نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی

نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی با توجه به فضای کسب‌وکارهای کشور و فرهنگ سازمانی ایرانی توسعه پیدا کرده است. از این انتخابی مناسب برای کسب‌وکارهایی است که به هم‌سو بودن ابزارها با فرایندهای سازمانی‌شان اهمیت می‌دهند. این نرم افزار در کنار این‌که می‌تواند بسیاری از نیارهای سازمان‌های ایرانی برای مدیریت پروژه‌ را پاسخ دهد. می‌تواند ابزاری باید برای ایجاد مزیتی رقابتی برای سازمان‌ها در بازار کشور باشد.

چرا نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی؟ 

 شاید در نگاه اول این‌طور فکر کنیم که نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی یک کپی ناقص از نمونه‌های خارجی یا حداکثر یک محصول الهام گرفته شده است که استفاده از آن‌ها دردسرها و مشکلات خاص خود را دارد. این نگاه در سال‌های اخیر با توجه به رشد شرکت‌های دانش‌بنیان و استارت‌آپ‌هایی که در این حوزه فعالیت می‌کنند نه تنها اشتباه که باطل است. این روزها نرم‌افزارهای ایرانی نه فقط یک ابزار کامل برای مدیریت بخش‌های مختلف پروژه هستند که تبدیل به نرم افزار مدیریت پروژه شده‌اند که تنه به رقبای خارجی می‌زنند و آماده رقابت با آن‌ها هستند. 

در این مقاله از تیمیار به سراغ بررسی نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی قدرتمندی می‌رویم که استفاده از آن یکپارچگی، چابکی و قدرتی بی‌نظیر را به سازمان‌ها می‌دهد. البته قبل از این‌که به سراغ بررسی ویژگی‌های این نرم‌افزار برویم ابتدا کمی با مفاهیم اصلی در پروژه آشنا می‌شویم تا ببینیم نرم افزاری که می‌خواهیم معرفی کنیم تا چه اندازه مفاهیم این حوزه را در خود جای داده و قادر به مدیریت آن‌ها است.

آ‌ن‌چه در این مقاله باهم می‌خوانیم ساختاری این‌چنینی دارد:

• پروژه چیست؟
• روش‌های مختلف برای مدیریت بخش‌های پروژه چیست؟
• مراحل مدیریت پروژه 
• آشنایی با نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی تیمیار
• ویژگی‌ها و مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تیمیار

پروژه چیست؟

به شکل خیلی ساده، پروژه یعنی مجموعه‌ای از چند تسک مرتبط با هم که نتیجه کلی آن‌ها باعث ایجاد تغییرات محسوس و قابل اندازه‌گیری می‌شود. پروژه می‌تواند با دید کوتاه مدت طراحی شود مانند برنامه‌ریزی برای شرکت در یک نمایشگاه بین‌المللی یا بلند مدت مانند طراحی یک محصول جدید برای ورود به بازاری جدید. هر پروژه‌ای قبل از آن‌که به نتیجه برسد نیاز دارد تا از چند مرحله اصلی عبور کند: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا. خب تا این‌جای کار متوجه شدیم که نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی که قصد انتخاب آن را دارید باید قادر به مدیریت چند اصل ساده و کلی باشد. اول از همه باید قادر به ایجاد و مدیریت تسک‌ها باشد، دوم باید بتواند بین تسک‌های مختلف ارتباط برقرار کند و سوم باید قابلیت برنامه‌ریزی و نظارت بر آن را به مدیران و اعضای تیم پروژه بدهد. 

مدیر پروژه کیست؟

مدیریت پروژه را این‌طور تعریف کرده‌اند: «استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزار و توانایی‌ها برای رسیدن به نتیجه تعیین شده». البته این شکل خیلی ساده و تعریفی کلی است. هر پروژه به دنبال این است که تغییری ایجاد کند. همچنین هر پروژه ویژگی‌های کلی و مخصوص به خود را دارد. موارد زیر را می‌توان ابعاد کلی پروژه در نظر گرفت:

• هر پروژه موقتی است و زمان شروع و پایان مشخصی دارد؛
• هر پروژه برای رسیدن به نتیجه مطلوب به تیمی نیاز دارد که مهارت‌ها و توانایی‌های خاصی داشته باشد؛
• هر پروژه بودجه مشخصی دارد؛
• هر پروژه یک یا چند هدف اصلی دارد که رسیدن به آن مساوی با اتمام پروژه است.

حال برای این‌که بعدهای مختلف پروژه به بهترین شکل پیش روند و همه‌چیز و همه‌کس در نهایت هماهنگی با هم باشند به یک مدیر پروژه نیاز است. مدیر پروژه نقطه کانونی تمام تسک‌ها و برنامه‌هایی است که پروژه برای رسیدن به نتیجه مطلوب به آن‌ها نیاز دارد. مدیر پروژه نحوه تقسیم تسک‌ها بین اعضای تیم را معلوم می‌کند، بر بودجه و هزینه‌ها نظارت دارد، تقویم پروژه را مدیریت می‌کند و هدایت اعضای تیم برای رسیدن به نتیجه را عهده‌دار است. نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی باید امکان نظارت دقیق بر اعضای تیم را ممکن کند. همچنین به سیستم‌های مدیریت مالی و حسابداری دقیقی مجهز باشد و امکان مدیریت تقویم‌های کاری مختلف را در اختیار مدیران پروژه و اعضای آن بگذارد. ویژگی مهمی که نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی باید به آن مجهز باشد امکان مدیریت اعضای دورکار پروژه است. به‌خصوص این روزها که دورکاری یکی از شکل‌های پذیرفته شده کارکردن است. 

بخوانید: مدیریت پروژه و هوش مصنوعی

هدف مدیریت پروژه چیست؟

تا اواسط قرن بیستم میلادی خبری از مدیریت پروژه و مدیر پروژه نبود. اما در همین سال‌ها گروهی از مهندسان، داروسازها و متخصصان ارتباطات به نیازی جدید پی بردند. آن‌ها به این نتیجه رسیدند که جهان امروز جهان پروژه‌ها است. به‌خصوص این‌که در آن روزها پروژه‌ها روزبه‌روز پیچیده‌تر و سنگین‌تر می‌شدند و نیاز به وجود ابزار و چارچوب‌هایی برای مدیریت آن‌ها ضروری بود. این شد که با پیشنهاد این گروه سازمانی با همین نام در سال ۱۹۶۱ تاسیس شد (Project Management Institute یا PMI). شکی نیست که امروز در اقتصادی پروژه‌محور زندگی می‌کنیم. تقریبا تمام پیشرفت‌های بزرگ و اتفاقات مثبت دنیای امروز ما در قالب پروژه‌ها تعریف می‌شود، پیش می‌رود و به نتیجه می‌رسد. هدف مدیریت پروژه ایجاد ارزش است. این ارزش می‌تواند از طریق ساخت محصول یا خدمتی جدید ایجاد شود یا از طریق هم‌افزایی دانش و توانایی‌های اعضای تیم، آن‌چه مهم است این است که این مفهوم ارزش آفرینی می‌کند. 

وجود ابزارهای مدیریتی در نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی اصلی‌ترین نیازی است که مدیران پروژه در جستجوهایشان به دنبال آن هستند. نرم افزاری که قادر باشد مدیریت هدف‌گذاری‌ها را آسان‌تر کند و به مدیران کمک کند بر آن‌ها نظارت داشته باشند. 

روش‌های مختلف مدیریت پروژه؛ از مراحل تا نتیجه

در اوایل همین متن به مراحل اصلی مدیریت پروژه اشاره کردیم؛ آغاز، برنامه‌ریزی و اجرا. در این بخش می‌خواهیم کامل‌تر و جامع‌تر به این موضوع بپردازیم و مراحل مختلف آن را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم. در حقیقت تفاوتی ندارد یک پروژه کوچک در یک سازمان متوسط را مدیریت می‌کنید یا پروژه‌ای بین‌المللی در سازمانی چندملیتی. آشنایی با مراحل این مفهوم یا آن‌طورکه متخصصان صدایش می‌زنند؛ چرخه عمر پروژه. آشنایی با بخش‌های مختلف این چرخه پیش‌نیاز اصلی آشنایی با ابعاد مختلف پروژه است. مدیریت پروژه موثر باعث کاهش هدررفت منابع مالی و زمانی تیم می‌شود. آشنایی با هر بخش و جزئیات آن برای نه فقط مدیر پروژه که تمام اعضای پروژه بااهمیت است. همچنین اگر می‌خواهید بدانید نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی باید چگونه در این بخش نقش‌آفرینی کند این بخش را به‌خوبی مطالعه کنید. آن‌چه در این بخش بررسی می‌کنیم شامل این موارد است:

• شروع پروژه
• برنامه‌ریزی پروژه
• اجرای پروژه
• نظارت بر پروژه
• اتمام پروژه

۱. شروع پروژه

اولین و بدون شک مهم‌ترین مرحله پروژه. در این مرحله شما گام‌های تبدیل ایده‌ای خام به هدفی معنادار را می‌سازید و راه‌های رسیدن به آن را تعریف می‌کنید. در شروع پروژه شما نیاز به چارت پروژه دارید. چارت پروژه جزئیات مختلفی مانند محدودیت‌های پروژه، اهداف، مدیر پروژه، بودجه، چارچوب زمانی مورد انتظار و اطلاعاتی این‌چنینی را مشخص می‌کنید.

بعد از این‌که اهداف و چشم‌انداز پروژه را مشخص کردید باید اعضای آن را نیز تعیین کنید. چه کسانی در اهداف این پروژه ذی‌نفع هستند؟ چند نفر در آن درگیر خواهند بود؟ نقش هریک از اعضای درگیر در پروژه چیست؟ ارتباطات در پروژه و بین اعضا چگونه خواهد بود؟ شکل اجرای تسک‌ها و ارتباط هر تسک با تسک قبلی و بعدی چگونه است؟ و سوالاتی از این دست را باید بپرسید و البته پاسخ‌های شفاف، دقیق و روشن به آن‌ها بدهید. 

هرچقدر شفاف بودن اهداف و ارتباطات در چارت پروژه مهم است، به همان اندازه باید از ارائه اطلاعات فنی در آن خودداری کنید. ویژگی‌های فنی موردی است که در گام برنامه‌ریزی پروژه به آن‌ها برخورد می‌کنید و باید با روش‌های مختلفی به سراغ حل آن بروید. چارت پروژه را مانند امیدنامه در نظر بگیرید. ساده، شفاف، دقیق، جزئی و درعین‌حال به‌‌دور از ورود به مسائل فنی.

۲. برنامه‌ریزی پروژه

در اهمیت این بخش همین بس که بگوییم با انجام درست آن، نیمی از مسیر پروژه را رفته‌اید. برنامه‌ریزی پروژه باید با دقت و سخت‌کوشی بالایی انجام شود. در این مرحله، ابتدا باید نیازهای فنی را تعیین کنید و سپس یک برنامه زمانی با جزئیات بالا تهیه کنید، اهدافی که هر تسک دنبال می‌کند و آن‌چه را که هر تسک باید به مرحله بعدی تحویل دهد را مشخص و استاندارد ارتباطات را تعیین می‌کنید. برای برنامه‌ریزی پروژه روش‌های مختلفی وجود دارد: دو روش SMART و CLEAR از محبوب‌ترین و مشهورترین روش‌های برنامه‌ریزی هستند که در پروژه‌ها از آن استفاده می‌شود. 

• برنامه‌ریزی به روش SMART: این روش به مدیران پروژه امکان می‌دهد هدف‌گذاری پروژه را به شکلی دقیق، شفاف و قابل دستیابی تعیین کنند. SMART از ابتدای واژه‌های دقیق (Specific)،‌ قابل اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، واقع‌گرا (Realistic) و به‌موقع (Timely) تشکیل شده است. 
• برنامه ریزی به روش CLEAR: این روش برنامه‌ریزی برای طراحی برنامه‌ای پویا در محیط کاری پرفشار و رقابتی طراحی شده است. CLEAR از همکاری (Collaborative)، محدود (Limited)، احساسی (Emotional)، محسوس (Appreciable)، انعطاف‌پذیر (Refinable) تشکیل شده است.

در برنامه ریزی پروژه باید در نظر داشته باشید که ممکن است سازمان شما ویژگی‌های خاصی داشته باشد که نیاز به روش خاصی از برنامه‌ریزی باشد. نکته مهم این‌که در نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی که می‌خواهید انتخاب کنید حتما این مورد را به یاد داشته باشید که امکان برنامه‌ریزی منعطف باید از ویژگی‌های این نرم افزار باشد.

در برنامه ریزی پروژه‌ علاوه‌بر این که نیاز است ابعاد مختلفی مانند محسوس بودن، زمان‌محوربودن، قابل دستیابی و... رعایت شود، موارد دیگری نیز هست که رعایت آن‌ها ضروری است. تعیین چارچوب زمانی پروژه، نوع ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تاخیرها و برنامه‌ برای شکست‌های احتمالی در هر مرحله نیز باید تعیین شود. برای همین است که در ابتدا گفتیم برنامه‌ریزی پروژه آن‌قدر مهم است که انجام درست آن مانند پیشبرد نیمی از مسیر پروژه است.  

۳. اجرای پروژه

حالا نوبت به شروع کار می‌رسد. اعضای تیم در این‌جا کار را شروع می‌کنند و مدیر پروژه بر آن نظارت می‌کند. ایجاد جریان‌کار‌های دقیق و شفاف و نظارت بر آن‌ها، حفظ منافع دی‌نفعان، مدیریت ارتباطات بین اعضای تیم پروژه و البته استفاد از ابزارهای کاربردی به مدیران امکان می‌دهد فرایندهای پروژه را با بالاترین میزان بهره‌وری و کارایی پیش برند.  

۴. نظارت بر پروژه

نظارت بر پروژه در واقع از ابتدای اجرای‌ آن آغاز می‌شود. این نظارت تا زمانی که پروژه اهداف تعیین شده را برآورده کند ادامه پیدا می‌کند. راه‌های مختلفی برای نظارت بر پروژه و برآورده پیشرفت آن وجود دارد. از پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مختلف گرفته تا روش‌های مطمئنی مانند اهداف و نتایج کلیدی (OKR) یا شاخص‌های ارزیابی عمکلرد (KPI). نظارت بر پروژه شامل ابعاد زیادی است: از نظارت بر چگونگی هزینه کرد بودجه گرفته تا تعیین چارچوب‌های زمانی و... . 

پیدا کردن نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی که قادر باشد روش‌های مختلف برنامه‌ریزی را در کنار امکان نظارت بر آن و تسهیل ارتباطات ممکن کند سخت است. در انتهای این مطلب نرم افزاری را معرفی می‌کنیم که تمام این قابلیت‌ها را در کنار امکانات کاربردی بسیاری ارائه می‌دهد. 

۵. اتمام پروژه

این مرحله نهایی است. مرحله بسته شدن پروژه نشان دهنده پایان پروژه پس از تحویل نهایی است. مواقعی وجود دارد که نیروها به طور خاص برای پروژه به صورت قراردادی استخدام می‌شوند. فسخ این قراردادها و تکمیل مدارک لازم نیز بر عهده مدیر پروژه است.

اکثر تیم‌ها پس از اتمام پروژه یک جلسه بازخورد برگزار می‌کنند تا در مورد موفقیت‌ها و شکست‌های خود در طول پروژه بحث کنند. این یک روش موثر برای اطمینان از بهبود مستمر در شرکت برای افزایش بهره‌وری کلی تیم در آینده است.

وظیفه نهایی این مرحله این است که کل پروژه را بررسی کنید و یک گزارش مفصل را تکمیل کنید که همه جنبه‌ها را پوشش می‌دهد. تمام داده‌های لازم در مکانی امن ذخیره می‌شود که برای مدیران پروژه آن سازمان قابل دسترسی باشد.

تیمیارERP؛ تجربه کار با نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی در کنار ERP

تیمیارERP یک نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی قدرتمند ایرانی است که به سازمان‌ها امکان مدیریت بهینه بخش‌های مختلف کسب‌وکار را می‌دهد. این نرم‌افزار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بهبودهای مستمر در فرآیندها و عملکرد خود داشته باشند و مدیریت فرایندها و پروژه‌های خود را به صورت هوشمندانه‌تری انجام دهند.

یکی از ویژگی‌های برجسته تیمیارERP امکان مدیریت آسان پروژه‌ها و نظارت بر آن‌ها است. با استفاده از این سیستم، که باید آن را یک نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی بنامیم، سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌های خود را به صورت مؤثرتری برنامه‌ریزی و پیگیری کنند. این امکان به آنها اجازه می‌دهد تا جریان‌های کاری مخصوص به هر پروژه را ایجاد کنند و به راحتی نظارت بر آن‌ها داشته باشند.

تیمیارERP قابلیت برنامه‌ریزی براساس نیازهای خاص هر سازمان را داراست. این به معنای این است که سفارشی‌سازی برای هر سازمان امکان‌پذیر است و نیازهای ویژه آن سازمان در نظر گرفته می‌شود. این ویژگی به سازمان‌ها امکان مدیریت بهتر و بهینه‌تر فرآیندهای داخلی را می‌دهد.

در کل، تیمیارERP با ترکیب مدیریت منابع سازمانی و مدیریت پروژه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و به سادگی نیازهای متنوع خود را مدیریت کنند. این نرم‌افزار به عنوان یک ابزار جامع واحد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا رقابتی‌تر عمل کنند و به بهبودهای پایدار دست یابند.

ویژگی‌های اصلی نرم افزار پروژه تیمیار را در ادامه می‌‌خوانید:

• یکپارچگی نرم افزار مدیریت پروژه تیمیار با سایر نرم افزارهای سازمانی
• تعریف رده‌های کسب و کار پروژه
• ​ ایجاد پروژه و مراحل مختلف برای یک پروژه
• تعریف ​ساختار شکست کار در پروژه
• ایجاد گانت چارت برای کنترل راحت مراحل پروژه
• تعریف حساب‌های پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی تیمیار با این ویژگی‌هایی که ذکر شده، مزایایی مانند سرعت بالا، چابکی، یکپارچگی، دقت و هوشمندی به پروژه‌ها می‌بخشد:

1. سرعت بالا: تیمیار به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را با سرعت بالا و به صورت کارآمد اجرا کنند. این به معنای بهبود زمانبندی، ردیابی سریع تغییرات، و بهبود کارایی تیم است.

2. چابکی: نرم افزار تیمیار چابکی در مدیریت پروژه‌ها را تسهیل می‌کند. تیم‌ها می‌توانند به راحتی واکنش نشان دهند و تغییراتی که در پروژه‌ها به وجود می‌آید را مدیریت کنند.

3. یکپارچگی: تیمیار به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا تمام اطلاعات مرتبط با پروژه را در یک مکان یکپارچه نگهداری کنند. این از اشکالات اطلاعاتی و نقص‌های ارتباطی جلوگیری می‌کند.

4. دقت و هوشمندی: نرم افزار با استفاده از هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل داده‌ها، به تیم‌ها در تصمیم‌گیری‌های دقیقتر و هوشمندانه در مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند.

5. امکان مدیریت کارکنان دورکار: تیمیار به تیم‌ها امکان مدیریت کارکنان دورکار را می‌دهد. اعضای تیم می‌توانند از هر جای دنیا به پروژه‌ها و وظایف خود دسترسی داشته باشند.

6. امکان مدیریت پروژه‌ها با تعریف بخش‌های مختلف پروژه: تیمیار به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها را به بخش‌های مختلف تقسیم کرده و هر بخش را به طور مجزا مدیریت کنند. این بهبود ارتباط و هماهنگی درون تیمی و ایجاد وظایف مشخص برای هر بخش از پروژه را تسهیل می‌کند.

با این ویژگی‌ها، تیمیار به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را به بهترین نحو مدیریت کرده و به دست‌آوردن بهبودهای معنادار در عملکرد و عملکرد تیم دست یابند.