از «د» تا «ی» دورکاری
مقدمه
دورکاری یا کار از خانه نوعی از شرایط انعطاف‌پذیر کاری‌ست که به کارمندان اجازه می‌دهد از محیطی غیراز محل کار به انجام وظایف و امور خود بپردازند. دورکاری (چنان که در ادامه طرح خواهیم کرد) می‌تواند برای کارمندان نتایجی مانند افزایش تعادل در زندگی شغلی، افزایش بهره‌وری شغلی و کاهش هزینه‌های زمانی و اقتصادی را در بر داشته باشد. برای شرکت‌ها نیز مزایایی چون افزایش نرخ رضایت و بقای کارمندان، افزایش بهره‌وری، حذف محدودیت‌های جغرافیایی استخدام و صرفه‌جویی در هزینه‌های دفتری و اداری را به‌همراه دارد. شرایط دورکاری می‌تواند دایمی یا موقتی، پاره‌وقت یا تمام‌وقت باشد. دورکاری البته نیازمند تعیین قوانین مربوط به استفاده از تجهیزات، امنیت شبکه و انتظارات عملکردی از سوی سازمان‌هاست. موضوع دورکاری پس از پاندمی به بحث داغ مدیران و صاحبان کسب‌وکارها تبدیل شد. محدودیت‌های فناورانه (مانند کندی و بی‌ثباتی اینترنت، عدم تکنولوژی‌محور شدن کسب‌وکار، نبود نرم‌افزارها و راهکاری جامع و مناسب دورکاری و...) از یک‌سو و ناشناختگی شیوه‌ها و پیامدهای دورکاری در کنار مباحث فرهنگی سازمان‌ها باعث شد صاحبان کسب‌وکار سر دوراهی بررگی قرار بگیرند؛ مسئولیت اجتماعی یا سود. گسترش بیماری کرونا و محدودیت‌های اجباری وضع شده توسط دولت‌ها، به‌هرحال، بسیاری از سازمان‌ها را در این انتخاب، ناچار به رو آوردن به دورکاری کرده است. در حال حاضر ۴۲ درصد از کارکنان کشور آمریکا به‌شکل کاملا دورکار به فعالیت شغلی خود ادامه می‌دهند و انتظار می‌رود این روند در سراسر جهان همچنان رو به گسترش باشد. در ایران اما با توجه به نرخ نفوذ بسیار پایین فناوری در کسب‌وکارها و سبقه سنتی ماهیت مشاغل، این عدد به احتمال زیاد، بسیار پایین‌تر است و به‌ندرت با سازمان‌هایی مواجه می‌شویم که دورکاری را در این ایام برگزیده و حفظ کرده باشند.
دورکاری چقدر اثرگذار است؟
تا قبل از فراگیری دورکاری، فرض عمده شرکت‌ها بر این بود که دورکاری باعث کاهش کارایی می‌شود و کارمندان دورکار کارایی کم‌تری نسبت به کسانی دارند که در محل شرکت در حال فعالیت هستند. اما تحقیقات انجام شده در زمینه دورکاری، روایت متفاوتی دارند.
گروه جهانی محل‌کار، طی تحقیقی نشان داد ۸۵ درصد صاحبان کسب‌وکارها شاهد افزایش کارایی فرایندهای‌شان در نتیجه افزایش انعطاف‌پذیری ناشی از دورکاری کارکنان‌شان بوده‌اند. همچنین تحقیقی که توسط دانشگاه استنفورد انجام گرفت نیز بر رشد ۱۳ درصدی بهره‌وری کارمندان دورکار تاکید داشت. براساس مطالعاتی که توسط وب‌سایت معتبر Indeed صورت گرفته نیز ۷۵ درصد کارکنان دورکار باور دارند دورکاری باعث شده بتوانند تعادل سازنده‌ای بین زمان‌های کاری و شخصی‌شان به وجود آورند. این تحقیق همچنین نشان داد دورکاری کارکنان باعث کاهش استرس، کاهش تعداد مرخصی‌ها و افزایش روحیه آن‌ها شده است.
اما سوال این‌جاست به‌رغم مزایای دورکاری (دست‌کم تا آن‌جا که تحقیقات و نظریات نشان می‌دهند)، چرا این روش شغلی هنوز توسط اکثریت سازمان‌ها انتخاب نشده است؟
۵ جریان اصلی دورکاری در سال ۲۰۲۱
۱. مشاغل بیش‌تری روزبه‌روز دورکاری را می‌پذیرند، کارکنان براساس نیاز بازار کار استخدام می‌شوند و دورکاری باعث ایجاد تغییرات بزرگی در این مورد شده است. از آن‌جایی که کارمندان بیش‌تری تمایل دارند تا وظایف خود را از خانه انجام دهند، محیط‌های کاری هم در ارتباط با این موضوع بیش‌تر و بیش‌تر انعطاف‌پذیر می‌شوند و دورکاری را می‌پذیرند. انتظار می‌رود روند رو به رشد انجام کارها به صورت دورکاری آینده ادامه داشته باشد و دورکاری تبدیل به یک مدل عادی کاری شود.
۲. امنیت سایبری در سازمان‌های دورکار به دغدغه‌ای بزرگ تبدیل شده است، ۴۰ درصد از سازمان‌ها نگران خطرات امنیت سایبری کارکنان دورکارشان هستند و برای کاهش این خطرات از راهکارهای مختلفی مانند برگزاری دوره‌های آموزشی امنیت سایبری، راهکارهایی مثل انتخاب فایروال‌ها، VPNهای امن، و آگاه‌سازی کارکنان‌شان درباره این موضوع استفاده می‌کنند. حال که تعداد روبه‌رشدی از کارکنان از مناطق مختلف جغرافیایی در سازمان‌ها در حال دورکاری‌اند، تمرکز این سازمان‌ها بر بحث امنیت سایبری نیز هر روز بیش‌تر بیش‌تر می‌شود. چالش امروز سازمان‌ها برقراری تعادل میان امنیت و انعطاف‌پذیری‌ست، و اطمینان از این‌که کارکنان‌شان می‌توانند بدون ایجاد هرگونه خطر امنیتی از هر نقطه‌ای در دنیا به فایل‌ها و اسناد کاری و هم‌تیمی‌های‌شان دسترسی داشته باشند. انتخاب یک راهکار ابری امن بی‌شک نگرانی‌های امنیتی بسیاری از این سازمان‌ها را برطرف کرده است.
۳. رضایت کارمندان از دورکاری افزایش بیش‌تری خواهد داشت، از عمده نگرانی‌های کارفرمایان در آغاز فرایند دورکاری این بود که کارکنان کارکردن در خانه را دوست ندارند. از نظر آن‌ها عوامل حواس‌پرتی زیاد در محیط منزل، به مشکل خوردن ارتباطات تیم‌های کاری باهم و اهمیت حضور فیزیکی در محیط کار برای انجام کارها از دلایل آن‌ها بود. اما کاشف به عمل آمد این نگرانی‌ها آن‌قدرها هم جدی نیستند. ۸۳ درصد کارمندان بیان کرده‌اند امکان کار از خانه آن‌ها را خوشحال‌تر، علاقه‌شان به کار را بیش‌تر و استرس‌شان را کم‌تر کرده است.
۴. استفاده از ابزارهای کنترل و اندازه‌گیری بهره‌وری فراگیر خواهد شد، بسیاری از کارفرمایان نگران کاهش بهره‌وری کارکنان‌شان در دورکاری هستند. برای کمک به این موضوع و اطمینان از این‌که کارکنان در خانه هم مانند دفترکاری وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند ابزارهای بیش‌تری برای اندازه‌گیری و کنترل بهره‌وری مورد استفاده قرار گرفته است. ابزارهای پایش بهره‌وری شامل برنامه‌های محاسبه زمان‌های کاری، میزان فعالیت‌های انجام شده در کامپیوترها و غیره است که با کمک آن‌ها کارفرمایان می‌توانند به گزارش‌های فردی عملکرد هریک از کارکنان‌شان دسترسی داشته باشند.
۵. دورکاری آمده است تا بماند، در ابتدای امر که دورکاری به‌عنوان راه‌حلی برای برون‌‌رفت سازمان‌ها از بحران همه‌گیری و تعطیلی‌های مربوط به قرنطینه پیشنهاد شد، بیش‌تر کارمندان و کارفرمایان تصور می‌کردند دورکاری موقتی‌ست و پس از پایان همه‌گیری، این موضوع تمام می‌شود. این تصور زیاد باقی نماند. وقتی سازمان‌ها رضایت و خوشحالی کارمندان از کار در خانه و مزایای آن را دیدند، تصمیم گرفتند آن را ادامه دهند و از حضور کارکنان در محیط شرکت بکاهند، از دورکاری حمایت کنند و تنها در زمان‌های کوتاهی که واقعا نیاز است حضور کارمند در محیط کار الزامی باشد.
اثر، راهکار مدیریت دورکاری تیمیار
شرکت‌های بزرگ جهان چگونه دورکاری را اجرا کردند
قبل‌از اجرای قرنطینه‌های اجباری و طولانی‌مدت تخمین زده می‌شد در اروپا تنها ۱۵ درصد از شرکت‌ها پیش‌نیازهای مربوط به دورکاری کارکنان‌شان را تامین کرده‌اند. تا قبل‌از همه‌گیری ویروس کرونا در جهان دورکاری بیش‌تر در شرکت‌های کوچک IT که بودجه کمی برای اجاره دفتر کاری داشتند، رایج بود. اما حالا غول‌های صنعت IT نیز مزایای دورکاری را درک کرده و بیش‌ازپیش به اجرای آن علاقه‌مند شده‌اند.
از گوگل شروع می‌کنیم، این غول صنعت IT میلیون‌ها دلار برای تجهیزات دفاتر کاری خود سرمایه‌گذاری کرده بود، اما حالا تمرکز اصلی‌اش بر دفاتر کاری خانگی قرار دارد و طبق اعلام رسمی، گوگل قصد ندارد تا پایان تابستان 2021 کارمندانش را به محل کار بازگرداند.
شرایط مشابهی در فیس‌بوک نیز حاکم است؛ اگرچه این شرکت اعلام کرده در مارچ ۲۰۲۱ اقدام به بازگشایی دفاترش می‌کند، اما تنها کسانی‌که مایلند می‌تواند در دفاتر حضور فیزیکی داشته باشند. شرکت‌هایی مانند مایکروسافت، سیسکو و آمازون نیز اقدامات مشابهی انجام داده‌اند و مدل‌های کاری ترکیبی را پیشنهاد کرده‌اند. مدل‌هایی که به کارکنان اجازه می‌دهد تا زمانی که نوع کارشان اجازه دهد در خانه یا محل کار، به انتخاب خودشان، به انجام وظایف بپردازند.
توییتر و دراپ‌باکس هم تماما قوانین دورکاری را اجرا کرده‌اند و به کارکنان‌شان اجازه دورکاری تمام‌وقت داده‌اند. براساس اطلاعات منتشر شده توسط دراپ‌باکس، بالای ۹۰ درصد از کارکنان این شرکت در خانه بهره‌وری بالاتری داشته‌اند. همچنین با اجرای دورکاری این شرکت توانسته تا افراد مستعد بسیاری را از منطقه‌های جغرافیایی گوناگون استخدام کند.
اجرای دورکاری در کنار مزایای گفته شده چالش‌هایی به‌همراه دارد:
- اجرای شیوه‌های جدید مدیریت که نارضایتی کارمندان و مشتریان را به‌همراه نداشته باشد باید به سرعت و بدون وقفه در کنار دورکاری در سازمان پیاده‌سازی شود، این تغییر رویه مدیریت می‌تواند چالش اساسی برای سازمان‌ها باشد.
تهیه و تامین تجهیزات مناسب سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای کارکنان دورکار از وظایف شرکت‌ها است، این امر شاید هزینه‌بر باشد اما در بلندمدت مزایای خوبی به‌همراه دارد.
ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کاری می‌تواند چالش بزرگی برای کارکنان باشد، از بین رفتن تفاوت بین محل کار و زندگی شخصی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات روانی برای کارکنان دورکار باشد که سازمان‌ها باید به این نکته توجه اساسی داشته باشند.
۵ ویژگی کلیدی برای دورکاری راحت و موثر
برای این‌که محیط دورکاری موثر و با بهره‌وری بالا ایجاد کنیم به مطالعه تجربه موفق دیگران نیاز داریم. موسسه OmegaLab تجارب ۱۵ ساله اجرای دورکاری را به‌اشتراک گذاشته و ما را در ساخت یک محیط کاملا دوستانه و روبه‌شد یاری کرده است. این موسسه با دراختیار داشتن کارکنانی از ۱۱ کشور مختلف به مدت ۱۵ سال است که نیازهای نرم‌افزاری شرکت‌های بزرگ جهان را تامین می‌کند و تمام کارها در آن توسط کارکنان دورکارش انجام می‌شود. در ادامه به راهکارهای ارایه شده توسط این موسسه نگاهی می‌اندازیم.
۱. نیروی‌کار، منابع انسانی قلب هرسازمانی هستند و زمانی‌که از تشکیل یک تیم دورکار صحبت می‌کنیم باید به ویژگی‌های شخصیتی و توانایی‌های فنی کارکنان توجه دوچندانی داشته باشیم. مهم‌ترین ویژگی‌های موردنیاز در حوزه دورکاری برای افراد داشتن ویژگی‌های انعطاف‌پذیری، ابتکار عمل و خودسازماندهی است. اما مهم‌تر از همه این‌ها زمانی است که سازمان رشد می‌کند، دراین زمان شما به نیروهایی نیاز دارید که شیوه تفکر درستی داشته باشند تا بتوانند خلع ارتباط رو در رو در محیط کار را جبران کنند تا به روند کارها خللی وارد نشود.
۲. ابزارهای ارتباطی، مهم‌ترین عامل در دورکاری ارتباطات است، بدون آن و بدون ابزارهای مناسب آن هر تلاشی برای دورکاری به شکست می‌انجامد. استفاده از سیستم‌های خودکارسازی اداری در دورکاری می‌تواند به شما اطمینان دهد که تمام وظایف و استراتژی‌های مدنظرتان به درستی پیش می‌رود. استفاده از سیستم‌های مدیریت وظایف و کنترل انجام آن‌ها توسط کارکنان عامل مهم ارتباطی است که باید در دورکاری مدنظر قرار گیرد.
۳. تقسیم درست وظایف، مهم‌ترین وظیفه مدیران و سرپرستان در تقسیم وظایف (روزانه و بلندمدت) اطمینان ازاین است که اعضای تیم در جلو بردن آن باهم در ارتباط‌‌‌‌اند و همکاری لازم را دارند. تنها دراین صورت است که می‌توانید از انجام وظایف و پیش‌برد اهداف سازمانی مطمئن باشید: «کارکنان خود را در نبرد با وظایف تنها نگذارید».
۴. ایجاد جو مناسب، زمانی که کارکنان شما در حال انجام یک وظیفه پیچیده هستند که نیاز به صبر و تمرکز دارد باید هنگام صحبت‌های کاری، چه تلفنی چه از طریق پیام‌رسان‌ها، محیطی با کم‌ترین میزان استرس و فشار کاری ایجاد کنید. برای صحبت از طریق پیام‌رسان‌ها استفاده از ایموجی را فراموش نکنید. حتی بهتر است گاهی اعضای تیم باهم جلسه‌های حضوری داشته باشند و بایکدیگر از نزدیک آشنا شوند تا جو و فضای صمیمانه بین آن‌ها رنگ واقعیت بگیرد.
۵. نتیجه از همه‌چیز مهم‌تر است، وقتی با تیم منظم و باوجدان کار می‌کنید که وظایف خود را به دقت انجام می‌دهند و نتیجه مدنظرتان را به موقع و با کیفیت مناسب ارایه می‌دهند. از آن مهم‌تر کار را می‌فهمند و نتیجه آن برای‌شان اهمیت دارد نیاز به هیچ نظارت و کنترلی بر روندها و فرایندها در تیم خود ندارید. گاهی ممکن است سخت‌گیری بیش‌از اندازه مدیران یا سرپرستان بر چگونگی انجام فرایندها و زمان‌های کاری نتیجه معکوس گذاشته و خروجی تیم را با مشکل همراه کند.
دورکاری و ERP
ERPها امروز به‌خوبی جای خود را در صنایع و سازمان‌ها پیدا کرده‌اند و صاحبان کسب‌وکارها بیش‌تر و بیش‌تر به مزایای استفاده از آن پی می‌برند. این سیستم‌ها نه تنها به عملیات مختلف سازمان‌ها نظم می‌بخشند بلکه چابکی و یکپارچگی عملکرد آن‌ها را نیز ضامن می‌شوند. در روزهایی که دورکاری بیش‌از هرزمان دیگری بر سر زبان‌ها افتاده است باید بگوییم که بله، ERP رابط خوبی با فرایندهای دورکاری دارد و همان‌طورکه در داخل سازمان و محیط‌های کاری باعث تسریع و بهبود روندها می‌شود در دورکاری هم به خوبی نیازهای سازمان‌ها را پشتیبانی می‌کند. اما نرم‌افزار ERP چگونه به کسب‌وکارها برای انجام دورکاری کمک می‌کند؟
۱. به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد کلیه اطلاعات موردنظرشان را در لحظه ذخیره‌سازی و به‌روزرسانی کنند، ERP به کارمندان اجازه می‌دهد اطلاعات موردنیازشان را به صورت آنلاین فراخوانی و ویرایش و ذخیره‌سازی کنند. برخلاف سازمان‌های سنتی که باید برای هر سند به صورت فیزیکی آن را تهیه و ویرایش کنند یا برای ذخیره‌سازی اسناد هربار باید فرایندهای زائد را تکرار کنند.
۲. به مدیران اجازه پایش عملکرد کارکنان را می‌دهد، مدیران برای پیش‌برد کارها نیاز به گزارش‌های مختلف از واحدهای مختلف دارند تا بر کارها نظارت کنند. بدون وجود یک سیستم یکپارچه که امکان رد و بدل پیام‌ها و گزارش‌ها بین واحدهای مختلف و مدیرانشان را تسریع کند. دورکاری تبدیل به فرایندی پیچیده و زمان‌بر می‌شود و حتی ممکن است کسب‌وکارها عطای آن را به لقایش ببخشند.
۳. استفاده از ERP در دورکاری هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، برای کاهش هزینه‌ها راه‌های زیادی وجود دارد و یکی از آن‌ها استفاده از سیستم ERP است. کسب‌وکارها، به‌خصوص کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که بودجه زیادی ندارند باید جلوی بسیاری از این هزینه‌ها را بگیرند. هزینه‌های عملیاتی یا گلوگاه‌های عملیاتی سالانه ضرر‌های جبران ناپذیری بر پیکره این کسب‌وکارها وارد می‌کند، استفاده از ERP راهی مطمئن برای کاهش این هزینه‌ها و حذف گلوگاه‌ها است.
«اثر»، راهکار جامع مدیریت دورکاری کارکنان تیمیار، در روزگار نیاز سازمان‌ها و کسب‌وکارهای ایرانی به یک سیستم قابل اعتماد و یکپارچه برای مدیریت فرایندها و عملیات مختلف سازمان‌ها، صنعتی و غیرصنعتی، در کنارشان است تا خیال مدیران و تصمیم‌سازان این مجموعه‌ها را بابت وجود یک سیستم کاملا بومی، یکپارچه و امن راحت کند. با اثر هر‌آن‌چه نیاز دارید زیر کلید موس شماست و دسترسی به تمامی گزارش‌ها، اسناد، عملکرد کارکنان و کلیه فرایندهای روزانه کسب‌وکارتان بدون کوچک‌ترین تاخیر و خطایی در اختیارتان است تا کارمندان‌تان به‌راحتی از هرکجا که هستند، وظایف‌شان را بهدرستی و دقت انجام دهند و شما هم نظاره‌گر پیش‌روی به‌سوی اهداف‌تان باشید.
اثر، راهکار مدیریت دورکاری تیمیار
منبع:
gartner
hollandfintech