ماژول اسناد ERP تیم‌یار

فرایند تولید، طبقه‌بندی، دسترسی به محتوا و اطلاعات بر پایه مدیریت دانش از فرایندهای لازم و پایه‌ی هر سازمانی‌ست که باید به درستی پیاده‌سازی شود. ماژول اسناد نرم‌افزار ERP تیم‌یار علاوه‌بر این‌ که تمام امور مرتبط با اتوماسیون اداری، دبیرخانه، بایگانی و مدیریت آرشیو اسناد را پوشش می‌دهد، امکان طبقه‌بندی، گزارش‌گیری و جست‌‌وجوی پویا و پیشرفته اسناد را مقدور ساخته و مکاتبات اداری را تسهیل می‌کند (‌شامل کلیه قابلیت‌های یک نرم‌افزار جامع اتوماسیون اداری و نامه‌نگاری می‌شود). با استفاده از میان‌برهای این ماژول به ‌سادگی می‌توان متوجه شد که چه اسنادی باید مطالعه، تکمیل، تایید و یا امضا شوند. این اطلاعات با حذف دوباره‌کاری‌ها، جلوگیری از اشتباه و فراموشی، صرفه‌جویی در زمان باعث کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری می‌شوند. ماژول اسناد تیم‌یار این امکان را به شما می‌دهد که هر نوع فایل و پوشه را ذخیره کرده و از طریق تعیین سطوح دسترسی برای کاربران، نحوه دسترسی به آن فایل یا پوشه را تعیین کنید. در واقع این ماژول امکان آرشیو الکترونیک، بازیابی، کنترل فرایند ایجاد و تایید اسناد را به گونه‌ای که سوابق فعالیت‌های انجام شده بر روی اسناد قابل کنترل و پیگیری است، ایجاد می‌کند و انتقال ساده اسناد به سایر پرسنل و تایید اسناد با استفاده از امضای دیجیتال را امکان‌پذیر می‌سازد. در این ماژول به‌راحتی می‌توان مشخص کرد که یک فایل توسط چه کسی ایجاد، خوانده، تایید یا امضا شده است. در تیم‌یار همیشه آخرین نسخه اسناد نمایش داده می‌شود و در صورت نیاز می‌توان تمامی نسخه‌های قبلی، امکان مقایسه نسخه‌ها و تاریخچه کاملی از آن را داشت.

        

ویژگی‌های کلیدی ماژول اسناد

 امکان مدیریت اسناد شخصی

 قابلیت مدیریت و ایجاد تنظیمات و دسترسی‌های هوشمند بر روی پوشه و اسناد

 امکان ثبت نامه صادره و وارده در ماژول اسناد

 امکان پشتیبانی از فایل‌ها با فرمت‌های گوناگون علاوه‌بر فایل متنی استاندارد تیم‌یار

 امکان دسترسی سریع به اسناد از طریق میان‌بر و همچنین درخت‌واره نمایش پوشه‌ها و اسناد

 امکان سازگاری با دستگاه‌های مختف نظیر انواع موبایل و تبلت و نمایش اسناد به‌صورت واکنش‌گرا (Responsive)

 قابلیت مدیریت تنظیمات نمایش فایل‌های MS Office از طریق سرور‌های Google ،Microsoft و یا سرور شخصی خود سازمان بدون نیاز به دانلود فایل

 قابلیت مدیریت و ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و... و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و...

 قابلیت عدم امکان تغییر اسناد بعد از امضا

 قابلیت مدیریت تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد

 قابلیت تعریف الگوهای مختلف چاپ اسناد با به‌کارگیری ماکرو‌های سیستمی نظیر امضا کاربران، لوگوی سازمان، تاریخ، نام و سمت امضا‌کننده و...

 قابلیت مدیریت انتشار اسناد روی سایت یا پورتال سازمانی

 امکان پشتیبانی از پروتکل ECE در ارسال و دریافت اسناد بین‌سازمانی با برنامه مدیریت اسناد و مدارک متفاوت

 قابلیت تعیین پوشه‌های اختصاصی مشتریان و همچنین پوشه‌های عمومی در پورتال شامل اسناد یا فایل‌ها با فرمت‌های مختلف و امکان ایجاد فایل در این پوشه‌ها از سوی مشتریان

 قابلیت مدیریت دیدن، ویرایش و بازگردانی نسخه‌های ایجاد شده یک سند و امکان مقایسه بین نسخه‌های مختلف

 امکان ایجاد فیلدهای شخصی‌سازی شده برای اسناد و پوشه علاوه بر فیلدهای پیش‌فرض

 امکان ایجاد و ویرایش فرم‌های مختلف با قابلیت‌هایی همچون طراحی فرم با فونت و فرمت‌های مختلف، اجباری/اختیاری کردن مقداردهی فیلد‌ها، تعیین فیلد‌های محرمانه، نمایش/عدم نمایش فیلد‌ها و...

 امکان تهیه گزارش براساس اطلاعات دلخواه کاربران روی انواع نمودار‌ تحلیل داده‌ها و ایجاد ویجت‌ در داشبورد کاربران

 امکان طبقه‌بندی اسناد بر اساس میزان محرمانگی و اعتبارسنجی کاربران و گروه‌های کاربری در دسترسی به اسناد و در نهایت، اطمینان از یکپارچگی و محرمانگی در انتقال و بایگانی اسناد

 مدیریت کاهش هزینه‌های سازمان با دستیابی به اسناد و مدارک در قالب یک سیستم برنامه‌ریزی شده و حذف کامل استفاده از کاغذ

 مدیریت افزایش بهره‌وری با فراهم آوردن امکان مالتی تسکینگ و نمایش و ویرایش اسناد بدون نیاز به دانلود آن‌ها

 قابلیت ثبت خودکار تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده روی اسناد

امکان ایجاد و ویرایش اسناد آفیس (ورد، اکسل و پاورپوینت) با آفیس آنلاین

 قابلیت ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک BI 

 

 

زیرسیستم‌های ماژول اسناد

  • مدیریت اسناد
    • دسته‌بندی و نمایش لیست اسناد بر اساس: اسنادی که کاربر روی آن‌ها مطلع شده، اسنادی که کاربر مسئول انجام آن بوده، اسنادی که شخص باید امضا کند، اسنادی که شخص باید تایید کند و اسناد شخصی کاربر
    • ذخیره و بازیابی اسناد و مدارک
    • ایجاد منگنه (ضمیمه) فایل‌های مرتبط به یک فایل به صورت الکترونیک
    • مدیریت ایجاد، ویرایش و سازماندهی انوع فایل‌ها و پوشه‌ها
    • مدیریت دسترسی‌ها به اسناد و پوشه‌ها
    • ایجاد الگوی اسناد
    • مدیریت تعیین تاییدکننده، امضا‌کننده و افراد مطلع در اسناد
    • قفل کردن اسناد بعد از امضا
    • محدود کردن نوع فایل، حداکثر سایز آپلود فایل، حداکثر تعداد نسخه‌های فایل و عمق پوشه‌های تودرتو
    • جلوگیری از حذف اسناد یک پوشه
    • تعیین نام‌های پیش‌فرض برای اسناد (نام‌گذاری خودکار)
    • تعریف فیلدهای شخصی (متادیتا) برای اسناد و پوشه‌ها به منظور دسترسی راحت‌تر به آن‌ها
    • تعریف و اعمال فیلتر برای اسناد و پوشه‌ها و ذخیره هر تعداد قانون فیلتر
    • مدیریت نسخه‌های اسناد و مقایسه نسخ
    • ایجاد میان‌بر از اسناد و پوشه‌ها
    • اتصال اسناد به یکدیگر و همچنین به سایر اطلاعات در ماژول‌های دیگر
    • اتصال اسناد و پوشه‌ها به کاربران و مشتریان (ارتباط با ماژول مشتری و پرسنلی)
    • نمایش فایل‌های آفیس از طریق سرویس‌های گوگل، مایکروسافت و یا سرور اختصاصی
    • اعلام نظر کاربران مطلع روی هر سند و الصاق انواع فایل 
    • انتقال سند از یک پوشه به پوشه دیگر بدون تغییر
    • ایجاد میان‌بر برای اسناد و فایل‌ها
    • پیوست انواع فایل‌ها به اسناد
    • درج امضای سیستمی برای هر سند یا فایل 
  • مدیریت اسناد مشتریان در سایت (پورتال) (ارتباط با ماژول‌های مشتری و سایت)
    • تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال) و مدیریت دسترسی آن
    • ایجاد پوشه‌های اختصاصی اسناد کاربران و مشتریان به‌صورت خودکار (ارتباط با ماژول پرسنلی)
    • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
    • تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در پورتال
    • مدیریت اسناد و پوشه‌ها و تنظیمات دسترسی آن‌ها
    • مدیریت فایل‌های سیستمی و متنی
    • مدیریت فایل‌های صوتی و تصویری
    • مدریت نام‌گذاری اسناد
    • مدیریت آرشیو اطلاعات
    • تعیین محل ذخیره‌سازی اسناد با توجه به طبقه‌بندی پوشه‌ها
    • تعیین ماهیت سند یا فایل
    • تعیین درجه اهمیت و اولویت برای هر سند یا فایل
    • درج امضای سیستمی برای هر سند یا فایل
    • تعیین برچسب یا متا دیتا مناسب برای هر سند یا فایل

 

ارتباط با سایر ماژول‌ها

پروژه

 اتصال اسناد به پروژه و تعیین درصد پیشرفت آن در پروژه

پست

 نمایش ایمیل‌های ارسالی،دریافتی از طریق پروتکل ECE 

پرسنلی

 ارتباط فایل و پوشه به پرونده پرسنل موردنظر

مشتری

 ایجاد سند جدید

 ایجاد فایل در صفحه جزئیات هر مشتری و ذخیره آن در ماژول اسناد

 ارتباط فایل و پوشه به یک مشتری

سایت (پورتال)

 تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در سایت (پورتال)

 مدیریت اسناد مشتریان در سایت (پورتال)

 تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال)

 
{{massage_and_class_chat.message}}
{{massage_and_class_tariff.message}}