نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک ERP تیم‌یار

مدیریت اسناد و مدارک، به منظور دریافت، ردیابی، مدیریت و ذخیره اسناد، کاهش مصرف کاغذ و پیاده‌سازی استانداردهای مدیریت کیفیت در کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار مدیریت اسناد در ERP تیم‌یار زیرسیستم یا قسمتی از ماژول اسناد تیم‌یار است. ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار، با توجه به دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مورد نیاز کسب و کار؛ مدیریت، سازماندهی و بایگانی کارا و مؤثر اسناد را ایجاد می‌کند.

انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت اسناد و مدارک مناسب، سبب بهبود سازماندهی پوشه‌ها، فایل‌ها و بایگانی اسناد و مدارک می‌شود. با استفاده از راهکار مدیریت اسناد و مدارک تیم‌یار، کسب و کارها قادر خواهند بود تا اسناد خود را به‌صورت کارا و مؤثر، مدیریت، سازماندهی و بایگانی نمایند.

مدیریت اسناد و مدارک

سیستم مدیریت اسناد یکپارچه تیم‌یار، امکان آرشیو الکترونیک، بازیابی، کنترل فرآیند ایجاد و تأیید اسناد را به گونه‌ای که سوابق فعالیت‌های انجام شده بر روی اسناد قابل کنترل و پیگیری است، ایجاد می‌کند. این سیستم در تعامل با سایر ماژول‌های نرم افزار ERP مانند (اقدام، پورتال، اتوماسیون اداری، CRM و سایر ماژول‌های مرتبط)، کلیه قابلیت‌های یک نرم‌افزار جامع اتوماسیون اداری و نامه‌نگاری را فراهم ‌آورده است.

مدیریت اسناد

قابلیت‌های نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک در نسخه تیمچه تله‌ورک، تیم‌یار استاندارد و تیم‌یار اَدوَنس فعال می‌باشد.

سفارش خدمات ابری را از اینجا شروع کنید.

زیرسیستم‌های نرم افزار بایگانی مدارک تیم‌یار

  • ایجاد، ویرایش و سازماندهی انوع فایل‌ها و پوشه‌ها
  • مدیریت دسترسی‌ها به اسناد و پوشه‌ها
  • الگوی شماره‌گذاری اسناد
  • تعیین تأییدکننده، امضا‌ءکننده و افراد مطلع در اسناد
  • قفل کردن اسناد بعد از امضاء
  • محدود کردن نوع فایل، حداکثر سایز آپلود فایل، حداکثر تعداد نسخه‌های فایل و عمق پوشه‌های تودرتو
  • جلوگیری از حذف اسناد یک پوشه
  • تعیین نام‌های پیش‌فرض برای اسناد (نام‌گذاری خودکار)
  • ابزار بررسی مشکلات فایل‌ها، بررسی و رفع خطا‌ها
  • تعریف فیلدهای شخصی (متادیتا) برای اسناد و پوشه‌ها
  • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
  • تعریف و اعمال فیلتر برای اسناد و پوشه‌ها و ذخیره فیلتر
  • مدیریت نسخه‌های اسناد
  • ایجاد میانبر از اسناد و پوشه‌ها
  • اتصال اسناد به یکدیگر و همچنین به سایر اطلاعات در ماژول‌های دیگر
  • اتصال اسناد و پوشه‌ها به کاربران و مشتریان
  • نمایش فایل‌های آفیس از طریق سرویس‌های گوگل، مایکروسافت و یا سرور اختصاصی
  • اعلام نظر کاربران مطلع روی هر سند و الصاق انواع فایل
  • تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال)
  • ایجاد پوشه‌های اختصاصی اسناد کاربران و مشتریان به‌صورت خودکار
  • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
  • تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در پورتال
  • ابزار بررسی مشکلات فایل‌ها، بررسی و رفع خطا‌ها
مدیریت اسناد و مدارک

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار نرم افزار بایگانی مدارک تیم‌یار

  • مدیریت اسناد و پوشه‌ها
  • مدیریت فایل‌های سیستمی و متنی
  • مدیریت فایل‌های صوتی و تصویری
  • مدیریت دسترسی‌های اسناد
  • مدریت نامگذاری اسناد
  • مدیریت آرشیو اطلاعات
  • تعیین محل ذخیره سازی اسناد با توجه به طبقه بندی پوشه‌ها
  • ​تعیین ماهیت سند یا فایل
  • تعیین درجه اهمیت و اولویت برای هر سند یا فایل
  • درج امضای سیستمی برای هر سند یا فایل
  • تعیین برچسب یا متا دیتا مناسب برای هر سند یا فایل
  • ثبت سند به عنوان الگو به منظور استفاده مجدد از همان متن
  • انتقال سند از یک پوشه به پوشه دیگر بدون تغییر
  • ایجاد میانبر برای اسناد و فایل‌ها
  • لینک اسناد و فایل‌ها به مشتریان، پرسنل، رویدادها، اقدام‌ها، پروژه‌ها و …
  • پیوست انواع فایل‌ها به اسناد
  • ارتباط با سیستم پروژه
    • امکان اتصال اسناد به پروژه مشاهده درصد پیشرفت
  • ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری
    • پشتیبانی از پروتکل ECE جهت ارسال نامه به یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیگر
  • ارتباط با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM
    • امکان ایجاد سند جدید
    • امکان ایجاد فایل در صفحه جزئیات هر مشتری و ذخیره آن در ماژول اسناد
  • ارتباط با سیستم سایت (پورتال)
    • تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در سایت (پورتال)
    • مدیریت اسناد مشتریان در سایت (پورتال)
    • تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال)
  • ثبت تاریخچه تغییرات
  • ارسال اعلان خودکار تغییرات در صورت انجام تنظیمات سیستمی اسناد
  • امکان دسترسی به اسناد مشتری از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری

ویژگی‌های کلیدی مدیریت اسناد و مدارک تیم‌یار

در نرم‌افزار مدیریت اسناد، ذخیره و بازیابی اسناد و همچنین بازیابی آن‌ها به طور کامل، بهینه پیاده‌سازی شده است. از جمله قابلیت‌های برنامه مدیریت اسناد و مدارک تیم‌یار در این زمینه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دسته‌بندی و نمایش لیست اسناد بر اساس مواردی همچون اسناد اختصاصی کاربر، اسناد جهت امضا، اسناد جهت تایید، اسنادی که کاربر روی آن‌ها مطلع شده، و در نهایت دسته‌بندی شخصی‌سازی شده بر اساس تنظیمات کاربر
  • پشتیبانی از فایل‌ها با فرمت‌های گوناگون علاوه بر فایل متنی استاندارد تیم‌یار
  • دسترسی سریع به اسناد از طریق میانبر و همچنین درخت‌واره نمایش پوشه‌ها و اسناد
  • امکان بایگانی مستقیم اسناد استفاده شده در دیگر سیستم‌های ERP تیم‌یار نظیر CRM، خرید، فروش، پرسنلی، مالی و غیره
  • امکان ایجاد یک آیتم اطلاعاتی از روی یک آیتم اطلاعاتی دیگر و اتصال خودکار آن‌ها به یکدیگر؛ برای مثال، اتصال یک سند به آیتم‌هایی همچون پرونده پرسنلی، تسک، رویداد، ایمیل، پیامک، فاکتور‌های خرید و فروش، رسید و حواله انبار، و غیره
  • سازگاری با دستگاه‌های مختف نظیر انواع موبایل و تبلت و نمایش اسناد به صورت واکنش‌گرا (Responsive)
  • مطلع ساختن و مسئول کردن کاربر و یا گروه کاربران روی اسناد و ارسال اعلان برای آن‌ها
  • تنظیمات نمایش فایل‌های MS Office که از طریق سرور‌های Google ،Microsoft و یا سرور شخصی خود سازمان بدون نیاز به دانلود فایل
  • ثبت تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده روی اسناد

تنظیمات مدیریت اسناد

تنظیمات مدیریت اسناد

در نرم‌افزار مدیریت اسناد تیم‌یار امکان اعمال سیاست‌ها و رویه‌های مختلف از بدو ایجاد سند تا انتشار آن وجود دارد. قابلیت‌هایی که در این راستا در تیم‌یار فراهم آورده شده عبارتند از:

  • ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و غیره و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و غیره
  • قابلیت عدم امکان تغییر اسناد بعد از امضا
  • اعمال تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد
  • قابلیت تعریف الگوهای مختلف چاپ اسناد با به‌کارگیری ماکرو‌های سیستمی نظیر امضا کاربران، لوگوی سازمان، تاریخ، نام و سمت امضا‌کننده، و غیره
  • انتشار اسناد روی وب‌سایت و یا پورتال سازمانی
  • تعیین نمایش و یا عدم نمایش کامنت‌های کاربران مختلف درون‌سازمانی و یا برون‌سازمانی و همچنین ایجاد کامنت عمومی و محرمانه شامل متن و عکس و قابلیت رکورد صدا و تصویر
  • پشتیبانی از پروتکل ECE در ارسال و دریافت اسناد بین‌سازمانی با برنامه مدیریت اسناد و مدارک متفاوت
  • پشتیبانی از فرایند تکمیل مدارک و تایید آن‌ها در پورتال
  • قابلیت تعیین پوشه‌های اختصاصی مشتریان و همچنین پوشه‌های عمومی در پورتال شامل اسناد یا فایل‌ها با فرمت‌های مختلف و امکان ایجاد فایل در این پوشه‌ها از سوی مشتریان

دسته‌بندی اسناد در مدیریت اسناد

 دسته‌بندی اسناد و ارجاع انواع سند اداری از جمله نامه به سایر پوشه‌ها و یا کارتابل سایر کاربران

اعمال تنظیمات هوشمند در اسناد و مدارک

اعمال تنظیمات هوشمند روی پوشه‌ها

مدیریت نسخه در نرم‌افزار مدیریت اسناد تیم‌یار این امکان را فراهم ساخته که کاربران بتوانند نسخه‌های مختلف از یک سند را ببیند و یا آن‌ها ویرایش کنند. در واقع تاریخچه‌ای از تغییرات اعمال شده روی اسناد توسط کاربران مختلف نگهداری شده و امکان بازگشت به آن نسخه‌ها وجود دارد. همچنین ابزاری در نظر گرفته شده که با استفاده از آن می‌توان تفاوت‌های دو نسخه مختلف از یک سند را مشاهده کرد.

قابلیت مقایسه نسخ در سند ایجاد شده

در سیستم مدیریت و مدارک اسناد تیم‌یار این قابلیت وجود دارد که کاربران مختلف متناسب با دسترسی‌هایی که برایشان در نظر گرفته همزمان و به‌صورت بلادرنگ (Realtime) روی اسناد مشترک کار کنند و عملیات نمایش، ویرایش و حذف این اسناد به‌صورت یکپارچه مدیریت و کنترل ‌شود.

نرم‌افزار مدیریت اسناد تیم‌یار امکان مدیریت یکپارچه اسناد را در ارتباط با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزار‌ها فراهم آورده است. این یکپارچگی به واسطه پشتیبانی از ابزار‌هایی همچون مدیریت جریان‌کار و سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین استاندارد‌هایی مثل SOAP و REST و استفاده از API‌ میسر می‌باشد.

در نرم‌افزار مدیریت اسناد تیم‌یار این قابلیت وجود دارد که بتوان علاوه بر فیلد‌های پیش‌فرض، فیلد‌های شخصی کاربران که با عنوان متا دیتا (Metadata) شناخته می‌شود، تعریف کرد و آن‌ها را برای هر یک از اسناد مقدار‌دهی کرد.

ایجاد متادیتا دلخواه

ایجاد متادیتا دلخواه

در نرم‌افزار مدیریت اسناد تیم‌یار، این امکان وجود دارد که بتوان فرم‌های مختلف با فیلدهای متفاوت تعریف کرد و در ایجاد یا ویرایش اسناد، این‌فرم‌ها را اضافه کرد. قابلیت‌هایی همچون طراحی فرم با فونت و فرمت‌های مختلف، اجباری/اختیاری کردن مقداردهی فیلد‌ها، تعیین فیلد‌های محرمانه، نمایش/عدم نمایش فیلد‌ها و … از جمله قابلیت‌های اضافه کردن فیلد‌های شخصی کاربران به اسناد در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار است.

ایجاد فرم دلخواه در مدیریت اسناد و مدارک

ایجاد فرم دلخواه

در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار، با پشتیانی از تمهیدات، قابلیت‌ها و پروتکل‌های امنیتی، امنیت و حفاظت از اسناد سازمان تضمین شده، سرویس‌های امنیتی نظیر یکپارچگی، محرمانگی، دسترس‌پذیری و … فراهم آورده شده و در نهایت کلیه دسترسی‌ها به اسناد در همه سطوح سازمان کنترل می‌شود. در این زمینه، اعطای انواع دسترسی به پوشه‌ها و یا هر یک از اسناد به تفکیک کاربران و یا گروه‌های کاربری فراهم آورده شده است و این اعطای دسترسی می‌تواند به‌صورت دستی و یا ارث‌بری از سطوح بالایی باشد.

با پشتیبانی از فرایند‌ها و تکنولوژی‌های هوش تجاری (BI) در نرم‌افزار مدیریت اسناد‌ تیم‌یار، امکان تهیه گزارش بر اساس اطلاعات دلخواه کاربران روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها و همچنین تهیه انواع گزارش روی اسناد و ایجاد ویجت‌ در داشبورد کاربران نظیر اسناد جهت اطلاع، جهت امضاء، جهت تأیید، و … میسر می‌باشد.

گزارش آخرین تغییرات اسناد و مدارک

گزارش آخرین تغییرات اسناد

گزارش اسناد و مدارک جهت اطلاع

گزارش اسناد جهت اطلاع

گزارش اسناد و مدارک جهت امضا

گزارش اسناد جهت امضا

گزارش اسناد و مدارک جهت تائید

گزارش اسناد جهت تائید

در تیم‌یار این امکان وجود دارد که بتوان به واسطه شاخص‌گذاری، اسناد الکترونیکی را پیگیری کرد. اختصاص شناسه منحصر به فرد، طبقه‌بندی بر اساس متا‌دیتا و محتوا، پشتیبانی از پرس‌و‌جو و بازیابی اطلاعات از جمله قابلیت‌هایی هستند که سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار در این زمینه می‌تواند در اختیار کاربران قرار دهد.

در نرم‌افزار مدیریت اسناد و مدارک تیم‌یار هم می‌توان اسناد را به‌صورت دستی به پوشه‌ها و یا کارتابل کاربران ارجاع داد و هم می‌توان بر اساس یک جریان‌کار مشخص و تعریف شده آن‌ها را در سازمان به گردش انداخت. این قابلیت در همکاری یکپارچه ماژول اسناد و BPMS نرم‌افزار ERP تیم‌یار فراهم آورده شده است.

در سیستم مدیریت اسناد تیم یار، جست‌وجو پیشرفته جهت اعمال فیلتر بر اساس اطلاعات مختلف روی اسناد و همچنین جست‌وجو بر اساس محتوا در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار فراهم آورده شده است.

فیلتر اسناد و مدارک

فیلتر اسناد

قوانین اعتبارسنجی داده‌ها در تیم‌یار به منظور بررسی خرابی و مشکلات اسناد، از دست رفتن تأییدیه‌ها و امضا‌ها، غلط‌های املایی، فرمت‌ اسناد، و مسائلی از این قبیل، ابزار‌های مناسبی را فراهم آورده است. از جمله این ابزار‌ها می‌توان به ابزار‌های بررسی و اصلاح خطا و همچنین بررسی مشکلات فایل‌ها اشاره کرد.

در سیستم مدیریت اسناد تیم یار، امکان بازیابی اسناد پاک شده و جایگزینی نسخه‌های قبلی به سادگی امکان پذیر است.

بازیابی اسناد و مدارک حذف شده بازیابی اسناد و مدارک حذف شده

بازیابی اسناد حذف شده

بازیابی نسخه های قبلی اسناد و مدارک

بازیابی نسخه های قبلی

در سیستم مدیریت اسناد و مدارک تیم‌یار، امکان پذیرش و پردازش تصویر اسناد کاغذی از دستگاه‌هایی مثل اسکنر و پرینتر‌های چند منظوره و همچنین به‌کارگیری فن‌آوری‌هایی همچون OCR و OMR وجود دارد.

در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار این امکان وجود با ایجاد دسترسی‌های سازمانی (دیدن، ویرایش، مدیر،تأییدکننده و امضاءکننده) از ویرایش و بایگانی اسناد توسط کاربران مسئول و مرتبط اطمینان حاصل شود. همچنین، امکان تنظیمات به جهت تشخیص کامل بودن پوشه‌های اطلاعاتی از روی رنگ پوشه به سادگی امکان‌پذیر است.
تعیین مسئولین مرتبط با اسناد

تعیین مسئولین مرتبط با اسناد

تعیین سطح دسترسی اسناد

تعیین سطح دسترسی اسناد

تشخیص کامل بودن اطلاعات

تشخیص کامل بودن اطلاعات از روی رنگ پوشه

سیستم مدیریت اسناد تیم یار با ایجاد دسترسی‌های سازمانی امکان دسترسی برخی از کاربران به سطوح بالاتر را ممکن یا غیرممکن می‌سازد.

با استفاده از سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار، تمامی بایگانی‌ها و شماره گذاری‌ها به صورت خودکار قابل انجام خواهد بود و بدون استفاده از سیستم چاپ، نامه قابل ارسال می‌باشد.

جزئیات شماره گذاری‌ها

جزئیات شماره گذاری‌ها

سیستم مدیریت اسناد تیم یار، نمایش و ویرایش نسخه یا ایجاد نسخه جدید بر روی هر نسخه از اسناد امکان پذیر است.

در سیستم مدیریت اسناد تیم یار، با امکان مطلع کردن کاربران بر روی یک سند و یا گزینه انتقال سند در بستر یکپارچه تیم‌یار، امکان به اشتراک گذاری اسناد به راحتی امکان پذیر می‌باشد.

به اشتراک گذاری اسناد از طریق مطلع کردن دیگر کاربران

به اشتراک گذاری اسناد از طریق مطلع کردن دیگر کاربران

در سیستم مدیرت اسناد و مدارک تیم یار امکان ارتباط اسناد به سایر ماژول‌ها از طریق لینک و پیوست به سادگی امکان پذیر می‌باشد.

در سیستم مدیریت اسناد تیم یار امکان فراخوانی گزارش‌های تحلیلی از بخش‌های مورد نیاز ماژول اسناد مانند اسناد مطلع شده، اسناد جهت تائید و اسناد جهت امضاء، امکان پذیر می‌باشد.

گزارشات اسناد ثبت شده و تأیید شده

گزارشات اسناد ثبت شده و تأیید شده

قابلیت‌های نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک در نسخه تیمچه تله‌ورک، تیم‌یار استاندارد و تیم‌یار اَدوَنس فعال می‌باشد.

سفارش خدمات ابری را از اینجا شروع کنید.