سیستم‌های ERP، در حقیقت انواع فرآیندهای کسب‌وکار را گرد هم آورده‌ و انتقال داده‌ها را بین هر فرآیند تسهیل کرده‌است. ERP مالی، هسته اصلی تمامی فرایندهای نرم افزار ERP، می‌تواند تمامی ماژول‌های مرتبط دیگر را با داده‌های لازم به‌منظور انجام وظایف آماده کند. فعالیت نرم افزار ERP بدون برخورداری از اطلاعات مالی، مانند فعالیت در فضای خلأ، است. درواقع، وقتی نمی‌دانید چه مقدار پول برای تهیه مواد موردنیاز دارید، چگونه می‌توانید فرآیندهای پیشرفته‌تری مانند نقاط تجدید سفارش خودکار را به‌طور مؤثر انجام دهید؟ سیستم‌های مالی ERP با تمامی بخش‌های شرکت شما کار می‌کنند و برای شما امکان تصمیم‌گیری درست و افزایش بهره‌وری را فراهم می‌کنند.

ERP مالی چیست؟

به‌طورکلی، ماژول مالی ERP یک برنامه نرم‌افزاری است که داده‌های مالی را جمع‌آوری می‌کند و سپس گزارش تولید می‌کند و این امکان را فراهم کرده تا در صورت لزوم اطلاعات مالی را به‌طور شفاف‌تری با شرکای خارجی مانند فروشندگان و مشتریان خود برقرار کنید. این کار را می‌توانید از طریق عملکردهایی مانند حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، دفتر کل، بودجه‌بندی و موارد دیگر انجام دهید. این مقاله به‌منظور کسب اطلاعات در مورد برخی از اساسی‌ترین و محبوب‌ترین جنبه‌های نرم افزار مدیریت مالی ERP که ممکن است در انتخاب نرم افزار ERP مناسب، مفید باشد، ایجاد شده است.

ERP مالی

ویژگی‌های کلیدی ERP مالی

۱. ردیابی سود

یکی از عملکرد اصلی ماژول‌های مدیریت ERP مالی، ردیابی سود است. ردیابی سود به شما کمک می‌کند تا از چگونگی استفاده کسب‌وکار از منابع مالی و سلامت کلی آن، یک چشم‌انداز خوب داشته باشید. ردیابی سود به شما نشان می‌دهد که عمده سود از کجا حاصل می‌شود، درعین‌حال بازده سرمایه‌گذاری برای هر خرید را تعیین می‌کند. ردیاب برای محاسبه میزان سود سازمان حاصل از تلاش‌های شما، از هزینه‌های متحمل شده و هرگونه دریافتنی استفاده می‌کند. برخی از برنامه‌ها سود آینده سازمان را بر اساس داده‌های هزینه‌های قدیمی و میزان فروش پیش‌بینی می‌کنند. از طرف دیگر، نرم افزار مدیریت مالی می‌تواند به شرکت‌ها در ردیابی هزینه‌ها کمک کند. این روش شامل ارزیابی مراکز هزینه فردی، نگاهی کلی به تدارکات یا ارزیابی نحوه هزینه‌های مالی کسب‌وکار است. نتیجه مطلوب این نوع ابزارها ایجاد تغییراتی است که باعث افزایش سود برای یک کسب‌وکار شود. نرم افزار مدیریت مالی را به‌عنوان تهیه‌کننده نقشه راه برای رهبران کسب‌وکارها که بهترین حرکت در محیط کسب‌وکار فعلی خود را درک می‌کنند، در نظر بگیرید.

۲. مدیریت دفتر کل

مدیریت دفتر کل یکی دیگر از عملکردهای اساسی سیستم‌های ERP مالی است. یک دفتر کل سوابق کامل معاملات مالی را فراهم می‌آورد و با دیگر ماژول‌های ERP شما مانند مدیریت موجودی کالا یا مدیریت ارتباط با مشتری، ادغام می‌شود. اطلاعات ورودی معمولاً به‌طور مستقیم وارد دفتر کل (GL) می‌شوند، اما ممکن است این امکان را داشته باشید، داده‌های ورودی را در فضاهای مختلفی نیز ایجاد کنید. درهرصورت، می‌توانید ورودی‌های خود را در یک فضای مرکزی مشاهده کنید و می‌توانید موارد مختلفی را نظیر دارایی‌ها، بدهی‌ها، حساب‌های سرمایه، درآمد و هزینه‌ها، پیگیری کنید. نگهداری از تمامی داده‌های مالی در یک فضای مشخص می‌تواند ثبت اظهارنامه مالیاتی را کنترل کرده و به شما کمک کند تا دید کلی بر روی هزینه‌های خود داشته باشید. شما می‌توانید به‌سرعت معاملات عجیب و غریب و یا کلاه‌برداری را شناسایی کنید، و برخی از سیستم‌ها به‌طور خودکار این موارد را به شما اطلاع می‌دهند. دفتر کل چشم‌انداز بسیار خوبی در بخش مالی شما ایجاد می‌کند و تصویر بزرگ‌تری را به شما نشان می‌دهد. این نقطه شروع برای ایجاد صورت‌های مالی است که برای ارزیابی سلامت مالی شما ضروری است.

۳. حساب‌های پرداختنی

حساب‌های پرداختنی کلیه وجوهی، که شرکت به فروشندگان و سایر طلبکاران شما بدهکار است را مدیریت خواهد کرد. یکی از ویژگی‌های حساب‌های پرداختنی، ادغام داده‌های قابل پرداخت شما با سیستم خرید شرکت است تا بتوانید کنترل جریان‌های نقدی خود را در دست بگیرید. خودکار کردن حساب‌های پرداختنی باعث صرفه‌جویی در هزینه و وقت شما در ساعت کار و همچنین جلوگیری از خطاهای انسانی می‌شود. اتوماسیون حساب‌های پرداختنی، متناسب با اندازه شرکت شما، در هر فاکتور ۱۶ دلار یا بیشتر صرفه‌جویی می‌کند. این سیستم می‌تواند تعداد زیادی فاکتور و سایر معاملات مالی بین شرکت شما و فروشندگان را به‌سرعت پردازش کند. برخی دیگر از برنامه‌ها که فاکتورهای کاغذی را به اسناد الکترونیکی تبدیل می‌کنند، ضبط اسناد را که به‌عنوان ویژگی‌های تصویرسازی شناخته می‌شوند، ارائه می‌دهند. به‌طور خلاصه، یک سیستم حساب‌های پرداختنی این امکان را به کاربر می‌دهد تا میزان بدهی خود و زمان سررسید آن را بداند، بنابراین همیشه به‌موقع به پرداختی‌های خود می‌رسید.

۴. حساب‌های دریافتنی

حساب‌های دریافتنی، این امکان را برای کسب‌وکار شما فراهم می‌کند تا تمام وجوهی که مشتریان به شما بدهکار هستند را مدیریت کنید. حساب‌های دریافتنی، پرداخت‌های مشتریان را به‌اندازه مدیریت فاکتورها و پول نقد، ردیابی و پیگیری می‌کند. برخی از سیستم‌ها، پورتالی ارائه می‌دهند که در آن مشتریان بتوانند پرداختی‌های خود را انجام داده و یا به فاکتورها دسترسی پیدا کنند. شما می‌توانید کارهایی مانند ارسال یادآوری پرداخت یا صورت‌حساب و ثبت مجدد فاکتورها را به‌صورت خودکار انجام دهید. اتوماسیون حساب‌های دریافتنی، روند جمع‌آوری را تسریع بخشیده و روابط مشتری را تقویت می‌کند زیرا سهولت در پرداخت باعث دسترسی آسان به سازمان شما می‌شود. سهولت پرداخت باعث ایجاد مشتریانی خوشحال و بازگشت مشتریان خواهد شد.

۵. مدیریت دارایی‌های ثابت

این راه‌حل کلیه دارایی‌های مشهود شرکت شما مانند تجهیزات تولیدی، رایانه‌ها، ماشین‌های شرکتی و فضای اداری را ردیابی و مدیریت می‌کند. این راه‌حل نیز، محاسبات استهلاک، الزامات انطباق و پیامدهای مالیاتی را در نظر خواهد گرفت. مدیریت دارایی‌ها برای سازمان شما از لحاظ استفاده، هزینه‌ها و نگهداری دید بهتری را ایجاد می‌کند. به‌عنوان‌مثال، پیگیری از استهلاک دارایی‌ها می‌تواند به شما در پیش‌بینی هزینه‌ها و ایجاد بودجه کمک کند. اگر می‌دانید که تجهیزات شما روبه فرسودگی هستند و ممکن است به‌زودی به تعمیرات نیاز داشته باشند، می‌توانید برای پرداخت هزینه‌های تعمیرات، برنامه‌ریزی کنید. پیگیری دارایی‌های شما از پرداخت مالیات برای مواردی که حذف یا جایگزین کرده‌اید، جلوگیری می‌کند در حقیقت این اشتباهی ساده است که به هنگام نگهداری از سوابق شخصی، برای آن تلاش می‌کنید. این ابزار همچنین فرصت‌هایی را برای پس‌انداز مالیات فروش به وجود می‌آورد برخی از حوزه‌های قضایی تخفیف‌های مالیاتی یا معافیت‌هایی را برای صنایع خاص ارائه می‌دهند.

۶. مدیریت ریسک

بخش عمده‌ای از کسب‌وکار به ریسک مربوط شده و رهبران کسب‌وکار قصد دارند تا از منظر محافظت از سازمان و تشکیلات خود اطمینان حاصل کنند. ابزارهای مدیریت ریسک می‌توانند بحران‌ها را پیش‌بینی، تحلیل و مدیریت کنند. شرایط ریسک‌پذیر می‌توانند از مسائل مالی تا حتی بلایای طبیعی متفاوت باشد. سایر بلایای احتمالی قابل مدیریت با راهکارهای مدیریت ریسک می‌تواند مربوط به امنیت، مسئولیت‌های حقوقی و خطرات مربوط به شهرت یا اعتبار باشد. رعایت مقررات انطباق می‌تواند چالش‌برانگیز باشد زیرا همیشه در حال تغییر هستند. در یک محیط تولید مواد غذایی و آشامیدنی، ابزار مدیریت ریسک می‌تواند در صورت آلودگی یا هر مسئله دیگری در روند کار، شما را مطلع کند. ازنظر مالی نیز، نظارت بر هرگونه وجوهی است که به کسب‌وکار شما وارد و یا از آن خارج شود. ابزار مدیریت ریسک می‌تواند اطمینان حاصل کند که درصورتی‌که مشتری شما، وجه پرداختی خود را با تأخیر پرداخت کند و یا پرداخت نکند، سازمان شما ذخیره نقدی کافی برای پوشش حساب‌های پرداختنی را داشته باشد؛ این قابلیت در حقیقت ریسک اعتباری را مدیریت می‌کند.

۷. ارائه گزارشات

تجزیه‌ و تحلیل‌ها دسترسی زمان واقعی را به داده‌های مالی فراهم می‌کنند که برای حفظ امور مالی شما بسیار مهم است. این بینش و شفافیت به شما کمک می‌کند در مورد امور مالی شرکت خود پیش‌بینی‌ها و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده را انجام دهید. در سطح ابتدایی، گزارش و تجزیه‌وتحلیل به شما نشان می‌دهد که درآمد در کجا تولید می‌شود و در کجا تولید نمی‌شود. اما داشبورد می‌تواند کارهای بیشتری انجام دهد، مانند فروش، فروش مورد انتظار، هزینه‌ها و بسیاری از مؤلفه‌های مالی دیگر. معمولاً داشبورد قابل تنظیم است، بنابراین می‌توانید طبقه‌بندی‌های موردنیاز انتخاب کنید. داده‌ها در قالب نمودار نشان داده می‌شوند که می‌توانید به‌سرعت سلامت مالی شرکت خود را در همان لحظه بررسی کنید و از آن اطمینان حاصل کنید.

۸. مدیریت ارزهای مختلف

اگر با مشتریان خود در سطح جهانی ارتباط دارید، توانایی مدیریت چندین ارز بسیار مهم است. مدیریت ارزهای مختلف روند خریدوفروش ارزهای خارجی را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. قابلیت‌های تبدیل ارز به شما این امکان را می‌دهد تا معاملات خود را با ارزهای مختلف به‌صورت کامل انجام دهید.

۹. مدیریت مالیات

راه‌حل‌های مدیریت مالیات، تنظیمات سیستم مالیات را ذخیره می‌کنند و عملکردهای حسابرسی مالیاتی و گزارشات مالیاتی را ارائه می‌دهند. از تنظیمات مالیات باید در سراسر سیستم استفاده شود تا مجموعه‌ای ثابت از مالیات فروش و مالیات بر ارزش افزوده ارائه شد. ممکن است سیستم مدیریت مالیات شما تمامی وظایف پیش‌پاافتاده مانند تعیین صلاحیت مالیات فروش در مراکز حمل‌ونقل و یا استفاده از قالب‌های اطلاعات مالیاتی به‌منظور پردازش معاملات فروش با رعایت مقررات مناسب را به پایان برساند. قابلیت‌های مدیریت مالیات شما بستگی به این دارد که کدام سیستم را خریداری می‌کنید و انتخاب سیستم مناسب برای خریداری به نیاز شرکت شما بستگی دارد. درهرصورت، استفاده از مدیریت مالیات در سازمان شما راهی عالی برای صرفه‌جویی در زمان به‌منظور انجام کارهای پیش‌پاافتاده است.

فواید ERP مالی

ماژول مالی قلب سیستم نرم افزاری ERP یک سازمان و کسب و کار به شمار می‌رود. در زیر قسمتی از مزایای نرم افزار یکپارچه کسب و کار ERP مالی، بیان می شود:

  • افزایش بهره‌وری: هنگامی‌که فعالیت‌های روزمره را که باعث اتلاف وقت می‌شوند، به‌صورت خودکار انجام دهید، به‌سرعت بهره‌وری افزایش می‌یابد.
  • شفافیت کامل مالی: داشبورد تجزیه‌وتحلیل کننده و دفتر کل به کاربران مجاز، تمامی مواردی را که لازم است درباره منابع مالی سازمان شما بدانند، ارائه می‌دهد.
  • برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی آگاهانه: با استفاده از تجزیه‌وتحلیل و گزارش‌گیری می‌توان هزینه‌ها و درآمد بالقوه را پیش‌بینی کرد و سپس بودجه‌های خود را متناسب با آن طراحی کرد.
  • نظارت مالی در زمان واقعی: از یک معامله عجیب و غریب تا افزایش فروش، شما همیشه می‌دانید که در هر لحظه در بخش مالی خود چه می‌گذرد.
  • به حداقل رساندن خطای انسانی: اشتباهات حسابداری مانند خطا در ورود داده‌ها امری معمول است اما با کمک نرم افزار ERP مالی، این خطاها قابل شناسایی و جلوگیری است.
  • سازمان‌دهی و ردیابی فاکتورهای الکترونیکی و اسناد مالی: قالب دیجیتال از جا به جایی یا از بین رفتن اسناد جلوگیری می‌کند و اسناد به‌طور خودکار در مکان مناسب ثبت می‌شوند.
  • تحرک: اگر سیستم مبتنی بر ابر را انتخاب کنید، می‌توانید در هر مکان و هر زمان به ابزار مالی خود دسترسی داشته باشید.
  • نه به پرداخت‌های از یادرفته: حساب‌های پرداختنی، شما را از پرداخت‌های آینده مطلع می‌کنند، یا می‌توانید تصمیم بگیرید که آن‌ها به‌طور خودکار پرداخت شوند.
  • ادغام: ماژول‌های مالی ERP با سایر سیستم‌های کسب‌وکار مانند CRM قابل ادغام هستند تا بتوانند تعداد فروش و بودجه بازاریابی را فراهم کنند.
  • متمرکزسازی: دفتر کل یک مرکز اصلی است. شما می‌توانید به همه اطلاعات مالی شرکت خود در یک مکان دسترسی پیدا کنید.

 توسعه مدیریت هوشمند یکپارچه کسب و کار

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: www.selecthub.com