تحول دیجیتال چیست و بر کدام بخش‌های سازمان اثر می‌گذارد؟
آینده‌ی محیط‌های کاری به چه شکل است و چه چالش‌هایی در انتظار آن‌هاست؟ سرعت بالای تحول دیجیتال در حال تغییر دادن مفاهیمی در دنیای کارست که تا چندی پیش تغییرناپذیر به‌نظر می‌رسیدند. باید دقت داشت این تغییرات حاصل حرکت آرام و پیوسته فناوری در سال‌های گذشته بوده و امروز به دلایل مختلفی سرعت چندبرابری گرفته است.
یکی از کاتالیزورهای مهم تحول دیجیتال بیماری کووید-۱۹ است، اتفاقی که بدون نیاز به توضیح اضافی باید جهان را به‌خصوص در بُعد دیجیتالی‌‌اش به قبل و بعد از آن تقسیم کرد. دیجیتالی شدن سریع کسب‌وکارها و به‌وجود آمدن مفاهیم و نرم‌افزارهایی مثل «فضای کار دیجیتال»، «دفتر کار دیجیتال» و «محیط کار دیجیتال» در نتیجه همه‌گیری اتفاق افتاد و استفاده و به‌کارگیری آن‌ها تبدیل به نوعی اجبار برای کسب‌وکارها شد؛ سازمان‌ها باید بین تعطیلی دایمی و ادامه فعالیت و کسب درآمد در دنیای دیجیتال یکی را انتخاب می‌کردند، تحول دیجیتال رویکردی مناسب به‌نظر می‌رسید.
بگذارید نگاه کوتاهی به معنای واژه تحول داشته باشیم؛ تحول یعنی «تغییر بزرگ و شگرف»، بدون تحول تقریبا هر پیشرفتی ناممکن به‌نظر می‌رسد. تحول بر ساقه‌ها و ریشه‌ها تمرکز دارد و سرعت آن آهسته ولی همیشگی‌ست؛ برخی تحول را مترادف با زیر و رو شدن و حتی انقلاب می‌دانند، اما باید دانست که انقلاب‌ها معمولا با تغییرات شدید و ناگهانی در زمانی کوتاه همراه‌اند؛ اما تحول، حاصل سال‌ها تلاش، آزمون و خطا و سرانجام رسیدن به نتیجه مطلوب است. در دنیای امروز هم برخی به واژه انقلاب دیجیتال علاقه‌ی خاصی دارند درحالی‌که دنیای دیجیتال امروز نتیجه تحولی چند ده‌ساله‌ست، نه انقلابی یک روزه.
اما این دیجیتالی شدن یا تحول دیجیتال برای سازمان‌ها چه سودی دارد و چگونه می‌تواند به آن‌ها کمک کند؟
تحول دیجیتال؛ عامل انقلاب چهارم صنعتی
پیشرفت فناوری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرایندها و جریان‌های کاری‌شان را به کامپیوترها بسپارند. اگرچه ممکن است این جمله کمی خیالی به‌نظر برسد اما جهان ما توسط بیت‌ها و بایت‌ها تسخیر شده و این نتیجه تحول دیجیتال است. رشد فناوری آن‌چنان تغییرات گسترده‌ای در صنایع ایجاد کرد که انقلاب چهارم صنعتی در نتیجه آن به‌وجود آمد. انقلاب چهارم صنعتی ارتباط نزدیکی با علوم طبیعی، مهندسی، ارتباطات، داده‌ها و خودکارسازی فرایندها دارد.
امروز فرایندهای پیچیده‌ی تولیدی کاملا با فناوری‌های جدید هم‌سو شده‌اند، برای مثال ماشین‌آلات خطوط تولید خودکار و سنسور‌محور شده‌اند، به زبان ساده هوشمند شده‌اند. انقلاب صنعتی در نسخه چهارمش بر ارتباط افراد، اشیا و سیستم‌ها با یک‌دیگر تاکید دارد، جهان مجازی به دنیای واقعی ما آمده و وارد چرخه‌ی عمر محصولات و خدمات شده است. هدف نهایی آن نیز بهینه‌سازی قیمت‌ها و مصرف مواد اولیه است.
تحول دیجیتال نیازمند سطح بالایی از نوآوری‌ست، اما زمانی که فناوری کاملا جای خود را در محیط‌های کاری و صنعتی پیدا کند تلکیف عامل انسانی در انجام کارها چه می‌شود؟ آیا انسان در برابر فناوری تسلیم می‌شود؟
تحول دیجیتال و نوع کار
فناوری همیشه موافقان و مخالفان سرسختی دارد، مخالفانی که نابودی زندگی انسان توسط هوش مصنوعی و ربات‌ها را علت اصلی فناوری‌ستیزی خود می‌دانند و موافقانی که ساده شدن کارها و از بین رفتن تلفات مالی و زمانی را ملموس‌ترین نتیجه استفاده از فناوری می‌دانند. اما چه بخواهیم یا نه تحول دیجیتال نوع انجام کار را تغییر خواهد داد، یا بهتر بگوییم تغییر داده است.
نخستین ابزار دیجیتالی که برای تغییر نوع انجام کار به بازار آمد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا به اختصار نرم افزار ERP بودند. این نرم‌افزارها در واقع سیستم‌های برنامه‌ریزی دستی موجود را به دنیای کامپیوترها بردند و دیجیتالی کردند؛ پس از آن نوبت به نرم‌افزارهای دورکاری و انجام منعطف‌تر کارها رسید و سرانجام با بلوغ نرم‌افزارهای هوشمند و فناوری‌محور، فضاهای کار دیجیتال معرفی شدند.
فضای کار دیجیتال نتیجه‌ی تحول دیجیتال است، حرکتی مداوم و آرام که توانست در نوع انجام کار تغییرات شگرفی به‌وجود آورد. اولین نتیجه‌ی جریان یافتن فناوری در فضاهای کاری امکان انجام منعطف‌تر کارهاست، بهره‌وری بالاتر با سپردن انجام کارهای تکراری به کامپیوترها و رضایت بالاتر کارکنان در نتیجه‌ی انجام کار از مکان و در زمان دلخواه؛ با وجود فناوری نیاز به استفاده از نیروهای متخصص در سازمان‌ها بیش‌تر می‌شود اما آیا این به معنای بیکار شدن نیروهای غیرمتخصص است؟
پاسخ سوال بالا هم بله و هم خیر است، وقتی فناوری وارد کسب‌وکارها می‌شود انجام کارهای روتین و تکراری را به عهده می‌گیرد و نقش افراد در سازمان‌ها به ایده‌پردازی و طراحی روش‌های جدید انجام کارها محدود می‌شود، فعالیت فکری بیش‌تر و فعالیت فیزیکی کم‌تر، پس نیروهای غیرمتخصص کم‌کم با خودکار شدن کارها جای خود را به ربات‌ها می‌دهند، اما برخی کارها با وجود این‌که فعالیت یدی دارند ولی به دلیل حساسیت بالا جای خود را به ربات‌ها نخواهند داد؛ البته باید توجه داشت که تعداد این مشاغل نیز چندان زیاد نیست.
هوش مصنوعی؛ شاه کلید تحول دیجیتال
در انقلاب چهارم صنعتی فناوری AI یا هوش مصنوعی نقش اصلی را بازی می‌کند، تا چند سال پیش با شنیدن این اسم یاد کتاب‌ها و فیلم‌های علمی-تخیلی می‌افتادیم اما حالا تحول دیجیتال و به‌دنبال آن توسعه هوش مصنوعی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تصمیمات دقیق‌تری بر پایه‌ی داده‌های کامپیوتری بگیرند و حتی گرفتن برخی تصمیمات را به کامپیوترها بسپارند.
تحول دیجیتال مهارت‌های فردی را توسعه می‌دهد و کامل می‌کند، تصمیم‌گیری توسط عامل انسانی انجام می‌شود و اجرای آن به عهده‌ی ماشین‌ها خواهد بود. از سوی دیگر ماشین‌ها قادر به تولید حجم بالایی از داده‌ها هستند که جمع‌آوری و تحلیل این داده به عامل انسانی باز می‌گردد؛ حالا با توسعه مهارت‌های کار با ماشین‌ها و یادگیری ماشینی، تحلیل داده‌ها از سمت انسان به ماشین‌ها می‌رود و این گونه تحول دیجیتال باعث رشد و تکامل مهارت‌های انسانی در صنایع می‌شود.
هوش مصنوعی شاه کلید تحول دیجیتال است، اما چگونه می‌تواند این نقش کلیدی را به درستی ایفا کند؟ زمان نقش مهمی در صنایع دارد، با صرفه‌جویی در زمان می‌توان بهره‌وری را بهینه کرد، کیفیت تولید را بالا برد و هزینه‌ها را کاهش داد. هوش مصنوعی در حوزههای گسترده‌ای در صنایع مختلف قابل استفاده است؛ لجستیک، تولید، مدیریت هزینه‌ها، خدمات پس‌از فروش و فرایند سفارش‌گیری را همگی می‌توان به هوش مصنوعی سپرد. برای خدمات پس‌از فروش مشتریان می‌توانند با چت‌بات‌های طراحی شده در ارتباط باشند یا در بخش تولید ربات‌ها می‌توانند فرایندهای تکرارشونده را در زمانی کوتاه با بهره‌وری بالاتر انجام دهند؛ همه‌ی این‌ها باعث ذخیره زمان و افزایش بهره‌وری می‌شوند، علاوه‌بر این‌که تمام این فرایندها نیز توسط هوش مصنوعی مدیریت می‌شوند.
چشم‌انداز تحول دیجیتال
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم تحول دیجیتال فضای کار را به شکل گسترده‌ای تغییر می‌دهد، نوآوری، فناوری‌های پیشرو، افزایش توان پردازشی سخت‌افزارها و زیرساخت‌ها، و در نهایت برطرف کردن نیازهای انسان عصر مدرن برای منعطف کردن زمان و محل کار همگی موتور محرکه تحول دیجیتال در کسب‌وکارها خواهد بود. آغاز این روند از دهه‌ها پیش بوده و هر روز و هر هفته در حال پیشرفت و معرفی فناوری‌های نوین برای راحت‌تر کردن بخشی از زندگی شخصی یا کاری ماست؛ حرکتی پیوسته و آرام که نتیجه آن تحولی شگرف در نوع کار است.
مزایای تحول دیجیتال
برای بسیاری از سازمان‌ها تحول دیجیتال با هدف کاهش هزینه‌ها و انتقال داده‌ها به فضای ابری و به حداقل رساندن هزینه‌های عملیاتی انجام می‌شود. دیجیتالی شدن علاوه‌بر کاهش هزینه‌ها، زمان در دسترس تیم‌های کاری را نیز افزایش می‌دهد تا کار روی سایر پروژه‌ها را با فراق بال بیش‌تری انجام دهند. از مزایای تحول دیجیتال می‌توان به این موارد نیز اشاره کرد:
1. بهبود فرایند جمع‌آوری اطلاعات
کسب‌وکارها داده‌های بسیار زیادی را از مشتریانشان جمع‌آوری می‌کنند، این داده‌ها زمانی کارآمد می‌شوند که برای استفاده در سازمان بهینه‌سازی شوند. قطعا پردازش و بهینه‌سازی داده‌ها در حجم و ابعاد گسترده از عهده‌ی هیچ فردی برنمی‌آید؛ پس نیاز به تحول دیجیتال و استفاده از نرم‌افزارهای تحلیل داده و یادگیری ماشینی در سازمان‌ها اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند.
2. مدیریت منابع قوی‌تر
تحول دیجیتال منابع و اطلاعات را برای استفاده بهینه ابزارها و نرم‌افزارهای سازمانی از طریق یکپارچه کردن نرم‌افزارهای پراکنده تثبیت می‌کند. طبق آمار، یک سازمان ممکن است تا ۹۰۰ برنامه‌ی کاربردی را برای انجام کارهای روزانه‌اش استفاده کند؛ تحول دیجیتال تمام این برنامه‌ها را در یک چارچوب مشخص و هماهنگ کنار یک‌دیگر می‌گذارد و سرعت فرایندهای سازمان را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد. از سوی دیگر نیاز به منابع نرم‌افزاری و سخت‌افزاری را کاهش می‌دهد و مدیریت منابع را قدرتمند و پرسرعت می‌کند.
3. افزایش سود
تحول دیجیتال سودآوری سازمان‌ها را افزایش می‌دهد، آمار ارایه شده توسط دانشکده اقتصاد آکسفورد تصویر جالبی از میزان تغییرات در سود سازمان‌هایی که دیجیتالی شدن را پیش گرفته‌اند به ما می‌دهد:
- 80 درصد کسب‌وکارهایی که تحول دیجیتال را به‌کار بسته‌اند افزایش سودآوری را تجربه کرده‌اند.
- 85 درصد افزایش سهم بازار و ارزش سهام‌شان را گزارش داده‌اند.
- به‌طور میانگین، کسب‌وکارهای دیجیتالی شده 23 درصد درآمد بالاتر نسبت به رقبای خود داشته‌اند.
4. افزایش چابکی سازمانی
مزیت تحول دیجیتال، چابکی سازمانی در کنار ویژگی‌هایی مثل سرعت، انعطاف و کاهش هزینه‌هاست. چابکی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد استراتژی‌های CI (Continuous Improvement) را در فرایندهای‌شان پیاده‌سازی کنند و نوآوری در فرایندها و چابک‌سازی آن‌ها را در داخل کسب‌وکارشان نهادینه کنند.
5. افزایش بهره‌وری
استفاده‌ی درست از ابزارهای فناوری می‌تواند جریان‌های کاری را خودکارسازی کند و بهره‌وری را بهبود دهد. نرم‌افزارهای دیجیتال با خودکارسازی وظایف روزمره که به‌صورت دستی انجام می‌شوند هم کار تیمی اعضای سازمان را بهبود می‌بخشد، هم خروجی آن‌ها را در راستای به ثمر رساندن اهداف سازمانی بهینه می‌کند.
تحول دیجیتال، تضمین‌کننده‌ی حضور فعال در آینده
کار در جهانِ آینده به سمت دیجیتالی شدن می‌رود؛ تحول دیجیتالِ سازمان‌ها صرفا در حوزههای ستادی اتفاق نمی‌افتد، حتی بخش‌های تولیدی مثل خطوط تولید و مونتاژ هم به استفاده از ربات‌ها به‌جای منابع انسانی روی خواهند آورد. داشتن ابزارها و نرم‌افزارهایی که انجام دیجیتالی کارها را ممکن و حرکت به سوی تمام‌دیجیتالی شدن را تسریع کند به‌زودی نیاز اصلی کسب‌وکارها خواهد شد و انتخاب اول سازمان‌ها برای دیجیتالی شدن باید داشتن ابزارها و نرم‌افزارهای دقیق باشد.