنده ERP

بسیاری از سازمان‌ها، که سیستم‌های ERP را با موفقیت پیاده‌سازی می‌کنند، پشتیبانی حضوری را برای طرف خریدار ERP در طول چرخه پیاده‌سازی ارائه می‌دهند. در واقع، شرکت‌ها پس از خرید ERP از شرکت ارائه‌دهنده، آموزش کاربران ارشد را دریافت می‌کنند.

۳. تلفیق آموزش با استراتژی پیاده‌سازی ERP

بسیاری از سازمان‌ها این تفکر اشتباه را دارند که آموزش ERP، به‌عنوان فعالیتی متفاوت از پیاده‌سازی است. به‌کارگیری این شیوه منجر خواهد شد تا برنامه‌های آموزشی از زمان و هزینه لازم برخوردار نشوند. با تلفیق آموزش و چارچوب نوآوری پیاده‌سازی ERP، می‌توان بر این مشکل غلبه کرد و مانند سایر مؤلفه‌های پیاده‌سازی ERP، منابع لازم را برای برنامه آموزشی، اختصاص داد. همچنین یکپارچه‌سازی مناسب، تضمین می‌کند که به هنگام پیاده‌سازی، تغییرات ایجاد شده در سیستم، در آموزش نیز منعکس شود. بسیاری از شرکت‌ها قبل از پیاده‌سازی کامل، آموزش کارکنان خود را در حوزه ERP شروع می‌کنند؛ زیرا همسویی آموزش با پیاده‌سازی، این اطمینان را حاصل می‌کند که آموزش “در مسیر” اصلی قرار گرفته و دانش‌پذیران، آموزش‌های لازم را درباره سیستم واقعی روبه توسعه، فرا می‌گیرند.

۴. انتقال آموزش‌های مبتنی بر نقش به کاربران

آموزش مبتنی بر نقش، در واقع ارائه آموزش بر اساس نقش کاربران نهایی است، یعنی آنها فقط در مورد عملکردها و فرایندهای مربوط به شغل خود آموزش می‌بینند. به‌عنوان مثال، اگر نقش یک کارمند مالی، ایجاد سفارش‌های خرید و ارسال آنها برای تأیید باشد، کافی است که وی برای انجام این کارها با استفاده از سیستم ERP آموزش دیده باشد. آموزش مبتنی بر نقش، تضمین می‌کند که فراگیران فقط وظایف مربوط به شغل خود را انجام دهند و به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌خوبی از پس وظایف خود برآیند.

۵. مستند سازی آموزش

مستندسازی مناسب آموزشی، برای کارکنان سازمان، نقشی اساسی در استفاده مؤثر از سیستم ERP دارد. این روش به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌راحتی به منابع یادگیری دسترسی پیدا کرده و اطلاعات لازم برای کار با نرم‌افزار سازمانی را به دست آورند.

۶. پیگیری پیشرفت کاربران

 پیگیری و ارزیابی پیشرفت کاربران در برنامه آموزش ERP، باید توسط مدیران ارشد سازمان به‌طور مداوم انجام پذیرد.

۷. تحلیل بازخورد کاربران

 آموزش ERP یک‌طرفه نیست و اعضای سازمان می‌توانند پیشنهادهای ارزشمندی را درزمینه استفاده بهینه از سیستم ارائه دهند

استراتژی‌های مناسب برای توسعه یک برنامه آموزش ERP

پنج استراتژی مناسب برای توسعه یک برنامه آموزش ERP مؤثر وجود دارد، که کارکنان را برای تغییرات پیش رو آماده می‌کند.

۱. آموزش قبل از پیاده‌سازی

روند آموزش حداقل ۹۰ روز قبل از شروع پیاده‌سازی ERP شروع شود تا تیم پروژه بتواند با یک منبع مستقل و خارجی برای تأیید استراتژی، دامنه پروژه و ارزیابی زمان و منابع مورد نیاز، زمان کافی برای برنامه‌ریزی آموزش را داشته باشد.

۲. ایجاد بهره‌وری درکارکنان

بهره‌وری کارکنان، نه تنها به زمان آموزش بلکه به محتوای آن نیز بستگی دارد. کاربران نهایی باید هم در استفاده فنی از سیستم و هم در فرآیند کسب‌وکار جدیدی که شیوه کارشان را تغییر می‌دهد، آموزش ببینند.

۳. آموزش‌های زمینه‌ای

به‌جای ارائه آموزش ERP متمرکز که درآن به کاربران آموزش داده می‌شود چگونه تعاملات اساسی را با نرم‌افزار جدید انجام دهند، آموزش‌های زمینه‌ای در خصوص نحوه ارتباط فرآیندهای جدید کسب‌وکار با مدل‌های قبلی توضیح داده شود.

۴. استفاده از منابع داخلی

از کاربران ارشد و مسئولین تغییرات سازمانی، استفاده شود تا به‌عنوان حامیان سیستم جدید عمل کنند و به تیم پروژه در مورد برنامه‌های آموزشی کمک کنند.

۵. ایجاد فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی، که توسط برنامه مدیریت تغییر و توسعه سازمانی پرورش یافته است، باید مستقیماً فعالیت‌های آموزشی را تحت تأثیر قرار دهد. در طول آموزش ERP، بحث‌ها باید مورد استقبال قرار گیرند و ارتباطات باید مکرر و شفاف باشد.

ملاحظات کلیدی برای آموزش سیستم‌های ERP

۱. ملاحظات طراحی

هنگام تصمیم‌گیری در مورد نحوه آموزش کارکنان بر‌ روی سیستم ERP، مسیرهای مختلفی وجود دارد. برخی از سازمان‌ها رویکرد “مهارت زنجیره‌ای تدریس ” را انتخاب می‌کنند؛ یعنی در حالی که تیم پروژه، پیاده‌سازی سیستم را تکمیل می‌کند، کاربران ارشد، سایر کاربران را آموزش می‌دهند. مسیر دیگر، آموزش ارائه شده توسط فروشنده نرم‌افزار است. واگذاری بخش یا کل پروژه به مشاور آموزش حرفه‌ای نیز مسیر دیگری است که می‌توان ترکیبی از این روش‌ها نیز استفاده شود. اولین قدم این است که تجزیه و تحلیل دقیق نیازهای آموزشی آماده شود؛ به این‌صورت که “چه کسی، چه چیزی ، چه زمانی و چرا؟” و سپس منابع موجود مورد ارزیابی قرار گیرد. میزان، نوع، محتوا و زمان آموزش، ارائه آموزش و مستندات پشتیبانی آموزش، نیز از جمله عوامل مهم و کلیدی هستند.

۲. ملاحظات نرم‌افزاری

اکثر کاربران نیاز دارند که چگونگی تأثیر سیستم جدید بر روی شغل شخصی خود را درک کنند. اگر نرم افزار بیش از حد تخصصی و متمرکز بر عملکرد سیستم باشد، نه تنها فرصت خرید اولیه کاربران سیستم از دست می‌رود، بلکه فرایندهای جدید کسب وکار و روش‌های پیاده‌سازی ERP، نیز از دست خواهد رفت.

۳. ملاحظات داخلی

رویکرد “مهارت زنجیره‌ای تدریس”، که در آن کاربران ارشد نقش اصلی و حمایتی را بازی می‌کنند، اغلب به عنوان یک روش ارزان برای آموزش کارکنان دیده می‌شود اما اگر به درستی برنامه‌ریزی نشده باشد، می‌تواند یک گزینه پر خطر باشد. کاربران ارشد سیستم، در اشتراک دانش نقش بسیار مهم دارند و می‌توانند با موفقیت، سایر کاربران را قبل و بعد از پیاده‌سازی ERP آموزش دهند. بازخوردها نشان می‌دهد که گرچه کاربران ارشد در درک و استفاده از سیستم بسیار ماهر هستند اما ممکن است مهارت‌های ارتباطی برای آموزش دیگران را نداشته باشند. مشارکت کاربران ارشد، بسیار دقیق و فنی است، بنابراین اگر آنها بدون هیچ گونه اطلاعات حرفه‌ای، آموزش را طراحی و ارائه کنند، به احتمال زیاد آموزش به جای تناسب با نقش کارمند، بصورت سیستم محور خواهد شد.

۴. ملاحظات منابع

اگر از کاربران ارشد یا تیم پیاده‌سازی سیستم برای مدیریت آموزش کاربران درخواست همکاری شود، حجم کاری بسیار زیادی به سمت آن ها روانه می‌گردد، زیرا آن‌ها تحت فشار افزایشی ساخت، آزمایش، ویرایش و ارائه یک سیستم کامل و به‌موقع، قرار دارند. طراحی و ارائه آموزش‌های موفق، مبتنی بر نقش و متمرکز بر کاربر به طیف وسیعی از کارمندان، کاری بسیار جدی است. باید یک استراتژی و برنامه آموزشی همراه با محتوای همه دوره‌ها، مانند راهنماهای مرجع، برنامه‌های درسی، تمرین‌ها و آموزش الکترونیکی تدوین شود. همچنین لازم است آزمون پذیرش کاربر، ایجاد و تنظیمات داده، انجام شود. کلاس جلسات آموزشی به هدایت احتیاج دارد و کلیه اسناد و مدارک باید بازنگری شده و کیفیت آن بررسی شود.

۵. ملاحظات حرفه‌ای

شواهد زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد اشتباه در آموزش کاربران نهایی می‌تواند هزینه زیادی به همراه داشته باشد. دکتر استفان گورلای از دانشکده بازرگانی کینگستون، در مقاله تحقیقاتی خود با عنوان “آموزش پیاده‌سازی سیستم‌های ERP” نوشته است، آموزش ضعیف یا ناکافی به‌عنوان علت مشکلات جدی، در برخی از پروژه‌های ERP، مشخص شده است. کارشناسان آموزشی مانند مشاوران برگزیده آموزش می‌توانند از همان ابتدا با ارائه راهنمایی‌های اساسی برنامه‌ریزی و پشتیبانی کنند زیرا این افراد از سر نخ مشکلات آگاهی دارند و یا می‌توانند به عنوان نجات دهنده پروژه در لحظه آخر حضور پیدا کنند، جایی که دانش دقیق آنها در مورد سیستم‌های کسب وکار به آنها اجازه می‌دهد برنامه‌های آموزشی را به طرز فوق‌العاده‌ای، خوب و سریع طراحی و توسعه دهند. همچنین مسئله آموزش مداوم یا آموزش به‌روز کسب‌وکار بسیار مورد توجه است. در زمان پیاده‌سازی ERP، این آموزش‌ها متوقف نمی‌شود. پرسنل جدید به آموزش احتیاج دارند و دوره‌های آموزشی و اسناد و مدارک باید با تکامل سیستم ERP  به‌روز شود.

آموزش الکترونیکی ERP

یکی از راه‌های آموزشی نوین، آموزش از راه‌ دور است. این روش بیشترین و شناخته‌شده‌ترین شکل از آموزش الکترونیکی است که به‌سرعت در حال گسترش است. آموزش الکترونیکی مزایای زیادی برای مدرسان، سازمان‌ها و دانش پذیران دارد. سیستم‌های کامل آموزش الکترونیکی می‌توانند بار مدیریت را کاهش دهند، زیرا این سیستم‌ها می‌توانند حضور و پیشرفت دانش‌پذیر را در طول دوره ارزیابی نمایند. با توجه تحقیقات صورت گرفته توسط محققین، آموزش الکترونیکی را می‌توان به عنوان یک چارچوب مؤثر طبقه‌بندی کرد که می‌تواند، تأثیر و سطح آموزش را افزایش دهد. آموزش آخرین مرحله بعد از نصب ERP است. با این حال، پذیرش سیستم جدید توسط کارمندان به زمان زیاد و گاهی بودجه اضافی نیاز دارد. به‌منظور به حداقل رساندن تأثیر این موانع، آموزش اولیه ERP در کنار فرایندهای کسب‌و‌کارها، بصورت مداوم ایجاد می‌شود.

عوامل ایجاد دوره آموزش آنلاین مؤثر

۱. تعریف پیش بینی‌ها و نتایج دلخواه

هر سازمانی در رابطه با پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP، اهداف متفاوتی دارد. برخی قصد دارند روابط مشتریان خود را بهبود بخشند، در حالی که برخی دیگر نیاز به پیگیری فروش و فاکتور دارند. به همین دلیل، باید قبل از آموزش کارمندان، انتظارات و نتایج مورد نظر به روشنی مشخص شود. داده‌های هوش تجاری ارزیابی شود تا زمینه‌های بهبود شناسایی شود. همه این داده‌ها کمک می‌کند دوره‌های آموزشی آنلاین هدفمندی ایجاد شود تا نیازهای کسب‌و‌کار را برطرف گردد.

۲. شبیه سازی تجربه واقعی با ERP

مؤثرترین راه برای انتقال تجربه واقعی، شبیه‌سازی ERP است. فضای شبیه‌سازی شده به کارمندان این قدرت را می‌دهد تا تمامی جنبه‌های نرم‌افزار ERP، از جمله تمامی ویژگی‌هایی که در محل کار استفاده می‌کنند، را کشف کنند. علاوه بر این، مدیران و مدرسان می‌توانند به صورت آنلاین، بازخورد و توصیه‌های منظمی را بر اساس عملکرد کارکنان ارائه دهند.

۳. شخصی‌سازی آموزش آنلاین با در نظر گرفتن اهداف

بخش‌های مختلف سازمان از عملکردهای مختلف نرم افزار ERP استفاده می‌کنند. برخی ممکن است برای اهداف بازاریابی به آن نیاز داشته باشند، در حالی که برخی دیگر از آن برای بهبود رتبه‌بندی رضایت مشتریان استفاده می‌کنند. بنابراین، آموزش آنلاین ERP  باید شامل فعالیت‌های آموزش آنلاین مبتنی بر عملکرد باشد تا آموزش آنلاین شخصی‌سازی شده ای ارائه گردد.

۴. کنترل آموزش با یادگیری خرد

یادگیری خرد شامل نکات کلیدی ماژول‌ها و فعالیت‌های آموزشی آنلاین است، که کارمندان با استفاده از این نکات و آموزش‌های کوتاه مقطعی از ماژول، دوره آموزشی خود را کامل می‌کند. در واقع، به‌جای یک دوره طولانی مدت آنلاین، توانایی دسترسی سریع به محتوای هدفمند آموزشی آنلاین را دارد. آموزش آنلاین کوتاه شده به کاهش بار شناختی کمک می‌کند و در نتیجه حفظ دانش بهبود می‌یابد. به این ترتیب، کارمندان می‌توانند سیستم‌های ERP را به خاطر بسپارند و به طور مؤثر در محل کار خود استفاده کنند.

۵. استفاده از سناریوهای درختی برای عیب یابی شکاف‌های عملکرد

سناریوهای درختی (منشعب) این فرصت را به کارمندان می‌دهد تا بدون نگرانی از اشتباه، سیستم ERP را آزمایش کنند. در واقع، خطاها به آن‌ها اجازه می‌دهد تا خلا عملکرد را مشخص کرده و سپس از منابع اضافی برای پر کردن آنها استفاده کنند. هر انتخابی که کارمند انجام می‌دهد، او را به راهی متفاوت با عواقب و پیامدهای منحصر به فرد سوق می‌دهد. بنابراین، آن‌ها می‌توانند ویژگی‌های جدید نرم افزار ERP را امتحان کنند و رویکردی را پیدا کنند که برای آن‌ها بهتر باشد.

۶. ایجاد یک استراتژی آموزش آنلاین ERP

سازمان‌ها دائماً در حال رشد و تکامل هستند. این بدان معنی است که دوره آموزش آنلاین ERP سازمان باید به طور منظم به‌روز شود. در نتیجه، باید آموزش آنلاین ERP مستمر بوده و تأثیر آن کنترل شود. ممکن است طی ماه‌های متوالی ماژول‌های مختلف ERP یا فعالیت‌های آموزش آنلاین مورد بررسی قرار گیرد. همچنین تأکید بر اهمیت دوره آموزش آنلاین ERP، در رابطه با موفقیت شرکت بسیار مهم است. این ممکن است یک انگیزه مضاعف باشد که کارمندان برای مشارکت فعال در روند کار به آن نیاز دارند.

نتیجه

با افزایش استفاده از سیستم‌های ERP، سازمان‌ها باید روش‌ها و تکنیک‌های پیشرفته‌ای را برای رشد و تداوم کارایی در عملکرد سیستم ERP معرفی کنند. پیشرفت سریع فناوری، منجر به ارائه گزینه‌های مختلف برای سازمان‌ها برای عملکرد بهتر شده است. بنابراین، سیستم ERP به بخشی از شیوه‌های کاری سازمان‌هاتبدیل شده است. با این وجود سازمان‌ها از نظر صلاحیت‌های کارمندان به عنوان مجری سیستم ERP با چالش‌های متعددی روبرو هستند. تحقیقات نشان می‌دهد که سازمان‌ها باید برنامه‌های آموزشی ERP و آموزش کاربران را به طور مؤثر طراحی و اجرا کنند تا تداوم عملکرد سیستم ERP به‌راحتی اجرا و استفاده از آن بهینه شود. همچنین باید درک مثبتی از نیاز آموزش کاربر ایجاد شود تا کاربران ERP در دوره آموزش ERP کاملاً توجیه شوند، زیرا استفاده از سیستم ERP در کارهای روزمره آن‌ها برای اطمینان از ثبات روند کار مورد نیاز است. علاوه بر‌این، مزایای مرتبط با سیستم ERP باید توسط سازمان‌ها متمایز شود، که می‌تواند منجر به انگیزه کارمندان در استفاده از سیستم ERP شود. در حقیقت، سازمان‌ها هزینه‌های قابل توجهی را برای پیاده‌سازی سیستم، سرمایه‌گذاری کرده‌اند، بنابراین باید اطمینان حاصل کنند که سیستم‌های ERP، با موفقیت درحال کار است. این امر علاوه‌ بر افزایش عملکرد سازمانی، درک مثبتی از نیازهای آموزشی سیستم ERP را برای کارکنان فراهم می‌آورد و این سیستم را برای رشد و پیشرفت سازمان بهینه می‌کند.

منابع:

۱) Iuliana DOROBĂŢ۱ and Floarea NĂSTASE, (2012), “Training Issues In ERP Implementation”,Accounting and Management Information Systems ,Vol. 11, No. 4, pp. 621–۶۳۶, ۲۰۱۲

۲) Nelson, Klara and Somers, Toni,(2001). “Exploring ERP Success from an End-User Perspective”.AMCIS Proceedings. 206

۳) Yaser Dalveren, (2014).” Using E-Learning in Enterprise Resource Planning (ERP) Training: A Case Study to Assist Curriculum Designers in Turkey “. Procedia – Social and Behavioral Sciences 116 ( 2014 ) 1353 – ۱۳۵۷

۴) Muhamad Yusnorizam Ma’arifa,b, Seyed Mohammad Motahara,b, Nurhizam Safie Mohd Satar ,(2018).” A Descriptive Statistical Based Analysis on Perceptual of ERP Training Needs “. ICESA_0046 , https://www.researchgate.net/publication/329023831.

۵) Volker Heierhoff, Aurilla Aurelie Bechina Arntzen and Gerrit Muller,(2014). “A Training model for Successful implementation of Enterprise Resource Planning”.https://www.researchgate.net/publication/249962558_A_Training_model_for_Successful_implementation_of_Enterprise_Resource_Planning

۶) https://www.erpfocus.com/five-steps-to-building-an-erp-training-plan-4325.html

۷) https://www.jordackconsultants.com/insights/learning-innovations/erp-end-user-training-important-key-erp-success-bookmark-vol-3

۸) https://elearningindustry.com/tips-developing-effective-erp-online-training-course

۹) https://blog.commlabindia.com/training-solutions/secrets-of-successful-erp-training

 توسعه مدیریت هوشمند یکپارچه کسب و کار