چگونه کسب‌وکار سنتی خودتان را دیجیتالی کنید؟

فرقی ندارد سازمان شما در چه حوزه‌ای فعال است، بانک، بیمه، تولید یا هر حوزه‌ی دیگر، سازمان‌های سنتی با سرعت فزاینده‌ای در حال دیجیتالی شدن هستند و بسیاری از آن به‌دلیل عدم آگاهی از فرایندهای درست و مدیریت صحیح چالش‌ها نمی‌توانند آن‌طور که باید از مزایای دیجیتالی شدن بهره ببرند.

تحول دیجیتال واژه‌ایست که بر دیجیتالی شدن فرایندهای مابین کسب‌وکارها و کسب‌وکار و مشتری دلالت دارد. این فرایندها شامل خدمات، محصولات و ایجاد ارزش افزوده برای برند است. تحول دیجیتال صرفا شامل به‌ خدمت گرفتن ابزارهای فناوری در کسب‌وکار نیست. بلکه در مرحله اول شامل تغییر نگرش و پس‌از آن تغییر نوع عملیات‌ها و روش‌های انجام کار مطابق با عصر نوین فناوری است.

هم‌گامی با تغییرات روز و به‌ خدمت گرفتن فناوری‌های نوین در رابطه با انجام کار همواره دغدغه اصلی صاحبان کسب‌وکار و مدیران سازمان‌ها بوده است. تحول دیجیتال با چالش‌هایی همراه‌ست که اگر درست و دقیق مدیریت نشوند نه‌تنها مزیتی برای سازمان ندارد بلکه می‌تواند مانع عملکرد صحیح فرایندهای آن شوند. در ادامه به بررسی گام‌هایی می‌پردازیم که سازمان‌ها برای دیجیتالی شدن باید آن را رعایت کنند تا در دام چرخه‌ها و فرایندهای ناقص نیوفتند.

مراحل تبدیل کسب و کار سنتی به دیجیتال:

برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی قدم نخست حرکت از کسب‌وکار سنتی به دیجیتال است. تصور عمومی بر اینست که برنامه‌ریزی فرایندی‌ست که ماه‌ها به طول می‌انجامد و در انتها باید دوباره و چند‌باره تغییر کند تا با تحول دیجیتال همراه شود. مهم است بدانیم برنامه‌ریزی یک فرایند هم‌زمان است و باید در حین و تمام مراحل تحول دیجیتال در سازمان وجود داشته باشد.

براساس تحقیقات 84 درصد مدیران به وجود برنامه‌ریزی دقیق در حین تحول دیجیتال به‌منظور پیشی گرفتن از رقبا تاکید دارند. برای اجرای یک برنامه دقیق و درست باید با تمام تصمیم‌گیران و ذی‌نفعان سازمان در ارتباط باشید تا در اجرای برنامه خللی به وجود نیاید.

فناوری اطلاعات

تحول دیجیتال توانایی این را دارد که تمام بخش‌های صنایع مختلف را تحت تاثیر قرار دهد. برای رسیدن به تحول دیجیتال و گذر از کسب‌وکاری سنتی به دیجیتالی باید بدانید تا چگونه می‌خواهید به این مهم دست پیدا کنید و توسط چه کسی یا کسانی این برنامه را جلو ببرید. اولین راهکار که می‌تواند موثرترین نیز باشد سرمایه‌گذاری در بخش IT سازمان‌تان است. IT بخش مهمی از فرایند تحول دیجیتال است.

آموزش کارکنان

در آینده‌ای نه چندان دور سازمان‌ها برای بقا در بازار ناگزیر به پذیرش تحول دیجیتال هستند. این گذر از کسب‌وکار سنتی به دیجیتال هم‌اکنون نیز در حال رخ دادن است، سازمان‌های بسیاری در حال پذیرش تحول دیجیتال هستند تا بتوانند در آینده از مزایا و امکاناتی که این فضای جدید در اختیارشان قرار می‌دهد استفاده کنند. پذیرش این تحول اما نیاز به آماده‌سازی جنبه‌های مختلفی دارد، یکی از آن‌ها که البته مهم‌ترین‌شان نیز هست آماده‌سازی کارکنان سازمان برای تطبیق با تغییرات ناشی از این تحول است.

در سال‌های پیش رو در اختیار داشتن نیروهایی که از توانمندی فنی بالایی برخوردار باشند اولویت اصلی سازمان‌هاست. مهم‌ترین چالش برای سازمان‌ها کمبود یا نبود مجموعه‌ای از توانمندی‌هاست که بتواند بین تیم‌های مختلف از جمله IT، بازاریابی، فروش و مدیریت ارشد کسب‌وکار مشترک باشد. این معضل باعث شده تا سازمان‌ها به افراد مستعد برای عملی کردن تحول دیجیتال دسترسی نداشته باشند، راهکار برون‌رفت از این مشکل در گرو آموزش همگانی کارکنان برای یادگیری اصول و توانایی‌های اولیه برای کار در بخش‌های مختلف سازمان است.

استقرار IT

پیش‌تر گفتیم اگر سازمانی بخواهد مسیر تحول دیجیتال را با موفقیت پشت‌ سر بگذارد باید یک برنامه جامع داشته باشد. اولین قدم برای اجرای این برنامه استقرار تیم IT در سازمان است، این واحد باید به عنوان یک عضو درونی در فرایند دیجیتالی شدن حضوری پررنگ داشته باشد.

مفهوم تحول دیجیتال بر استفاده گسترده سازمان‌ها از ابزارهای نوین دلالت دارد. دلیل اصلی که کسب‌وکارهای سنتی به سوی دیجتالی شدن می‌روند افزایش بهره‌وری سازمانی است، پیشرفت فناوری به‌قدری بر سازمان‌ها و بهره‌وری‌شان اثرگذار است که مقایسه قبل و بعد تحول دیجیتال در سازمان و بهره‌وری آن قابل اندازه‌گیری نیست. نرخ رشد استفاده از فناوری در سازمان‌ها بیان‌گر این مهم است که آن‌ها برای رسیدن به اهداف‌شان به تکنولوژی و ابزارهای آن روی آورده‌اند.

تعریف استراتژی

از خودتان این سوال را بپرسید: استراتژی کسب‌وکار سازمان دقیقا چیست؟ این سوال اهمیت زیادی دارد و جای تعجب هم نیست که تعداد زیادی از مدیران به‌ دنبال یافتن پاسخ مناسبی برای آن هستند. متاسفانه زمانی که برای یافتن پاسخ این سوال صرف می‌شود خیلی کوتاه است و معمولا به همین دلیل سیر تحول دیجیتال سازمان‌ها ناگهان در نقطه‌ای متوقف می‌شود و درجا می‌زند.

برای این‌که در مسیر تحول دیجیتال توقف نکنید سازمان باید در قدم اول استراتژی خودشان را تعریف کنند. در واقع این فدم در راستای برنامه‌ریزی برای تحول و می‌توان گفت به‌صورت موازی با آن پیش می‌رود. سازمان‌ها باید استراتژی‌ای تعریف کنند که آن‌ها را در مسیر رسیدن به اهدافشان یاری کند. تعریف یک استراتژی مناسب باعث می‌شود تا سازمان‌ها هم از مسیر دیجیتالی شدن خارج نشوند و هم اطلاعات حیاتی برای پیمودن این مسیر را همیشه در اختیار داشته باشند.

داشتن یک نقشه راه به مدیران اجرایی اجازه می‌دهد تا انتظارات سازمان را با واقعیات موجود تطبیق داده و تمرکز خود را دقیقا بر آن‌چیزی بگذارند که نیاز سازمان را برطرف می‌کند. آماده کردن نقشه‌ راه یکی از مهم‌ترین قدم‌هایی است که در ابتدای مسیر باید برداشته شود و هم‌پای تمام مراحل تحول دیجیتال با سازمان پیش رود. نقشه راه ابزار تطبیق استراتژی‌ها و نیازهاست، هرچند ترسیم یک تصویر واقع‌گرایانه از وضعیت تحول دیجیتال سازمان به هیچ‌وجه کار آسانی نیست.

بهترین زمان برای توسعه یک نقشه راه که در آن جزئیات گذار از کسب‌وکار سنتی به دیجیتال گنجانده شده، هم‌زمان با آغاز فرایند تحول دیجیتال در سازمان است. در هنگام تنظیم نقشه راه اطمینان حاصل کنید که انجام تغییرات مورد نیاز در سازمان صرفا براساس نیازهای خودتان نباشد، بلکه براساس نیازهای افراد و واحدهایی باشد که تحت تاثیر مستقیم تحولات دیجیتال قرار می‌گیرند.

مدل‌سازی را فراموش نکنید

هر سازمانی که به دنبال گذار از شیوه‌های سنتی به سمت دنیایی دیجیتال، چابک و مشتری‌محور است باید ابتدا مشخص کند کدام فرایندها و عملیات‌هایش به کار می‌آید و کدام ‌یک دردی را دوا نمی‌کند. این موضوع زمانی اهمیت دوچندان پیدا می‌کند که بدانیم باید به موازات تعریف مراحل مختلف تحول دیجیتال، نیاز اصلی هر مرحله را نیز پیدا کنیم، برخی به تفکر جدید، برخی به ابزارهای جدید و برخی رویکردهای جدید نیاز دارند. مدل طراحی شده شما باید تمام این زوایا را پوشش دهد.

اجرای استراتژی

فرقی ندارد در میانه تحول دیجیتال باشید یا نه، این‌که قدم اول را بردارید و بعد از آن عقب ‌نشینی کنید و منتظر رخ دادن خودبه‌خودی تغییرات باشید شدنی نیست. برای عملی شدن تغییرات باید استراتژی تعیین شده خود را به مرحله اجرا بیاورید، این گامی مهم و حیاتی‌ست. در واقع می‌توان این‌طور تفسیر کرد که بدون اجرایی کردن استراتژی سازمانی برای تحول دیجیتال، هیچ تحولی انجام نمی‌گیرد، البته که پیش‌از همه این‌ها باید استراتژی دقیق و منحصر به خود را داشته باشید.

اجرای استراتژی قدم مهمی برای مدیران‌ است، آن‌ها باید در قدم اول فناوری‌هایی که به ‌سرعت در حال تغییر دادن سازمان‌شان است را درک کنند و تصمیمات استراتژیک را پیش‌از آن‌که دیر شود بگیرند و براساس آن عمل نمایند. در غیر این‌صورت ممکن است دست به انتخاب فناوری‌هایی بزنند که جز زحمت و هزینه عایدی دیگری برای سازمان ندارد.

معیارهای اندازه‌گیری

گذر از کسب‌وکار سنتی به دیجیتال معمولا پرهزینه و زمان‌برست و نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و جزئی دارد. از آن‌جایی که کلید موفقیت در تحول دیجیتال شناخت مزایای بالقوه‌ای‌ست که برای سازمان به‌همراه دارد، قدم مهم بعدی ساخت معیاری‌هایی برای اندازه‌گیری نتایج است. ممکن است فکر کنید که تمام معیارها را باید بسنجید و براساس آن‌ها قضاوت کنید، درحالی که شاید برخی از آن‌ها به‌هیچ وجه اطلاعات مورد نیاز شما را فراهم نکنند.

ساخت و پیاده‌سازی معیارهای اندازه‌گیری در مرحله اول نیاز به شناخت دقیق فرایندها و نیازهای سازمان‌تان دارد. برخی از این معیارها عمومی و قابل استفاده در بیش‌تر سازمان‌هاست و برخی نیز انحصاری و محدود به برخی از حوزه‌ها و صنایع است. با شناخت دقیق معیاری‌های اندازه‌گیری راحت‌تر می‌توانید نتایج حاصل از تحول دیجیتال را در سازمان خود اندازه بگیرید.

تکرار

در دنیای تحول دیجیتال، تکرار کلید موفقیت است. با نگاهی به پروژه‌های انجام شده در این حوزه می‌بینیم نخستین و مهم‌ترین قدم در اجرا استفاده از تجربه‌های موفق گذشته و تکرار همان روش‌ها است. سوال مهمی که قبل از اجرای پروژه‌ باید از خودتان بپرسید اینست که پروژه‌های موفق گذشته در آغاز چه اوضاعی داشتند؟

جمع‌بندی

بسیار مهم است تا در نخستین قدم دلیل استفاده از فضای دیجیتال و این‌که چگونه می‌تواند به شما و سازمان‌تان کمک کند را بشناسید. برای سازمان‌هایی که حرمت در مسیر دیجیتالی شدن را آغاز کرده‌اند، داشتن نقشه راه، استراتژی دقیق و انحصاری و نظارت بر اجرای استراتژی بسیار حیاتی‌ست. اما این پایان راه نیست، همان‌طور که فناوری و رشد آن متوقف نمی‌شود سازمان شما نیز نباید در این مسیر از پذیرش مجدد فناوری‌های جدید و استفاده از آن‌ها دوری کند و از مسیر خارج شود. مسیر دیجیتالی شدن آغاز دارد، ولی پایان هرگز.

ERP کلید دیجیتالی شدن

نرم‌افزاهای گوناگونی برای کمک به سازمان‌ها به‌منظور دیجیتالی شدن وجود دارند. استفاده هم‌زمان از چند نرم‌افزار در سازمان در همان هفته نخست مشکلات و چالش‌های خود را نشان می‌دهد و حتی ممکن است کار را به جایی برسانند که عطای دیجیتالی شدن را به لقای آن ببخشید. اما نرم‌افزارهای جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان که به اختصار ERP نامیده می‌شوند یگانه کلید موفقیت شما در پذیرش و استفاده از مزایای دنیای دیجیتال و دیجیتالی شدن دارند.

نرم افزار ERP با یکپارچه کردن تمام فرایندهای موجود در سازمان علاوه‌بر این‌که جریان‌های موجود را شفاف و روشن در اختیار مدیران می‌گذارد. این نرم‌افزار به آن‌ها اجازه می‌دهد تا پیچیده‌ترین فرایندهای سازمان را با چند کلیک مدیریت کنند و سازمان‌شان را وارد مرحله جدیدی از بلوغ و توسعه کنند و هم‌پای سازمان‌های بزرگ جهانی در مسیر رشد گام بردارند.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید