نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری ERP تیم‌یار

اتوماسیون اداری، فرایند نظارت بر گردش داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت افراد و با صحت و دقت بالا را ایجاد می‌کند.  ERP تیم‌یار با توجه به یکپارچگی سیستم‌های اقدام، اسناد، پروژه، گفتگو، تقویم، پست الکترونیک، پیامک و کیفیت، به کسب و کارها به جهت جمع‌آوری، مدیریت، آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها کمک می‌کند و فرایند‌ها و رویه‌های فعلی کسب‌وکار‌ها را بهینه ساخته و نیازهای کسب و کارها در این خصوص را به صورت هوشمند برطرف می سازد.

نرم افزار فروش آنلاین

نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب‌ و کار‌های گوناگون با اهدافی همچون فراهم آوردن ارتباط، مشارکت و نشر الکترونیکی به‌کار گرفته شده‌ است. بسیاری از این نرم افزارها در یک کسب و کار به‌صورت جزیره‌ای عمل کرده و کارشناسان فناوری اطلاعات سازمان برای ارتباط آن‌ها با سایر نرم افزار‌ها نظیر مالی و یا منابع انسانی، با چالش روبه‌رو هستند. بکارگیری یک نرم افزار یکپارچه منطبق با استاندارد‌های بین‌المللی که از به‌روزترین و قدرتمندترین ابزار‌ها و تکنولوژی‌ها برای کسب‌کار‌های داخلی پشتیبانی می‌کند، چالش‌های سیستم جزیره‌ای را برطرف می سازد.

نرم افزار ERP تیم‌یار، یک نرم افزار مدرن کنترل و مدیریت فرایند‌های سازمان است که با مشارکت برخی از ماژول‌های خود، یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب جامع‌ را با نگاهی متفاوت و به روز و در بستری کاملا امن و سریع در اختیار کسب و کارهای مختلف قرار داده است. نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب تیم‌یار در واقع یکی از سیستم‌های کاربردی نرم افزار ERP تیم‌یار است که در چند ماژول مدیریت اسناد، مدیریت اقدامات (اقدام، فرآیند ساز، فرم ساز)، مدیریت پروژه‌ها، داشبورد و سایت مشتریان (باشگاه مشتریان)، مدیریت گفتگو درون و برون سازمانی، مدیریت اخبار درون و برون سازمانی و چندین ماژول دیگر به صورت یکپارچه پیاده‌سازی شده است.

اتوماسیون اداری

قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری در نسخه تیمچه تله‌ورک، تیم‌یار استاندارد و تیم‌یار اَدوَنس دردسترس می‌باشد.

زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری تیم‌یار

  • آرشیو و بایگانی اسناد و نامه‌های اداری
  • نامه نگاری
  • ایجاد تسک‌ها و جریان کاری
  • ابزار فرم‌ساز
  • نمایش لیست پروژه‌ها در هر رده، به تفکیک نوع مسئولیت کاربر روی پروژه‌ها
  • نمایش لیست پروژه‌ها، بر اساس اطلاعات مختلف، به انتخاب کاربر
  • نمایش درصد پیشرفت مراحل پروژه درگانت چارت
  • ایجاد گفتگو خصوصی و گروهی
  • اطلاع رسانی از طریق کانال
  • ارتباط از طریق بات تلگرام
  • ارسال و دریافت پیامک
  • پاسخ خودکار برای پیامک‌های دریافتی
  • ارسال پیامک گروهی و تکی
  • صندوق‌های پست الکترونیک نامحدود
  • ارسال و دریافت ایمیل یا پست الکترونیک
  • پاسخگوی خودکار و امکان ایجاد متن پاس
  • ثبت، ایجاد و یادآوری رویداد‌ها و جلسات
  • ایجاد الگوهای مختلف برای نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی/ تست پلن
  • ایجاد نظرسنجی‌های دوره‌ای

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم اتوماسیون اداری تیم‌یار

  • آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها
  • انجام تنظیمات کلی اسناد (مرجع‌ها، الگوی چاپ، متادیتا و …)
  • ایجاد دبیرخانه
  • ایجاد اسناد وارده و صادره
  • ایجاد شماره‌گذاری و نام‌گذاری خودکار اسناد
  • ایجاد متادیتا و تنظیمات آن برای یک پوشه
  • ایجاد پوشه و انواع فایل
  • ایجاد مطلع، فیلتر و جستجو بر روی اسناد
  • ایجاد رده و بخش سازمانی در اقدام
  • ایجاد تنظیمات پایه اقدام
  • ایجاد اقدام و مطلعین بر آن
  • ایجاد مسئول مراحل و انتقال اقدام
  • ایجاد جریان کاری‌های بین رده‌ای و بین مرحله‌ای
  • ایجاد فرم و فراخوانی آن در مراحل جریان کار
  • ایجاد تنظیمات پست الکترونیک
  • ارسال و دریافت پست الکترونیک
  • ایجاد تنظیمات انتشار و دسترسی‌های اخبار
  • ایجاد اخبار و انتشار آن
  • ایجاد انواع تقویم و دسترسی آن
  • ارتباط تقویم با دیگر ماژول‌های سازمان
  • ایجاد گفتگو (خصوصی/ گروهی)
  • ایجاد تنظیمات پایه بات تلگرام و دسترسی‌ها
  • ایجاد تنظیمات نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
  • ایجاد دسترسی کاربران
  • ایجاد نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
  • ایجاد الگو نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
  • ایجاد تنظیمات پنل پیامک و دسترسی‌ها
  • ایجاد پیامک و ارسال آن
  • ارتباط با سیستم اسناد
    • پشتیبانی از پروتکل ECE برای انتقال نامه به دیگر سازمان‌ها دارای هر نوع سیستم اتوماسیون اداری و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی
    • تعریف انواع الگوی شماره نامه، قالب‌های ایجاد نامه و انواع الگو‌های چاپ نامه با امکان بهره‌گیری از ماکرو‌های سیستمی در آن‌ها
    • ارجاع نامه‌ها جهت تأیید، امضاء و یا درج دستور و مدیریت کامنت کاربران و پرسنل روی نامه‌ها شامل استفاده از عکس، صدا و ویدیو
    • تعریف متا‌دیتا و یا ویژگی‌های مختلف نظیر سطح اولویت، ماهیت و … متناسب با نیاز سازمان‌ها به‌صورت منعطف
    • دسته‌بندی نامه‌ها بر اساس کارتابل کاربران و همچنین تعریف فیلتر‌های آماده جهت نمایش نامه‌ها بر اساس اطلاعات مختلف
    • نامگذاری خودکار اسناد
    • تعریف دبیرخانه‌های چندسطحی جهت بایگانی نامه‌ها متناسب با ساختار سازمانی
    • اعمال محدودیت در ارجاع نامه‌ها و تعیین روال گردش نامه‌ها
    • پشتیبانی از انواع فایل و گردش آن‌ها همانند نامه‌های تیم‌یاری
  • ارتباط با سیستم اقدام
    • ایجاد جریان کاری‌های متعدد (بین بخشی و بین رده‌ای)
    • ایجاد فرم‌ها از طریق ابزار فرم ساز
    • اتصال اقدامات به پروژه
    • موکول کردن اقدامات
    • اتصال رویداد ایجاد شده مربوط به اقدام
    • افزودن فایل به صورت ضمیمه
  • ارتباط با سیستم پروژه
    • لینک اسناد به مراحل پروژه
    • لینک اقدامات به پروژه
    • امکان اتصال رویدادهای مربوط به هر پروژه
  •  ارتباط با سیستم مشتریCRM
    • ثبت خودکار تاریخچه تمامی تغییرات سیستمی
    • ایجاد ارتباط بین مشتریان حقیقی و حقوقی
    • لینک مشتری ثبت شده به تمامی ماژول‌های موجود در تیم‌یار
    • برگزیده کردن اقدام‌هایی که به مشتری مورد نظر متصل شده است
    • لینک کردن چند مشتری و نمایش لیست ایمیل‌های لینک شده در مشخصات مشتری مورد نظر
    • ایجاد فایل در صفحه جزئیات هر مشتری و ذخیره آن در ماژول اسناد
    • ارسال پیامک جدید از صفحه مشخصات مشتری مورد نظر
    • تنظیم جلسات حضوری، تماس تلفنی و تمامی ارتباطات با مشتری در تقویم کاری
  • ارتباط با سیستم پست الکترونیکی
    • ارسال و دریافت پست الکترونیک
    • ارسال و دریافت مستقیم پست الکترونیک از طریق صفحه اطلاعات مشتری
    • ارسال پست الکترونیک، متناسب با جریان کاری ساخته شده در اقدام
  • ارتباط با سیستم پیامک
    • ارسال و دریافت پیامک
    • ارسال و دریافت مستقیم پیامک از طریق صفحه اطلاعات مشتری
    • ارسال پیامک، متانسب با جریان کاری ساخته شده در اقدام
  • ارتباط با سیستم گفتگو
    • ایجاد گفتگوی خصوصی و گروهی
    • ایجاد کانال
    • آرشیو گفتگوها
    • ضمیمه کردن فایل
    • ارتباط با ربات‌های تلگرامی
    • تنظیم جهت ایجاد گفتگو از سمت سایت (پورتال)
  • ارتباط با سیستم تقویم
    • ایجاد رویداد مستقیم از طریق ماژول CRM
    • اتصال رویداد فعال از طریق ماژول اقدام
    • اتصال رویدادها از طریق ماژول پروژه
  • ارتباط با سیستم اخبار
    • ایجاد اخبار درون و برون سازمانی
    • ایجاد خبرخوان
    • ضمیمه کردن فایل به اخبار
    • تنظیمات دلخواه جهت نمایش خبر در سایت (پورتال)
  • ارتباط با سیستم کیفیت
    • ایجاد نظرسنجی برای مشتریان در سایت (پورتال)
    • ایجاد نظرسنجی‌/ آزمون‌های دوره‌ای
    • ایجاد الگو
    • ایجاد آزمون‌های درون و برون سازمانی
  • ثبت خودکار تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده
  • فراخوانی خودکار رویدادهای ایجاد شده
  • فراخوانی خودکار رویدادهای دوره ای
  • فراخوانی خودکار اقدامات موکول شده
  • فراخوانی خودکار اقدامات دوره‌ای
  • بایگانی خودکار گفتگو، اقدام،پیامک، پست الکترونیک، نظرسنجی و…

ویژگی‌های کلیدی مدیریت فروش آنلاین تیم‌یار

نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه اتوماسیون اداری تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. یکی از موارد بسیار مهم در انتخاب و استفاده از یک نرم افزار کارا، وجود یکپارچگی واقعی و استاندارد، میان بخش‌های مختلف و وابسته آن است. ERP یکپارچه و تحت وب تیم‌یار، با ایجاد یکپارچگی سیستم‌های اقدام، اسناد، پروژه، گفتگو، تقویم، پست الکترونیک، پیامک و کیفیت در کنار سایر سیستم‌های مرتبط؛ مدیریت، جمع آوری داده‌ها، آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها فراهم می آورد.

ماژول اسناد تیم‌یار، با رویکردی مدرن و کاملاً متفات نسبت به نرم افزار‌های اتوماسیون اداری قدیمی، یک بستر مناسبی را برای گردش نامه‌ها به صورت درون سازمانی و بین‌سازمانی فراهم آورده است.

تنظیمات هوشمند در اتوماسیون اداری

اعمال تنظیمات هوشمند روی پوشه‌ها

ماژول اسناد تیم‌یار به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد جامع جهت سازماندهی و آرشیو یا بایگانی اسناد سازمان عمل می‌کند. برخی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات مدیریت اسناد در سامانه اتوماسیون اداری تیم‌یار، در ادامه آورده شده است:

  • ذخیره‌، بازیابی و شاخص‌گذاری روی اسناد
  • امکان به اشتراک‌گذاری اسناد به‌صورت درون‌سازمانی، بین‌سازمانی (B2B) و یا با مشتریان از طریق پورتال
  • امکان بایگانی مستقیم اسناد سیستم‌های دیگر نظیر CRM، پرسنلی، مالی و غیره در ماژول اسناد تیم‌یار
  • مدیریت نسخه اسناد و نمایش تغییرات دو نسخه دلخواه از هر سند
  • تعریف متا‌دیتا برای اسناد و همچنین اختصاص فرم‌های مختلف سازمانی به اسناد
  • امنیت، کنترل دسترسی و طبقه‌بندی اسناد
  • اعمال تنظیمات نمایش آنلاین فایل‌های MS Office
  • دسترسی سریع به اسناد از طریق میانبر و همچنین درخت‌واره نمایش پوشه‌ها و اسناد
  • ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و … و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و …
  • اعمال تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد
  • پشتیبانی از فرایند تکمیل مدارک و تأیید آن‌ها در سایت (پورتال)

 مدیریت اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

تنظیمات مدیریت اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

در ماژول اقدام تیم‌یار، یک ابزار طراحی جریان‌کار، منطبق با استاندارد BPMN 2.0 فراهم آورده شده است. از طریق ابزار طراحی جریان‌کار تیم‌یار، کاربران می‌توانند بدون نیاز به دانش فنی و برنامه‌نویسی، فرایند‌ها و روال انجام تسک‌ها را خودکارسازی کنند. در ابزار طراحی جریان‌کار سامانه اتوماسیون اداری تیم‌یار، این قابلیت وجود دارد که بتوان تمامی عملیات در واحد‌های مختلف سازمان نظیر مالی، پرسنلی، بازرگانی و … را متناسب با نیاز هر کسب‌ وکار به گردش انداخت و روی آن، مدیریت و نظارت کامل داشت. قابل ذکر است که هر جریان‌کار می‌تواند مختص یک واحد سازمانی، بین واحد‌های مختلف یک سازمان و یا بین سازمان‌های مختلف (ارتباط B2B) تعریف شود. همچنین، قابلیت نمایش یا عدم نمایش و همچنین فعال یا غیر فعال بودن فیلد‌های اطلاعاتی برای مراحل مختلف وجود دارد.

جریان‌کار در نرم افزار اتوماسیون

طراحی جریان‌کار در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

ابزار فرم‌ساز در ماژول اقدام تیم‌یار، به منظور طراحی فرم‌های سازمانی و استفاده از آن‌ها در گردش کار‌ها و فرایند‌ها فراهم آورده شده است. در ابزار فرم‌ساز تیم‌یار، کاربران می‌توانند تمامی عملیات را در واحد‌های مختلف سازمان نظیر انبار، پرسنلی، بازرگانی، مالی و غیره در قالب فرم‌، شخصی‌سازی کرده و متناسب با نیاز خود، در جریان‌های کاری کسب‌وکار خود، استفاده کنند. قابلیت تعریف فرم‌های مختص مشتریان و همچنین نمایش فرم‌های عمومی و یا تکرارشونده در همه مراحل جریان‌های کاری، از دیگر قابلیت‌های ایجاد فرم در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار است.

فرم‌ساز در نرم افزار

ابزار فرم‌ساز در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت بر پروژه‌ها در سازمان‌ها، مطابق با استاندارد PMBOK مورد استفاده قرار می‌گیرد. راهکار مدیریت پروژه تیم‌یار برای مدیریت حوزه‌های مشخص شده در PMBOK، ماژول‌های مختلفی را به‌کار می‌گیرد. این امکان در نرم‌افزار مدیریت پروژه تیم‌یار وجود دارد که بتوان در دو سطح، به تفکیک واحد‌ها و بخش‌های زیرمجموعه‌ی هر واحد، پروژه‌ها را تعریف و دسته‌بندی کرد. یکپارچگی پروژه به این معنی است که فرایند‌های موجود در یک پروژه و یا حتی در پروژه‌های دیگر بتوانند با هم تعامل داشته باشند و به نوعی بتوان آن‌ها را هماهنگ ساخت. بعد از شناسایی فعالیت‌های هر پروژه می‌توان آن‌ها را مطابق با جریان‌های کاری سازمان در ماژول اقدام تیم‌یار تعریف کرده و به عنوان مرحله‌ای از پروژه تعیین کرد.

مراحل پیشرفت پروژه

مراحل پیشرفت پروژه

مشاهده مراحل پیشرفت پروژه در گانت چارت

در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار، می‌توان به واسطه‌ی ماژول پست‌الکترونیکی، صندوق‌های پستی متعددی به تفکیک واحد‌های سازمانی و یا افراد تعریف کرد. امکان برقراری ارتباط این صندوق‌ها با سرویس‌دهنده‌های نامه سازمان‌ها و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی نظیر Google، Yahoo و … فراهم است. همچنین در ماژول پست الکترونیکی تیم‌یار، از پروتکل‌های رمزنگاری ارتباطات و احراز هویت مختلفی پشتیبانی می‌شود. پاسخ‌گوی خودکار و دسته‌بندی خودکار نامه‌ها از دیگر قابلیت‌های ماژول پست الکترونیکی تیم‌یار است.

نامه‌های الکترونیکی در نرم افزار

مدیریت نامه‌های الکترونیکی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

اگر در سازمانی به مدیریت پیامک‌های سازمانی نیاز باشد، ماژول پیامک تیم‌یار این نیاز را برآورده می‌کند. در ماژول پیامک تیم‌یار، می‌توان به تفکیک شعب و همچنین واحد‌های هر شعبه صندوق پیامکی تعریف کرد. پاسخ‌گویی و حذف خودکار پیامک‌ها، مدیریت رویداد‌ها در ارسال و دریافت پیامک‌ها و پشتیبانی از پنل‌های پیامکی مختلف از جمله قابلیت‌های ماژول پیامک تیم‌یار است.

 صندوق‌های پیامکی در اتوماسیون اداری

مدیریت صندوق‌های پیامکی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

به منظور ایجاد بستری برای گفت‌وگوی پرسنل به دو صورت گروهی و خصوصی، ماژول گفتگو تیم‌یار فراهم آورده شده است. در ماژول گفتگوی تیم‌یار می‌توان گروه‌های مختلفی ایجاد کرد و در آن‌ها، موضوعات گفتگو، پیام خوش‌آمدگویی و پاسخ خودکار تعریف کرد.

گفتگو در نرم افزار

گفتگو در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

در ماژول تقویم تیم‌یار می‌توان به تفکیک واحد‌های سازمانی، تقویم ایجاد کرده و در آن‌ها، رویداد‌ها و جلسات مختلفی را تعریف نمود. تمامی اطلاعات و جزئیات مورد نیاز برای برگزاری یک جلسه و یا مدیریت یک رویداد در ماژول رویداد تیم‌یار فراهم آورده شده است. اعمال تنظیمات جهت مدیریت رویداد‌ها و جلسات هم‌زمان نیز در دسترس است.

مدیریت جلسات در سیستم

مدیریت جلسات در سیستم تقویم تیم‌یار

به منظور ایجاد، دسته‌بندی و نشر اخبار سازمانی، ماژول اخبار تیم‌یار در اختیار سازمان‌هایی که از سیستم اتوماسیون اداری تیم‌یار استفاده می‌کنند، قرار می‌گیرد.

اخبار درون‌سازمانی و برون‌سازمانی

اخبار درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیم‌یار

به کمک ماژول کیفیت، کاربر قابلیت ایجاد پرسش و پاسخ‌های متفاوت با اعمال تنظیمات و زمان‌بندی را دارا می‌باشد. همچنین به کاربر این اجازه را می‌دهد تا الگوهای مختلفی برای نظرسنجی یا آزمون خود ایجاد کرده و از آن‌ها استفاده کند. پرسشنامه، آزمون، ارزیابی و تست

  • ایجاد پرسشنامه، آزمون، ارزیابی، تست پلن با قابلیت طرح پرسش و پاسخ به تعداد دلخواه
  • ایجاد نظرسنجی‌های دوره ای
  • نمایش نتایج به صورت درصدی و نموداری
  • ایجاد الگوهای مختلف برای نظرسنجی، آزمون، ارزیابی، تست پلن

پرسشنامه، آزمون، ارزیابی و تست پلن

در نرم افزار تحت وب تیم‌یار امکان ایجاد انواع گزارش‌های اتوماسیون اداری از طریق راهکار هوش تجاری تیم‌یار وجود دارد. همچنین توانایی استفاده و مشاهده این گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی بر روی داشبورد مدیریتی به‌صورت جداگانه یا در در هر یک از سیستم‌ها وجود دارد.

گزارش آخرین تغییر اسناد

گزارش ایمیل‌های ایجاد شده

گزارش ایمیل‌های ایجاد شده

گزارش اقدامات بسته شده

گزارش اقدامات بسته شده

 اسناد جهت تأیید

گزارش اسناد جهت تأیید

اسناد جهت امضاء

گزارش اسناد جهت اطلاع

اسناد جهت اطلاع در اتوماسیون اداری

گزارش اسناد جهت امضاء

قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری در نسخه تیمچه تله‌ورک، تیم‌یار استاندارد و تیم‌یار اَدوَنس دردسترس می‌باشد.