ارزیابی کارایی سازمان در نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار تیمیار
ارزیابی سازمانی
یک ارزیابی سازمانی کارامد، می‌تواند در بهبود کارایی یک سازمان در زمینه‌های زیر بسیار موثر باشد:
- کارایی سازمانی شامل اثربخشی، بهره‌وری و توانایی مالی
- ظرفیت سازمانی شامل مدیریت مالی، مدیریت فرآیند‌ها و برنامه‌ها، ارتباطات درون سازمانی، رهبری استراتژیک، منابع انسانی و زیرساخت
- انگیزه سازمانی شامل ماموریت، فرهنگ، تشویق و جایزه
- محیط بیرونی شامل اداری و حقوقی، سیاسی، اجتماعی و فرهنگی، اقتصادی، ذینفع‌ها، تکنولوژیکی و زیست محیطی
«ارزیابی عملکرد و بازخورد آن در بهبود عملکرد پرسنل»
در ارزیابی سازمانی، سوالاتی مطرح می‌شود که پاسخ به آنها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. برخی از این سوالات عبارتند از:
- استفاده از خود-ارزیابی یا ارزیابی خارجی و یا هر دو
- اولویت‌بندی مسایل
- انتخاب شاخص‌ها به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی سازمانی
- انتخاب داده‌های کمیتی و کیفیتی
- فاکتور‌های استفاده از نتایج ارزیابی
ابزار ارزیابی کارایی سازمانی
یکی از رایج‌ترین ابزاری که در زمینه ارزیابی کارایی یک سازمان به‌کار گرفته می‌شود، شاخص کارایی یا شاخص کلیدی عملکرد است که تحت عنوان KPI شناخته می‌شود. KPI مجموعه‌ای از معیار‌های قابل سنجش است که به واسطه‌ی آن می‌توان کارایی یک شرکت یا سازمان را در طول زمان اندازه‌گیری کرد. معیار‌هایی که به آنها اشاره شد جهت تعیین میزان پیشرفت یک سازمان در زمینه‌ی رسیدن به اهداف استراتژیک و عملیاتی خود مورد استفاده قرار می‌گیرند. از طرف دیگر با به‌کارگیری آنها می‌توان سرمایه و در کل کارایی یک شرکت را با سایر شرکت‌هایی که در همان صنعت فعالیت می‌کنند مقایسه کرد.
«بهره‌گیری از شاخص کلیدی کارایی به عنوان معیار اندازه‌گیری عملکرد»
بسته به حوزه فعالیت یک شرکت و یا یک سازمان، شاخص‌هایی که به عنوان KPI در نظر گرفته می‌شوند متفاوت خواهد بود. در ادامه شاخص‌هایی در زمینه‌های امور بازاریابی عملکرد پرسنل به عنوان نمونه ارائه شده‌اند.
شاخص‌های بازاریابی
- درآمد فروش
- مشتریان بالقوه
- میزان سهم بازار
- هزینه کسب هر مشتری
- نرخ استفاده از ظرفیت‌های موجود
- نرخ ارایه به‌هنگام و کامل خدمات
- میزان ارزش افزوده سرمایه انسانی
- نرخ تبدیل مشتریان بالقوه به مشتری بالفعل
- بازگشت سرمایه پیرامون نو‌آوری‌های مختلف
- میزان بازگشت سرمایه‌های حاصل از آموزش نیروی انسانی
شاخص‌های سنجش عملکرد پرسنل سازمان
- میزان تعهد کاکنان
- ارزیابی 360 درجه
- فاکتور غیبت برادفورد
- ارزش افزوده سرمایه انسانی
- میزان حمایت کارکنان از سازمان
در فرآیند ارزیابی عملکرد اثربخش، عواملی چون شفاف‌سازی ارتباط عملکرد کارکنان با استراتژی‌ها و اهداف سازمان، تعیین شاخص‌های عملکردی ارزیابی جهت برقراری ارتباط بین فرآیند ارزیابی عملکرد با سایر فرآیندهای توسعه منابع انسانی باید مورد توجه قرار گیرند. در کنار این مساله، آگاه شدن کارکنان از نتایج ارزیابی موجب می‌شود به نقاط قوت و ضعف خود پی برده و برای افزایش توانمندی‌های خود براساس واقعیت تلاش کنند که این امر باعث ایجاد احساس رشد در آنها خواهد شد.
«بهبود عملکرد پرسنل با هر بازخورد از ارزیابی»
ارزیابی در نرم‌افزار تیمیار
شناخت کارکنان قوی و اعطای پاداش به آنها و بدین وسیله ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد آنان و سایر کارکنان، از جمله عوامل اصلی ارزیابی عملکرد است. هدف اصلی از ارزیابی عملکرد این است که اطلاعات ضروری درباره نیروهای شاغل در سازمان جمع آوری شده و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آنها بتوانند تصمیمات لازم را جهت بالا بردن کمیت و کیفیت عملکرد کارکنان اتخاذ نمایند. با توجه با اهمیت این موضوع، ماژولی با عنوان «نظرسنجی» در نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار تیمیار در نظر گرفته شده است که به واسطه‌ی آن، سازمان‌هایی که به تیمیار پیوسته‌اند دیگر نگرانی در زمینه ارزیابی عملکرد پرسنل خود نداشته باشند.
به طور کلی امکانات و قابلیت‌هایی که در ارتباط با ارزیابی در ماژول نظرسنجی تیمیار وجود دارد عبارتند از:
- تعیین نوع ارزیابی، آزمون و پرسشنامه
- ایجاد ارتباط ارزیابی با سایر ماژول‌ها
- تعیین مهلت برای پاسخ گویی به ارزیابی
- تعیین زمان نمایش نتایج (می‌توان تعیین کرد که نتایج اصلا دیده نشوند، یا اینکه بعد از ثبت پاسخ و یا بعد از پایان مهلت دیده شوند)
- تعیین نحوه پاسخ‌گویی (به‌صورت یکبار، تا آخر مهلت نظرسنجی و یا تا ۲۴ ساعت)
- تعیین وضعیت ارزیابی ( فعال یا بسته بودن)
- تعیین ارسال یا عدم ارسال اعلان برای ارزیابی
- تعیین نمایش یا عدم نمایش ارزیابی در سایت
- استفاده از الگو‌های از پیش تهیه شده جهت ایجاد ارزیابی و استفاده از آن تعداد دفعات دلخواه و در زمان‌های مختلف
- استفاده از نتایج ارزیابی در محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل در ماژول پرسنلی تیمیار
- انتخاب شرکت‌کنندگان از لیست کاربران
- تعیین وزن برای هر یک از شرکت‌کنندگان
- امکان اجباری کردن شرکت کردن کاربران در ارزیابی
- امکان تعیین ارزیابی‌شوندگان از لیست کاربران
- امکان تعیین نمره ایده‌آل برای ارزیابی
- تعیین وزن معیار برای هر پرسش
- امکان اجباری کردن پاسخ به یک پرسش
- تعیین وزن برای هر یک از پاسخ‌های یک پرسش
- امکان درج توضیحات در پاسخ به پرسش‌ها
- امکان جابه‌جایی و تغییر ترتیب پرسش‌ها
- امکان ویرایش و حذف پرسش‌ها و پاسخ‌ها
- امکان اتصال ارزیابی ایجاد شده به سایر ماژول‌ها (مثلا به یک سند خاص در ماژول اسناد)
ایجاد و نمایش ارزیابی‌ها در ماژول نظرسنجی تیمیار
در ماژول نظرسنجی تیمیار می‌توان بسته به نیاز، اقدام به ایجاد پرسشنامه، آزمون و ارزیابی نمود. در صفحه اصلی ماژول، لیست نظرسنجی‌هایی که ایجاد شده است نمایش داده می‌شوند. این امکان وجود دارد که بتوان تعیین کرد اطلاعات نظرسنجی‌های ایجاد شده در قالب چه اطلاعاتی در لیست نمایش داده شوند.
«لیست ارزیابی‌های ایجاد شده در ماژول نظرسنجی تیمیار»
این امکان فراهم آورده شده است که بتوان برای بخش‌های مختلف سازمان و به منظور سازماندهی بهتر ارزیابی‌ها، رده‌های مختلفی در ماژول نظرسنجی ایجاد کرد. سپس دسترسی‌های لازم برای هر رده را جداگانه تنظیم نمود.
«ایجاد و اعطای دسترسی‌های یک رده در ماژول نظرسنجی تیمیار»
با کلیک روی رده‌ی مورد نظر در منوی عمودی سمت راست، می‌توان برای آن یک ارزیابی ایجاد کرد. در لیست ارزیابی‌ها، با کلیک روی هر مورد، اطلاعات و پرسش‌های در نظر گرفته شده برای ارزیابی مورد نظر نمایش داده می‌شود. تمامی پرسنلی که هنگام ایجاد ارزیابی به عنوان ارزیابی شونده انتخاب شده‌اند، هنگام پاسخ به پرسش‌ها نمایش داده می‌شوند و به پرسش‌ها در ارتباط با تک تک آنها پاسخ داده می‌شود.
«نمایش اطلاعات و پرسش‌های یک ارزیابی»
یکی از قابلیت‌های مهمی که در ماژول نظرسنجی تیمیار در نظر گرفته شده است، امکان ایجاد و استفاده از الگوهاست. بدین شکل که می‌توان یک الگوی ارزیابی را یکبار ایجاد کرد و سپس در مقاطع زمانی مختلف بار‌ها از آن جهت ایجاد ارزیابی استفاده کرد. بعد از انتخاب زبانه‌ی الگو‌ها/دوره‌ای، با کلیک روی اضافه کردن الگو، می‌توان یکی از موارد پرسشنامه، آزمون و یا ارزیابی را انتخاب کرد. سپس باید تنظیمات مربوط به ارزیابی مورد نظر را انجام داد و پرسش‌ها و پاسخ‌ها را اضافه کرد.
«ایجاد الگوی ارزیابی در ماژول نظرسنجی تیمیار»
بعد از تعریف الگوی ارزیابی، هنگام ایجاد ارزیابی، در فیلد لیست الگو‌ها می‌توان الگوی مورد نظر را انتخاب کرد.
«ایجاد ارزیابی از روی الگو‌های تعریف شده در ماژول نظرسنجی تیمیار»
استفاده از ارزیابی‌های ایجاد شده در محاسبات حقوق دستمزد در ماژول پرسنلی
یکی از قابلیت‌های کاربردی ارزیابی در تیمیار، اعمال نمره ارزیابی در محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل است. بدین شکل که برای کارمندانی که ارزیابی شده‌اند، در ماژول پرسنلی لیست ارزیابی ایجاد می‌شود و نمره ارزیابی آنها با سقف معین محاسبه می‌شود. سپس با استفاده از پارامتر نمره ارزیابی در تنظیمات حقوق دستمزد می‌توان نمره ارزیابی هر کارمند را در فیش حقوقی وی مشاهده کرد. قابل ذکر است که می‌توان نمره ارزیابی هر کارمند را در فرمول‌های مختلف حقوق و دستمزد دخیل کرد.
«بروزرسانی لیست ارزیابی در ماژول پرسنلی متناسب با ارزایابی‌های ایجاد شده در ماژول نظرسنجی»
سخن آخر
برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که در تدوین اهداف خود، سود‌آوری و رضایت مشتری را به عنوان اصول مهم در نظر گرفته‌اند، بررسی نتایج عملکرد، یک فرآیند مهم راهبردی تلقی می‌شود. در این راستا بسیاری از سازمان‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI بهره می‌گیرند. گروه نرم‌افزاری تیمیار که هدف اصلی خود را مدیریت کامل کسب‌وکار در حوزه‌های مختلف قرار داده است، در این زمینه ماژولی تحت عنوان نظرسنجی ارائه کرده است. در این ماژول امکان ایجاد و مدیریت ارزیابی، آزمون و پرسشنامه برای رده‌های مختلف سازمان فراهم آورده شده است.
منابع
- مستندات نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار تیمیار
- Vic Murray, “THE EVALUATION OF ORGANIZATIONAL PERFORMANCE: NORMATIVE PRESCRIPTIONS VS. EMPIRICAL RESULTS”, Paper prepared for the COI Conference, Toronto, July 10, 2004.
- Wesley A.Martz, “Evaluating Organizational Effectiveness”, Western Michigan University, 2008.
- Dragana Velimirovic and Rada Stankovic, “Role and Importance of KPIs Measurement”, Serbian Journal of Management 6(1) (2011) 63 – 72
تالیف و گردآوری: سینا گل‌محمدی – کارشناس فنی گروه نرم‌افزاری تیمیار