پیشرفت فناوری‌هایی مانند ابری، اینترنت اشیا (IoT) یا داده‌های بزرگ (big data)، کسب‌وکارها را به فکر استفاده از سیستم‌های ERP انداخته است. ممکن است تصمیم داشته باشید این پیشرفت‌ها را وارد کسب‌وکار خود کنید، اما پیش از هر اقدامی، بهتر است ببینید که آیا واقعا به این فناوری‌ها نیاز دارید یا خیر.
فناوری‌ها، چه ابری، IoT و یا big data، اغلب به دلیل ترویج شدید نوآوری‌های جدید در بین کسب‌وکارها، پیش از اینکه در عمل آمادگی پذیرش آنها را داشته باشند، همواره مورد سرزنش قرار می‌گیرند. با این وجود، درحالی‌که هنوز بسیاری از کسب‌وکارها از سیستم‌های ERP امروزی استفاده می‌کنند، این ارائه‌دهنده سیستم ERP و شریک تجاری سازمان‌ها است که باید مسئولیت مشاوره به مشتریان خود درباره زمان و نحوه بروزرسانی سیستم‌های فعلی به سیستم‌های جدیدتر را به عهده بگیرد، به نحوی که آنها بتوانند فرایندهای خود به شیوه‌ای عملی‌تر و استراتژیک‌تر به مرحله اجرا درآورند. برای این منظور، همواره این چهار نکته کلیدی را مد نظر قرار دهید:
1) زمانی‌که رشد کسب‌وکارها نسبت به سیستم‌های موجود، سریع‌تر باشد
آگاهی از اینکه پیاده‌سازی سیستم‌های ERP غالبا در ابتدای عمر فعالیت یک کسب‌وکار انجام می‌شود، بسیار اهمیت دارد. سازمان‌های موفق به‌سرعت رشد می‌کنند، درحالی‌که می‌بینند پردازش حجم عظیم تراکنش‌ها و داده‌ها را با همان سیستم‌های فعلی انجام می‌دهند.
با توجه به این مساله، شرکای تجاری باید پس از بررسی سیستم عامل مشتریان خود، آنها را به سیستم‌های کارامدتری تبدیل کنند تا بتوانند حجم عظیم کارها را انجام دهند. در همین زمان، کسب‌وکارها باید سیستم ERP یا زیرساخت‌های خود را برای پشتیبانی از این تغییرات بروزرسانی کنند؛ در غیر این صورت، در معرض خطر سیستم‌هایی با ظرفیت بیش از حد قرار خواهند گرفت. این امر منجر به رویدادهایی مانند نقض قوانین حفاظت از اطلاعات خواهد شد.
2) مصاف با تجربه کاربری (UX)
UX چیزی است که بیشتر شرکت‌ها برای دستیابی به آن با چالش مواجه هستند، به‌ویژه آنهایی که چند صد هزار پرسنل دارند. صفحه نمایش دستگاه‌های تلفن همراه امروزی، با مدل‌های قدیمی و منوهای ناخوشایند بسیاری از سیستم‌های ERP موجود، تفاوت بسیاری دارد.
وقتی ارائه‌دهندگان ERP، شروع به ارزیابی سیستم‌های خود و سرمایه‌گذاری برای بروزرسانی رابط کاربری آن می‌کنند، همزمان باید در قبال تجربه افرادی که از این نرم‌افزارها استفاده می‌کنند، احساس مسئولیت داشته باشند. آنها باید درباره ساده‌سازی فرایندها، خودکارسازی گردش کارها و معرفی توابع بصری جست‌وجو، مشاوره بدهند. دسترسی به موبایل باید تقریبا بدون اینکه بیان شود، ایجاد شود؛ اما باید اطمینان حاصل کنند که امنیت سیستم‌های سازمان استفاده کننده، تضمین شده است.
3) سیستم‌های بدون پشتیبان کسب‌وکارها
مشتریان معمولا به سیستم‌های ERP که مطمئن، قابل اعتماد و مانوس بوده و کارهایشان را به سهولت انجام می‌دهند، وفادار می‌مانند. همه اینها خوب هستند، اما توسعه‌دهندگان اغلب کاربران خود را به بروزرسانی سیستم‌های فعلی به آخرین نسخه یا حتی خرید محصولات جدید خودشان، ترغیب می‌کنند.
بسیار ضروری است که شرکای تجاری مشتریان خود را درک کرده و صادقانه به آنها بگویند که چه زمانی برای شروع فرایند بروزرسانی سیستم‌های ایشان مناسب است. آنها باید درباره مزایا، سختی کار و هزینه‌ها به مشتریان توضیح دهند و مشتری نیز باید بتواند برای یک مهاجرت بدون اشکال، به‌طور کامل به شریک خود اعتماد کند.
4) ERP با کسب‌وکار همگام نمی‌ماند
تمایل سیستم‌های ERP این است که هسته مرکزی برنامه‌های کاربردی شرکت‌ها شوند؛ یک مخزن مرکزی، امن و قابل اعتماد برای اطلاعات مالی که برای هر سازمانی حیاتی محسوب می‌شود. با رشد کسب‌وکار و تکامل و پیچیده شدن فرایندهای آن، الزامات سیستم باید در سطح وسیع‌تری از شرکت کسب‌وکار گسترش یابد.
در برخی موارد، این سیستم می‌تواند با برنامه‌های استاندارد سازگار شود. مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مثال خوبی در این زمینه است، اما شرکت‌های بیشتری نیازمند نرم‌افزارهای اختصاصی صنعت، مانند سیستم مدیریت ناوگان در یک شرکت حمل و نقل جاده‌ای، هستند. شرکای تجاری باید در توصیه برنامه‌های بیشتر، فعال بوده و برای تامین یکپارچگی این نرم‌افزارهای تخصصی، قابل اعتماد باشند.
چرا تغییر، در زمانی که نیازی به آن وجود ندارد؟
سیستم ERP جدید می‌تواند مزایای بسیاری داشته باشند که سیستم‌های عامل فعلی فاقد آنها هستند، از جمله یکپارچگی بهتر داده‌ها و گزارش‌گیری ساده. البته، برای کسب‌وکارهایی که رشد جهش‌گونه ندارند، توجیه انتقال از سیستم ERP فعلی که بدون دردسر و مانوس به نظر می‌رسد، کار دشواری است.
مشاوران باید سایر راهکارهای موجود در بازار را برای مشتریان خود تشریح کنند و بر روش‌های کاراتری که ایشان از وجود آنها بی‌خبر بوده‌اند، تمرکز کنند. مشاوران باید مشتریان خود را تشویق کنند که درباره ماژول‌ها و افزونه‌هایی (add-ons) که می‌توانند با جهت کسب‌وکار آنها در طول سال 2019 و پس از آن همسو شوند، تحقیق نمایند. به‌علاوه، مشاوران باید به مشتریان در ارزیابی و درک تفاوت میان تقویت راهکارهای ERP موجود و ورود یک راهکار کاملا جدیدی که بتواند مزایای بی‌شماری برای کاربران نهایی به همراه داشته باشد، کمک کنند.