خلاصه ـ راهکار تیم یار صنعتی به صورت هوشمند کلیه فرایندهای کاری سازمان ها و کارخانجات صنعتی را مدیریت و سازماندهی می نماید. برای مدیریت یکپارچه فرایندهای سازمان های صنعتی، به روش هایی در سیستم پیشنهادی تعبیه شده است اما امکان تعریف فرایندهای کسب وکار ازطریق تعریف جریان کارهای پویا و سفارشی سازی شده وجود دارد. با بکارگیری سیستم پیشنهادی، هزینه های سازمان تا حد قابل ملاحظه ای کاهش یافته و کلیه فرایندهای کسب وکار بهینه می گردد.
مقدمهبکارگیری فناوری اطلاعات در صنعت، سبب افزایش کارایی و اثربخشی و به دنبال آن بهبود بهره وری در سازمان های صنعتی می شود. زیرا کاهش هزینه ها و قیمت تمام شده محصولات، افزایش سود سازمان، مدیریت به موقع و کارای طرح ها و برنامه ها و علاوه بر آن رضایتمندی مشتریان را به دنبال دارد.
عملیات تولید به طورموثر مدیریت شده و سبب افزایش توان رقابتی شرکتها و کارخانجات صنعتی می شود. علاوه برآن سبب کاهش توقفات تولید گشته و از ایجاد گلوگاه ها در خط تولید ممانعت به عمل می آورد. از طرفی با بهبود مستمر محصولات، فرآیندها و کنترل کیفی، افزایش بهره وری را به دنبال دارد.
در این مقاله پس از بیان مشکلات و چالش های پیشروی صنایع در نبود سیستم های یکپارچه مدیریتی، راهکاری تحت وب ارائه می گردد که می تواند کلیه فرایندهای کاری کسب وکار صنعتی را به صورت یکپارچه، سازماندهی، هدایت و کنترل نماید. ویژگی های فنی و کارکردی راهکار پیشنهادی در این مقاله توصیف شده است. لازم به ذکر است نمونه عملیاتی این راهکار در داخل ایران تولید شده است.
تعریف مسأله
در این بخش به چالش های موجود در سازمان ها و کارخانجات صنعتی در نبود سیستم های یکپارچه مدیریتی پرداخته می شود که عبارتند از:
- عدم یکپارچگی سیستم های اطلاعاتی: مدیریت حجم عظیم داده ها و دسترس پذیری اطلاعات پردازش شده برای مدیران و کارشناسان، جهت اتخاذ تصمیمات سریع و سازنده از مهمترین چالش ها است.
- چالش های استقرار و پشتیبانی
- مشکلات سازمان های دارای پراکندگی جغرافیایی و چندملیتی: مانند مشکل در برقراری ارتباطات و تعاملات، تعیین افراد مسئول و پیگیری کارها، تأیید و امضای اسناد، نداشتن خط، زبان، فرهنگ و زمان کاری مشترک، عدم آگاهی مدیران از وضعیت حضور و غیاب در لحظه و ...
- مشکلات ناشی از نداشتن دسترسی به گزارش گیری های مدیریتی: مانند نبود ارتباط بین سیستم های اطلاعاتی، کندی و ایستایی گزارشات، هزینه بر و زمانبر بودن گزارش گیری های مدیریتی، عدم دسترسی لحظه ای به اطلاعات مورد نیاز مدیران از جمله گزارشات مرتبط با وضعیت سازمان، منابع انسانی و مشتریان
- مشکلات موجود در ارتباط با مشتری: عدم اطلاع رسانی یا اعلام دقیق بازخورد مشتریان توسط پشتیبان محصول، عدم پیگیری تماسها و درخواستهای مشتریان به صورت لحظه ای، طولانی شدن پروسه رسیدگی به بازخوردهای مشتریان، نبود گزارش گیری های مناسب لحظه ای، مفقودشدن اطلاعات یا اسناد ارزشمند مرتبط با مشتری و ...
- چالش های مدیریت سرمایه انسانی: از جمله زمانبر بودن ورود اطلاعات پرسنلی توسط فرد مسئول، نگهداری پرونده های پرسنلی، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات پرسنلی، گزارش گیری از وضعیت حضور و غیاب، ورود و خروج و ...
- مشکلات مدیریت اسناد و مدارک: نابودی اسناد، نبود امکان جستجوی سریع و آسان در مدارک، کنترل و طبقه بندی سطوح دسترسی افراد، امکان تهیه نسخ متعدد از مدارک و نگهداری آنها، داشتن دسترسی و امضای مدارک از راه دور و ...
- عدم یکپارچگی سیستم های مالی: نبود ارتباطات بین سیستم حسابداری، انبارداری، اموال و دارایی ثابت، خرید و فروش، حقوق و دستمزد و دیگر زیرسیستم های مالی سازمان سبب می شود تا با انجام یک عملیات، تمامی اسناد مرتبط با آن به صورت خودکار، ثبت نمی شود. درنتیجه گزارشات جامعی از وضعیت مالی و اسناد ثبت شده بدست نمی آید.
- مشکلات موجود در برنامه ریزی و کنترل تولید: پیچیدگی در ایجاد بالانس جریان تولید و وجود گلوگاه در خط تولید، مشکل بودن هماهنگی موجودی ها و درخواست های خرید، پیچیدگی در عملیات تولید به تعداد و زمان مناسب، نبود امکان محاسبه بهای تمام شده محصول نهایی در لحظه، نبود امکان پایش و کنترل لحظه ای محصولات، نیروی انسانی و دستگاه های خط تولید و ...
لذا در ادامه، برای حل مشکلات و چالش های ذکرشده، راهکاری ارائه می شود که بتوان مدیریت و سازماندهی یکپارچه کلیه فرایندهای کاری سازمان های صنعتی را پوشش داد.
راهکار پیشنهادی تیم یار
سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار تیم یار صنعتی راهکارهایی را برای بهبود مدیریت کسب وکارهای صنعتی ارائه می دهد که در ادامه به آن پرداخته می شود:
- توسعه سازمان مجازی: در واقع استفاده از سیستم یکپارچه مدیریتی تیم یار صنعتی با ایجاد محیط اطلاعاتی و ایجاد سازمانی مجازی انجام اقدامات روزانه سازمان را تسهیل می بخشد. همچنین امکان دورکاری را نیز فراهم می آورد.
- مدیریت سازمان های چند ملیتی و دارای پراکندگی جغرافیایی: داشتن لیست کارمندان و شرح وظایف سمت های سازمانی کمک می کند تا فرد موردنظر را برای انجام اقدامی خاص مشخص کنید. همچنین امکان پیگیری اقدامات و مشاهده وضعیت آن وجود دارد. از طرفی چند زبانی بودن و پشتیبانی از خط و زبانهای رسمی، استفاده از سیستم را برای سازمان های چندملیتی بالا می برد. همچنین مدیران همیشه می توانند بدون داشتن حضور فیزیکی در محل، آگاه باشند که چه کسی سرکارش حاضر است، چه کسی غیبت کرده یا چه کسی تأخیر در ورودوخروج داشته است.
- داشبورد مدیریتی: داشبورد مدیریتی سیستمی است که برای ارزیابی عملکرد یا بهبود مداوم فرایندهای کسب وکار به کارمی رود و میتواند گزارشات لحظه ای از وضعیت سازمان را نمایش دهد. در داشبورد مدیریتی که در راهکار پیشنهادی قابل پیاده سازی است، امکان نمایش انواع گزارشات موردنیاز مدیران وجود دارد: گزارشات مرتبط با وضعیت سازمان، گزارشات مرتبط با وضعیت منابع و مصرف انرژی جهت بهینه سازی مدیریت انرژی از طریق پایش لحظه ای، گزارشات مرتبط با وضعیت منابع انسانی، گزارشات مرتبط با مشتریان
- مدیریت ارتباط با مشتریان: سیستم مدیریت ارتباط با مشتری کلیه فرایندهای ارتباط با مشتری اعم از مدیریت اطلاعات مشتریان حقیقی و حقوقی، برقراری ارتباط با مشتری، ثبت تماس ها، تنظیم جلسات و ارتباطات، دریافت نظرات/ پیشنهادات / مشکلات مشتری، ارسال پست الکترونیک، پشتیبانی آنلاین، چت، مدیریت قراردادها و ارتباط با سیستم فروش را دربردارد. ارتباط با مشتریان از طریق فرم های سایت و چت آنلاین از طریق وب سرور و پیگیری درخواست هایشان امکانپذیر خواهد بود. درخواست های مشتریان بلادرنگ به سیستم منتقل می شود. مشتریان می توانند درخواست هایشان را به صورت آنلاین پیگیری نمایند و از وضعیت آن مطلع شوند. این مورد برای تیم پشتیبانی و ارتباط با مشتری بسیار ضروری و لازم است.
- مدیریت سرمایه های انسانی و سیستم پرسنلی: در سیستم پرسنلی تیم یار کلیه فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی اعم از استخدام، قرارداد، قوانین، آموزش، تخصیص، انتقال، مرخصی، مأموریت، غیبت، تأخیر، تشویق، تنبیه، استعفا، قطع همکاری، ارزیابی عملکرد و ... یکپارچه و مدیریت می شود.
- مدیریت اسناد و مدارک سازمانی: سیستم مدیریت اسناد و مدارک سیستمی است که وظیفه ذخیره، سازماندهی، طبقه بندی، به اشتراک گذاری و بازیابی مدارک به صورت الکترونیکی را دارد. در سیستم پیشنهادی، تمامی اسناد قابلیت ذخیره سازی در سیستم را در هر زمان دارند. اسناد می تواند شامل فایلهای متنی، رسیدها، قراردادها، تصاویر اسکن شده و ... به فرمت های متنوع باشد. تمامی اسناد در یک مکان ذخیره می شود. ذخیره اسناد و فایل ها می تواند با شرایط خاصی صورت گیرد (مثلاً چک فرمت ذخیره پوشه یا سایز فایل). همچنین طبق راهکار ارائه شده، برای امضای اسناد نیازی نیست تا حضوراً در دپارتمان های مختلف این کار انجام شود. اسناد ذخیره شده در هر ماژول را می توان به پوشه مربوطه در ماژول اسناد منتقل و بایگانی کرد.
- مدیریت جلسات سازمان: در راهکار پیشنهادی، امکان ایجاد و تنظیم رویدادها و جلسات کاری در تقویم کاری و دعوت از پرسنل جهت شرکت در رویداد موردنظر وجود دارد. پس از آن پرسنل می توانند حضور یا عدم حضور خود را در جلسه ترتیب داده شده اعلام دارند.
- مدیریت پروژه و اقدامات بر اساس جریان کار: راهکار پیشنهادی برای مدیریت جریان کار به عنوان ابزارکنترل فرآیندهای سازمان، امکاناتی را در سه حوزه برنامه ریزی، اجرا و کنترل در اختیار کاربران قرار می دهد. در واقع مدیر سیستم می تواند با تعریف انواع بخش، رده، جریان های کاری و تعیین مسئول انجام به امر برنامه ریزی بپردازد. در مرحله بعد مدیران داخلی و کارشناسان با ایجاد اقدامات به اجرای عملیات تعیین شده می پردازند. در نتیجه مدیران و مسئولین انجام مراحل با مشاهده کارتابل خود از وضعیت کارها آگاه شده و در مواقع لزوم عکس العمل مناسب و به موقع را نشان می دهند.
- مدیریت یکپارچه مالی: مدیریت مالی از بخشهای حساس و حیاتی کلیه سازمان های صنعتی است. لذا راهکار پیشنهادی، باید مدیریت یکپارچه مالی را نیز دربرداشته باشد که شامل موارد ذیل است:
- زیرسیستم حسابداری مالی و ارزی: با استفاده از این بخش، اطلاعات مالی منسجم و بهنگام دراختیار سازمان قرار می گیرد که سبب می شود تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری های مالی به سرعت و دقیق انجام شود.
- زیرسیستم خزانه داری و کنترل نقدینگی: این بخش وظیفه مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چک و اواراق بهادار را برعهده دارد.
- برنامه ریزی و کنترل بودجه: جهت مدیریت کارا و اثربخش بخش های مختلف سازمان نیاز است تا روی اعتبارات هزینه ای و مراکز پروژه، نظارت و کنترل مناسب وجود داشته باشد. این مدیریت و نظارت در بخش کنترل بودجه انجام می شود. همچنین برای برنامه ریزی بودجه نیاز است تا با بخش حسابداری و تولید نیز ارتباط برقرار شود تا تخصیص به درستی انجام شود.
- مدیریت انبار : استفاده از زیرسیستم انبار تیم یار به مدیریت بهینه عملیات انبار کمک شایانی خواهد کرد. زیرا کنترل موجودی دقیق تر انجام شده و باعث عدم توقف عملیات تولید می گردد. همچنین عملیات ورود، خروج، جابه جایی و تحویل کالا به خوبی هدایت و کنترل می شود. البته برای تکمیل این پروسه، باید عملیات حسابداری انبار نیز به صورت خودکار در سیستم حسابداری انجام شود.
- مدیریت اموال و دارایی ها: سیستم اموال کمک می کند تا دارایی های سازمان های صنعتی از جمله اموال، ماشین آلات و تجهیزات به صورت موثر مدیریت گردند. زیرا بخش عظیمی از سرمایه سازمان را تشکیل می دهند و حفظ، نگهداری و کنترل آنها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در این بخش عملیات استهلاک، اسقاط، انتقال، کنارگذاری و ... مورد توجه قرار می گیرد.
- مدیریت خرید و فروش: سیستم خرید وظیفه مدیریت سفارشات، درخواست کالا، برنامه ریزی خرید و تدارکات، ارسال به انبار، زمان بندی تحویل کالا و مدیریت تأخیر را برعهده دارد. از طرفی در سیستم فروش پیش فاکتور و فاکتور فروش صادر می شود و پس از صدور با سیستم حسابداری و انبار ارتباط مستقیم خواهد داشت. علاوه برآن میزان پورسانت تعریف شده در سیستم حقوق و دستمزد برای عامل فروش محاسبه خواهد شد. همچنین امکان مدیریت قراردادهای مشتری و زمان بندی تحویل در این بخش انجام خواهد گرفت.
- مدیریت و برنامه ریزی تولید: این بخش زیرسیستمی برای کنترل جریان تولید است. جریان تولید شامل تأمین مواد و قطعات از سیستم خرید و انبار، برنامهریزی احتیاجات مواد، ایجاد برگه تولید محصول و زمانبندی و برنامهریزی دقیق تولید است. همچنین با زیرسیستم فروش و کیفیت نیز یکپارچه است.
- کیفیت: برای تولید محصولات با کیفیت، نرم افزار کنترل کیفیت امکان تعریف آزمون هایی را دارد تا محصول را بر حسب مشخصات فنی موردبررسی قرار دهد. سپس نتیجه را در اختیار بخش تولید می گذارد تا برنامه ریزی برای تولید محصول با کیفیت جهت ارائه به مشتری انجام گیرد.
- پایش: این بخش با ایجاد گزارشات دقیق و به موقع از عملکرد دستگاه ها، ایستگاه های کاری، وضعیت انرژی و ... به اتخاذ تصمیمات موثر کمک شایانی می کند. همچنین سبب کاهش توقفات تولید گشته و از ایجاد گلوگاه ها در خط تولید ممانعت به عمل می آورد.