دفتر کار مجازی در مقایسه با فضای کار تیمیار
دفتر کار مجازی، محیط کار دیجیتال، فضای کار دیجیتال، دفتر کار دیجیتال و... این روزها دنیای دیجیتالیِ کار پر شده از انواع راهکارها و نرم‌افزارهای متنوعی که هریک به نوعی دنبال آسان‌تر کردن انجام کار و کمک به کسب‌وکارها برای بهرهوری بالاتر در کنار کاهش هزینه‌ها به‌خصوص هزینه‌های دفتری هستند.
ERP نرم افزاربا دیجیتالی کردن فرایندهای سازمانی و جریان‌های کاری، دفتر کار مجازی با کاهش هزینه‌های دفتری و فضای کار دیجیتال با برطرف کردن نیاز به دفتر کار فیزیکی و ایجاد امکان کار مستقل از زمان و مکان، هرکدام به دنبال ایجاد امکان سودآوری بیش‌تر و کارِ آسوده‌تر هستند.
در این مقاله به بررسی دو ابزار جدید و کاربردی می‌پردازیم که حاصل پیشرفت فناوری در دنیای ما هستند. ابزارهایی که از سال 2019 به بعد با توجه به شکل‌گیری نیاز به نوع متفاوتی از انجام کار بیش‌تر در رادار سازمان‌ها قرار گرفتند؛ سپس تبدیل به جریان اصلی انجام کار شدند و سرانجام غول‌های اقتصادی جهان دریافتند کار با آن‌ها چه مزایایی برایشان دارد و به سمت‌شان حرکت کردند. هردوی این ابزارها در بازار کشورمان وجود دارند و شاید با سرعتی آهسته، اما پیوسته در حال تغییر نوع انجام کارمان هستند. امروز ویژگی‌های فضای کار تیمیار را با دفتر کار مجازی مقایسه می‌کنیم.
فضای کار تیمیار
فضای کار (دیجیتال) تیمیار محصولی جوان و تازه‌نفس است که چند صباحی از معرفی آن به بازار IT کشور می‌گذرد. این فناوری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد بدون نیاز به دفتر کار فیزیکی تمام فعالیت‌های روزمره سازمان‌شان را به فضای دیجیتال ببرند و تمام هزینه‌هایی را که برای اجاره یا خرید دفاتر کاری بزرگ و گران‌قیمت کرده‌اند، صرف پیشرفت و توسعه خود کنند. این فضای کار تنها فضای کار دیجیتال موجود در بازار است که قدرت خود را از نرم‌افزار قدرتمند برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) گرفته است و تمام فرایندهایش روی بستر قدرتمند این نرم‌افزار پیاده‌سازی شده است.
این موضوع به فضای کار تیمیار اجازه می‌دهد تا رشد و توسعه نرم‌افزارش را تقریبا بدون محدودیت پیش ببرد و در راستای نیازهای کسب‌وکارهای داخلی محصولی بهینه و کارآمد ارایه دهد. فضای کار تیمیار برخلاف سایر فضاهای کار دیجیتال موجود در جهان، صرفا نرم‌افزاری با چند ابزار ساده ارتباطی و مدیریت پروژه نیست؛ ابزارهای موجود در فضای کار تیمیار در دو گروه عمومی و تخصصی دسته‌بندی می‌شوند که در ادامه آن‌ها را معرفی خواهیم کرد. اما اجازه دهید پیش از معرفی آن‌ها به سراغ دفتر کار مجازی برویم و کمی با آن آشنا شویم.
دفتر کار مجازی چیست؟
دفتر کار مجازی یک آدرس فیزیکی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد تا آن‌ها تمام نیازهایشان به داشتن مواردی مانند کد و آدرس پستی را در اختیار داشته باشند و در عین حال هزینه‌‌ی زیادی بابت اجاره‌ی یک دفتر کار نپردازند. با دفتر کار مجازی یک آدرس پستی، تلفن گویا و منشی به‌علاوه اتاق جلسات (با ساعات محدود) و گاهی نیز فضای کار اشتراکی در اختیار کسب‌وکارها قرار داده می‌شود.
دفتر کار مجازی به عنوان یک واحد برای خدمت‌رسانی به مشتریان کسب‌وکارهایی عمل می‌کند که دفتر کار فیزیکی ثابتی ندارند. دفتر کار مجازی از آن‌جا که در عمل یک تلفن گویا، یک منشی، و یک صندوق پستی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد، تمرکز و تاثیری بر بهرهوری و کارآیی فرایندهای کسب‌وکار ندارد.
مزایای دفتر کار مجازی
جذابیت دفتر کار مجازی در دو بخش خلاصه می‌شود؛ اول کاهش هزینه‌های دفتری (و نه حذف آن‌ها)؛ هزینه اجاره ماهانه یک دفتر کار مجازی بسیار کم‌تر از دفاتر سنتی کار است؛ علاوه‌بر این‌که دفتر کار مجازی هیچ‌کدام از هزینه‌های نگهداری و تعمیرات دفاتر سنتی را ندارد و نیازی به حضور کارکنان در آن نیست. دفتر کار مجازی می‌تواند ماه‌به‌ماه تمدید شود و نیازی به اجاره‌های سالانه و بلندمدت ندارد، این موضوع به سازمان‌ها انعطاف لازم برای مدیریت هزینه‌ها و افزایش یا کاهش خدمات با توجه به نیازهایشان را می‌دهد.
دومین مزیت استفاده از دفتر کار دیجیتال داشتن یک آدرس و کدپستی واقعی و معتبر، منشی، و تلفن گویاست. مزیت‌هایی که به یک کسب‌وکار کوچک برای رشد و توسعه کمک شایانی می‌کند. محل این دفاتر می‌تواند در منطقه‌های لوکس شهری باشد و در نتیجه اعتبار سازمان را ارتقا دهد.
معایب دفتر کار مجازی
بسیاری از مزیت‌های گفته شده دفاتر کار مجازی محدود هستند؛ برای مثال تعداد اتاق‌های موجود در دفتر کار یا ساعات استفاده از اتاق جلسات محدود است. همچنین ممکن است در طول تعطیلات یا ساعاتی خاص (مثلا شب‌ها) به آن دسترسی نداشته باشید. کارمندان شما ممکن است از کار در این محیط که دسترسی همیشگی به آن ندارند و نمی‌تواند در ساعت‌های دلخواه‌شان کار کنند، رضایت نداشته باشند. همچنین برخی از مشتریان شما که نیاز به جلسه حضوری با آن‌ها دارید، ممکن است فقط در روزهای تعطیل یا ساعت‌هایی قادر به دیدن شما باشند که امکان برگزاری جلسه با آن‌ها را ندارید.
قبل‌از این‌که به ادامه معرفی فضای کار مجازی تیمیار بپردازیم بگذارید یک جمع‌بندی نهایی از دفتر کار مجازی داشته باشیم؛ این دفاتر هزینه‌های ماهانه شما را کاهش می‌دهند و یک آدرس پستی، کد پستی، منشی، فکس، تلفن گویا، و گاهی اتاق جلسات در اختیارتان می‌گذارند. امکان حضور برای ساعاتی مشخص در ماه نیز در این دفاتر ممکن است. از سوی دیگر این دفاتر همیشه برای شما و کارمندان و مشتریان‌تان در دسترس نیستند و ممکن است در روزها و ساعاتی خاص (روزهای تعطیل و ساعت‌های غیراداری) امکان دسترسی به دفتر کاری‌تان را نداشته باشید.
فضای کار تیمیار؛ دفتر کار همیشه در دسترس
گفتیم که فضای کار تیمیار دو نوع ابزار را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد:
1. ابزارهای عمومی انجام کار؛ ابزارهای عمومی فضای کار تیمیار همانند دفتر کار فیزیکی شامل ابزارهایی‌اند که در آن کارکنان می‌توانند با هم تعامل کنند و پروژه‌های مشترک را پیش ببرند، تقویم‌های کاری تنظیم کنند و از طریق سیستم‌های آنلاین، شامل گفت‌وگوی متنی، تصویری و صوتی با هم در ارتباط باشند. امکانات عمومی فضای کار تیمیار شامل موارد زیر هستند:
داشبوردهای تخصصی متنوع (از مدیر عامل تا بازاریاب تلفنی)
گزارش‌های متنوع ترکیبی و تحلیلی
سیستم تقویم اشتراکی و شخصی
سیستم نظرسنجی
فرم‌ساز
چت متنی، صوتی و تصویری فردی و گروهی
سیستم مدیریت پروژه
مدیریت اقدام‌ها و فرایندهای کسب‌وکار (BPMS)
سیستم اخبار و اطلاع‌رسانی
سیستم پیگیری
اتصال به تعداد نامحدود دامنه ایمیل
اتصال به تعداد نامحدود سامانه پیامکی
مدیریت اسناد و مدارک سازمانی
بایگانی مکاتبات سازمانی
اتوماسیون اداری
سیستم مدیریت دانش
تحت وب
اپلیکیشن اختصاصی
2. ابزارهای تخصصی انجام کار؛ ابزارهای تخصصی کار در فضای کار تیمیار مخصوص واحدها و بخش‌های مختلف سازمان شما طراحی شده و سیستم‌های مورد نیاز آن‌ها را در اختیارشان قرار می‌دهند؛ برای مثال در اتاق اختصاصی مالی و حسابداری فضای کار تیمیار کارکنان شما به سیستم‌هایی از قبیل بودجه و اعتبارات، حسابداری مدیریت، مدیریت تنخواه‌گردان، حسابداری فروش، حسابداری ارزی، مدیریت خزانه‌داری، مدیریت تسهیلات، مدیریت اموال و دارایی ثابت، محاسبه بهای تمام شده (تولیدی و بازرگانی) و داشبورد گزارش نسبت‌های مالی برای انجام وظایفشان دسترسی دارند. اتاق‌های سرمایه‌های انسانی، بازاریابی و فروش، مدیریت تولید، مدیریت انبار، مدیریت خرید و تدارکات و... نیز به همراه تمامی زیرسیستم‌هایشان برای مدیریت کارآمد کسب‌وکار شما در فضای کار تیمیار وجود دارند.
مزایای فضای کار تیمیار
نخستین مزیت فضای کار تیمیار این است که کسب‌وکارها را از داشتن دفاتر کار فیزیکی بی‌نیاز می‌کند. سازمان‌ها با وجود ابزاری دیجیتال که تمام فرایندهایشان را مدیریت و نظارت می‌کند و امکان ارتباط مستقیم و هدفمند کارمندان با یکدیگر را فراهم می‌کند، عملا تمام کارهایشان را در بستر فضای دیجیتال انجام می‌دهند و نیازی به ساختار و چارچوب فیزیکی ندارند.
با فضای کار تیمیار کارکنان از هرجا و در هر زمان که راحت‌ترند می‌توانند وظایف خود را انجام دهند، بدون محدودیت زمانی و جغرافیایی به منابع و اسناد مورد نیاز برای انجام کارشان دسترسی داشته باشند و وظایفشان را انجام دهند. نخستین نتیجه چنین انعطافی در انجام کارها افزایش رضایت کارکنان و افزایش بهرهوری آنان است.
استفاده از فضای کار تیمیار به معنای دیجیتالی شدن کل فرایندهای کسب‌وکاری شماست. این موضوع به خودیِ‌خود باعث افزایش سرعت انجام وظایف و فرایندهای کاری می‌شود.
با وجود امکانات و ابزارهای پیشرفته انجام دورکاری در فضای کار تیمیار کسب‌وکارها می‌توانند نیروهای موردنیازشان را از هرجایی در جهان استخدام کنند و همچنین میزان ماندگاری نیروهای فعلی‌شان را نیز افزایش دهند.
افزایش انعطاف‌‌پذیری سازمانی مزیت مهم دیگری‌ست که فضای کار تیمیار برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. این فضای کار دیجیتال قابلیت این را دارد که با رشد و سازمان‌ها توسعه پیدا کند و قابلیت‌های جدید را پذیرا باشد یا حتی با توجه به نیازهای خاص سازمان‌ها، فرایندهای انحصاری آن‌ها را نیز شخصی‌سازی کند.
فضای کار تیمیار در برابر دفتر کار مجازی
حالا که با ویژگی‌های دفتر کار مجازی و فضای کار تیمیار آشنا شدید، زمان مقایسه رسیده است.
| ویژگی‌ها | فضای کار تیمیار | دفتر کار مجازی |
| هزینه‌های دفتری | حذف | کاهش |
| ابزارهای ارتباط میان کارکنان | ||
| ابزارهای پیگیری اقدام‌ها و تسک‌ها | ||
| ابزارهای به اشتراک گذاری اسناد و فایل‌ها | ||
| 24 ساعته و همواره در دسترس | ||
| قابل سفارشی‌سازی | ||
| تحت وب با قابلیت دسترسی از هرکجا | ||
| نرم‌افزارهای مالی و حسابداری | ||
| نرم‌افزارهای مدیریت پرسنلی | ||
| نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری | ||
| نرم‌افزارهای ارتباط با مشتریان | ||
| امکان برگزاری جلسات آنلاین با مشتریان | ||
| امکان تماس تصویری و صوتی کارکنان | ||
| نرم‌افزارهای مدیریت بازاریابی و فروش | ||
| سایت ساز و فروشگاه آنلاین | ||
| نرم‌افزارهای مدیریت پروژه | ||
| نرم‌افزارهای پشتیبانی و خدمات مشتریان | ||
| نرم‌افزار مدیریت انبار | ||
| نرم‌افزارهای مدیریت تولید | ||
| اپلیکیشن اختصاصی | ||
| اتصال به تعداد نامحدود ایمیل | ||
| بازاریابی پیامکی | ||
| تقویم مشترک و مدیریت جلسات | ||
| امکان ارتباط با VoIP | ||
| کد پستی | ||
| اختصاص شماره تلفن |
فضای کار تیمیار آینده‌ی کار است
با ظهور روزانه فناوری‌های جدید و به‌کارگیری آن‌ها در فضاها و محیط‌های کاری و تغییر شیوه‌ی انجام کار، آینده‌ی فضای کار به سمت دیجیتالی شدن و استفاده از ابزارهای آن خواهد رفت. فضای کار تیمیار بر بستر نرم‌افزار ERP قدرتمندی بنا شده است که امکان مجهز شدن به فناوری‌های نوین مثل هوش مصنوعی، اینترنت اشیا، واقعیت مجازی و واقعیت افزوده را دارد. این امکان توسعه و رشد مداوم علاوه‌بر این‌که این نرم‌افزار را از سایر رقبا متمایز می‌کند به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد برای مسیر رشد و توسعه خود برنامه‌ریزی مدون و دقیقی انجام دهند.
فضاهای کار دیجیتال آینده‌ی کار هستند؛ حرکت دنیای فناوری و رشد و توسعه ابزارهای مختلف در آن همان‌طور که نیاز به دفتر کار فیزیکی را کم رنگ کرده است به‌زودی دفتر کار مجازی را هم جزئی از فضای کار دیجیتال خواهد کرد.