مدیریت اقدامات (تسکها)
سیستم مدیریت اقدامات (تسکها) ERP تیم‌یار
مدیریت اقدامات، مدیریت فرآیندهای متفاوت، ساده یا پیچیده در کسب و کار است که فعالیت‌های اصلی، پرتکرار و موردنیاز سازمان را در قالب جریان کاری مناسب و کاربردی، پیاده سازی می‌نماید. فرایند مدیریت اقدامات (مدیریت تسکها) در طول چرخه فعالیت، شامل برنامه‌ریزی، تست، پیگیری وضعیت و گزارش‌دهی است. مدیریت اقدامات نرم‌افزار ERP تیم‌یار، سیستمی پیشرفته است که به عنوان یکی از بخش‌های اصلی نرم‌افزار مدیریت پروژه تیم‌یار، شناخته می‌شود. ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار، با توجه به دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مورد نیاز یک کسب و کار، نیازهای اصلی یک سازمان، اعم از مدیریت اقدامات، مدیریت جریان کارها، ابزار فرم ساز و … را به صورت هوشمند برطرف می سازد.
صرفه جویی در زمان، بهبود کار تیمی، افزایش بهره‌وری و متمرکزشدن اقدامات یک سازمان، نتیجه انتخاب به موقع و بکارگیری از سیستم مدیریت اقدامات یکپارچه به جای استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای است و این انتخاب آگاهانه، کاهش هزینه‌ها و به همان میزان، افزایش عملکرد، احساس بهبود و رضایتمندی از کسب و کار را در پی خواهد داشت.
در نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، کاربران و گروه‌های کاربری می‌توانند با مشارکت و به اشتراک‌گذاری دانش و پیشبرد تسکها با میزان پیچیدگی متفاوت، به اهداف تعیین شده دست یابند. در این سیستم، جنبه‌های مختلف یک تسک یا اقدام نظیر وضعیت، اولویت، منابع انسانی و مالی، اقدامات دوره‌ای خودکار، وابستگی اقدامات، ارسال اعلان به مطلعین و مسئولین و غیره و همچنین مدیریت افراد و گروه‌های کاری مختلف روی یک تسک در قالب جریان‌کار در نظر گرفته شده است. به عبارت دیگر، نقش کلیدی دیگری که نرم‌افزار مدیریت تسک‌های تیم‌یار دارد فراهم آوردن یک BPMS است که از طریق آن سازمان‌ها و شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف بتوانند فرایند‌های کسب و‌کار خود را مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرا کنند. نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، امکان مدیریت یکپارچه اقدامات را در ارتباط با سایر سیستم‌هایی چون: اسناد، پروژه، سایت (پورتال)، CRM، اخبار، گفتگو، ایمیل، تقویم و … فراهم می‌سازد.
فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم مدیریت اقدامات (تسکها) تیم‌یار
ویژگی‌های کلیدی سیستم مدیریت اقدامات (تسکها) تیم‌یار
مدیریت اقدامات تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت اقدامات تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با اقدامات در این چارچوب امن به انجام رسد. نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، امکان مدیریت یکپارچه اقدامات را در ارتباط با سایر سیستم‌های اسناد، پروژه، سایت (پورتال)، CRM، اخبار، گفتگو، ایمیل، تقویم و … فراهم آورده است. این یکپارچگی به واسطه پشتیبانی از ابزار‌هایی همچون مدیریت جریان‌کار، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین استاندارد‌هایی مثل SOAP و REST و استفاده از API میسر می‌باشد.
سیستم مدیریت تسک‌های تیم‌یار یک پلت‌فرم یکپارچه مرکزی را فراهم آورده که در آن تمام فعالیت‌های افراد، تیم‌ها و واحد‌های مختلف کنترل و مدیریت می‌شوند. همچنین ریسک از بین رفتن اطلاعات حساس به کمترین میزان می‌رسد. در نهایت یک محیطی بدون استفاده از کاغذ را برای دسترسی سریع و راحت به داده‌ها فراهم می‌آورد.
با نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، این قابلیت وجود دارد که بتوان مدت زمان اختصاص داده شده روی هر تسک و روی هر پروژه محاسبه کرد و از گزارشات کاربردی تیم‌یار در این زمینه بهره برد. مهلت انجام تسکها و تکمیل پروژه‌ها نیز همواره کنترل شده و در صورت نزدیک شدن به مهلت پایان، برای مسئولین و مطلعین آن تسکها و پروژه‌ها اعلان ارسال می‌شود.
مهلت اقدامات
با گزارشات و داشبورد‌های مدیریتی که سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار فراهم آورده کاربران قادر خواهند در کوتاه‌ترین زمان و به راحتی در جریان میزان پیشرفت تسک‌های واحد‌ها و افراد مختلف قرار گیرند.
یکی از فاکتورهای کلیدی در انجام تسکها در قبل از مهلت تعیین شده، اولویت‌بندی آن‌ها است، که این امر در سیستم مدیریت تسکها تیم‌یار هم برای اقدامات داخلی و هم برای اقدامات مشتریان و یا بین‌سازمانی به آسانی قابل انجام است.
از طریق نرم افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار کاربران قادر خواهند بود خارج از زمان اداری و همچنین در هر مکان که حضور دارند، اقداماتی را که مسئول آن‌ها هستند، پیش برده و یا این که به عنوان مدیر یا سرپرست، روند پیشرفت تسکها را نظارت نمایند. از طرف دیگر، نرم‌افزار مدیریت اقدام تیم‌یار، تحت وب و به‌صورت واکنش‌گرا پیاده‌سازی شده و کاربران قادر خواهند بود روی هر دستگاهی (موبایل، تبلیت و …) به تسک‌های خود رسیدگی نمایند.
امکان در ارتباط بودن مداوم اعضای تیم و اطلاع کامل و به موقع از روند پیشرفت تسکها به واسطه سیستم مدیریت تسک ها تیم‌یار، یک همکاری تیمی فوق‌العاده برای واحد‌های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد. چرا که در هر لحظه افراد می‌دانند چه کسی مسئول چه کاری بوده و یا روی چه تسک‌هایی مطلع شده است (با مطلع یا مسئول شدن افراد، برای آن‌ها اعلان ارسال می‌شود و با کلیک روی این اعلان‌ها به تسک یا پروژه مورد نظر هدایت شوند). علاوه بر امکان درج توضیح در مراحل اقدامات و ارتباط از طریق گفتگوی تیم‌یاری نیز برای کاربران مهیا است.
با استفاده از نرم افزار مدیریت تسکها تیم‌یار، افراد زمان بسیار اندکی را صرف به‌دست آوردن اطلاعات در ارتباط با وظایف خویش می‌کند و بیشتر بر انجام بهتر کارها تمرکز دارند. این امر، افزایش بهره‌وری پرسنل و در نتیجه، موفقیت کل کسب و کار را به ارمغان می‌آورد. قابلیت مسئول و مطلع نمودن افراد روی تسکها تنها با یک یا دو کلیک انجام می شود و تعیین وظایف افراد در ارتباط با آن تسکها با ارائه اطلاعات استاندارد و یا تمام جزئیات و همچنین نظارت دقیق بر انجام صحیح اقدام‌ها از جمله قابلیت‌هایی است که در این زمینه ارائه شده است.
مطلع و مسئول کردن دیگر کاربران بر روی یک اقدام
قابلیت‌های جامعی که نرم‌افزار ERP تیم‌یار در زمینه دورکاری پیاده‌سازی کرده، این امکان را فراهم آورده تا کاربران بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان اقدامات خود را به صورت کارا پیش برده و مدیران نیز به راحتی بر روند انجام و پیشرفت کارها نظارت داشته باشند.
در انجام تسکها، افراد تیم به اشتراک‌گذاری اسناد با یکدیگر نیاز پیدا می‌کنند. سیستم مدیریت اقدام‌ها و سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار در مشارکتی یکپارچه این امکان را برای کاربران فراهم آورده است. علاوه بر امکان درج انواع مختلف فایل چه در محتوا و چه در فایل‌های پیوست یک کامنت، در هر مرحله از اقدام، اسناد بایگانی شده در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار را می‌توان به اقدامات لینک کرد. همچنین، از روی هر اقدام و در لحظه می‌توان یک سند را ایجاد و به‌صورت خودکار به تسک لینک کرد. در نهایت، هر سندی که در هر مرحله‌ای اضافه شده باشد را می‌توان به صورت مستقیم در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار، بایگانی کرد.
یکی از قابلیت‌های مهم و کاربردی سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، اقدامات دوره‌ای متناسب با تنظیمات کاربران است. در هر واحد سازمانی این قابلیت وجود دارد که بتوان به‌صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه تسک‌هایی را ایجاد کرد و افراد به‌صورت خودکار روی اقدامات، مسئول و یا مطلع شوند. از این رو، در زمان و انرژی مورد نیاز برای ایجاد این‌چنین اقداماتی صرفه‌جویی می‌شود و نگرانی از فراموشی ایجاد تسکها و انتساب افراد روی آن‌ها وجود نخواهد داشت.
ایجاد اقدامات دوره ای
مدیران پروژه به واسطه نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار قادر خواهند بود، به‌صورت کارا و مؤثر، تسکها و وظایف را بین اعضای تیم تقسیم نموده و همواره از کارا بودن افراد در انجام تسک‌های محول شده متناسب با توان و تخصص آن‌ها اطمینان داشته باشند.
تقسیم کار در اقدام
افراد و تیم‌های مختلف در سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، به واسطه همکاری سیستم‌های مدیریت پروژه و مدیریت جلسات و رویداد‌های تیم‌یار به راحتی می‌توانند برای امور آتی خود برنامه‌ریزی نموده و نگران فراموش شدن آن‌ها نباشند؛ چرا که از طریق ویجت‌های شخصی‌سازی شده تیم‌یار به راحتی در جریان تسکها و پروژه‌های آتی قرار می گیرند. همچنین، در ارتباط با رویداد‌ها و یا جلسات مرتبط با تسکها، اعلان متناسب با تنظیمات هر رویداد، ارسال می‌شود.
در سیستم مدیریت تسکها تیم‌یار، می‌توان پروژه‌ها و تسک‌های بزرگ را به پروژه‌ها و تسک‌های کوچک‌تر تقسیم کرد و از ارتباط و اتصال زیر تسکها، زیر پروژه‌ها و یکپارچگی داده‌ها در آن‌ها، اطمینان حاصل کرد.
در سایت (پورتال) سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، مشتریان می‌توانند درخواست‌های خود را در ارتباط با موضوعات مختلف قرار داده و متناسب با تنظیماتی که انجام شده است، درخواست آن‌ها از طریق جریان‌کار در نظر گرفته شده، پیگیری شود و افراد نیز به‌صورت خودکار روی تسک مشتری، مسئول و یا مطلع شوند. از طرف دیگر مشتری نیز می‌تواند در جریان جزئیات پیگیری، اولویت‌بندی، انجام و پیشرفت درخواست خود قرار گیرد.
در سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار با پشتیبانی از فرایندها و تکنولوژی‌های هوش تجاری (BI)، امکان فراخوانی گزارش‌های تحلیلی از بخش‌های مورد نیاز روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها مانند اقدامات با جریان کار مشخص و اقدامات بسته شده، میسر می‌باشد.
گزارش اقدامات با جریان کار مشخص
گزارش اقدامات بسته شده
sales@teamyar.com