چکیده
خلاصه ـ راهکار تیم یار صنعتی به­ صورت هوشمند کلیه فرایندهای کاری سازمان­ ها و کارخانجات صنعتی را مدیریت و سازمان­دهی می­ نماید. برای مدیریت یکپارچه فرایندهای سازمان­ های صنعتی، به­ روش­ هایی  در سیستم پیشنهادی تعبیه­ شده­ است اما امکان تعریف فرایندهای کسب­ و­کار ازطریق تعریف جریان­ کارهای پویا و سفارشی­ سازی­ شده وجود دارد. با بکارگیری سیستم­ پیشنهادی، هزینه­ های سازمان تا حد قابل­ ملاحظه ­ای کاهش یافته و کلیه فرایندهای کسب ­و­کار بهینه می­ گردد.
 
مقدمه

بکارگیری فناوری اطلاعات در صنعت، سبب افزایش کارایی و اثربخشی و به دنبال آن بهبود بهره­ وری در سازمان­ های صنعتی می­ شود. زیرا کاهش هزینه­ ها و قیمت تمام­ شده محصولات، افزایش سود سازمان، مدیریت به­ موقع و کارای طرح­ ها و برنامه­ ها و علاوه بر آن رضایتمندی مشتریان را به­ دنبال ­دارد.

عملیات تولید به­ طور­موثر مدیریت شده و سبب افزایش توان رقابتی شرکت­ها و کارخانجات صنعتی می­ شود. علاوه­ برآن سبب کاهش توقفات تولید گشته و از ایجاد گلوگاه­ ها در خط تولید ممانعت به­ عمل­ می­ آورد. از طرفی با بهبود مستمر محصولات، فرآیندها و کنترل کیفی، افزایش بهره ­وری را به­ دنبال­ دارد.

در این مقاله پس از بیان مشکلات و چالش ­های پیش­روی صنایع در نبود سیستم­ های یکپارچه مدیریتی، راهکاری تحت وب ارائه می­ گردد که می­ تواند کلیه فرایندهای کاری کسب­ و­کار صنعتی را به­ صورت یکپارچه، سازماندهی، هدایت و کنترل ­نماید. ویژگی­ های فنی و کارکردی راهکار پیشنهادی در این مقاله توصیف شده است. لازم­ به­ ذکر است نمونه عملیاتی این راهکار در داخل ایران تولید شده است.

 

تعریف مسأله

در این بخش به چالش­ های موجود در سازمان­ ها و کارخانجات صنعتی در نبود سیستم­ های یکپارچه مدیریتی پرداخته می­ شود که عبارتند از:

  •         عدم یکپارچگی سیستم­ های اطلاعاتی: مدیریت حجم عظیم داده ها و دسترس پذیری اطلاعات پردازش شده برای مدیران و کارشناسان، جهت اتخاذ تصمیمات سریع و سازنده از مهمترین چالش ها است.
  •         چالش ­های استقرار و پشتیبانی
  •       مشکلات سازمان­ های دارای پراکندگی جغرافیایی و چندملیتی: مانند مشکل در برقراری ارتباطات و تعاملات، تعیین افراد مسئول و پیگیری کارها، تأیید و امضای اسناد، نداشتن خط، زبان، فرهنگ و زمان­ کاری مشترک، عدم آگاهی مدیران از وضعیت حضور و غیاب در لحظه و …
  •       مشکلات ناشی از نداشتن دسترسی به گزارش ­گیری­ های مدیریتی: مانند نبود ارتباط بین سیستم­ های اطلاعاتی، کندی و ایستایی گزارشات، هزینه­ بر و زمان­بر بودن گزارش ­گیری­ های مدیریتی، عدم دسترسی لحظه­ ای به اطلاعات مورد نیاز مدیران از جمله گزارشات مرتبط با وضعیت سازمان، منابع انسانی و مشتریان
  •       مشکلات موجود در ارتباط با مشتری: عدم اطلاع ­رسانی یا اعلام دقیق بازخورد مشتریان توسط پشتیبان محصول، عدم پیگیری تماس­ها و درخواست­های مشتریان به ­صورت لحظه ­ای، طولانی ­شدن پروسه رسیدگی به بازخوردهای مشتریان، نبود گزارش­ گیری ­های مناسب لحظه­ ای، مفقود­شدن اطلاعات یا اسناد ارزشمند مرتبط با مشتری و …
  •       چالش ­های مدیریت سرمایه انسانی: از جمله زمان­بر بودن ورود اطلاعات پرسنلی توسط فرد مسئول، نگهداری پرونده­ های پرسنلی، عدم دسترسی به­ موقع به اطلاعات پرسنلی، گزارش ­گیری از وضعیت حضور و غیاب، ورود و خروج و …
  •       مشکلات مدیریت اسناد و مدارک: نابودی اسناد، نبود امکان جستجوی سریع و آسان در مدارک، کنترل و طبقه ­بندی سطوح دسترسی افراد، امکان تهیه نسخ متعدد از مدارک و نگهداری آنها، داشتن دسترسی و امضای مدارک از راه دور و …
  •      عدم یکپارچگی سیستم ­های مالی: نبود ارتباطات بین سیستم حسابداری، انبارداری، اموال و دارایی ثابت، خرید و فروش، حقوق و دستمزد و دیگر زیرسیستم­ های مالی سازمان سبب می ­شود تا با انجام یک عملیات، تمامی اسناد مرتبط با آن به­ صورت­ خودکار، ثبت نمی ­شود. درنتیجه گزارشات جامعی از وضعیت مالی و اسناد ثبت­ شده بدست نمی­ آید.
  •      مشکلات موجود در برنامه­ ریزی و کنترل تولید: پیچیدگی در ایجاد بالانس جریان تولید و وجود گلوگاه در خط تولید، مشکل بودن هماهنگی موجودی­ ها و درخواست­ های خرید، پیچیدگی در عملیات تولید به تعداد و زمان مناسب، نبود امکان محاسبه بهای تمام­ شده محصول نهایی در لحظه، نبود امکان پایش و کنترل لحظه­ ای محصولات، نیروی انسانی و دستگاه­ های خط تولید و

لذا در ادامه، برای حل مشکلات و چالش های ذکرشده، راهکاری ارائه می­ شود که بتوان مدیریت و سازماندهی یکپارچه کلیه فرایندهای کاری سازمان­ های صنعتی را پوشش داد.

 

 راهکار پیشنهادی تیم یار

سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار تیم یار صنعتی راهکارهایی را برای بهبود مدیریت کسب­ و­کارهای صنعتی ارائه می­ دهد که در ادامه به آن پرداخته می شود:

  •    توسعه سازمان مجازی: در واقع استفاده از سیستم یکپارچه مدیریتی تیم یار صنعتی با ایجاد محیط اطلاعاتی و ایجاد سازمانی مجازی انجام اقدامات روزانه سازمان را تسهیل می بخشد. همچنین امکان دورکاری را نیز فراهم می ­آورد.
  •    مدیریت سازمان ­های چند ملیتی و دارای پراکندگی جغرافیایی: داشتن لیست کارمندان و شرح وظایف سمت­ های سازمانی کمک می­ کند تا فرد موردنظر را برای انجام اقدامی خاص مشخص کنید. همچنین امکان پیگیری اقدامات و مشاهده وضعیت آن وجود دارد. از طرفی چند زبانی بودن و پشتیبانی از خط و زبان­های رسمی، استفاده از سیستم را برای سازمان­ های چندملیتی بالا می­ برد. همچنین مدیران همیشه می­ توانند بدون داشتن حضور فیزیکی در محل، آگاه باشند که چه کسی سرکارش حاضر است، چه کسی غیبت کرده یا چه کسی تأخیر در ورود­و­خروج داشته است.
  •      داشبورد مدیریتی: داشبورد مدیریتی سیستمی است که برای ارزیابی عملکرد یا بهبود مداوم فرایندهای کسب­ و­کار به­ کار­می­ رود و می­تواند گزارشات لحظه­ ای از وضعیت سازمان را نمایش دهد. در داشبورد مدیریتی که در راهکار پیشنهادی قابل پیاده ­سازی است، امکان نمایش انواع گزارشات مورد­نیاز مدیران وجود دارد: گزارشات مرتبط با وضعیت سازمان، گزارشات مرتبط با وضعیت منابع و مصرف انرژی جهت بهینه ­سازی مدیریت انرژی از طریق پایش لحظه­ ای، گزارشات مرتبط با وضعیت منابع انسانی، گزارشات مرتبط با مشتریان
  •    مدیریت ارتباط با مشتریان: سیستم مدیریت ارتباط با مشتری کلیه فرایندهای ارتباط با مشتری اعم از مدیریت اطلاعات مشتریان حقیقی و حقوقی، برقراری ارتباط با مشتری، ثبت تماس ها، تنظیم جلسات و ارتباطات، دریافت نظرات/ پیشنهادات / مشکلات مشتری، ارسال پست الکترونیک، پشتیبانی آنلاین، چت، مدیریت قراردادها و ارتباط با سیستم فروش را دربردارد. ارتباط با مشتریان از طریق فرم­ های سایت و چت آنلاین از طریق وب­ سرور و پیگیری درخواست ­هایشان امکان­پذیر خواهد بود. درخواست­ های مشتریان بلادرنگ به سیستم منتقل می­ شود. مشتریان می­ توانند درخواست­ هایشان را به صورت آنلاین پیگیری نمایند و از وضعیت آن مطلع شوند. این مورد برای تیم پشتیبانی و ارتباط با مشتری بسیار ضروری و لازم است.
  •  مدیریت سرمایه ­های انسانی و سیستم پرسنلی: در سیستم پرسنلی تیم یار کلیه فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی اعم از استخدام، قرارداد، قوانین، آموزش، تخصیص، انتقال، مرخصی، مأموریت، غیبت، تأخیر، تشویق، تنبیه، استعفا، قطع همکاری، ارزیابی عملکرد و … یکپارچه و مدیریت می شود. 
  • مدیریت اسناد و مدارک سازمانی: سیستم مدیریت اسناد و مدارک سیستمی است که وظیفه ذخیره، سازماندهی، طبقه بندی، به اشتراک گذاری و بازیابی مدارک به صورت الکترونیکی را دارد. در سیستم پیشنهادی، تمامی اسناد قابلیت ذخیره­ سازی در سیستم را در هر زمان دارند. اسناد می­ تواند شامل فایل­های متنی، رسیدها، قراردادها، تصاویر اسکن شده و … به فرمت­ های متنوع باشد. تمامی اسناد در یک مکان ذخیره می­ شود. ذخیره اسناد و فایل ها می­ تواند با شرایط خاصی صورت گیرد (مثلاً چک فرمت ذخیره پوشه یا سایز فایل). همچنین طبق راهکار ارائه شده، برای امضای اسناد نیازی نیست تا حضوراً در دپارتمان­ های مختلف این کار انجام شود. اسناد ذخیره شده در هر ماژول را می­ توان به پوشه مربوطه در ماژول اسناد منتقل و بایگانی کرد.
  •  مدیریت جلسات سازمان: در راهکار پیشنهادی، امکان ایجاد و تنظیم رویدادها و جلسات کاری در تقویم کاری و دعوت از پرسنل جهت شرکت در رویداد موردنظر وجود دارد. پس از آن پرسنل می­ توانند حضور یا عدم حضور خود را در جلسه ترتیب داده ­شده اعلام دارند.
  •  مدیریت پروژه و اقدامات بر اساس جریان کار: راهکار پیشنهادی برای مدیریت جریان­ کار به عنوان ابزارکنترل فرآیندهای سازمان، امکاناتی را در سه حوزه برنامه ­ریزی، اجرا و کنترل در اختیار کاربران قرار می­ دهد. در واقع مدیر سیستم می­­ تواند با تعریف انواع بخش، رده، جریان­ های کاری و تعیین مسئول انجام به امر برنامه ­ریزی بپردازد. در مرحله بعد مدیران داخلی و کارشناسان با ایجاد اقدامات به اجرای عملیات تعیین شده می­ پردازند. در نتیجه مدیران و مسئولین انجام مراحل با مشاهده کارتابل خود از وضعیت کارها آگاه شده و در مواقع لزوم عکس­ العمل مناسب و به­ موقع را نشان می­ دهند.
  •  مدیریت یکپارچه مالی: مدیریت مالی از بخش­های حساس و حیاتی کلیه سازمان­ های صنعتی است. لذا راهکار پیشنهادی، باید مدیریت یکپارچه مالی را نیز دربرداشته باشد که شامل موارد ذیل است:
    • زیرسیستم حسابداری مالی و ارزی: با استفاده از این بخش، اطلاعات مالی منسجم و بهنگام دراختیار سازمان قرار می ­گیرد که سبب می ­شود تجزیه­ و­ تحلیل و تصمیم­ گیری ­های مالی به ­سرعت و دقیق انجام شود.
    • زیرسیستم خزانه داری و کنترل نقدینگی: این بخش وظیفه مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چک و اواراق بهادار را برعهده دارد.
    •  برنامه ­ریزی و کنترل بودجه: جهت مدیریت کارا و اثربخش بخش­ های مختلف سازمان نیاز است تا روی اعتبارات هزینه­ ای و مراکز پروژه، نظارت و کنترل مناسب وجود داشته باشد. این مدیریت و نظارت در بخش کنترل   بودجه انجام می ­شود. همچنین برای برنامه ­ریزی بودجه نیاز است تا با بخش حسابداری و تولید نیز ارتباط برقرار شود تا تخصیص به­ درستی انجام شود.
  •  مدیریت انبار : استفاده از زیرسیستم انبار تیم یار به مدیریت بهینه عملیات انبار کمک شایانی خواهد کرد. زیرا کنترل موجودی دقیق ­تر انجام شده و باعث عدم توقف عملیات تولید می­ گردد. همچنین عملیات ورود، خروج، جابه ­جایی و تحویل کالا به­ خوبی هدایت و کنترل می­ شود. البته برای تکمیل این پروسه، باید عملیات حسابداری انبار نیز به صورت خودکار در سیستم حسابداری انجام شود.
  •  مدیریت اموال و دارایی­ ها: سیستم اموال کمک می­ کند تا دارایی­ های سازمان­ های صنعتی از جمله اموال، ماشین­ آلات و تجهیزات به­ صورت ­موثر مدیریت گردند. زیرا بخش عظیمی از سرمایه سازمان را تشکیل می دهند و حفظ، نگهداری و کنترل آنها از اهمیت ویژه­ ای برخوردار است. در این بخش عملیات استهلاک، اسقاط، انتقال، کنارگذاری و … مورد توجه قرار می­ گیرد.
  •  مدیریت خرید و فروش: سیستم خرید وظیفه مدیریت سفارشات، درخواست کالا، برنامه­ ریزی خرید و تدارکات، ارسال به انبار، زمان­ بندی تحویل کالا و مدیریت تأخیر را برعهده ­دارد. از طرفی در سیستم فروش پیش ­فاکتور و فاکتور فروش صادر می ­شود و پس از صدور با سیستم حسابداری و انبار ارتباط مستقیم خواهد داشت. علاوه­ برآن میزان پورسانت تعریف­ شده در سیستم حقوق­ و­ دستمزد برای عامل فروش محاسبه خواهد شد. همچنین امکان مدیریت قراردادهای مشتری و زمان­ بندی تحویل در این بخش انجام خواهد گرفت.
  • مدیریت و برنامه­ ریزی تولید: این بخش زیرسیستمی برای کنترل جریان تولید است. جریان تولید شامل تأمین مواد و قطعات از سیستم خرید و انبار، برنامه­ریزی احتیاجات مواد، ایجاد برگه تولید محصول و زمانبندی و برنامه­ریزی دقیق تولید است. همچنین با زیرسیستم فروش و کیفیت نیز یکپارچه است.
  • کیفیت: برای تولید محصولات با کیفیت، نرم افزار کنترل کیفیت امکان تعریف آزمون­ هایی را دارد تا محصول را بر حسب مشخصات فنی مورد­بررسی قرار دهد. سپس نتیجه را در اختیار بخش تولید می­ گذارد تا برنامه­ ریزی برای تولید محصول با کیفیت جهت ارائه به مشتری انجام گیرد.
  • پایش: این بخش با ایجاد گزارشات دقیق و به­ موقع از عملکرد دستگاه­ ها، ایستگاه­ های کاری، وضعیت انرژی و … به اتخاذ تصمیمات موثر کمک شایانی می­ کند. همچنین سبب کاهش توقفات تولید گشته و از ایجاد گلوگاه ­ها در خط تولید ممانعت به ­عمل­ می­ آورد.