صاحبان کسب‌وکارها همیشه به دنبال یافتن منابع بانکی هستند که بتوانند در مدیریت و نگهداری دارایی‌های مالی خود، از آن‌ها کمک بگیرند. سیستم مدیریت خزانه‌داری به‌وسیله مدیریت پول نقد، سرمایه‌گذاری‌ها و سایر دارایی‌های مالی، می‌تواند به افزایش بازدهی امور مالی کسب‌وکارها کمک کند. بنابراین مدیریت خزانه‌داری دقیقاً به چه معناست؟ سیستم مدیریت خزانه‌داری یک ابزار مدیریتی است که هدف آن بهینه‌سازی نقدینگی یک شرکت است و درعین‌حال خطرات مالی، عملیاتی و اعتباری آن را کاهش می‌دهد. در این مقاله درباره مدیریت خزانه‌داری و نحوه کارکرد این خدمات، صحبت شده است.

مروری بر مدیریت خزانه‌داری

یکی از وظایف اصلی مدیریت خزانه‌داری، تعیین سطح مناسب نقدینگی یا معادل آن است که به کسب‌وکارها توانایی انجام تعهدات مالی خود را می‌دهد. وجود یک سیستم مدیریت خزانه‌داری (TMS) برای اطمینان از موفقیت در مدیریت ریسک مالی یک کسب‌وکار بسیار مهم است. سیستم‌های مدیریت خزانه‌داری شامل ایجاد و کنترل روندها و سیاست‌های مختلفی است که برای کمک به شرکت‌ها در مدیریت بهتر جریان نقدینگی و کلیه جنبه‌های مرتبط با آن مانند بدهی‌ها، مطالبات دریافتی، نرخ بهره و نرخ ارز خارجی طراحی شده است.

مدیریت صحیح نقدینگی برای کسب‌وکارهای کوچک، متوسط یا بزرگ امری ضروری و حیاتی است. اگر پول کافی برای پوشش صورتحساب‌ها و سایر تعهدات مالی در دسترس نباشد و یا به‌درستی تأمین نشود، حتی سودآورترین کسب‌وکارها با ورشکستگی روبه‌رو خواهند شد. شرکت‌ها با استفاده از سیستم مدیریت خزانه‌داری، مقدار و زمان ورود و خروج نقدینگی را به‌راحتی نظارت می‌کنند. همچنین یکی از نقش‌های مدیریت خزانه‌داری، افزایش مدت زمان لازم برای حفظ نقدینگی موردنیاز شرکت و کاهش زمان لازم برای دریافت پول از مشتریان آن شرکت است.

مزایای کلیدی مدیریت خزانه‌داری

مدیریت خزانه‌داری مزایای بی‌نظیری را برای کلیه کسب‌وکارها فراهم کرده است. یکی از بزرگ‌ترین این مزیت‌ها، بهبود کارایی زمانی است. با پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت خزانه‌داری، کسب‌وکارها می‌توانند روند پرداخت را ساده‌سازی کرده و زمان موردنیاز برای کسب مجوزهای شروع کار و پرداخت را کاهش دهند. علاوه بر این، مدیریت خزانه‌داری امکان صرفه‌جویی در هزینه‌های خاص را فراهم کرده است. کسب‌وکارها با دسترسی به ابزارها و منابع مختلف، می‌توانند بلافاصله هزینه معاملات بین بانکی را تشخیص داده و سایر کارمزدهای مرتبط را کنترل کنند. داشتن کنترل بیشتر بر این فرایندها باعث حذف برخی از فرضیات پیرامون برنامه‌ریزی‌های مالی می‌شود و درنتیجه احتمال خطاهای پرهزینه کاهش داده خواهد شد.

سیستم‌های مدیریت خزانه‌داری طی سال‌های اخیر به طرز چشمگیری با تغییر مواجه شده‌اند. درحالی‌که اهداف اصلی TMS بهبود کارایی، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری بوده است، مزایای دیگری نیز به آن افزوده شده که نمی‌توان آن‌ها را به حساب نیاورد. تراز نقدی یک ویژگی اساسی است که با مدیریت خزانه‌داری همراه شده و به شما اجازه می‌دهد تصمیمات به روشی مثبت اتخاذ شوند که روی خط‌ مشی یک کسب‌وکار تأثیر بگذارد. مدیریت خزانه‌داری شامل ابزار پیش‌بینی کننده‌ای است که امکان دستیابی به بازدهی اضافی در سرمایه‌گذاری‌ها، تصمیم‌گیری در مورد استقراض با هزینه کمتر و پرداخت بدهی پایین‌تر را فراهم می‌کند. علاوه بر ارائه قابلیت تراز نقدی از طریق روش‌های پیش‌بینی، کسب‌وکارها به لطف تحلیل دقیق واریانس می‌توانند در پیش‌بینی‌های خود اطمینان بیشتری داشته باشند.

 

مدیریت خزانه داری

 

چگونه یک سیستم مدیریت خزانه‌داری می‌تواند عملیات‌های مالی سازمان شما را ساده کند

امروزه بیشتر سازمان‌ها، فاقد سیستم مدیریت خزانه‌داری مناسب هستند و همچنان برای مدیریت عملیات خزانه‌داری خود به صفحات گسترده متکی هستند، که نه‌تنها وقت‌گیر و ناکارآمد است، بلکه باعث ایجاد مشکلات عمده‌ای می‌شود، به‌خصوص برای شرکت‌هایی که در سطوح جهانی فعالیت دارند و با چندین قطب پرداخت کار می‌کنند.

بااین‌حال، پیاده‌سازی سیستم مدیریت خزانه‌داری می‌تواند به‌وسیله ایجاد کارایی بیشتر در خزانه‌داری، بهبود مدیریت ریسک مالی و کنترل خزانه‌داری و همچنین تقویت مدیریت وجه نقد، عملکرد سازمان شما را ساده کند که در طولانی‌مدت منجر به کاهش هزینه‌ها خواهد شد. در اینجا برخی از مزایای ارائه شده توسط سیستم مدیریت خزانه‌داری با جزئیات بیشتر ذکر شده است:

صرفه‌جویی در زمان و هزینه با استفاده از اتوماسیون

اولین و بارزترین مزیت سیستم مدیریت خزانه‌داری در فعال‌سازی روند اتوماسیون است، به این معنی که خزانه‌دار شرکت، فرصت بیشتری برای تمرکز بر کارهای استراتژیک، ازجمله پرداختن به مقررات، پیش‌بینی‌های خطر و گردش مالی دارد.

بهبود مدیریت نقدینگی

یکی از مهم‌ترین وظایف بخش خزانه‌داری پیش‌بینی جریان نقدینگی است زیرا سایر جریانات، از جمله تصمیمات مالی و سرمایه‌گذاری‌ها، از این حوزه سرچشمه می‌گیرند. بااین‌حال، هنگامی‌که بخش خزانه‌داری مجبور به تلفیق اطلاعات از چندین سیستم به‌صورت دستی باشد، دستیابی به یک پیش‌بینی جریان نقدینگی کارآمد ممکن است پیچیده باشد، و البته می‌تواند منجر به خطا شود.

باوجود یک سیستم مدیریت خزانه‌داری (TMS)، خزانه‌دار اکنون توانایی جمع‌آوری داده‌ها را از تمامی واحدهای مختلف شرکت دارد، و این موضوع امکان پیش‌بینی دقیق‌تر و مؤثر نقدینگی را فراهم می‌کند. با استفاده از این روش، خزانه‌دار می‌تواند با سرعت بیشتری تعاملات بانکی قدیمی شرکت را تجزیه‌وتحلیل کند و با سهولت بیشتری داده‌های سایر سیستم‌های مالی را ادغام کند. آنچه که از اهمیت بیشتری برخوردار است، این است که بخش خزانه‌داری قادر خواهد بود طرح‌های جریان نقدینگی را با نیازهای شرکت هماهنگ کند، درنتیجه درآمد شرکت رو به افزایش می‌رود و نیاز به وام‌های خارجی کمتر خواهد شد.

اساساً، TMS به دستیابی بیشتر به تراز نقدی کمک می‌کند و اجازه می‌دهد تصمیمات بهتری در بلندمدت اتخاذ شود و این تراز نه‌تنها دقیق‌تر است بلکه در مقایسه با انجام کارها به‌صورت دستی، توانایی‌های بیشتری داشته و به دستیابی‌های مهم‌تری خواهد رسید.

ایجاد مرکز پرداخت با TMS

TMS می‌تواند به بهبود حساب‌های دریافتنی و فرایندهای پرداختنی شرکت شما کمک کند. سیستم مدیریت خزانه‌داری می‌تواند با وارد کردن اطلاعات از سیستم‌های مختلف به‌منظور ایجاد یک مرکز پرداخت برای حساب‌های پرداختنی، مورداستفاده قرار گیرد. سپس با این روش می‌توان پرداخت‌ها را دسته‌بندی کرد و دستورالعمل‌ها را به بانکی که شرکت شما با آن‌ها کار می‌کند ارسال کرد. این رویکرد به این معنی است که شرکت شما در حال متمرکز کردن اجرا و پیش‌بینی پرداخت در یک سیستم واحد است و این امر باعث تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر می‌شود.

ایجاد پیش‌بینی‌های دقیق‌تر

با ادغام کلیه حساب‌های دریافتنی در TMS‌، شرکت شما از موقعیت بهتری برای ایجاد پیش‌بینی دقیق‌تر برخوردار خواهد بود. به این ترتیب، بخش خزانه‌داری در شناسایی مشتریانی که طبق شرایط پرداخت قیدشده در قرارداد عمل نمی‌کنند، کارآمدتر خواهد بود و پس از شناسایی می‌توان از آن‌ها به‌منظور پرداخت هزینه‌ها پیگیری کرد. علاوه بر این، می‌توان تاریخ‌های وصول را در سیستم به‌گونه‌ای تنظیم کرد که تاریخ پرداخت هر یک از طرفین را در موعد مقرر، منعکس کند.

کاهش ریسک

TMS به شما کمک می‌کند بینش درستی از وضعیت نقدینگی سازمان و همچنین افزایش سطح کنترل بر تعاملات داشته باشید و این موضوع، به‌طور ضمنی، منجر به مدیریت بهتر ریسک خواهد شد.

به‌عنوان مثال، شرکت‌هایی که در سطح جهانی فعالیت می‌کنند، در معرض خطرات ارزی بیشتری قرار دارند، که می‌توان با استفاده از TMS این خطرات را به حداقل رساند. از حالت دوم این ویژگی، می‌توان برای کنترل خودکار حرکات ارزی استفاده کرد و معاملات و تصمیمات را با توجه به این حرکات اتخاذ کرد تا به کاهش خطر کمک کرد.

مدیریت نقدینگی در هر شرکت یک لزوم اساسی برای اطمینان از کارآمدترین و مؤثرترین مدیریت ممکن است. در شرایط اقتصادی متغیر و چالش‌برانگیز، یکی از راه‌های کسب مزیت رقابتی شرکت‌ها مدیریت موقعیت نقدینگی خود به بهترین وجه ممکن بوده و بهترین روش برای دستیابی به این موقعیت، اجرا و استفاده از سیستم مدیریت خزانه‌داری است.  

سخن آخر

نرم افزار مدیریت خزانه داری ERP تیم‌یار، با بهره گیری از تمامی قابلیت‌های مذکور در مدیریت نقدینگی، دارایی و خزانه‌داری، به کمک کسب‌و‌کارهای بزرگ، کوچک و متوسط آمده است و با تمرکز بر اجرای تمامی تعاملات به شکل اتوماسیون، روند خزانه‌داری را تسهیل بخشیده است.

 

 

 توسعه مدیریت هوشمند یکپارچه کسب و کار

 

مترجم: نیلوفر نظری

منابع: www.fvcbank.com، www.paymentcomponents.com