نگاهی دقیق‌تر به قابلیت گزارش‌گیری سیستم ERP

 

امروزه چه هرکسب‌وکارها از ۶ ERP بزرگ دنیا، یعنی: SAP، Oracle، Sage، Workday، Infor یا Microsoft Dynamics استفاده کنند و چه از صدها ERP کوچک‌تری که برای صنعتی خاص سفارشی‌سازی شده‌اند، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP به‌منزله قلب آنها محسوب می‌شوند. سیستم ERP همه بخش‌های کسب‌وکار، از جمله انبار، خرید و فروش، تولید، مالی و … را دربر می‌گیرد و گردش کارها را کنترل می‌کند. زمانی‌که می‌شنوید کسب‌وکارها از سیستم‌های «ماموریت مهم» صحبت می‌کنند، منظورشان سیستم ERP است. در حقیقت، بیشتر شرکت‌ها میلیون‌ها دلار برای این سیستم‌ها سرمایه‌گذاری می‌کنند، تیم‌های بزرگ و وقت بسیاری را اختصاص می‌دهند تا برای افزایش سود استراتژیک، سیستم‌های خود را مدیریت، سفارشی‌سازی و بهینه کنند.

چالش سازمان‌ها این است که این گنجینه داده را در یک سیستم یکپارچه و چابک مطابق با نیاز روز بازار، سازمان‌دهی کنند. امروزه همه کارها بر پایه داده انجام می‌شود، اما اگر تیم‌ها نتوانند به داده‌ها دسترسی آسان، خودکار و سریع داشته باشند، این داده‌ها دیگر ارزشی نخواهند داشت.

 

 

 

در اینجا قصد داریم به بیان برخی چالش‌های معمول در ارتباط با گزارش‌گیری از سیستم‌های ERP و بهره‌مندی سازمان‌ها از این نوع خودکارسازی، به‌علاوه ارزش افزوده آن برای داده‌های بنیادی سیستم‌های ERP بپردازیم.

چالش‌های مشترک

سیستم‌های ERP حاوی حجم عظیمی از داده‌ها می‌باشند که البته دسترسی به آنها آسان نیست. همچنین، سیستم‌های دیگری حاوی اطلاعات مهمی هستند که نمی‌توانند به‌راحتی با این سیستم‌ها ترکیب شوند و در نتیجه جزیره‌ای از داده و دانش در سرتاسر کسب‌وکار پراکنده می‌شود. تصور می‌شد که سیستم‌های ERP بتوانند این مشکل را رفع کنند. طبق بررسی‌های صورت گرفته درخصوص کسب‌وکارهایی که سیستم ERP را پیاده‌سازی کرده‌اند، ۴۴% به کمتر از نصف خواسته‌های خود دست یافته بودند، نیمی از آنها افزایش کارایی و بهره‌وری را شاهد نبودند و فقط ۱۷% از پیاده‌سازی سیستم ERP رضایت داشتند.

دلیل این موضوع روشن است: عدم ارتباط میان داده‌ها و گزارش‌گیری وقت‌گیر. مثلا، واحد مالی که هر ماه دفاتر مالی خود را می‌بندد و گزارش‌های فصلی یا سالیانه ارائه می‌دهد، اگر بخواهد این کارها را به‌صورت دستی یا با سیستم‌های مجزا انجام دهد، کار بسیار وقت‌گیر، سخت و پراشتباهی خواهد بود و قطعا نیازمند اعتماد به کارشناسان IT برای انجام درست فرایند است. مهم‌تر از آن، این مساله موجب عطش بیشتر کسب‌وکار برای دسترسی لحظه‌ای به داده‌ها و تحلیل‌ها جهت تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌شود.

ROI

در دنیای گزارش‌گیری مالی، وقت طلا است. منظور فقط کاهش زمان تلف شده کارکنان برای گزارش‌گیری دستی نیست، بلکه دریافت اطلاعات سریع‌تر و صحیح به‌منظور انجام تصمیم‌گیری‌های آگاهانه برای کسب‌وکار است. در بررسی معیار حسابداری سال گذشته، متوسط زمانی که کسب‌وکارها برای بستن دفاتر مالی در هر ماه صرف می‌کنند، تقریبا ۶ و نیم روز تا دو هفته کاری است. این یعنی دو هفته بعد از ورود به ماه جدید، شرکت همچنان در حال ارائه گزارش مربوط به ماه قبل است!

تحقیق گروه هاکت درباره ROI برای گزارش‌دهی ساده و خودکار، نشان داد که شرکت‌ها ۴۹% وقت کمتر و ۳۹% هزینه کمتری را صرف کرده‌اند که این مساله باعث می‌شود، سالانه ۴۰-۲۰ درصد، یعنی ۱۰۰-۵۰ ساعت، در زمان بستن دفاتر صرفه‌جویی شود.

چطور می‌توان این مشکل را حل کرد

رویکرد جدید بسیاری از کسب‌وکارها، استفاده از نرم‌افزار گزارش‌دهی هوشمند به‌عنوان مقدمه‌ای برای سیستم‌های ERP پیشرو می‌باشد که می‌توانند داده‌های مهم را در قالبی استاندارد استخراج کرده و در زمان لازم اجرا کنند. این امر موجب می‌شود در زمانی که قبلا برای جمع‌آوری دستی و استخراج داده‌ها، ایجاد تغییر و ارائه آنها در قالب گزارشات اختصاصی صرف می‌شد، صرفه‌جویی شود. همچنین، کاربران و تیم‌های مالی قادر خواهند بود بدون نیاز به دانش IT یا دیگر اطلاعات فنی، کار گزارش‌گیری را خودشان انجام دهند.

مهم‌تر از همه، گزارش‌گیری خودکار و دقیق کمک می‌کند تا داده‌های عملیاتی شرکت به «داستان» آن تبدیل شوند و نقش تیم مالی از حسابداران تاریخی به نقش ارزشمندتر استراتژیست و کاتالیست کسب‌وکار در شرایط تصمیم‌گیری تحلیلی در جهت افزایش رشد و بهبود ROI تغییر نماید.

منبع: solutionsreview