چالش‌های انتقال نسخه یکپارچه به SAP S-4HANA

تحول کسب‌و‌کار دیجیتال در همه‌جا وجود دارد و بازار ERP نیز از این قاعده مستثنی نیست. SAP، به عنوان پیشرو (از جهت درآمد) در بازار تصمیم گرفته است تا 5 سال آینده پشتیبانی از SAP ECC را حذف کند. این در حالی است که، مشتریانی که تاکنون از نسخه اولیه آن استفاده می‌کردند، در مورد چگونگی انتقال از نسخه قبلی به نسخه SAP S/4HANA‌، و تصمیم‌گیری در این حوزه، کمی سردرگم شده‌اند. 

یک نرم‌افزار ERP انعطاف‌پذیر، با ایجاد دسترسی برای سازمان، به منظور پاسخ سریع به تغییرات در محیط کسب‌و‌کار، سازمان را از جهت استراتژیک پشتیبانی می‌کند. با توجه به پیشرفت سریع جهان، مفهوم سرعت، یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های اساسی کسب‌و‌کار است. وظیفه راه‌حل ERP، سرعت کافی برای تطبیق با کسب‌و‌کار، فعال‌کردن فناوری‌های جدید، و افزایش شانس موفقیت سازمان است. یک ERP باید:

• روند پذیرش فناوری‌های پیشرفته را ساده کند
• سازمان را به جهت استقرار ERP سریع، توانمند کند و امکان به‌روز‌رسانی سریع‌تری را فراهم آورد.
• برای افزایش کارایی عملیاتی، از قابلیت مشاهده در زمان واقعی برخوردار باشد.
• سازمان‌ها را به جهت تطبیق و به کار‌گیری سریع داده‌ها، با بهترین شیوه‎‌های صنعت، توانمند سازد.
• امکان مقیاس جهانی و رشد آتی کسب‌و‌کار را فراهم کند.

4HANA‌ همان نسخه ابری  Cloud) ERP SAP) می‌باشد که بسیار مورد توجه و استقبال قرار گرفته است. نکته قابل توجه این است که، انتقال نسخه، برای سازمان‌ها فرصت ساده‌سازی فرآیندها، بهبود خطوط اتصال، لغو کدهای سفارشی و اعمال ماژول‌های استاندارد SAP به منظور کارآیی بیشتر، را فراهم می‌کند.

در مسیر این تحول و در ادامه مقاله با عنوان "رویکردهای متمرکز بر SAP و انتقال از SAP به SAP S/4HANA یا SAP مبتنی بر ابر (Cloud) " که در هفته قبل در سایت تیمیار، ارائه شد، چالش‌های بسیاری وجود دارد که در این مقاله به تعدادی از آنها پرداخته می‌شود.

چالش‌های انتقال نسخه به SAP S/4HANA

چالش‌های اصلی در انتقال نسخه از SAP ECC به SAP S4/HANA از دیدگاه سازمان‌ها مخصوصا سازمان‌های متوسط و بزرگ، وجود دارد. این چالش‌ها نقش بسزایی در تاثیر‌گذاری بر تصمیم‌گیری مدیران سازمان در تغییر و انتقال به سمت SAP HANA داراست. در زیر به تعدادی از آنها پرداخته می‌شود.

• چالش‌ سیستم‌های قدیمی: سیستم‌های قدیمی، بدنه اصلی فضای فناوری اطلاعات اکثر سازمان‌هایی که سال‌ها در کسب‌و‌کار در حال فعالیت بوده‌اند را تشکیل می‌دهد. سیستم‌های قدیمی معمولاً به صورت سفارشی ساخته می‌شوند. در سیستم‌های سفارشی، ویژگی‌هایی وجود دارد که کسب و کارها حاضر به حذف آن‌ها نیستند و انتقال این ویژگی‌ها به نسخه‌های جدید، بسیار دشوار بوده و فرآیند پیاده‌سازی را با مشکل مواجه می‌کند. این علت مهمی است تا کسب‌و‌کارها به منظور پیشرفت و حرکت رو به جلو، حاضر به انتقال نسخه شوند، اما در عمل، راضی‌کردن ذینفعان و مدیران، کار آسانی نیست.

• کد سفارشی: ایجاد کد سفارشی ABAP (نرم‌افزار برنامه‌‌نویسی پیشرفته‌ی کسب‌‌و‌کار) با عنوان‌ “HANA ready” یک کار چالش‌برانگیز است که بیشتر سازمان‌ها نگران آن هستند. پایگاه داده SAP HANA با پایگاه داده‌های قدیمی مبتنی بر ردیف متفاوت است و این بدان معناست که هر کجا که از این جدول‌های مبتنی بر ردیف استفاده می‌کنیم، کدها از قبل باید پاکسازی شوند. امکان بازبینی کد SAP‌، در یافتن مشکلات بسیار کمک‌کننده است، اما مسئولیت رفع این مغایرت و پاک‌سازی کدها به عهده سازمان و تیم پیاده‌سازی آن، قرار گرفته است.

• توافق مدیران و خرید نرم‌افزار: اگر سازمانی بسیار متکی به سیستم‌های قدیمی خود باشد (سیستمی قدیمی که سال‌های طولانی به فعالیت با آن عادت کرده‌اند)، با توجه به خطرات مرتبط با انتقال نسخه، راضی‌کردن مدیران کسب‌و‌کار، کاری بسیار دشوار است. بیشتر مدیران گمان می‌کنند که چالش‌های انتقال نسخه بیش از مزایای پیش‌بینی شده آن است. آن‌ها بر این عقیده‌اند که اگر سیستم موجود خراب نیست، پس چرا باید آن را تغییر داد؟

• چالش‌های داده: داده‌ها مهم‌ترین قسمت فرآیند انتقال نسخه هستند. این‌که آیا یک پروژه توسعه‌نیافته (اولین پیاده‌سازی) باشد یا توسعه‌یافته (مربوط به مشتری سابق و پروژه در حال ارتقا)، کیفیت داده‌هایی که باید به نسخه بعدی منتقل شوند، در اولویت اصلی این موضوع قرار دارد. اعتبار‌سنجی و یکپارچگی داده‌ها بخشی اساسی از کل فرآیند انتقال نسخه هستند. چالش‌های دیگر از جمله: بستر انتقال نسخه، چالش‌های مدیریت اطلاعات، چالش‌های استخراج داده، چالش‌های تبدیل داده و چالش‌های بارگزاری داده، مواردی هستند که ممکن است، کل روند انتقال نسخه را در مراحل بعدی با بحران روبه‌رو ‌کند.

• چالش‌های سیستم هدف: اگر مشتری در حال راه‌اندازی ERP اولیه (مستقر در محل) باشد، یا فضای ابر، انتخاب پیاده‌سازی فضای ابری اشتراکی یا خصوصی، از جمله تصمیمات اساسی است که باید اتخاذ شود. پرسش‌ها و پاسخ‌ها مشخص می‌کند که یک سیستم هدف با چه چالش‌هایی روبرو خواهد شد. چه نوع اقدامات امنیتی برای تضمین حفظ حریم خصوصی و امنیت لازم است. انتقال نسخه و پیاده‌سازی SAP S/4HANA تنها با برنامه‌ریزی دقیق و اجرای کامل انجام خواهد شد.

• انتخاب ارائه‌دهنده مناسب: یافتن یک ارائه‌دهنده نرم‌افزاری باتجربه که دارای تخصص، تجربه و منابع مناسب برای همراهی سازمان در انتقال نسخه از SAP به SAP S/4HANA باشد، امری ضروری است. رعایت جدول زمانی، بودجه و عدم ایجاد اختلال در فعالیت‌های موجود کسب‌و‌کار، مباحثی اصلی است که سازمان باید درباره آن‌ها تأمل کند.

رویکرد انتقال نسخه یکپارچه به ‌SAP S/4HANA

تصمیم برای انتقال نسخه به S/4HANA به برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد. رویکرد مقابله با این چالش‌ها و ایجاد یک طرح تحول سفارشی، باید دو گانه باشد:

• روش مدیریتی مدیران: مدیران نیازهای خود را با ایجاد یک طرح کسب‌و‌کاری قانع‌کننده همراه با توجیه اقتصادی مناسب ایجاد می‌کنند که مبنای اصلی شروع پروژه نیز می‌باشد. هزینه پیاده‌سازی، مسائل امنیتی در مواجهه با ابر، انعطاف‌پذیری و عملکرد مبادلات کاری باید از قبل رسیدگی شوند. اکثر مدیران همچنین به دنبال تجزیه و تحلیل ارزش اقتصادی این انتقال نسخه از ECC به S‌/‌4HANA هستند؛ در نتیجه طرح کسب‌و‌کار نه تنها باید شامل مزایا باشد بلکه باید چگونگی سرعت ارائه مزایا و خدمات در سیستم موجود، نسبت به انتقال نسخه به SAP S/4HANA را شامل شود. تا زمانی که از همه مدیران درگیر پروژه طرح کسب‌و‌کار و خرید این نرم‌افزار نشده باشند، انتقال نسخه نمی‌تواند موفقیت‌آمیز باشد.  

• انتخاب فروشنده (ارائه دهنده): انتخاب ارائه‌دهنده مناسب که دارای تخصص، منابع و اعتماد مورد نیاز باشد برای اطمینان از پیاده‌سازی موفق سازمان بسیار مهم است. در تمامی مراحل پیاده‌سازی از شروع جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز تا انجام UAT (تست‌کردن پذیرش کاربر) و گذر صحیح از یک مرحله از پروژه به مرحله دیگر، تیم ارائه‌دهنده از نزدیک با تیم‌های فناوری اطلاعات کسب‌و‌کار همکاری خواهد کرد. از این رو، با توجه به روند کار و پیاده‌سازی، مشخص می‌شود که آیا انتقال داده‌ها موفقیت‌آمیز خواهد بود و یا با شکست مواجه خواهد شد.

نتیجه‌گیری

انتقال نسخه SAP S/4HANA گامی عظیم در راه‌اندازی سازمانی است که در حال حرکت به سمت فضایی سریع‌تر و موثرتر است و از این رو باید تمامی مدیران مشارکت داشته باشند، داده‌ها از قبل آماده شوند و فروشنده‌ای (ارائه‌دهنده‌ای) باید انتخاب شود، که با سبک کاری سازمان آشنایی داشته و با تلاش، روند راه‌اندازی و انتقال را با موفقیت به پایان رساند. یکپارچگی و کاربردی‌بودن داده‌ها پس از انتقال نسخه، همان هدف نهایی انتقال نسخه موفقیت‌آمیز به SAP S/4HANA است.

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: researchgate / erpnews