ایجاد سیستم ERP قوی با عملکرد بالا، یک مزیت بزرگ محسوب می‌شود. اگر ما بتوانیم یک مدل هرمیERP را درست مانند “سلسله مراتب نیازها” مازلو ایجاد کنیم که نیازهای انسان را دسته بندی کند، می‌توانیم پروژه‌های موفقی را با پایه‌های قوی تر ایجاد کنیم.

“سلسله مراتب نیازهای” مازلو، نظریه ای است که توسط روانشناسی به نام آبراهام مازلو برای بررسی نیازهای مردم ایجاد شده است مازلو نیازهای انسان را به ۵ دسته اصلی (فیزیولوژیکی، امنیت، اجتماعی، اعتبار، خودشکوفایی) تقسیم کرده و رابطه بین آن‌ها را توضیح داده است. طبق گفته مازلو، ابتدا، این نیازها باید در سطوح پایین تر برآورده شود و سپس مرحله به مرحله به سمت نیازهای سطح بالا پیش می‌رود. سلسله مراتب نیازها هنوز هم به عنوان نظریه ای که منابع انگیزشی و رفتاری افراد را توضیح می‌دهد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

با الهام از این نظریه، ما می‌توانیم مدل هرمی ERP را برای کمک به کسب و کارها در جهت نزدیک شدن به سیستم‌های  ERP ‌ایجاد کنیم. برنامه کاربردی‌های میزبانی شده توسط سیستم‌های ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) بصورت یکپارچه و متصل کار می‌کنند. اکثر این پیوندها در سلسله مراتب افقی قرار دارند، در حالی که برخی از آن‌ها به پیشرفت عمودی نیاز دارند.
ما می‌توانیم این ساختار را به صورت مراحلی که در بالای یکدیگر قرار می‌گیرند و یا شبیه به مراحل هرم، توصیف کنیم. به طور معمول، بدون داشتن سطح پایین تری از الزامات و معیارها‌، نمی‌توان آن را به سطح بعدی منتقل کرد. یک سازگاری و پیشرفت پروژه ERP صحیح بدون توجه به نیازهای سطح پایین‌، به سطح بعدی انتقال نخواهد یافت.

 

در نظر داریم ۶ سطح هرمی ERP را در عناوین زیر خلاصه کنیم:

سطح ۱: مفاهیم و استانداردها
این مرحله که در پایین ترین سطح هرم قرار دارد، بیشترین فضا را نیز پوشش می‌دهد. این سطح شامل ماژول یا نرم افزار ERP  نیست، بلکه بیانگر رویکرد کسب و کارهای بیشتر به فلسفه ERP است. اجزای سطح اول، بار زیادی از ارقام دیگر را که به طور تصاعدی افزایش می‌یابند ، تحمل می‌کند:

  • تمام بخش‌های این کسب و کار از ERP هوشمند و مفاهیم اساسی برخوردارند.
  • تقسیمات وظایف در سازمان مشخص و تعریف شده است.
  • کشف عملکردهای فعلی، مراحل فرآیندها و نیازها.
  • به طور یقین، تمام اجزای فوق نیازی به کامل بودن ندارند‌. برخی از این مولفه‌ها در سطوح پیش رونده، بهتر درک می‌شوند و در کل کسب و کار، عمیق تر خواهند بود. با این حال، ضعف آشکار یا کمبود مولفه‌ها در سطح اول باعث اختلال در حرکت به سمت جلو در سطوح بعدی خواهد شد.

سطح ۲: داده‌های اساسی
داده‌های اساسی عناصری هستند که ورودی به تمام برنامه‌های موجود در سیستم ERP را فراهم می‌کنند. داده‌های اساسی مورد نیاز برای ایجاد اسناد / سوابق در ماژول‌های ERP به منظور عملکرد موثر سیستم، امری اجباری است.

برای مثال؛ به منظور ایجاد “سفارش خرید” در سیستم، داده‌های اساسی کالا، اطلاعات تامین کننده، قیمت خرید و غیره مورد نیاز است.
طبقه بندی اصلی داده‌های اساسی در سیستم‌های ERP عبارتند از:
داده‌های اساسی کالا (مواد اولیه، کالاهای نیمه تمام، محصول، مواد تجاری و غیره)

  • داده‌های اساسی مشتری و تامین کننده
  • مراکز هزینه
  • مراکز کار تولید
  • فهرست مواد اولیه مورد نیاز جهت تولید محصول نهایی (BOM)
  • عملیات و مسیرهای تولید
  • تعاریف انبار و محل انبار (قفسه)
  • لیست قیمت‌های فروش و خرید

طراحی، ویرایش و مدیریت داده‌های اساسی از عوامل مهم موفقیت در پروژه‌های ERP هستند. داده‌های اساسی که به طور اشتباه یا ناقص به سیستم منتقل شده اند، بر عملکرد همه ماژول‌های دیگر تأثیر منفی خواهند گذاشت. برای پیشبرد محکم مراحل بعدی هرم، داده‌های اساسی باید به درستی طراحی و مدیریت شوند.

سطح ۳: فرآیندهای اصلی
در این سطح، می‌توانیم اجرای ماژول‌ها را در سیستم ERP آغاز کنیم. فرآیندهای اصلی، عمدتا شامل ماژول‌هایی در قالب ERP کلاسیک هستند. فعالیت‌های شناسایی، انطباق، طراحی فرآیند، راه اندازی برای هر ماژول انجام می‌شود. این فرآیندها با داده‌های اساسی که به خوبی طراحی شده اند تغذیه می‌شوند و اولین بازده ERP با راه اندازی فرایندهای اصلی مشاهده می‌شود. پس از این مرحله، هدف ما باید دستیابی به منافع مورد انتظار از سیستم ERP باشد.
نمونه‌هایی از فرایندهای اصلی (ماژول‌ها) برای این موضوع عبارتند از:

  • مدیریت فروش
  • مدیریت خرید
  • حسابداری و مالی
  • تولید و برنامه ریزی
  • کنترل کیفیت
  • مدیریت انبار و موجودی کالا

سطح ۴: فرآیندهای برتر
مرحله پردازش‌های بالاتر، شامل داده‌های اساسی و برنامه کاربردی‌های پیشرفته ای است که بالاتر از فرآیندهای اصلی قرار دارد. ما می‌توانیم نمونه‌هایی از ماژول‌های راه اندازی شده در این سطح را به شرح زیر ارائه دهیم.
MRP ‌یا برنامه ریزی مواد مورد نیاز: برای محاسبه نیازهای مواد از طریق سیستم؛ خرید، فروش، مدیریت موجودی کالا، ماژول‌های تولید باید بطور فعال مورد استفاده قرار گیرند و اطلاعات به روز را ارائه دهند.

هزینه استاندارد: برای هزینه استاندارد، می‌توانیم به عنوان یک حساب هزینه برآورد شده یا پیش بینی شده واجد شرایط باشیم. فهرست مواد اولیه مورد نیاز جهت تولید محصول نهای ، قیمت خرید، عملیات مسیر، زمان استاندارد، اطلاعات هزینه فعالیت واحد، مورد نیاز است.

ارزیابی تأمین کننده: برای دادن امتیازات به تأمین کنندگان و ارزیابی معیارهای خاص؛ کارتهای تأمین کننده، سفارشات خرید، رسیدها، فرایندهای کنترل کیفیت ورودی مورد نیاز خواهد بود. علاوه بر این، محاسبه “هزینه واقعی” به داده‌های سایر ماژول‌ها نیاز دارد تا بتواند سیستم را از ابتدا تا انتها، برنامه ریزی ظرفیت و برنامه ریزی‌های بعدی، ردیابی کند. فرایندهای فوقانی، سازه‌هایی هستند که از داده‌های تشکیل شده در مراحل پایین هرم تغذیه می‌کنند و از آن‌ها بالاتر می‌روند.

سطح ۵: گزارش‌های مدیریت
گزارش‌های مدیریتی و برنامه‌های هوش تجاری، که از بزرگترین مزایای سیستم‌های ERP هستند، در سطح ۵ قرار دارند. داده‌های ایجاد شده توسط همه کاربران به اطلاعات قابل تفسیر، گزارش‌های خلاصه و نتایج معنی دار ترجمه می‌شود. گزارش‌ها باید برای تحقق این تحول، طراحی و در اختیار تیم‌های مدیریتی قرار گیرند. برنامه‌های گزارش ساز را می‌توان با ابزار “Business Intelligence” پشتیبانی کرد تا ERP دارای “سیستم پشتیبانی در تصمیم” باشد.

بیایید نگاهی به سناریوهای زیر بیندازیم تا رابطه بین دریافت گزارش مدیریت و مراحل دیگر را بهتر درک کنیم:
مانع گزارش موجودی کالا و مقادیر به روز ممکن است در مرحله دوم یک اشکال برای داده‌های اساسی باشد. برای محاسبه دقیق هزینه‌های رخ داده، ممکن است لازم باشد در مرحله اول، آموزش دقیق تری به کاربران اصلی ارائه شود. با رفع نادرستی در مراحل مختلف می‌توان به راه حل بدست آوردن گزارش اداری صحیح دست یافت. بازده نمونه ممکن است بر اساس داده‌های موجود در اجزای مختلف در سیستم ERP تولید شود.

سطح ۶: بهبود مستمر
“سلسله مراتب نیازهای مازلو” که در ابتدای مقاله به آن اشاره کردیم برای افراد (و نه گروه‌ها) معتبر است و مرحله اول “‌خودشکوفایی” است. ساختار نهادی این سطح را می‌توان به عنوان گام برتر در نظر گرفت که در آن تمام مزایای مورد انتظار از سیستم ERP محقق می‌شود.

فعالیت‌های انجام شده در این سطح عبارتند از:

  • کنترل فرآیندهای راه اندازی، مطالعات بهبود فرآیند
  • کنترل داده‌های تولید شده در سیستم ERP و افزایش کیفیت داده‌ها
  • راه اندازی فرایندها و ماژول‌های جدید
  • اطمینان از دائمی بودن منافع حاصل از سیستم ERP
  • تشخیص و اصلاح اینکه چه نوع نقصی در چه مرحله ای باید به عنوان بخشی از فعالیت‌های بهبود مستمر دیده شود.

راه حل:
سازمانی که خود را برای روند ERP آماده کرده است یا می‌خواهد به طور موثرتری از سیستم ERP موجود بهره مند شود، می‌تواند با ارزیابی بر اساس این سطوح، اهداف و استراتژی خود را با وضوح بیشتری تعیین کند. اصلاح نواقص در مراحل ضعیف هرم، یک نیاز ضروری برای بالا رفتن به سطوح بالاتر است.
ایجاد یک سیستم ERP قوی و دائمی می‌تواند یک مزیت بزرگ برای کسب و کار باشد. کسب وکارها به جای ساختن قلعه شنی که توسط اولین موج دریا نابود شود، باید در ایجاد سیستم‌های ERP قوی و مداوم تلاش کنند.

سخن تیم‌یار:

چشم‌انداز ما همه‌گیر شدن تیم‌یـار در کسب‌‌و‌کارهای بزرگ و کوچک، تبدیل شدن به برند محبوب مدیران و قرار گرفتن در زمره ERPهای برتر دنیا است و ماموریت ما ایجاد یکپارچگی و چابکی نظام‌مند اطلاعات و توسعه مدیریت هوشمند کسب‌و‌کارها و سازمان‌های پیشرو دنیا است. این سخن تیم یار بوده و همواره به سمت آن و تکامل شدن در حرکتیم.

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: https://erpnews.com