نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب تیم یار در واقع یکی از سیستمهای کاربردی ERP تیم‌یار است که در چند ماژول مدیریت اسناد، مدیریت اقدامات (اقدام، فرآیند ساز، فرم ساز)، مدیریت پروژه ها، داشبورد و سایت مشتریان (باشگاه مشتریان)، مدیریت گفتگو درون و برون سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت اخبار درون و برون سازمانی و چندین ماژول دیگر به صورت یک پارچه با دیگر سیستمهای مالی، اداری، پرسنلی و تولید پیاده سازی شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بسیار از افراد شناخته شده است، در شرکت‌هایی که مشغول بوده‌اند و یا جهت استفاده از خدمات دیگر شرکت‌ها و سازمان‌ها از آن استفاده کرده‌اند. سیستم‌های مختلفی در کسب‌وکار‌های مختلف با اهدافی همچون فراهم آوردن ارتباط، مشارکت و نشر الکترونیکی به‌کار گرفته شده‌اند. بسیاری از این نرم افزارها در یک شرکت به‌صورت جزیره‌ای عمل کرده و کارشناسان فن‌آوری اطلاعات سازمان برای ارتباط آن‌ها با سایر نرم افزار‌ها نظیر مالی و یا منابع انسانی، با چالش روبه‌رو خواهند بود.

نرم افزار ERP تیم‌یار، یک نرم افزار مدرن کنترل و مدیریت فرایند‌های سازمان است که با مشارکت برخی از ماژول‌های خود، یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب جامع‌ را با نگاهی متفاوت و به روز و در بستری کاملا امن و سریع در اختیار شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف قرار داده است. سامانه اتوماسیون اداری تیم‌یار در کنار منطبق بودن با استاندارد‌های بین‌المللی و بکارگیری به‌روزترین و قدرتمندترین ابزار‌ها و تکنولوژی‌ها، کاملا از کسب‌کار‌های داخلی پشتیبانی می‌کند.

در این مقاله ابتدا مفهوم اتوماسیون اداری را شرح داده و سپس به ضرورت استفاده از آن در شرکت‌ها می‌پردازیم. در ادامه نیز، نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار را معرفی کرده و مزایای استفاده از آن را برای سازمان‌ها بیان می‌کنیم.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به فرایند نظارت بر گردش داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت افراد و با صحت و دقت بالا اطلاق می‌شود. البته ذکر این نکته ضروری است که صرفا استفاده از منابع الکترونیکی و یا هندل کردن الکترونیکی کار‌ها نظیر استفاده از ایمیل به معنای خودکارسازی اداره شما نیست! سیستم اتوماسیون اداری یک پیکربندی از سخت‌افزار و نرم افزار تحت شبکه است که امکان انتقال داده‌ها بین واحد‌های مختلف سازمان را بدون نیاز به مداخله پرسنل و با اطمینان کامل فراهم می‌آورد. سامانه اتوماسیون اداری به سازمان‌ها جهت جمع‌آوری، مدیریت، آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها کمک می‌کند و فرایند‌ها و رویه‌های فعلی کسب‌وکار‌ها را بهینه می‌سازند.

ضرورت استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان

در دنیای دیجیتالی امروز، یک سامانه اتوماسیون اداری مزایای متعددی را برای شرکت‌ها با هر اندازه‌ای فراهم می‌کند. یک سیستم اتوماسیون اداری قدرتمند، از میزان تلاش دستی برای انجام کار‌ها کاسته و حجم وسیعی از داده‌ها را در یک فضای نسبتا کم ذخیره می‌کند که به موجب آن، نه تنها انجام تسک‌های روزانه، بلکه بازیابی اطلاعات نیز تسریع خواهند یافت. به‌علاوه، یک نرم افزار اتوماسیون اداری میزان شفافیت انجام فرایند‌ها و شناسایی گلوگاه‌ها در سازمان را بهبود می‌بخشد. کاهش خطا‌های دستی و همچنین تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بر پایه داده‌ها نیز از دیگر مزایا بکارگیری یک سیستم اتوماسیون اداری است.

بخش‌های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

تیم‌یار یک نرم افزار مدرن ERP است که تمامی بخش‌ها و واحد‌های یک سازمان با هر نوع کسب‌وکاری را به‌صورت یکپارچه مدیریت می‌کند. از آن جا که تیم‌یار ماژولار است، سیستم‌های مختلف تیم‌یار به واسطه مشارکت این ماژول‌ها فراهم آورده شده‌اند. اتوماسیون اداری تیم‌یار نیز یکی از این سیستم هاست که تمامی قابلیت‌های یک سیستم جامع اتوماسیون اداری را در اختیار سازمان‌ها قرار داده است. در ادامه به معرفی بخش‌های اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار می‌پردازیم.

ماژول اسناد تیم‌یار، با رویکردی مدرن و کاملا متفات نسبت به نرم افزار‌های اتوماسیون اداری قدیمی، یک بستر مناسبی را برای گردش نامه‌ها به صورت درون سازمانی و بین‌سازمانی فراهم آورده است. قابلیت‌های کلی نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار در زمینه نامه‌نگاری و دبیرخانه عبارتند از:

  • تعریف دبیرخانه‌های چندسطحی جهت بایگانی نامه‌ها متناسب با ساختار سازمانی
  • اعمال محدودیت در ارجاع نامه‌ها و تعیین روال گردش نامه‌ها
  • پشتیبانی از انواع فایل و گردش آن‌ها همانند نامه‌های تیم‌یاری
  • پشتیبانی از پروتکل ECE برای انتقال نامه به دیگر سازمان‌ها دارای هر نوع سیستم اتوماسیون اداری و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی
  • تعریف انواع الگوی شماره نامه، قالب‌های ایجاد نامه و انواع الگو‌های چاپ نامه با امکان بهره‌گیری از ماکرو‌های سیستمی در آن‌ها
  • ارجاع نامه‌ها جهت تایید، امضا و یا درج دستور و مدیریت کامنت کاربران و پرسنل روی نامه‌ها شامل استفاده از عکس، صدا و ویدیو
  • تعریف متا‌دیتا و یا ویژگی‌های مختلف نظیر سطح اولویت، ماهیت، و غیره متناسب با نیز سازمان‌ها به‌صورت منعطف برای نامه‌ها
  • دسته‌بندی نامه‌ها بر اساس کارتابل کاربران و همچنین تعریف فیلتر‌های آماده جهت نمایش نامه‌ها بر اساس اطلاعات مختلف

نرم افزار اتوماسیون اداری

کارتابل کاربران، دسته‌بندی اسناد و ارجاع انواع سند اداری از جمله نامه به سایر پوشه‌ها و یا کارتابل سایر کاربران

اعمال تنظیمات هوشمند روی پوشه‌ها

در ماژول اقدام تیم‌یار، یک ابزار طراحی جریان‌کار، منطبق با استاندارد BPMN 2.0 فراهم آورده شده است. از طریق ابزار طراحی جریان‌کار تیم‌یار، کاربران می‌توانند بدون نیاز به دانش فنی و برنامه‌نویسی، فرایند‌ها و روال انجام تسک‌ها را خودکارسازی کنند. در ابزار طراحی جریان‌کار سامانه اتوماسیون اداری تیم‌یار، این قابلیت وجود دارد که بتوان تمامی عملیات در واحد‌های مختلف سازمان نظیر مالی، پرسنلی، بازرگانی و غیره را متناسب با نیاز هر کسب‌وکار به گردش انداخت و روی آن، مدیریت و نظارت کامل داشت. قابل ذکر است که هر جریان‌کار می‌تواند مختص یک واحد سازمانی، بین واحد‌های مختلف یک سازمان و یا بین سازمان‌های مختلف (ارتباط B2B) تعریف شود. همچنین، قابلیت نمایش یا عدم نمایش و همچنین فعال یا غیر فعال بودن فیلد‌های اطلاعاتی برای مراحل مختلف در دسترس است.

سیستم اتوماسیون اداری

طراحی جریان‌کار در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

ابزار فرم‌ساز در ماژول اقدام تیم‌یار، به منظور طراحی فرم‌های سازمانی و استفاده از آن‌ها در گردش کار‌ها و فرایند‌ها فراهم آورده شده است. در ابزار فرم‌ساز تیم‌یار، کاربران می‌توانند تمامی عملیات را در واحد‌های مختلف سازمان نظیر انبار، پرسنلی، بازرگانی، مالی و غیره در قالب فرم‌، شخصی‌سازی کرده و متناسب با نیاز خود، در جریان‌های کاری کسب‌وکار خود، استفاده کنند. قابلیت تعریف فرم‌های مختص مشتریان و همچنین نمایش فرم‌های عمومی و یا تکرارشونده در همه مراحل جریان‌های کاری، از دیگر قابلیت‌های ایجاد فرم در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار است.

ابزار فرم‌ساز در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

ماژول اسناد تیم‌یار به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد جامع جهت سازماندهی و آرشیو یا بایگانی اسناد سازمان عمل می‌کند. برخی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات مدیریت اسناد در سامانه اتوماسیون اداری تیم‌یار، در ادامه آورده شده است:

  • ذخیره‌، بازیابی و شاخص‌گذاری روی اسناد
  • امکان به اشتراک‌گذاری اسناد به‌صورت درون‌سازمانی، بین‌سازمانی (B2B) و یا با مشتریان از طریق پورتال
  • امکان بایگانی مستقیم اسناد سیستم‌ها دیگر نظیر CRM، پرسنلی، مالی و غیره در ماژول اسناد تیم‌یار
  • مدیریت نسخه اسناد و نمایش تغییرات دو نسخه دلخواه از هر سند
  • تعریف متا‌دیتا برای اسناد و همچنین اختصاص فرم‌های مختلف سازمانی به اسناد
  • امنیت، کنترل دسترسی و طبقه‌بندی اسناد
  • اعمال تنظیمات نمایش آنلاین فایل‌های MS Office
  • دسترسی سریع به اسناد از طریق میانبر و همچنین درختواره نمایش پوشه‌ها و اسناد
  • ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و غیره و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و غیره
  • اعمال تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد
  • پشتیبانی از فرایند تکمیل مدارک و تایید آن‌ها در پورتال

نرم افزار اتوماسیون اداری

تنظیمات مدیریت اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار، می‌توان به واسطه‌ی ماژول پست‌الکترونیکی، صندوق‌های پستی متعددی به تفکیک واحد‌های سازمانی و یا افراد تعریف کرد. امکان برقراری ارتباط این صندوق‌ها با سرویس‌دهنده‌های نامه سازمان‌ها و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی نظیر Google، Yahoo و غیره فراهم است. همچنین در ماژول پست الکترونیکی تیم‌یار، از پروتکل‌های رمزنگاری ارتباطات و احراز هویت مختلفی پشتیبانی می‌شود. پاسخ‌گوی خودکار و دسته‌بندی خودکار نامه‌ها از دیگر قابلیت‌های ماژول پست الکترونیکی تیم‌یار است. اگر در سازمانی به مدیریت پیامک‌های سازمانی نیاز باشد، ماژول پیامک تیم‌یار این نیاز را برآورده می‌کند. در ماژول پیامک تیم‌یار، می‌توان به تفکیک شعب و همچنین واحد‌های هر شعبه صندوق پیامکی تعریف کرد. پاسخ‌گویی و حذف خودکار پیامک‌ها، مدیریت رویداد‌ها در ارسال و دریافت پیامک‌ها و پشتیبانی از پنل‌های پیامکی مختلف از جمله قابلیت‌های ماژول پیامک تیم‌یار است. در نهایت، به منظور ایجاد بستری برای گفت‌وگوی پرسنل به دو صورت گروهی و خصوصی، ماژول گفت‌وگو تیم‌یار فراهم آورده شده است. در ماژول گفت‌وگوی تیم‌یار می‌توان گروه‌های گفت‌وگوی مختلفی ایجاد کرد و در آن‌ها، موضوعات گفت‌وگو، پیام خوش‌آمدگویی و پاسخ خودکار تعریف کرد.

اتوماسیون اداری

مدیریت صندوق‌های پیامکی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

گفت‌وگو در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

مدیریت صندوق‌های پستی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

در ماژول تقویم تیم‌یار می‌توان به تفکیک واحد‌های سازمانی، تقویم ایجاد کرده و در آن‌ها، رویداد‌ها و جلسات مختلفی را تعریف نمود. تمامی اطلاعات و جزئیات مورد نیاز برای برگزاری یک جلسه و یا مدیریت یک رویداد در ماژول رویداد تیم‌یار فراهم آورده شده است. اعمال تنظیمات جهت مدیریت رویداد‌ها و جلسات هم‌زمان نیز در دسترس است. از طرف دیگر، به منظور ایجاد، دسته‌بندی و نشر اخبار سازمانی، ماژول اخبار تیم‌یار در اختیار سازمان‌هایی که از سیستم اتوماسیون اداری تیم‌یار استفاده می‌کنند قرار می‌گیرد. امکان انتشار اخبار سازمان هم در پورتال اخبار تیم‌یار جهت مشاهده مشتریان و هم در وب سایت سازمان‌ها و شرکت‌ها و نیز پیکربندی خبر‌خوان، از جمله قابلیت‌های ماژول اخبار تیم‌یار است.

اخبار درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

 

سیستم اتوماسیون اداری

مدیریت جلسات در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

در این‌جا، به معرفی مزایای کلی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار در تمامی قسمت‌هایی که در بخش قبل شرح داده شدند می‌پردازیم.

  • مدیریت داده‌های سازمان و افزایش دقت و صحت داده‌ها
  • از بین بردن کامل مصرف کاغذ و دیجیتالی ساختن کامل سازمان
  • افزایش امنیت و پیش‌بینی فرایند‌های سازمان
  • صرفه‌جویی بیشتر در استفاده از منابع سازمان و کاهش هزینه‌ها
  • قابلیت چند-وظیفه‌ای، کاهش بار کاری پرسنل و همچنین افزایش بهره‌وری و میزان رضایت‌مندی کارکنان
  • سازگاری با دستگاه‌های مختف نظیر انواع موبایل و تبلت
  • گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها و در نتیجه امکان اتخاذ تصمیمات عملی و موثر
  • کنترل دسترسی و پیکربندی امنیتی
  • مطلع ساختن و مسئول کردن کاربر و یا گروه کاربران روی یک آیتم اطلاعاتی و ارسال اعلان برای آن‌ها
  • ثبت تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده
  • ایجاد کامنت عمومی و خصوصی شامل متن و عکس و قابلیت رکورد صدا و تصویر
  • امکان متصل کردن آیتم‌های اطلاعاتی مرتبط به یکدیگر از تمامی بخش‌ها نظیر اتصال یک نامه به یک تسک، پست‌الکترونیکی، پیامک، خبر، و غیره
  • امکان ایجاد یک آیتم اطلاعاتی از روی یک آیتم اطلاعاتی دیگر و اتصال خودکار آن‌ها به یکدیگر
  • امکان چاپ و همچنین اکسپورت اطلاعات