مقایسه نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه با زیرسیستم مدیریت پروژه تیم‌یار

 

نرم افزار مدیریت پروژه به منظور برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، اختصاص منابع و مدیریت تغییرات در پروژه‌های هر سازمان به‌کار گرفته می‌شوند. این نرم‌افزار‌ها برای ذینفعان، کاربران و مدیران پروژه امکان کنترل هزینه‌ها، مدیریت بودجه و مستندسازی و همچنین ارتباط  با یکدیگر و مشارکت در پروژه را فراهم می‌آورند. در این مقاله قصد داریم نرم‌افزارهای رایج مدیریت پروژه را با زیرسیستم مدیریت پروژه در نرم افزار Modern ERP‌ تیم‌یار مقایسه کنیم. این مقایسه بر اساس قابلیت‌های اصلی نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه انجام شده است. در ادامه هر یک از قابلیت‌هایی که به عنوان معیار مقایسه در نظر گرفته شده‌اند شرح داده می‌شوند.

 

۱. روش‌های چابک

چابک روشی است که به وسیله آن یک تیم می‌تواند جهت مدیریت پروژه، آن‌را به چندین مرحله تقسیم‌بندی کند و مشارکت و همکاری ذینفعان و همچنین بهبود و تکرار را به‌صورت پیوسته فراهم آورد. چارچوب‌های پیاده‌سازی روش چابک (Agile Methodologies) عبارتند از: SCRUM ،Kanban ،(XP) Extreme Programming ،(APF) Adaptive Project Framework. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند امکان به‌کارگیری هر یک از این‌روش‌ها را در مدیریت پروژه فراهم آورد.

 

۲. مدیریت بودجه

تعیین بودجه برای یک پروژه، در واقع رسمیت بخشیدن به کاری است که برآورد هزینه‌ی آن انجام شده است. نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند یک بودجه مناسب را برای تمامی هزینه‌های برآورد شده تخصیص دهد. تکنیک‌های تعیین بودجه عبارتند از Cost Aggregation، Reserve Analysis، Expert Judgment، Historical Relationships، Funding Limit Reconcilation. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند امکان به‌کارگیری هر یک از این تکنیک‌های تعیین بودجه را فراهم آورد.

 

۳. پورتال مشتریان

پورتال مشتریان می‌تواند به عنوان ستون استراتژی‌های بازاریابی یک شرکت عمل کند و روی جذب مشتری، استقرار مشتریان و افزایش درخواست‌های آن‌ها جهت رویایی با رقبا، تمرکز دارد. پورتال مشتریان، برنامه‌ریزی منابع سازمان و مدیریت ارتباط با مشتری را ترغیب می‌کند که برای هر یک از مشتریان تجربه خوبی را از درخواست‌های آنلاین، سطح دسترسی و خدمات فراهم آورند. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند بستر لازم جهت پورتال مشتریان را فراهم آورد.

 

۴. مدیریت مسائل پیش‌بینی نشده (Issue Management)

در یک پروژه ممکن است اتفاقاتی رخ دهد که منجر به بروز مشکلات، , وقفه، تناقضات و ناسازگاری شود. زمان رخ دادن این اتفاقات نیاز است که ثبت شود. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید ابزاری را جهت گزارش اتفاقاتی که در پروژه رخ می‌دهد فراهم آورد. این گزارشات این اطمینان را حاصل می‌کنند که مشکلات مورد توجه قرار گرفته و برای آن‌ها به‌صورت سریع و کارا، راه‌حل‌هایی اتخاذ شود. ابزار مدیریت مسائل در نرم‌افزار مدیریت پروژه باید قابلیت‌های تعیین نوع موضوع، فرد کشف‌کننده موضوع، زمان، شرح، اولویت، مسئول و تاریخ حل موضوع را داشته باشد.

 

۵. ابزار Kanban Board

ابزار Kanban جهت به‌کارگیری در روش مدیریت پروژه Kanban‌ طراحی شده است؛ اما می تواند با هر کسب‌وکار و یا سازمانی، سازگاری داشته باشد. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، ابزار Kanban Board‌ را جهت موارد زیر فراهم می‌آورد: ایجاد آیتم‌های کاری، انتساب کار‌ها به اعضای تیم، همکاری تیم‌ها جهت اولویت‌بندی، مدیریت جریان‌های کاری و کاهش ضایعات.

 

۶. ردیابی Milestone

پروژه‌ای موفق است که در آن تمامی انتظارات مشتری برآورده شده باشد. انتظارات مشتری زمانی برآورده می‌شود که موارد مورد نیاز، با بالاترین کیفیت، با هزینه‌ی برآورد شده و در زمان‌بندی تعیین شده به وی تحویل داده شود. ردیابی Milestone، موثرترین راه در مدیریت زمان‌بندی است. برنامه‌ریزی موثر پروژه، روی آیتم‌های کلیدی قابل ارایه متمرکز است. در همین راستا، اقدامات به‌طور واضح نشان می‌دهند که کار‌ها چگونه مطابق با زمان‌بندی، سازمان‌دهی شوند. Milestone‌ها جهت شناسایی تاریخ ارایه‌ی همین آیتم‌های کلیدی به‌کار گرفته می‌شوند. به واسطه Milestoneهاست که می‌توان تاریخ‌های پیش‌بینی‌شده جهت ارایه را با تاریخ‌های واقعی مقایسه کرد. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، باید امکان ردیابی Milestone‌های تعیین شده برای پروژه وجود داشته باشد.

 

۷. پیگیری درصد تکمیل پروژه

مدیران پروژه، تسک‌های باز را بازبینی می‌کنند و درصد پیشرفتشان را از مسئولین جویا می‌شوند. افراد و یا تیم‌های فنی که به عنوان مسئول مراحل پروژه هستند وضعیت تکمیل را بر اساس درصد گزارش می‌دهند. پیگیری تکمیل بر اساس درصد، یک مقیاس ذهنی و مبتنی بر برداشت شخصی افراد بوده و رایج‌ترین ابزار در پروژه‌های صنایع مختلف است. از این رو، در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتوان درصد تکمیل پروژه را پیگیری کرد. در کنار مدیریت پروژه، اطلاعات دیگری همچون تحلیل و بررسی نظیر ارزش کسب‌شده، داشبورد‌ها و گزارشات مدیریتی نیز بر اساس درصد تکمیل نمایش داده می‌شوند.

 

۸. مدیریت Portfolio

مدیریت Portfolio پروژه به مدیریت متمرکز فرایند‌ها، روش‌ها و فن‌آوری‌های استفاده شده توسط مدیران پروژه جهت تحلیل و به‌طور کلی مدیریت پروژه‌ها بر اساس ویژگی‌های کلیدی متعدد اطلاق می‌شود. اهداف مدیریت Portfolio، تعیین منابع بهینه جهت تحویل و زمان‌بندی فعالیت‌ها جهت رسیدن به اهداف مالی و عملیاتی سازمان است؛ البته با در نظر گرفتن درخواست‌های مشتریان، اهداف استراتژیک و فاکتور‌های دنیای واقعی. قابلیت‌هایی که یک نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارتباط با مدیریت Portfolio‌ باید فراهم آورد عبارتند از: مدیریت فعالیت‌های موازی، مدیریت منابع، کنترل تغییرات، مدیریت مالی و مدیریت ریسک.

 

۹. برنامه‌ریزی پروژه / محصول

 وضعیت بازار‌های امروزی، شرکت‌ها را مجاب می‌کند که جهت عقب نماندن از فضای رقابتی، دائما در حال کاهش زمان و هزینه‌ی توسعه فرایندها و محصولاتشان باشند. این کاهش زمان و هزینه در کنار حفظ و ارتقای کیفیت بدون به‌کارگیری روش‌های مدیریت پروژه امکان‌پذیر نیست. برنامه‌ریزی محصول به‌طور ساده به ایجاد محصول بر اساس یک برنامه‌ی مشخص گفته می‌شود. البته برنامه‌ریزی محصول یک تسک ساده نیست که در یک روز انجام شود؛ بلکه معمولا یک فرایند بلند مدت است که نیاز است در آن فاکتور‌های زیادی همچون تحلیل بازار هدف، جوانب مالی آماده‌سازی محصول، مهلت و غیره مورد توجه قرار گیرد. در توسعه یکپارچه محصول/فرایند، فاز برنامه‌ریزی دستور بسیار مهم است. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتوان برنامه‌ریزی محصول را انجام داد.

 

۱۰. مدیریت منابع

سازمان‌ها معمولا دارای منابع محدودی هستند. این منابع شامل افراد، مواد اولیه، تجهیزات، دانش و زمان می‌شود. یک برنامه‌ریزی تخصیص منابع ابزار مهمی در مدیریت موثر منابع محدود به حساب می‌آید. برنامه منابع نوع و زمان مورد نیاز به یک منبع را شرح می‌دهد. برنامه‌ی منابع باید به قدری منعطف باشد که خود را متناسب با تغییرات زمان‌بندی پروژه وفق دهد. زمان‌بندی، در دسترس بودن و بهینه‌سازی منابع، از پارامتر‌های کلیدی در موفقیت مدیریت پروژه هستند. اختصاص منابع محدود بر اساس اولویت‌های تعیین شده برای هر یک از فعالیت‌های پروژه است. این اولویت‌ها بر اساس روش‌های نظیر روش مسیر بحرانی و تجزیه و تحلیل اکتشافی محاسبه می‌شوند. نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند در پروژه‌هایی که با محدودیت منابع روبه‌رو هستیم، موثرترین‌ زمان‌بندی را با حداقل طول مدت و حداکثر استفاده از منابع در دسترس، ایجاد کند.

 

۱۱. پیگیری وضعیت

نظارت روی پروژه‌ها، شامل بازبینی و پیگیری پیشرفت پروژه و میزان اختلاف با برنامه اصلی (Baseline) جهت کنترل محدوده، زمان و بودجه تعیین شده انجام می‌شود.  گزارش وضعیت پروژه شامل همه تلاش‌های حیاتی کسب‌وکار، میزان پیشرفت و ریسک‌های مربوط به هر پروژه است. به عبارت دیگر، وضعیت پروژه، آشکارسازی مسائل و مشکلات، کاهش ریسک و اطمبنان از حرکت در راستای اهداف را بر عهده دارد. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، باید امکان پیگیری وضعیت پروژه‌ها وجود داشته باشد.

 

۱۲. مدیریت اقدام

مدیریت اقدام، فرایند مدیریت اقدامات در طول حیات آن‌ها بوده و شامل برنامه‌ریزی، تست، ردیابی و گزارش‌دهی می‌شود. مدیریت اقدام، امکان همکاری و به‌اشتراک‌گذاری دانش را جهت رسیدن به اهداف برای افراد و گروه‌ها فراهم می‌آورد. هر اقدام، کاری واحد و یا یک مرحله از یک پروژه است که به منظور تکمیل پروژه باید انجام شود. هر اقدام می‌تواند وضعیت‌های مختلفی داشته باشد و مراحلش در قالب یک دیاگرام و یا جریان‌کار، شرح داده شود. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، باید امکان مدیریت اقدامات، ایجاد، بصری‌سازی، اعلانات، اختصاص منابع، سازگاری، قابلیت پیکربندی، مقیاس‌پذیری و گزارش‌دهی وجود داشته باشد.

 

۱۳. پیگیری هزینه

مدیریت هزینه، به فرایند برنامه‌ریزی و کنترل بودجه پروژه‌ها گفته می‌شود. مدیریت هزینه، فعالیت‌هایی همچون برنامه‌ریزی، تخمین، بودجه‌بندی، تامین مالی، منابع مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌ها را شامل می‌شود. به واسطه‌ی این فعالیت‌هاست که هر پروژه می‌تواند مطابق با بودجه تعیین شده، تکمیل شود. مدیریت هزینه، تمامی چرخه‌ی حیات یک پروژه را پوشش می‌دهد. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، باید امکان مدیریت و پیگیری هزینه‌ها وجود داشته باشد. 

 

۱۴. روش‌های سنتی

رویکرد واحدی در مدیریت پروژه که برای انواع پروژه کارایی داشته باشد، وجود ندارد. انتخاب یک رویکرد مناسب به فاکتور‌های مختلفی بستگی دارد. اساسا دو رویکرد کلی سنتی و چابک وجود دارد. معمولا مدیریت پروژه به روش‌های سنتی مناسب پروژه‌های ساخت‌وساز است که در آن همه‌ی مراحل دارای یک توالی مشخص است. این توالی شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و بستن پروژه است. برای هر یک از این مراحل، ابزار‌ها و تکنیک‌هایی وجود دارد؛ همانند آن‌چه که در استاندارد PMBOK وجود دارد. در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، باید بتوان روش‌های سنتی را نیز پیاده‌سازی نمود.

 

مقایسه نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه بر اساس قابلیت‌های اصلی

در جدول زیر، بر اساس قابلیت‌هایی که پیش‌تر شرح داده شدند، نرم‌افزار‌های رایج مدیریت پروژه با زیرسیستم مدیریت پروژه نرم‌افزار ERP ایرانی تیم‌یار مقایسه شده‌اند.

 

تالیف و گردآوری: سینا گل‌محمدی و سالومه محاوری

 

منابع: