امروزه در بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزار ERP استفاده می‌شود اما متأسفانه توانایی‌های کامل این سیستم به‌درستی شناخته نشده است. یکی از عوامل ارزشمندتر شدن سیستم‌های ERP در کسب‌وکار، مدیریت پروژه در نرم‌افزار ERP است. به عبارت بسیار ساده، مدیریت پروژه به این معنی است که ما یک هدف داریم و متغیرها را در طول مسیر از برخی مبادی تا رسیدن به هدف کنترل می‌کنیم. ERP در این مسیر دوست ماست. در این مقاله پیرامون میزان اهمیت و نقش مدیریت پروژه، توضیح داده شده است.

 

 مدیریت پروژه در نرم افزار ERP

 

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

ERP امکان یکپارچگی و اتوماسیون عملکردهای کسب‌وکار را فراهم می‌کند تا اثربخشی را افزایش داده و کسب‌وکارها را در مسیر موفقیت قرار دهد. سیستم ERP یک نرم‌افزار تخصصی کسب‌وکار است که برای ثبت و مدیریت داده‌های ضروری کسب‌وکار، از جمله سفارشات مشتریان، عملیات زمان‌بندی، داده‌های مالی و موجودی، طراحی شده است.

ویژگی‌های سیستم ERP برای کسب‌وکارها

در اینجا نگاهی به برخی از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های ERP که باعث ارزشمندی این سیستم‌ها می‌شود، خواهیم داشت. این ویژگی‌ها شامل:

  • یکپارچگی: یک بستر کاملاً یکپارچه برای تجزیه‌وتحلیل و مدیریت وظایف داده محور.
  • اتوماسیون: وظایف روزمره کسب‌وکار ازجمله سفارشات، حقوق و دستمزد، حسابداری و صورتحساب را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد.
  • تجزیه‌وتحلیل داده‌ها: روندها و الگوها در فرآیندهای کسب‌وکار پیدا شده تا در تصمیم‌گیری آینده کسب‌وکار کمک شود.
  • گزارش: ابزارهای ضروری کسب‌وکار مانند داشبورد قابل تنظیم و نمایش بصری.
  • مدیریت ارتباط با مشتری: جزئیات مشتری را ردیابی کرده و به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با این روش موجب بهبود روابط میان خود و مشتری شوند.
  • حسابداری: مدیریت حساب‌ها و اسناد مربوط به مالیات.
  • ردیابی و قدرت دید: قابلیت مشاهده زنجیره تأمین ازجمله ردیابی مواد، برای مثال از روند تحویل مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی.

مدیریت پروژه

از نظر کسب‌وکار، مدیریت پروژه برنامه‌ای متشکل از فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها و دانش است که برای دستیابی به اهداف پروژه در محدوده زمانی و بودجه، مورد استفاده قرار می‌گیرد. شاخص اصلی مدیریت پروژه به طور خاص، بازه زمانی اختصاص یافته به تحویل محصولات یا خدمات است.

سیستم‌های ERP چگونه مدیریت پروژه را یاری می‌کنند

برای دستیابی به اهداف مدیریت پروژه، به کسب‌وکارها توصیه می‌شود که برای تسهیل این روند، به سیستم‌های ERP روی آورند. در اینجا نگاهی داریم به روش‌های مختلف کار مدیریت پروژه در نرم‌افزار ERP:

۱. برنامه‌ریزی پروژه

سیستم‌های ERP از همان ابتدا قادر به کمک به برنامه‌ریزی پروژه هستند. در مرحله برنامه‌ریزی، می‌توان از ERP برای به‌روزرسانی وظایف با جزئیات خاص پروژه استفاده کرد که برای سهولت استفاده در یک پایگاه داده تلفیق شده است. این مدیریت وظیفه می‌تواند شامل همه موارد از تفکیک کار تا تعریف باشد. در ادامه ERP امکان برنامه‌ریزی‌های پیشرفته را برای اطمینان از رعایت مهلت‌های نهایی فراهم می‌کند. وظایف را به ترتیب تراز می‌کند و سپس وظایف را با دقت ضبط می‌کند.

۲. نظارت بر هزینه‌های مدیریت پروژه

یکی از بزرگ‌ترین خطرات مدیریت پروژه به غیر از مهلت‌های فراموش شده، نادیده گرفتن بودجه پروژه است. سیستم‌های ERP این امکان را برای پروژه‌ها فراهم می‌کنند تا هر محصول از یک شماره کار خاص برخوردار باشند و درنتیجه تمام هزینه‌های مربوط به پروژه در یک فضا تلفیق شود. این کار می‌تواند جنبه‌هایی مانند ساعت کار، هزینه‌های پیمانکار و مواد و سفارشات خرید را به‌منظور نظارت بر تمام هزینه‌های پروژه پیگیری کند.

با استفاده از ERP، مدیران پروژه می‌توانند بودجه‌ها را تعریف کنند، وجوه مالی را ثبت کنند، پروژه‌های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت را طبقه‌بندی کنند و همه هزینه‌ها را با استفاده از داده‌های زمان واقعی ترکیب کنند. از آنجا که ERP بسیار انعطاف‌پذیر است، ابزارها می‌توانند مطابق با هر پروژه سازگار شوند.

۳. ردیابی عملکرد

بخش مهمی از مدیریت پروژه ردیابی عملکرد است که می‌تواند از طریق سیستم‌های ERP جایگزین شود. با استفاده از این قابلیت، می‌توان به‌سرعت خطرات را شناسایی و برطرف کرد و بر اساس این نتایج زمینه‌هایی برای بهبود عملکرد پیدا کرد. ردیابی شامل ثبت جزئیات پروژه مانند نقاط عطف و منابع است. نقشه‌برداری و مقایسه نتایج و همچنین تجزیه‌وتحلیل مشکلات پروژه و حل آن‌ها. ERP اطلاعات زمان واقعی را فراهم می‌کند تا اقدامات اصلاحی بتوانند به‌سرعت انجام شوند.

۴. هوش تجاری

ERP دارای ابزارهای هوش تجاری (BI) است که می‌تواند در مدیریت پروژه بسیار ارزشمند باشند. از طریق BI، می‌توان نقاط عطف پروژه را در ERP تنظیم کرد. این نقاط عطف اهداف موقت هستند که باید در تاریخ‌های مشخصی محقق شوند. می‌توان هزینه‌ها و مزایای ERP را بر اساس کدهای شناسایی پروژه استخراج کرد. سپس می‌توان از مرتب‌سازی و فیلترها برای گروه‌بندی هزینه‌ها و مزایا در مراحل مهم استفاده کرد. اکنون تجزیه‌وتحلیل دقیق پروژه را می‌توان تولید کرد یا یک داشبورد ساده در زمان واقعی تهیه کرد و خلاصه‌ای از وضعیت پروژه را برای بررسی مدیریت سریع مشاهده کرد.

۵. سودآوری پروژه را بهبود ببخشید

از طریق تجزیه‌وتحلیل کامل بودجه، مدیران پروژه قادر به بررسی دقیق سودآوری هر تصمیم هزینه محور، با استفاده از سیستم‌های ERP هستند. هزینه‌های برنامه‌ریزی شده را می‌توان با دقت ارزیابی و مقایسه کرد و پیش‌بینی هزینه‌های آینده را با استفاده از داده‌های زمان واقعی انجام داد. با درج این اطلاعات می‌توان گزارش‌های کاملی ایجاد کرد و از این سوابق ایجاد شده برای مراجعه و پاسخگویی در آینده استفاده کرد.

 

 مدیریت پروژه در نرم افزار ERP

 

۶. سفارشات بی‌نظیر

برای کسب‌وکارهایی که نیاز به سفارشی‌سازی سفارشات در یک پروژه خاص دارند، کالاهای ملموس یا خدمات منحصربه‌فرد برای هر سفارش تولید می‌کنند، می‌توانند از ابزارهای مدیریت پروژه به طور گسترده استفاده کنند. ابزار مدیریت تأمین‌کننده‌های ERP می‌تواند به هماهنگی منابع کمک کند تا پروژه با وجود استفاده از چندین پیمانکار با دقت مدیریت شود، اطمینان حاصل شود که همه کارها به نتیجه مطلوب منجر می‌شود و مشتری راضی است. ERP در تمامی پروژه‌ها، از یک پروژه واحد گرفته تا پروژه‌های پیچیده‌تر، به شما کمک خواهد کرد. 

۷. منبع مشترک داده‌ها

کسب‌وکارهایی که به‌خوبی اداره می‌شوند، می‌دانند که همگی باید برای برقراری ارتباط مؤثر به یک زبان صحبت کنند. اعضای تیم پروژه را می‌توان با استفاده از کدها یا سایر پارامترهای موجود در ERP به پروژه متصل کرد. بهتر است بودجه هر پروژه را در ERP به‌صورت مجزا تعیین کرد و از سیستم حسابداری برای تهیه بودجه در مقابل گزارش‌های واقعی پروژه استفاده کرد.

۸. روی مردم تمرکز کنید

یکی از استفاده‌های معمول از ERP ثبت معاملات و تولید اطلاعات بر اساس فروش کالاهای واقعی است. مردم عامل اصلی فروش و معاملات در قلب هر پروژه‌ای هستند. ERP می‌تواند اطلاعات مربوط به پروژه را در زمان واقعی ارائه دهد. ERP به تخصیص منابع برای خدمت بهتر به یک پروژه کمک خواهد کرد. ERP می‌تواند در طول عمر پروژه به هرگونه اقدامات اصلاحی موردنیاز کمک کند.

عناصری که هنگام استفاده از مدیریت پروژه در نرم‌افزار ERP باید به خاطر بسپارید

بدیهی است که ERP می‌تواند مدیریت پروژه را در بسیاری از بخش‌ها به‌صورت گسترده بهبود بخشد، بنابراین اگر تصمیم گرفته‌اید این استراتژی را اجرا کنید، برخی از ملاحظات اصلی در اینجا ذکر شده است:

  • مدیریت تغییرات: در یک پروژه، بدون شک نقش افراد درگیر افزایش می‌یابد و نکته مهم این است که مدیر پروژه در رأس این هرم قرار گیرد. با استفاده از سیستم‌های ERP می‌توان این تغییرات را به‌راحتی ثبت و به‌روزرسانی کرد.
  • الزامات پروژه: الزامات پروژه باید قبل از استفاده از سیستم‌های ERP در مدیریت پروژه با دقت لیست شوند. جنبه‌هایی مانند ویژگی‌های نرم‌افزار، تمایز پروژه و دسترسی به سیستم مهم است.
  • آموزش کافی: یک متخصص صنعتی باید به‌تمامی کارشناسان مربوطه روش استفاده از سیستم‌های ERP را برای تکمیل پروژه آموزش دهد.

مزایای سیستم‌های ERP

پس از استقرار سیستم ERP، مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP در مدیریت پروژه به مدیران پروژه نمایان خواهد شد. این مزایا شامل دقت بالا، افزایش سودآوری و فروش، کاهش هزینه‌ها، مدیریت خطرات، دستیابی به مهلت‌های قانونی، استفاده بهینه از تجهیزات و در کل رضایت مشتری می‌باشد.

با همکاری با یک ارائه‌دهنده معتبر نرم‌افزار ERP، کسب‌وکارها قادر به استفاده از مزایای مدیریت پروژه ‌این سیستم پیشتاز هستند و از پشتیبانی و راهنمایی مداوم بهره‌مند خواهند شد. لازم به ذکر است تجارب صنعتی ارائه‌دهنده ERP و همچنین پشتیبانی اثبات شده در تعامل با مشتریان را در نظر بگیرید.

 

 

 توسعه مدیریت هوشمند یکپارچه کسب و کار

 

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: www.omniaccounts.co.za