درحالی‌که شرکت‌ها و سازمان‌های فعال در بخش خصوصی برای بهبود خدمات مشتریان از فرایندها و فناوری‌های نوآور بهره می‌برند، سازمان‌های دولتی برای باقی ماندن در عرصه رقابت، باید در رفع نیازهای روبه افزایش شهروندان تلاش کنند. در این میان، سازمان‌های دولتی دریافته‌اند که چالش دولت الکترونیک امری بسیار مهم است. 

با این وجود، سازمان‌های دولتی میدان را ترک نکرده‌اند. آنها از تحولات دیجیتال برای ارائه خدمات بهتر به شهروندان استفاده کرده و در عین حال، از مزایای آن همچون کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش مشارکت شهروندی برخوردار می‌شوند.

۵ چالش مهم دولت الکترونیک

۱- مقیاس‌پذیری: مزایای اجتماعی دولت الکترونیک در مقیاس بزرگ افزایش می‌یابد، اما در عین حال سازمان‌های دولتی با چالش مقیاس‌پذیری ورود فناوری‌ها و فرایندهای جدید به جریان‌های کاری خود مواجه هستند. آنها با مقاومت در برابر تغییر مواجهند که مانع از ابتکار عمل دولت الکترونیک برای تاثیرگذاری بر شهروندان می‌شود.

۲- پاسخ‌گویی بدون داشتن اختیار: درحالی‌که دولت الکترونیک باید بیش از پیش پاسخ‌گوی موفقیت پروژه‌های تحول دیجیتال باشد، سطح اختیار آنها همچنان محدود است. آنها با چالش کسب اختیار برای مدیریت بودجه و تصمیم‌گیری برای استخدام نیرو مواجهند؛ حتی گاهی به دلیل اینکه نقش آنها کاملا فنی در نظر گرفته می‌شود، از جلسات استراتژیک مهم با مدیران اجرایی کنار گذاشته می‌شوند.

۳- خطوط قرمز: دستورالعمل‌های سیاسی، قوانین موجود و نظارت‌های تدارکاتی می‌توانند راه‌حل‌هایی برای نوآوری ارائه کنند. مثلا، اینترنت اشیا به دلیل نگرانی‌های امنیتی و حفظ حریم خصوصی، غالبا با مقاومت از سوی مدیران سازمان‌ها مواجه می‌شود. با وجود اینکه این نگرانی‌ها به‌خوبی مدیریت شده‌اند، راه‌های جدیدی برای کاهش ریسک وجود دارند که باید بررسی شوند.

۴- دید محدود: برخی سازمان‌های دولتی بر ویژگی‌های فنی تحول دیجیتال به‌عنوان ابزاری برای مخالفت با افراد و فرایندها تمرکز می‌کنند، زیرا به‌طور کلی قصد این پروژه را درک نمی‌کنند. زمانی که سازمان‌ها بدون در نظر گرفتن ماموریت و چشم‌انداز سازمان، اهداف پروژه را تعریف می‌کنند، چالش دولت الکترونیک تشخیص مزایای کامل این تحول خواهد بود. آنها در اصل هیچ بودجه‌ای برای مدیریت تغییرات سازمانی یا مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار ندارند.

۵- محدودیت منابع: یکی دیگر از عوامل نگران‌کننده از دید بسیاری از سازمان‌های دولتی، تامین منابع مالی برای جنبه‌های فنی تحول دیجیتال است. ممکن است سازمانی که قصد پیاده‌سازی جدیدترین فناوری‌ها را دارد، از زیرساخت‌های IT لازم برای این کار برخوردار نباشد. بدون سرمایه‌گذاری برای به‌خدمت گرفتن منابع بیشتر، سازمان‌ها با چالش مدیریت و مقیاس‌بندی نوآوری‌های دولت الکترونیک مواجه خواهند شد.

چند نکته در ارتباط با دولت الکترونیک

• توسعه موردی کسب‌وکار: تحول دیجیتال چیزی بیشتر از انتقال داده‌ها از «صفحه نمایش رایانه‌ها» به «سیستم ERP مدرن» است. این تحول استراتژیک و ابتکار عمل سازمانی نحوه تعامل شهروندان با دولت خود را تغییر می‌دهد. توسعه موردی کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا مزایای مورد انتظار سازگار با اهداف و مقاصد سازمانی را مشخص کنید. همچنین، سرمایه‌گذاری بخش IT را با نشان دادن ROI (بازگشت سرمایه) احتمالی توجیه می‌کند.
• اولویت‌بندی یکپارچگی: یکپارچگی فنی و فرایندی این امکان را به سازمان‌های دولتی می‌دهد که نیازهای ضروری شهروندان را به شکلی کارا رفع کنند. یکپارچگی مستلزم سازگاری، همکاری و مدیریت پروژه قوی سازمانی است.  سیستم‌های مجزا (جزیره‌ای) نارکارآمدی را موجب می‌شوند و در نهایت مانع مشارکت شهروندان می‌شود.
• بهینه‌سازی فرایندهای ناکارآمد: پیش از انتخاب نرم‌افزار ERP جدید، باید فرایندهای خود را ترسیم کرده، روش بهینه‌سازی آنها و نیازهای خود را مشخص کنید. فرایندهای ناکارآمدتر بیشتر باید مورد توجه قرار گیرند، زیرا می‌توانند با بهینه و خودکار شدن بیشترین ارزش‌آفرینی را در پی داشته باشند. این فرایندها باید به‌عنوان نیازهای ضروری تعریف شوند که عملکرد نرم‌افزار را معین می‌کنند.
• کاهش مقاومت در برابر تغییر: اطمینان حاصل کنید که تیم پروژه در هجویات فنی گم نمی‌شود. فناوری، فرایندها و الگوهای عملیاتی جدید منجر به تغییر قابل‌توجهی در کل سازمان می‌شوند. توسعه طرح مدیریت تغییر سازمانی می‌تواند به شما در آماده‌سازی کارکنان برای تحول دیجیتال کمک کند.
• بالا بردن امنیت: درحالی‌که فناوری‌هایی مانند اینترنت اشیا برنامه‌های بسیاری در بخش عمومی دارند، به دلیل نگرانی‌های امنیتی پذیرش در بین آنها به کندی صورت می‌گیرد. با پذیرش برنامه‌های کاربردی از قبیل مدیریت رابط کاربری که موجب انتقال امن اطلاعات می‌شود، می‌توانید بر این نگرانی‌ها غلبه کنید. همچنین، راه‌اندازی سیستم‌های پیشرفته تشخیص و سیستم‌های پشتیبان را مد نظر قرار دهید.

 روند فناوری‌های نوظهور در بخش عمومی

• سازمان‌های دولتی که در پی کاهش هزینه‌ها و تبادل ساده‌تر داده‌ها هستند، هرچه بیشتر به سمت فناوری ابری گرایش پیدا کرده‌اند. ذخیره اطلاعات سازمان‌ها روی فضای ابری اختصاصی امنیت آنها را تضمین می‌کند.
• بخش عمومی هنوز فناوری Blockchain را نپذیرفته است؛ اما زمانی‌که راهکارهای تاثیرگذار بر هزینه‌ها برای دولت پیاده‌سازی شوند، انتظار می‌رود که میزان پذیرش آن افزایش یابد. سازمان‌های دولتی که Blockchain را آزمایش کرده‌اند، دریافته‌اند که از این طریق امنیت و بهره‌وری آنها افزایش می‌یابد.
• زیرساخت‌های Hyper Converged (همگرا) کل فناوری‌های یک سازمان را در یک پلتفرم واحد یکپارچه می‌کنند. اغلب سازمان‌های دولتی از این گزینه برای مقیاس‌بندی و کاهش هزینه‌ها بهره می‌برند.
• اینترنت اشیا فرصت بسیار خوبی در اختیار سازمان‌های دولتی قرار داده است. درحالی‌که وزارت دفاع تامین بخش اعظم هزینه‌های اینترنت اشیا را به عهده دارد، موسسات غیرنظامی نیز از این فناوری بهره می‌برند. مثلا، سازمان‌ها می‌توانند از اینترنت اشیا برای بهبود نظارت بر سیستم حمل‌ونقل عمومی استفاده کنند.

موارد ذکر شده تنها بخشی از روندهایی هستند که می‌توانید در استراتژی دولت الکترونیک از آنها بهره بگیرید. ممکن است به‌عنوان دولت الکترونیک با محدودیت‌های فراوانی برای پذیرش این فناوری مواجه باشید، اما شما مسئول بهبود کارایی عملیاتی و مشارکت شهروندی هستید. با پیاده‌سازی استراتژی دولت الکترونیکی که یکپارچه‌سازی، امنیت و سازگاری سازمانی اولویت اصلی آن است، می‌توانید بر برخی موانع موجود بر سر راه نوآوری دولت غلبه کنید.