بسیاری از افراد گمان می‌کنند فرآیندهای کوچک سازمانی به تعریف و نصب ERP بستگی دارد، و معتقدند بسیاری از حاشیه‌سازی ها و ضمانت‌هایی که به مدیریت شرکت مربوط می‌شود، به محض راه‌اندازی سیستم، حل و فصل خواهد شد. متاسفانه، با این‌ که در باور عموم این یک فرضیه منطقی به نظر می‌رسد، اما واقعیت چیز دیگری است. تفاوت‌های آشکاری بین مدیریت ریسک در سطح فنی مربوط به تاثیرات مثبت یا منفی تکنولوژی بر سازمان، وجود دارد. برای درک بهتر این مسئله در این مقاله به تعریف مدیریت ریسک و چگونگی نمود این موضوع از دیدگاه بخش اداری می‌پردازیم.

 

 

معنای لغوی مدیریت ریسک در فرهنگ لغت کسب و کار به “شناسایی، تجزیه و تحلیل، ارزیابی، کنترل و اجتناب، کم کردن و یا حذف ریسک‌های پیش‌بینی نشده که در سازمان رخ می‌دهد. یک سازمان ممکن است از فرضیه‌های ریسک، اجتناب از ریسک، تاریخچه ریسک، انتقال ریسک، حاشیه‌سازی ریسک، استراتژی و یا اعتبارسنجی ریسک به منظور خلق مدیریت بهتر اتفاقات آینده، بهره ببرد.” مربوط می شود.

دقت کنید که اگرچه ممکن است این تعریف برای ساختارهای فنی پیچیده به‌طور کلی قابل اجرا باشد، اما این‌گونه برآورد شده که در ساختار سازمان‌های بزرگ، تعریف سنتی چندان اعتباری ندارد. مسئله‌ای که نسبت به موارد دیگر از الویت بالاتری در تصمیمات اداری و تصمیمات سازمانی برخوردار است، اجتناب و به حداقل رساندن وقایع ناخوشایند قبل از بروز مشکلات اساسی، می‌باشد. در نتیجه، براساس نیازها، نصب و توسعه راهکار ERP سازمانی، دو نوع عملیات را شامل می شود. عملیات اول روی خود سیستم متمرکز است و دومی بیشتر بر روی سناریوی مدیریت ریسک سازمانی و تاثیرات تجاری بالقوه که به دنبال تصمیمات نهایی می‌آیند، تمرکز دارد. در اینجا به سه بخش اصلی که باید در مستندات جامع سازمانی در تمام روند نصب، مورد توجه قرار گیرد، اشاره شده است:

1- اولویت‌بندی مدیریتی

هر نیازی خصوصاً نیاز فنی، سطوح مختلف مدیریتی و درجه اهمیت آن ها را در زمان معرفی، انتخاب، یکپارچگی و راه‌اندازی، یک بستر ERP سازمانی را د‌رگیر می‌کند. تصور کنید تمام این عناصر تا زمانی که مشکلی پیش آید بدرستی سرجای خود قرارگرفته اند، این مشکل می‌تواند بسیار ساده باشد مانند خرابی در انتقال صحیح داده‌ها در پایگاه داده یا مشکل پیچیده‌تری که بدلیل مجموعه ایرادهای فضای فنی و تکنیکی اولیه به وجود آمده است. درهرصورت، همه چیزهای گران‌قیمت معمولا به‌شکل فرصت‌هایی هستند که باید به‌درستی از آن‌ها استفاده شود. در عین حال، هر کسب و کاری نیازمند ضروریاتی از جمله معاملات، درآمدها و پرداخت‌ها است؛ پس چه باید کرد؟ در این مورد، اولین چیز لزوماً این نیست که “چگونه” یک موضوع خاص بازنگری و حل شود، بلکه صلاحیت “شخص” برای حل موضوع بسیار مهم است. این دقیقا همان جایی است که از مدیریت اولویت به عنوان بخشی از برنامه غلبه بر ریسک استفاده می‌شود. همانند تماس‌های ضروری، هر مدیریت ریسک باید شامل لیست کاملی از مدیران آشنا به تاثیرات کسب و کارهای آمیخته به شکست‌های احتمالی، باشد که برای رسیدن و حل مشکلات در مسیر درست یا در موقعیت اضطراری همیشه آماده و در دسترس هستند. به هرحال، این یک تلاش فنی نیست بلکه تلاش تیم اداریست که همواره بر عملیات سازمانی متمرکز می‌باشد، درحالی‌که تیم فنی عمدتاً روی مشکلات بوجود آمده کار می‌کند.

2- بازنگری تضمین سازگاری

در اینجا فرض می‌شود نصب ERP کامل شده است و آماده راه‌اندازی است. با این‌حال، قبل از این‌که کسی شروع به استفاده کند، تیم نصب موظف است مدیریت بازنگری تضمین را با توجه به موقعیت کنونی کسب و کار اعمال نماید. این تلاش نیز متمرکز بر واحد اداری می‌باشد، مانند موقعیت کنونی مالی سازمان که شامل موجودی اضافی در واحد فروش است. هدف این است که سازمان قبل از اجرای تغییرات عمده، از شرایط موجود خود اطلاعات کامل داشته باشد. یعنی در زمان وقوع بحران، و از بین رفتن زمان های عملیاتی، بتواند تصمیم صحیح و به موقع را اتخاذ کند.

3- تاییدیه نهایی

این موضوع معمولا به معنای هیئت تائیدیه می‌باشد، درحالی‌که منظور من تاییدیه یک شخص واحد است. تاییدیه‌های مدیران متفاوت، می‌بایست در هر مرحله از پیشرفت نصب نرم‌افزار انجام شود. اما امضای نهایی آخرین شخص به این معناست، که کار بخش‌های دیگر در حین انجام، تایید و بازنگری شده است، همه شرایط آینده را درک کرده‌اند و افراد، راه حل‌ها و پیشنهادها را برای حل مسائل احتمالی ERP مشخص کرده اند.